La location de cabines et de modules de bien-être est une activité de longue durée et à fort service. Une unité arrive sur le site, est grutée ou déposée en position, et reste là pendant des mois tandis que l'argent entre de manière cyclique. Ce qui fidélise le client, ce n'est rarement la livraison — c'est le service. Toilettes vidées, unités de bien-être nettoyées, consommables réapprovisionnés, et quelque chose dans le dossier pour prouver que la visite a eu lieu. Pendant ce temps, le bureau essaie de répondre à des questions simples : combien d'unités sont sur ce site, lesquelles doivent être retirées, et quelqu'un est-il vraiment venu jeudi dernier. Le logiciel est important car la flotte est dispersée sur des dizaines de sites actifs, les visites se répètent chaque semaine, et la facturation se fait en parallèle.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location de services de bien-être
Locations longues, facturation cyclique
Les unités restent sur le site pendant des mois. La facturation doit être cyclique, proratiser les périodes partielles aux deux extrémités, et s'arrêter à la date réelle de fin de location plutôt que lorsque quelqu'un se décide à mettre à jour le dossier.
Le service est le contrat
Une toilette non vidée est une plainte dès midi. Les visites hebdomadaires et bimensuelles doivent être planifiées, routées, effectuées et prouvées sur des centaines d'unités, et un tour manqué annule des mois de bon service.
Personne ne sait où sont les unités
Les unités sont déplacées sur un site, déplacées entre les sites par le client, et parfois complètement oubliées. Déterminer quelle unité est où, depuis quand, et ce qu'elle rapporte encore se transforme en un tour de téléphone hebdomadaire.
Les appels échoués tuent le tour
Enclos verrouillé, pas de clé, unité enterrée derrière des matériaux stockés. Un appel de service échoué coûte du carburant et du temps, retarde le reste du tour, et le bureau n'en entend souvent parler que des jours plus tard.
Détails de livraison et de positionnement
Les cabines nécessitent une grue ou un hiab, une base de niveau et une position spécifique sur le terrain. Ces détails vivent généralement dans un appel téléphonique entre le représentant et le gestionnaire de site, pas sur la feuille de travail du conducteur.
Retours tardifs
Le site appelle vendredi pour dire que les unités sont parties lundi. Les retours antidatés, les dates contestées et les notes de crédit qui suivent consomment du temps administratif et détériorent des comptes qui étaient autrement parfaitement satisfaits.
Comment Renttix aide
Facturation cyclique avec périodes partielles
Les définitions de tarifs fonctionnent sur des unités de base hebdomadaires ou mensuelles avec des périodes de location minimales. Chaque compte porte un code de cycle de facturation et une période de facturation, et le cycle de facturation soulève chaque location active, en proratisant la période partielle à la fin de la location.
Tours de service récurrents
Les tâches récurrentes génèrent des visites de nettoyage et de vidange sur une règle hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou personnalisée. Chacune est géocodée pour un itinéraire et apparaît sur le tableau de répartition avec le bon véhicule et conducteur attachés.
Lignes de service tarifées par visite
Les modèles de service tarifent une visite par visite, par unité par visite, par heure, par semaine ou fixe. Attachez-les à la commande, où ils sont tarifés sur le devis et le contrat de location, et chaque visite programmée devient un événement de service marqué comme facturable ou inclus, tarifé à l'achèvement et prêt à facturer.
Preuve de chaque visite
Les équipes complètent la visite dans l'application Field avec une liste de contrôle, des photos, une signature, un GPS et des horodatages. La preuve de livraison enregistre le résultat, y compris service ou échec, et la raison — pas d'accès, refusé, sécurité.
Où se trouve chaque unité
Le rapport de locations actives liste chaque location en cours avec son site et ses dates, et le rapport de localisation des actifs trouve des unités individuelles. Le stock du dépôt et les actifs inactifs montrent ce qui est dans la cour sans rien rapporter.
Un portail pour les équipes de site
Les gestionnaires de site consultent leurs commandes et factures, téléchargent le bon de livraison ou le contrat signé, soulèvent des demandes de fin de location et d'extension, et signalent des défauts. Chaque demande est horodatée, ce qui met fin à la plupart des discussions sur les dates.
Flux de travail clés
Demande et détails du site
Prenez la demande contre le client et le projet, capturez l'adresse du site, les notes de contact et d'accès, et citez les unités avec les lignes de service. Envoyez-le pour signature électronique.
Livraison et positionnement
Réservez la livraison sur le tableau de répartition avec un véhicule et un conducteur, et l'équipe enregistre la position finale avec des photos, une signature et tout problème d'accès avant de quitter le site.
Les tours de service se gèrent eux-mêmes
Les tâches récurrentes placent automatiquement les visites hebdomadaires ou bimensuelles dans le plan de la journée, routées avec le reste du tour. Chaque présence est complétée avec une liste de contrôle et des photos.
Location permanente facturée sur cycle
Le cycle de facturation prend chaque location active sur sa période de facturation et soulève une facture par commande, en proratisant la période partielle à chaque extrémité. Prévisualisez le cycle pour voir combien de factures il produira, puis examinez le lot avant que quoi que ce soit ne soit envoyé.
Fin de location, collecte, enregistrement
Le site soulève une demande de fin de location dans le portail, la répartition réserve la collecte, l'unité est enregistrée avec l'état capturé, et la facture finale est proratisée à la date de fin de location.
Intégrations pertinentes
Trackunit
Associez le dispositif d'une unité suivie à son enregistrement d'actif et la synchronisation télématique écrit la dernière position et les heures moteur dessus. Si une unité en location quitte le site où elle a été livrée, le contrôle de géorepérage déclenche une alerte au bureau.
Google Maps
Les sites sont géocodés pour la planification des itinéraires, les zones de service du dépôt et l'optimisation de la journée, de sorte qu'un tour de service est correctement séquencé plutôt que calculé de mémoire chaque matin.
Twilio
Lorsqu'un conducteur marque un travail en route, Renttix peut envoyer un SMS au contact du site avec une ETA et un lien de suivi depuis votre propre compte Twilio, afin que l'enclos soit ouvert à l'arrivée.
WhatsApp fonctionne via votre propre numéro Twilio, de sorte que les messages vers et depuis les contacts du site arrivent sur le canal qu'ils lisent réellement, avec le fil conservé contre le client.
Xero
Les factures cycliques, notes de crédit et paiements sont postés sur Xero, de sorte que la facturation de location toutes les quatre semaines se réconcilie dans les comptes sans que personne ne doive la saisir deux fois.
Calendar feed
Abonnez-vous au flux iCal de répartition et le personnel de transport ou de dépôt voit les livraisons, visites de service et collectes de la journée dans le calendrier qu'ils utilisent déjà.
Questions fréquentes
Oui. Les définitions de tarifs peuvent être définies sur une unité de base hebdomadaire ou mensuelle avec une période de location minimale, et chaque compte porte un code de cycle de facturation et une période de facturation. Le cycle de facturation soulève chaque location active sur son cycle. Les périodes partielles au début et à la fin de la location sont proratisées, et le lot de factures est révisable avant que quoi que ce soit ne soit envoyé.
Les tâches récurrentes génèrent des visites sur une règle quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle ou personnalisée. Chaque programme détient sa propre adresse de site, contact, véhicule et conducteur, et est géocodé pour que les tâches générées s'attachent à l'itinéraire correct. Elles apparaissent sur le tableau de répartition aux côtés des livraisons et collectes, et les équipes les complètent dans l'application Field.
Oui. Les modèles de service définissent la base de facturation — par visite, par unité par visite, par heure, par jour, par semaine ou fixe — avec un tarif et une durée par défaut. Ajoutez-les comme lignes de service sur la commande et ils sont tarifés sur le devis et le contrat de location. Chaque visite programmée devient alors un événement de service portant ce tarif et sa quantité prévue, marqué comme facturable ou inclus ; lorsque l'équipe le complète, l'événement enregistre les heures ou la quantité réelles, calcule le tarif final et est prêt à facturer.
Chaque présence produit un enregistrement de preuve de livraison : le résultat, y compris service ou échec, la raison de l'échec comme pas d'accès ou refusé, des photos étiquetées comme article, dommage, accès ou papier, une signature, un GPS et des horodatages.
Le portail client prend les demandes de fin de location et les demandes d'extension contre une commande spécifique, horodatées lorsque le site les soulève. Chacune est mise en file d'attente pour qu'un répartiteur l'approuve, ce qui réserve la collecte ou repousse la date de retour prévue. Parce que la demande porte sa propre date, une fin de location contestée devient une question de dossier plutôt que de souvenir.
Groupez les commandes d'un client sous un projet, qui détient son propre nom, référence, adresse de site et contact. Un compte multi-sites se lit alors comme un enregistrement par site plutôt qu'une liste de commandes éparses. Le rapport de locations actives montre les locations en cours et les dates, et le rapport de localisation des actifs trouve une unité spécifique.
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