La location de caméras est une affaire de numéros de série. Un package de tournage peut comprendre un boîtier, un ensemble de focales fixes, un matte box, un follow focus, des moniteurs, une vidéo sans fil, des batteries et des supports — quarante ou cinquante articles individuellement précieux qui partent pour un tournage de deux jours et reviennent avec le ruban adhésif de quelqu'un d'autre. Les productions préparent dans votre baie, testent tout, et s'attendent à ce que les documents correspondent à ce qui est dans les caisses. Les tarifs ne sont rarement un montant journalier fixe : les week-ends sont facturés comme un jour, les semaines comme un bloc, et les projets de longue durée ont leurs propres conditions. Le risque financier se situe à deux endroits — le matériel part sans un nom vérifié derrière, et les dommages que personne n'a notés lors du retour.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location de caméras
Valeur élevée dans de petits articles
Un objectif à focale fixe vaut plus que le fourgon et tient dans une poche de manteau. Le suivi au niveau du produit ne vous dit rien — vous devez savoir quel numéro de série est sorti, pour quel travail, et comment il est revenu.
Packages composés de dizaines d'articles
Un package de tournage est composé de boîtier, optiques, support, alimentation, supports et moniteurs. L'assembler à la main pour chaque réservation est lent, et l'accessoire que personne n'a listé est celui qui arrête le tournage à sept heures du matin.
Qui récupère réellement
Le compte est avec une société de production, mais la personne au comptoir est un coursier que personne n'a rencontré. Prendre un dépôt et vérifier l'identité avant la remise est une pratique standard, et une photocopie dans un tiroir ne tient pas la route plus tard.
Disputes sur les dommages des semaines plus tard
Un filtre rayé ou une tige pliée revient dans une caisse. Sans photographies datées et un enregistrement de l'état à la fois à l'envoi et au retour, la conversation avec le comptable de production devient une question d'opinion.
Cartes de tarifs qui ne sont pas journalières
Les week-ends sont facturés comme un jour, les semaines comme un bloc, et les longs projets ont leur propre arrangement. Calculer cela sur une calculatrice par devis est la façon dont la marge fuit et comment deux personnes devisent le même travail différemment.
Retour rapide le week-end dans la baie
Le matériel revient d'un travail du vendredi et repart le lundi. Il doit être nettoyé, testé, rechargé, les cartes vidées et réemballées entre-temps, sans vue unique sur quels packages sont réellement prêts à partir.
Comment Renttix aide
Actifs sérialisés avec historique complet
Chaque unité est un actif avec son propre numéro, et le registre des identifiants contient des codes-barres, des codes QR, des étiquettes RFID et des numéros de série du fabricant. Le dossier de l'actif contient l'historique des locations, l'historique de maintenance, les jours de location et les revenus.
Packages que vous construisez une fois
Enregistrez un package de tournage comme un ensemble. L'ajouter à une commande insère chaque composant comme sa propre ligne de commande — chacun tarifé selon son propre taux avec la remise de l'ensemble appliquée — regroupé sous le nom du package pour qu'il apparaisse toujours comme un seul package à l'écran. Les définitions de kit enregistrent ce qu'une unité complète expédie, et l'inspection de retour vérifie la composition en direct par rapport à cette liste.
Dépôts de garantie que vous pouvez capturer partiellement
Placez un dépôt de garantie comme une autorisation de carte plutôt qu'un débit, via Airwallex. Au retour, capturez le montant total, capturez une partie contre une déduction pour dommages et libérez le solde, ou libérez l'intégralité de l'autorisation.
Vérification d'identité avant la remise
Stripe Identity effectue une vérification de document et de selfie via un lien que le client ouvre sur son propre téléphone. Vérifiez le titulaire du compte ou la personne qui récupère, et configurez la remise au comptoir pour avertir ou bloquer jusqu'à ce qu'elle soit validée.
Preuve de l'état aux deux extrémités
La preuve de livraison capture des photographies et une signature lors de la remise. Le retour enregistre une liste de contrôle, un grade de condition et des photographies, et un échec déclenche une réparation.
Définitions de tarifs, pas arithmétique
Définissez des tarifs journaliers, hebdomadaires, mensuels, horaires, nocturnes ou par bloc. Choisissez quels jours de la semaine sont facturables pour qu'un week-end de vendredi à lundi soit facturé comme un jour, et définissez des périodes de location minimales et un arrondi par bloc une fois.
Flux de travail clés
Demande et devis
La production envoie une liste de souhaits. Construisez le devis ligne par ligne, avec une vérification de disponibilité qui avertit sur tout déjà engagé sur les dates de tournage, et envoyez-le. Lorsqu'il est accepté, le devis se convertit en commande — et c'est là que les packages enregistrés sont ajoutés.
Réservation et documents
Dates, collecte ou livraison, dépôt et contrat de location vont sur la commande. Le client signe électroniquement, complète une vérification d'identité si votre politique le demande, et le dépôt est placé contre la réservation.
Préparation et test de caméra
La commande apparaît dans la file d'attente de préparation de l'entrepôt. Chaque article est scanné contre sa ligne et le package est mis en scène. La production prépare et teste dans la baie avant de partir.
En tournage
Le package part en collecte ou en livraison, avec des photographies et une signature capturées lors de la remise. Les extensions et les demandes de fin de location arrivent via le portail client au lieu d'un appel téléphonique à cinq heures moins cinq.
Retour et règlement
Le matériel est scanné au retour à la porte de triage avec une liste de contrôle, avec l'état et les photographies enregistrés. Les dommages déclenchent un rapport avec une résolution et un montant. Le dépôt est capturé en partie ou libéré, et la location est facturée.
Intégrations pertinentes
Stripe
Prend les paiements de factures dans le portail client, et effectue des vérifications de documents Stripe Identity.
Airwallex
Le rail de dépôt, gérant le flux de placement, de capture et de libération, avec le client autorisant l'autorisation sur une page hébergée plutôt que de lire les numéros de carte par téléphone.
Xero
Les factures et notes de crédit sont poussées dans Xero avec des codes de compte mappés, et les enregistrements clients restent synchronisés, de sorte que le registre de location et le registre comptable s'accordent sans ressaisie.
QuickBooks
Le même itinéraire de poussée pour QuickBooks, y compris la synchronisation des clients et des codes fiscaux, pour les maisons de caméra dont le comptable travaille déjà dans QuickBooks plutôt que Xero.
Twilio
Lorsque votre chauffeur marque une course en route, Twilio envoie un SMS au contact de production avec une heure d'arrivée estimée et un lien de suivi en direct, et le même lien montre la signature et les photographies de remise une fois la livraison effectuée. Les SMS et les e-mails sont des commutateurs séparés, vous pouvez donc utiliser l'un ou l'autre ou les deux.
Shopify
Publiez des packages de location à sec et des consommables sur une vitrine Shopify, ensembles inclus, pour que les réservations simples et les ventes d'accessoires arrivent sans monopoliser le comptoir.
Questions fréquentes
Oui. Chaque unité est un actif sérialisé avec son propre numéro d'actif, et le registre des identifiants contient des codes-barres, des codes QR, des étiquettes RFID et des numéros de série du fabricant pour cette unité. Le dossier de l'actif contient l'historique des locations, l'historique de maintenance, le total des jours de location et les revenus, vous pouvez donc voir exactement quel boîtier est sorti pour quel travail.
Un dépôt peut être placé comme une autorisation de carte plutôt qu'un débit, via Airwallex, avec le client autorisant sur une page hébergée. Au retour, vous capturez le montant total, capturez une partie contre une déduction pour dommages et libérez le solde, ou libérez l'autorisation entièrement. Chaque étape est enregistrée contre la commande.
Oui. Stripe Identity effectue une vérification de document et de selfie via un lien que le client ouvre sur son propre téléphone. Vous pouvez vérifier le titulaire du compte, la personne qui récupère en son nom, ou le signataire sur un compte de crédit. La remise au dépôt peut être configurée pour avertir sur une collecte non vérifiée, ou bloquer la remise jusqu'à ce que la vérification soit réussie.
La preuve de livraison capture des photographies et une signature lors de la remise, avec les images étiquetées par type. Au retour, le check-in exécute une liste de contrôle à la porte de triage et enregistre un grade de condition avec des photographies. Les rapports de dommages contiennent la gravité, la description, les images et une résolution avec un montant. Tout cela est enregistré contre la commande et apparaît dans le hub de documents.
Oui. Les définitions de tarifs couvrent les tarifs journaliers, hebdomadaires, mensuels, horaires, nocturnes et par bloc. Vous choisissez quels jours de la semaine sont facturables, de sorte qu'un week-end de vendredi à lundi soit facturé comme un jour, et vous définissez des périodes de location minimales et comment les blocs partiels sont arrondis. Les mêmes règles s'appliquent aux devis, commandes et factures, de sorte qu'un nouvel employé propose le même chiffre que votre meilleur vendeur.
Le portail client montre à une production ses commandes et documents, factures et relevés, et leur permet de soumettre des demandes de fin de location, des demandes d'extension et des tickets de support. Ils peuvent payer les factures par carte et télécharger leurs propres documents. Cela réduit les appels demandant quand quelque chose doit être retourné ou où une facture est passée.
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