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Renttix pour les entreprises de location d'équipements événementiels

Gestion de location pour les entreprises d'événementiel qui gèrent des commandes complexes, des délais de livraison serrés et une forte rotation.

La location événementielle se mesure en chargements, pas en lignes d'articles. Un mariage peut comporter quatre-vingts lignes — tables rondes, chaises chiavari, linge, verrerie, une piste de danse — livrées dans un lieu avec une fenêtre d'accès de deux heures et récupérées à minuit le dimanche. Le même stock est promis pour trois événements le même week-end, donc la disponibilité doit être précise au jour près plutôt qu'à la semaine. Ensuite, tout est compté, lavé et reconditionné avant mardi, avec des pénuries facturées tant que les preuves sont encore fraîches. Le logiciel trouve sa place là où le volume est : révisions de devis, disponibilité pour des événements qui se chevauchent, listes de prélèvement fiables pour les chargeurs, et factures qui reflètent ce qui est réellement revenu.

Catégories d'équipement prises en charge

  • Tables de banquet
  • Chaises Chiavari et pliantes
  • Linge de table
  • Vaisselle et couverts
  • Verrerie
  • Pistes de danse
  • Scènes et estrades
  • Bars mobiles
  • Chauffages de terrasse
  • Éclairage événementiel
  • Barrières de foule
  • Réfrigérateurs de restauration et chambres froides

Défis courants de la location événementielle

  1. Commandes complexes multi-articles

    Une seule commande de mariage peut comporter des dizaines de lignes, réparties sur des adresses de livraison et des dates d'événements. Une ligne manquée au bureau est découverte par le client le jour même, devant ses invités.

  2. Délai serré entre les événements

    Le matériel quitte un événement le dimanche soir et est nécessaire le mardi matin. Entre-temps, il doit être compté, lavé, vérifié et reconditionné, tout en maintenant une disponibilité honnête pour tout ce qui est déjà réservé.

  3. Facturer avec précision des locations complexes

    Les locations multi-jours et multi-articles incluent des frais de livraison et de collecte, des tarifs à la semaine partielle, des pénuries et des retours tardifs. Calculer cela à la main invite aux erreurs, et les erreurs après un événement se transforment en notes de crédit et en appels téléphoniques gênants.

  4. Accès aux lieux et livraisons programmées

    Les lieux vous donnent une fenêtre, pas un jour. Les quais de chargement, les ascenseurs, les séquences de montage de chapiteaux et les heures de début d'événement doivent tous s'aligner, et une camionnette qui arrive en retard est mémorisée longtemps après l'événement.

  5. Pénuries et casse au retour

    La verrerie, les couverts et le linge reviennent en quantité insuffisante, ébréchés ou tachés. À moins que le comptage et l'état ne soient enregistrés avec des preuves, la charge de pénurie est contestée et la perte reste à votre charge.

  6. Pénuries de stock en haute saison

    Chaque samedi de juin est réservé en même temps. Combler le manque signifie louer des chaises ou une piste de danse à un autre fournisseur à court préavis, puis suivre ce coût et le retour pour l'événement approprié.

Comment Renttix aide

  1. Construire de grandes commandes une fois

    Utilisez l'assistant de commande complet ou l'écran de commande rapide pour créer rapidement de longues listes de lignes, et enregistrez les combinaisons récurrentes en tant que lots. Ajouter un lot dépose chaque article sur la commande en tant que ligne distincte, au tarif réduit du lot et regroupé sous le nom du lot, de sorte que l'inventaire et l'expédition voient toujours chaque article.

  2. Disponibilité pour des événements qui se chevauchent

    La disponibilité est vérifiée pour la fenêtre de location exacte, y compris les lignes basées sur la quantité comme les chaises et la verrerie. Les fenêtres de maintenance planifiées et les unités en attente sont automatiquement exclues, de sorte que rien n'est promis deux fois lors d'un week-end chargé.

  3. Expédition programmée et planification d'itinéraire

    Chaque commande comporte une fenêtre horaire de livraison, un contact sur site et des instructions pour le chauffeur. Le tableau d'expédition planifie la journée par itinéraire, et les limites de véhicule en kilogrammes ou en mètres cubes empêchent une camionnette d'être chargée au-delà de sa capacité.

  4. Prélèvements comptés et retours comptés

    Les prélèvements et retours en entrepôt se font à partir de la liste de prélèvement avec un scan de code-barres, et les files d'attente du dépôt maintiennent chaque commande en mouvement à travers la préparation. Les rapports de dommages capturent des photos associées à la tâche, de sorte que les charges de casse et de pénurie soient accompagnées de preuves.

  5. Facturation qui correspond à la location

    Les définitions de tarifs et les règles de durée de location appliquent de manière cohérente les frais journaliers, hebdomadaires et partiels. Les séries et lots de factures génèrent les documents, et les notes de crédit sont émises et suivies au même endroit lorsqu'un ajustement est nécessaire.

  6. Sous-location sans perdre de marge

    Lorsque vous êtes à court, élevez une sous-location pour l'événement qu'elle couvre, générez le bon de commande fournisseur, et suivez-le à travers confirmé, en location et retourné, de sorte que la piste de danse louée retourne au bon fournisseur.

Suivre une location

Le même cycle de location pour les entreprises de location d'équipements événementiels

Un exemple parmi d’autres. Renttix suit le même cycle pour la location d’événementiel, d’audiovisuel, de matériel de fête, de mobilier, de véhicules, d’outillage et d’équipement.

Dossier de locationExemple

R-2417

Étape 5 sur 9 · Livrer

  1. Devis
  2. Réserver
  3. Signer et payer
  4. Préparer
  5. Livrer
  6. En location
  7. Retour
  8. Inspecter
  9. Facturer
  1. ChauffeurDépart du dépôt : En route
  2. ClientSMS avec l’heure d’arrivée envoyé au contact chantier
  3. ChauffeurLivré : signature et 4 photos

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Flux de travail clés

  • Demande et devis

    Construisez le devis à partir de votre catalogue, révisez-le au fur et à mesure que le client modifie le nombre d'invités, et envoyez-le pour approbation. Les révisions sont conservées, vous pouvez donc voir ce qui a changé entre la version deux et la version cinq.

  • Confirmation, acompte et accord

    Convertissez le devis approuvé en commande sans retaper. Prenez un acompte en pourcentage ou un montant fixe via un lien de paiement sécurisé, et envoyez le contrat de location pour signature électronique.

  • Préparation et prélèvement

    La liste de prélèvement va à l'entrepôt, où chaque article est scanné par rapport à sa ligne sur la commande. Les commandes sont mises en file d'attente pour la livraison la plus proche en premier, et le prélèvement ne peut être validé tant qu'une ligne est encore incomplète à moins que quelqu'un ne l'outrepasse, de sorte que la caisse de verrerie manquante soit trouvée dans la cour plutôt qu'au lieu.

  • Livraison, montage et collecte

    La tâche apparaît sur le tableau d'expédition avec sa fenêtre horaire, le contact sur site et les instructions pour le chauffeur. Le client reçoit un message ETA et un lien de suivi, et la collecte est planifiée comme un arrêt distinct.

  • Enregistrement et facturation

    Les retours sont comptés au dépôt, les pénuries et les casses sont signalées en tant que rapports de dommages avec photos, et la série de factures reprend la location, les frais de livraison et les extras en une seule fois.

Intégrations pertinentes

  • Stripe

    Prenez des acomptes et des soldes par lien de paiement avant l'événement, et laissez les clients régler leurs factures depuis le portail. La commande est marquée payée uniquement une fois que Stripe confirme le paiement, pas lorsque le lien est envoyé.

  • Xero

    Envoyez les factures et notes de crédit à Xero pour que la facturation des événements atteigne vos comptes sans ressaisie, et les paiements se réconcilient avec la tâche à laquelle ils appartiennent.

  • QuickBooks

    La même synchronisation comptable pour QuickBooks Online, avec les enregistrements clients et fournisseurs maintenus à jour, de sorte que les factures et notes de crédit d'événements atterrissent dans votre grand livre sans ressaisie.

  • Twilio

    Envoyez au client un SMS ETA dès que le chauffeur marque la tâche en route, avec un lien de suivi en direct, pour que le coordinateur du lieu sache quand la camionnette arrive sans appeler votre bureau.

  • Google Maps

    Les adresses des lieux sont sélectionnées à partir de l'autocomplétion lors de la saisie de la commande et géocodées lors de l'enregistrement, de sorte qu'une maison de campagne ou une entrée de champ apparaisse sur la carte avec des coordonnées que le tableau d'expédition peut associer à un itinéraire.

  • Calendar feed

    Abonnez-vous au planning des opérations depuis Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar, pour que chaque livraison et collecte figure dans l'agenda que votre équipe ouvre déjà.

Questions fréquentes

Renttix peut-il gérer une commande de mariage avec quatre-vingts lignes d'articles ?

Oui. Les commandes sont construites ligne par ligne à partir de votre catalogue, et les combinaisons répétées peuvent être enregistrées en tant que lots. Ajouter un lot dépose chacun de ses articles sur la commande en tant que ligne distincte, au tarif réduit du lot et regroupé sous le nom du lot, de sorte que l'inventaire et l'expédition voient toujours chaque article. Les longues commandes peuvent être créées via l'assistant de commande complet ou l'écran de commande rapide, et la liste de prélèvement est générée à partir de ce qui est sur la commande.

Comment Renttix empêche-t-il le même stock d'aller à deux événements ?

La disponibilité est vérifiée par rapport à la fenêtre de location exacte plutôt qu'à une semaine entière, de sorte que les événements qui se chevauchent le vendredi et le dimanche sont vus comme le conflit qu'ils sont. Le stock basé sur la quantité, tel que les chaises et la verrerie, est mis en commun et compté, et les unités en maintenance, marquées comme endommagées ou en attente sont exclues du chiffre disponible.

Pouvons-nous facturer les casses et les pénuries après un événement ?

Les retours sont vérifiés au dépôt, et tout ce qui est manquant ou endommagé est signalé en tant que rapport de dommages sur la commande avec des photographies jointes. Ces enregistrements sont associés à la tâche, de sorte que la charge puisse être expliquée avec des preuves plutôt que par mémoire. Si une charge doit être annulée plus tard, une note de crédit est émise et suivie au même endroit.

Renttix prend-il des acomptes avant l'événement ?

Oui. Chaque commande peut comporter un acompte en pourcentage ou un montant fixe, et le client paie via un lien sécurisé que vous pouvez envoyer par e-mail depuis la commande. Un dépôt de garantie remboursable pris en tant que retenue de carte plutôt qu'une charge fonctionne sur Airwallex, où il est placé, capturé ou libéré depuis la commande elle-même. Le statut de l'acompte figure sur la commande aux côtés du solde restant.

Pouvons-nous sous-louer à un autre fournisseur lorsque nous sommes à court ?

Oui. Élevez une sous-location pour l'événement qu'elle couvre, enregistrez le fournisseur et le coût convenu, et générez le bon de commande à partir de celui-ci. La location est suivie à travers confirmé, en location et retourné, avec les étapes de sortie et de retour et la preuve de livraison, de sorte que le stock loué retourne à temps et que le coût de la couverture de l'événement soit associé à la commande pour laquelle il a été levé.

Cela fonctionne-t-il pour le stock en vrac, pas seulement pour les actifs sérialisés ?

Les deux. Un produit peut être basé sur la quantité — cinq cents chaises comptées comme un pool — ou basé sur les actifs, où chaque unité porte son propre numéro, historique et enregistrement de l'état. La plupart des entreprises événementielles fonctionnent avec un mélange : chaises, linge et verrerie par quantité, avec des pistes de danse, générateurs et scènes suivis en tant qu'actifs individuels.

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