La location de véhicules repose sur le délai de rotation. Un fourgon revient à quatre heures, doit être lavé, vérifier le carburant et faire un tour d'inspection, et est réservé à nouveau à huit heures le lendemain matin. Entre ces deux moments se trouvent un relevé de kilométrage, un niveau de carburant, un état des lieux et un dépôt que quelqu'un doit libérer. Ajoutez les contrôles techniques, les services et les réparations de défauts, et le comptoir fait trois tâches à la fois. Le logiciel est crucial ici car un dossier de véhicule doit contenir la location, les relevés, les dates de test et l'historique des dommages — et parce que la personne au comptoir a besoin de la réponse à "avez-vous un Luton pour jeudi" en quelques secondes, pas après avoir appelé la cour.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants de la location de véhicules
Disponibilité aveugle au comptoir
Deux employés citant le même tableau blanc finiront par promettre le même fourgon deux fois. Les réservations provisoires, les véhicules retenus pour un client régulier, et les unités en réparation sont tous en dehors de la liste dont le comptoir se réfère.
Litiges sur le kilométrage et le carburant
Le locataire dit que le réservoir était aux trois quarts. La feuille de contrôle indique la moitié, et personne n'a noté le compteur kilométrique lors de la remise. Le kilométrage excessif n'est pas facturé car le relevé initial n'a jamais été correctement saisi.
Réclamations pour dommages sans preuve
Un seuil éraflé ou un rétroviseur fissuré se transforme en quinze jours d'emails. Sans photos datées prises lors de la remise et à nouveau au retour, le dépôt est remboursé en totalité et la réparation est à votre charge.
Vérifications au comptoir ralentissant la remise
La vérification de l'identité, le dépôt, les conditions de crédit et un accord signé doivent tous être effectués avant que les clés ne soient remises. Faire cela sur papier avec une file d'attente derrière signifie que des coins sont coupés sur exactement les locations qui nécessitent le plus de vérifications.
Dates de test et de service qui approchent
Les contrôles techniques, les services et la rectification des défauts ont tous des dates. En manquer un et un véhicule sort soit quand il ne devrait pas, soit est retiré d'une réservation confirmée à la dernière minute avec un client qui attend.
Véhicules qui ne rapportent jamais
Certains fourgons ne s'arrêtent jamais ; d'autres restent sur la dernière rangée pendant des semaines. Sans un enregistrement par véhicule des jours de location par rapport aux jours possédés, les décisions de remplacement et d'achat sont prises sur l'impression du gestionnaire.
Comment Renttix aide
Disponibilité par groupe de véhicules
Le calendrier de réservation et la vérification de la disponibilité montrent ce qui est réellement libre pour les dates demandées, par dépôt. Les réservations sont vérifiées par rapport à la flotte au moment de l'engagement, donc deux personnes ne peuvent pas vendre le même fourgon deux fois.
Kilométrage et carburant capturés à la remise
Une définition de tarif peut inclure un réglage de compteur de kilométrage ou d'heures moteur, avec des unités incluses par jour et un tarif par unité supplémentaire. Les relevés sont pris à la sortie et à l'entrée, saisis ou lus à partir de la télématique.
Dossiers d'état avec photos datées
La remise et la collecte capturent une signature, des photos estampillées GPS, une liste de contrôle, le niveau de carburant en huitièmes et un relevé de compteur par véhicule. Les rapports de dommages portent ces photos jusqu'à une résolution enregistrée et un montant.
Vérifications et dépôts avant la remise
La vérification de l'identité par photo, l'accord de location signé et le dépôt sont tous sur la commande. Une vérification de l'état de préparation à l'expédition indique au comptoir si l'accord est signé, l'argent est en place et le compte est clair.
Dates de test, entretien et défauts
Les tests et inspections vous permettent de définir vos propres régimes avec un intervalle et un mode d'avertissement ou de blocage. Le planning d'entretien, le rapport d'entretien dû et le tableau de planification de l'atelier gèrent le travail lui-même.
Rapports d'utilisation et de véhicules inactifs
L'utilisation des actifs montre le temps de location par rapport au temps possédé. Les actifs inactifs listent tout ce qui est en dessous de vingt pour cent. La rentabilité par produit déduit les coûts de maintenance des revenus, pour savoir quoi garder et quoi vendre.
Flux de travail clés
Demande et groupe de véhicules
Le comptoir vérifie la disponibilité pour les dates et le groupe demandé — Luton, benne, neuf places — à travers les dépôts. Un devis est envoyé avec le tarif, l'allocation de kilométrage et le dépôt indiqué.
Vérifications du locataire et accord
La vérification d'identité s'effectue là où votre politique l'exige, les conditions de crédit sont vérifiées par rapport au compte, et l'accord de location est signé électroniquement avant que le véhicule ne soit libéré.
Sortie
Lors de la remise, le véhicule est enregistré contre la commande avec son relevé de compteur. Lorsqu'un chauffeur livre, la preuve de livraison ajoute le niveau de carburant, une liste de contrôle de l'état, des photos et la signature du récepteur. Le dépôt est placé en même temps.
En location
Le client prolonge ou termine la location depuis le portail au lieu d'appeler. Lorsque la télématique est connectée, le compteur kilométrique et la localisation restent à jour et les alertes de géorepérage signalent un véhicule qui a quitté son site prévu.
Retour et facturation
L'enregistrement de retour capture le compteur final, l'inspection de retour enregistre une liste de contrôle, une évaluation de l'état et des photos, les dommages sont signalés si nécessaire, le dépôt est libéré et le traitement de la facture prend en charge la location.
Intégrations pertinentes
Stripe
Paiements par carte, plus vérifications de documents d'identité Stripe — passeport, permis de conduire ou carte d'identité, avec une correspondance selfie optionnelle — qui peuvent conditionner le paiement, la signature électronique ou la collecte au dépôt.
Airwallex
Le rail en direct pour les dépôts de garantie. Placez une retenue ou une charge contre la commande, puis capturez ou libérez-la une fois que le véhicule a été enregistré et inspecté.
Samsara
Récupère le compteur kilométrique, les heures moteur, la localisation et l'état d'allumage sur chaque dossier de véhicule, alimente le relevé de compteur à la sortie et à l'entrée, et déclenche des alertes de géorepérage lorsqu'une location quitte son site.
Xero
Transfère les factures, notes de crédit et paiements, pour que le comptoir de location et le bureau de comptabilité n'aient plus à saisir les mêmes chiffres deux fois.
Google Maps
Complétion automatique des adresses pour les clients, dépôts, commandes et missions de livraison, pour que le comptoir choisisse une adresse au lieu de la saisir. Les adresses de livraison sont géocodées sur la commande, ce qui permet à une location livrée de tomber sur l'itinéraire dont le géorepérage la couvre.
Shopify
Réservation en ligne contre la disponibilité en direct avec dépôts pris à la caisse. Les factures de location à long terme sont facturées comme une charge récurrente au lieu d'être ressaisies chaque mois.
Questions fréquentes
Oui. Une définition de tarif peut inclure un réglage de compteur de kilométrage ou d'heures moteur, avec les unités incluses par jour et un tarif facturé par unité supplémentaire. Les relevés sont pris à la sortie et à nouveau à l'entrée — saisis par la personne se tenant au véhicule, ou lus à partir d'un dispositif télématique cartographié. Le numéro d'actif est stocké avec le relevé, donc la facture indique quel véhicule a été lu.
Il effectue une vérification d'identité documentaire via Stripe Identity, qui accepte un passeport, un permis de conduire ou une carte d'identité et peut ajouter une correspondance selfie. Vous définissez quand cela s'applique — par valeur de commande, clients en espèces ou sur compte, nouveaux clients uniquement — et si un locataire non vérifié est bloqué pour le paiement, la signature électronique, la collecte au dépôt ou la remise par le chauffeur. Il ne se connecte pas à la DVLA, donc les vérifications d'habilitation et de sanction restent une étape séparée.
Les dépôts sont placés, capturés ou libérés contre la commande elle-même, avec le statut en direct sur le dossier, et les clients peuvent autoriser les leurs depuis le portail. L'état est capturé à la remise et au retour sous forme de photos, d'une liste de contrôle, du niveau de carburant et d'un relevé de compteur. Les rapports de dommages peuvent être soulevés par votre équipe ou par le client avec des photos jointes, puis résolus avec un montant enregistré contre la commande.
Oui. Les tests et inspections vous permettent de définir vos propres régimes — contrôle technique, inspection de sécurité, ce que vous gérez — chacun avec son propre intervalle et un mode d'avertissement ou de blocage. Le blocage empêche le véhicule d'être loué jusqu'à ce que l'inspection soit enregistrée. L'entretien est planifié sur le planning d'entretien, le rapport d'entretien dû liste ce qui est en retard par dépôt, et le tableau de planification de l'atelier programme le travail.
Le stock est détenu par dépôt, et la disponibilité, le rapport de stock du dépôt et le localisateur d'actifs sont tous conscients du dépôt, donc le comptoir peut voir si un véhicule est à cette agence ou à la suivante. Le déplacement d'un véhicule entre agences est enregistré comme un transfert de stock avec une vérification de l'état à la réception. Il n'y a pas de module de tarification dédié pour les locations aller simple.
Oui. Le portail client prend les demandes de fin de location et de prolongation, qui arrivent dans une file d'attente pour que votre équipe les approuve plutôt que d'être appliquées automatiquement. Les clients peuvent voir leurs locations en cours, télécharger des accords et des factures, consulter des relevés, payer en ligne et soulever un rapport de panne ou de dommage avec photos, qui atteint votre équipe avec les images jointes.
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