イベントレンタルは、品目ではなく出荷で測られます。1つの結婚式で80行に及ぶこともあります。丸テーブル、キアバリチェア、リネン、ガラス製品、ダンスフロアなどが、2時間のアクセスウィンドウで会場に届けられ、日曜日の深夜に回収されます。同じ在庫が同じ週末に3つの仕事で約束されているため、可用性は週ではなく日にち単位で正確でなければなりません。その後、すべてが火曜日までに数えられ、洗浄され、再梱包され、不足分は証拠が新鮮なうちに請求されます。ソフトウェアは、見積もりの修正、重複するイベント間の可用性、信頼できるピックリスト、実際に戻ってきたものを反映する請求書など、ボリュームがあるところでその価値を発揮します。
対応機材カテゴリ
イベントレンタルにおけるよくある課題
複雑な複数品目の注文
1つの結婚式の注文は数十行に及び、配送先住所やイベント日程に分かれます。オフィスで1行見落とすと、当日に顧客がゲストの前で発見します。
イベント間のタイトなターンアラウンド
キットは日曜日の夜にイベントを離れ、火曜日の朝に必要です。その間に数えられ、洗浄され、チェックされ、再梱包される必要がありますが、すでに予約されているすべてのものの可用性は正直でなければなりません。
複雑なレンタルの正確な請求
複数日、複数品目のレンタルには、配送と回収の料金、部分週の料金、不足分や遅延返却があります。それを手作業で計算するとエラーを招き、イベント後のエラーはクレジットノートや気まずい電話に変わります。
会場アクセスと時間指定の配送
会場は日ではなくウィンドウを提供します。荷積み場、エレベーター、テントの建設順序、イベント開始時間がすべて一致する必要があり、遅れて到着したバンはイベント後も長く記憶されます。
返却時の不足と破損
ガラス製品、カトラリー、リネンは不足、欠け、または汚れた状態で戻ってきます。カウントと状態が証拠とともにジョブに記録されていない限り、不足料金は議論され、損失はあなたのものになります。
ピークシーズンの在庫不足
6月の毎週土曜日が一度に予約されます。ギャップを埋めるためには、他のサプライヤーから短期間で椅子やダンスフロアをクロスハイヤーし、そのコストと返却を正しいイベントに対して追跡する必要があります。
Renttixがどう役立つか
大規模な注文を一度に構築
フルオーダーウィザードまたはクイックオーダースクリーンを使用して、長いラインリストを迅速に構築し、繰り返しの組み合わせをバンドルとして保存します。バンドルを追加すると、すべてのアイテムがバンドルの割引率でバンドル名の下にグループ化されて注文に追加されるため、在庫と発送は各アイテムを確認できます。
重複するイベント間の可用性
可用性は、椅子やガラス製品のような数量ベースのラインを含む正確なレンタルウィンドウでチェックされます。計画されたメンテナンスウィンドウや保留中のユニットは自動的に除外されるため、忙しい週末に何も二重に約束されることはありません。
時間指定の発送とルート計画
すべての注文には、配送時間ウィンドウ、現場連絡先、ドライバー指示が含まれています。発送ボードはルートごとに日を計画し、キログラムまたは立方メートルでの車両制限がバンが運べる以上に積まれるのを防ぎます。
カウントされたピックとカウントされた返却
倉庫のピッキングと返却は、バーコードスキャンを使用してピックリストから実行され、デポのキューが各注文を準備を通じて進めます。損傷報告はジョブに対して写真をキャプチャし、破損や不足料金に証拠を持たせます。
レンタルに一致する請求書
料金定義とレンタル期間ルールは、日、週、部分週の料金を一貫して適用します。請求書の実行とバッチは書類を作成し、調整が必要な場合はクレジットノートが同じ場所で発行され追跡されます。
マージンを失わずにクロスハイヤー
不足している場合は、それをカバーするイベントに対してサブレンタルを立ち上げ、サプライヤーの購入注文を生成し、確認済み、レンタル中、返却済みを通じて追跡します。レンタルしたダンスフロアが正しいサプライヤーに戻るようにします。
主要なワークフロー
問い合わせと見積もり
カタログから見積もりを作成し、顧客がゲスト数を変更するたびに修正し、承認のために送信します。修正は保持されるため、バージョン2とバージョン5の間で何が変わったかを確認できます。
確認、デポジットと契約
承認された見積もりを再入力せずに注文に変換します。安全な支払いリンクを通じてパーセンテージまたは固定額のデポジットを受け取り、電子署名のためにレンタル契約を送信します。
準備とピック
ピックリストは倉庫に送られ、各アイテムが注文のラインに対してスキャンされます。注文は最も早い配送を優先してキューに入り、ラインがまだ不足している場合は誰かがオーバーライドしない限りピックは承認されません。
配送、組み立てと回収
ジョブは時間ウィンドウ、現場連絡先、ドライバー指示とともに発送ボードに表示されます。顧客はETAメッセージと追跡リンクを受け取り、回収は独自のストップとして計画されます。
チェックインと請求書
返却はデポでカウントされ、不足や破損は写真付きの損傷報告として上げられ、請求書の実行はレンタル、配送料金、追加料金を一度に拾います。
関連する連携
Stripe
イベント前に支払いリンクでデポジットと残高を受け取り、顧客がポータルから請求書を決済できるようにします。注文はリンクが送信されたときではなく、Stripeが支払いを確認したときにのみ支払い済みとマークされます。
Xero
請求書とクレジットノートをXeroにプッシュして、イベントの請求が再入力なしでアカウントに届くようにし、支払いがそれに属するジョブに対して調整されます。
QuickBooks
QuickBooks Onlineの同じ会計同期で、顧客とサプライヤーの記録が一致し、イベントの請求書とクレジットノートが再入力なしで台帳に着地します。
Twilio
ドライバーがジョブを進行中とマークした瞬間に顧客にETAテキストを送信し、ライブ追跡リンクを提供することで、会場コーディネーターがバンの到着をオフィスに電話せずに知ることができます。
Google Maps
注文が入力されるときに会場の住所がオートコンプリートから選ばれ、保存されるとジオコードされるため、カントリーハウスやフィールドの入り口が地図上に座標とともに表示され、発送ボードがルートに一致させることができます。
Calendar feed
Googleカレンダー、Outlook、Appleカレンダーから運用スケジュールを購読し、すべての配送と回収がチームがすでに開いている日記に表示されるようにします。
よくある質問
はい。注文はカタログから1行ずつ作成され、繰り返しの組み合わせはバンドルとして保存できます。バンドルを追加すると、各アイテムがバンドルの割引率でバンドル名の下にグループ化されて注文に追加されるため、在庫と発送は各アイテムを確認できます。長い注文はフルオーダーウィザードまたはクイックオーダースクリーンを通じて作成でき、ピックリストは注文に基づいて生成されます。
可用性は1週間全体ではなく、正確なレンタルウィンドウに対してチェックされるため、重複する金曜日と日曜日のイベントはそのままの競合として認識されます。椅子やガラス製品のような数量ベースの在庫はプールされてカウントされ、メンテナンス中、損傷マーク、保留中のユニットは可用性の数字から除外されます。
返却はデポでチェックインされ、不足や損傷は写真付きの損傷報告として注文に対して上げられます。それらの記録はジョブとともに保持されるため、料金は記憶ではなく証拠で説明できます。後で料金を逆転させる必要がある場合は、クレジットノートが同じ場所で発行され追跡されます。
はい。各注文にはパーセンテージまたは固定額のデポジットを持たせることができ、顧客は注文からメールで送信できる安全なリンクを通じて支払います。カードホールドとして取られる返金可能な保証金はAirwallexで運用され、注文自体から配置、キャプチャ、またはリリースされます。デポジットのステータスは未払い残高とともに注文に表示されます。
はい。それをカバーするイベントに対してサブレンタルを立ち上げ、サプライヤーと合意したコストを記録し、そこから購入注文を生成します。レンタルは確認済み、レンタル中、返却済みを通じて追跡され、出荷と返却の両方の証拠があり、レンタルした在庫が時間通りに戻り、イベントをカバーするコストが注文に対して記録されます。
両方です。製品は数量ベース（500の椅子がプールとしてカウントされる）または資産ベース（各ユニットが独自の番号、履歴、状態記録を持つ）にすることができます。ほとんどのイベントビジネスは混合で運営されています：椅子、リネン、ガラス製品は数量で、ダンスフロア、発電機、ステージは個別の資産として追跡されます。