AVおよびプロダクションレンタルは、単一のラインではなくキットリストで運営されます。会議のボールルーム、フェスティバルのステージ、企業のロードショーは、数百のアイテム—デスク、アンプ、ラインアレイ、ムービングライト、トラス、モーター、ディストロ、通信、ケーブル—がフライトケースに詰められ、特定の順序で積み込まれます。日付は動きません。予備のラジオマイクが前の仕事から戻ってこなくても、木曜日には積み込みが行われます。ほとんどの会社は所有在庫とクロスハイヤーを混在させて運営しており、準備ベイがボトルネックです。すべてがテストされ、パックされ、トラックが出発する前に仕様に対してチェックされなければなりません。ソフトウェアは、可用性、準備、書類を一元管理することでその価値を発揮し、倉庫とオフィスが同じ仕事を見ている状態を作ります。
対応機材カテゴリ
AVおよび制作機器レンタルにおける一般的な課題
数百行のキットリスト
単一のショースペックは、音響、照明、ビデオ、ケーブルにわたって数百のアイテムに及びます。毎回手作業でそのリストを再構築するのは遅く、見落としたアダプターは倉庫ではなく現場で見つかります。
動かない積み込み日
イベントは遅れません。戻ってくる仕事が遅れたり、アイテムがPATテストに失敗したりしても、次のクルーは木曜日の朝6時に積み込みます。衝突日は事前に知る必要があります。
重なるショー、1つの準備ベイ
忙しい週末には、3つまたは4つの仕事が重なります。同じアンプラックが2つの間で一晩で回転し、倉庫には誰が一番大声で叫ぶか以外に信頼できる作業順序がありません。
記録されていないクロスハイヤー
不足しているときは、近くの会社からサブハイヤーします。キットが到着し、仕事に出て、戻ってきます。6週間後、サプライヤーの請求書が届き、誰もそれがどのショーに属していたのか確信がありません。
撤去後のキット追跡
積み下ろしは夜中の2時に暗闇の中で行われます。ケースは間違ったトラックに戻り、ケーブルは屋根に残り、次の仕事が必要になりトラックが積み込まれるときにのみ欠けているアイテムが表面化します。
会場が求めるテスト証明書
会場はドックドアを通過させる前に書類を求めます。すべてのメインアイテムにはPAT記録が必要で、すべてのチェーンホイストとスリングにはLOLERの日付が必要であり、カタログラインごとではなくユニットごとに保持されます。
Renttixの支援内容
一緒に予約されるキットとバンドル
キット定義は、完全なユニットに含まれるものを記録します—デスク、そのPSU、そのルーム—そしてRenttixは、ユニットが戻ってきたときにそのリストに対してライブ構成をチェックします。バンドルはカタログレベルのパッケージです：1つを追加すると、すべての子製品が独自のラインとして注文に書き込まれ、それぞれが独自のレートスナップショットと税金を持ち、バンドル割引が適用され、元のバンドルでタグ付けされます。
全フリートの可用性
予約カレンダーの可用性ビューは、選択したウィンドウの製品ごと、日ごとのグリッドで、デポまたはカテゴリでフィルタリングされます。仕事が確認される前に衝突日を確認できます。
スキャン駆動の準備と発送
倉庫の準備キューは、最も早い配達順に注文をリストします。ピッカーはバーコード、RFIDタグ、または資産番号を注文ラインに対してスキャンし、間違ったケースは棚で失敗します。ピックを完了すると、仕事が発送準備完了としてマークされます。
注文に保持されるサブハイヤー
サブレンタルは、サプライヤー、数量、レンタルレート、合意されたコスト、レンタル期間をカバーする注文ラインに記録し、リンクされた購入注文と、それがデポに来るか、直接現場に行くかを設定します。
予約をゲートする検査体制
PAT、LOLER、または独自の体制を間隔と範囲で設定します。ユニットが期限切れの場合、ポリシーを選択します：静かに追跡する、予約時に警告する、または可用性から除外して会場に到達できないようにする。
状態キャプチャでのチェックイン
返品はチェックリストに対してトリアージゲートでスキャンされ、状態グレードと写真が記録されます。失敗するとユニットがワークショップキューにルーティングされ、修理ジョブが発生し、損傷したキットは次のショーに予約されません。
主要なワークフロー
スペックと見積もり
問い合わせは技術仕様として届きます。キットと並行してクルーや配達のサービスラインを含めて、行ごとに見積もりを作成し、顧客ポータルに送信して表示、コメント、受け入れを行います。受け入れられた見積もりはそのまま注文に変換されます。
確認と割り当て
確定日、配達ウィンドウ、現場住所が注文に記載され、ドライバーのための現場連絡先と特別指示—ゲートコード、ドック時間、アクセスノート—が含まれます。資産はラインに割り当てられ、仕事は予約カレンダーと発送ボードに表示されます。
準備とパック
注文は倉庫の準備キューに入ります。各アイテムはそのラインに対してスキャンされ、ピッキングリストと配達ノートが印刷されます。ピックを完了すると、仕事が積み込み準備完了としてマークされます。
積み込みと引き渡し
発送ボードはその日の運行を表示します。ドライバーはルートを作業し、配達証明として写真と署名をキャプチャし、顧客は追跡リンクで仕事をフォローできます。
撤去、チェックイン、請求書発行
キットはトリアージゲートで状態が記録されてスキャンバックされます。損傷は注文に対して報告を上げます。その後、仕事は請求書発行に入り、サブハイヤーコストと損傷料金が添付されます。
関連する連携
Xero
請求書とクレジットノートは、マッピングされたアカウントコードに対してXeroにプッシュされるため、オフィスがショーのために発行したものが会計士に見えるようになり、再入力の必要がありません。
QuickBooks
QuickBooks用の同じプッシュルートで、顧客記録と税コードが2つのシステム間で同期されるため、アカウントの詳細がずれることはありません。
Google Maps
会場と現場の住所をジオコードし、配達ポイントが正しく発送マップに表示され、ルート計画が入力された郵便番号ではなく実際の座標から機能します。
Twilio
ドライバーが運行中とマークすると、現場連絡先にETAとライブ追跡リンクを含むSMSが送信され、トラックが到着したときに誰かがドックにいるようにします。
Calendar feed
Google、Outlook、またはApple CalendarでiCalフィードとして発送スケジュールを購読し、プロジェクトマネージャーがシステムにログインせずに週の運行を確認できるようにします。
HubSpot
顧客は連絡先および会社としてプッシュされ、各注文は支払いまでのステージを追跡する取引となり、問い合わせやリピートショーの作業がCRMに再入力されずに保持されます。
よくある質問
はい。バンドルはカタログレベルのパッケージです：パッケージを一度作成し、注文に追加すると、すべての子製品が独自のラインとして書き込まれ、独自のレートから価格が設定され、バンドル割引が適用され、元のバンドルでラベル付けされます。キット定義は別物で、完全なユニットに含まれるものを記録し、ユニットが戻ってきたときにそのリストに対してライブ構成がチェックされます。特定のショーに合わせて展開されたラインを調整し、リストを再入力する必要はありません。
可用性は注文の日付に対してチェックされ、予約カレンダーの可用性ビューは、選択したウィンドウの製品ごと、日ごとのグリッドを表示し、デポまたはカテゴリでフィルタリングされます。すでに仕事にコミットされた在庫は他の仕事には利用できません。期限切れの検査を受けたユニットも可用性から除外できます。
はい。サブレンタルは、サプライヤー、製品、数量、レンタルレート、合意されたコスト、レンタル期間をカバーする注文ラインに記録します。デポに入るか、直接現場に行くかを設定し、購入注文をリンクし、確認済み、レンタル中、返却済みを移動記録で追跡し、配達証明を提供します。
はい。検査タイプは、間隔、範囲、期限切れユニットのポリシーで設定されます—無視、予約時に警告、または可用性からブロックします。PATとLOLERは他の地域の体制と共にプリセットとして出荷されます。期限前にリマインダーが発生し、メンテナンス予定レポートはデポごとに何が予定されているかをリストします。
最も早い配達順に並べられた注文の準備キューです。ピッカーはバーコード、RFIDタグ、または資産番号をスキャンし、すべてのスキャンが注文ラインに対して検証されるため、間違ったアイテムは現場ではなく棚で失敗します。ピックを完了すると、注文が発送準備完了としてマークされます。返品は状態と写真が記録されてスキャンバックされます。
サービスラインはレンタルラインと同じ注文に並び、訪問ごと、時間ごと、日ごと、週ごと、または固定額で請求できます。技術者の時間と配達料金は機器と共に見積もられ、見積もりが変換されると注文に引き継がれ、税金と共にプロフォーマで合計されます。スケジュールされた請求書発行はレンタルラインを請求します—サービス料金はそれ自体では流れません。スタッフのローテーション、可用性、タイムシートはWorkforceで別途管理されます。