La location d'outils va vite. Un client arrive à sept heures et demie pour un brise-béton à la journée, et s'attend à ce qu'il soit testé, alimenté et prêt à partir avant que le trafic ne s'intensifie. Derrière ce comptoir se trouve un catalogue de centaines de lignes — quelques-unes sérialisées, la plupart en quantités en vrac — circulant entre dépôts, camions et chantiers toute la semaine. L'argent se fait sur le roulement et l'utilisation plutôt que sur les tarifs affichés, donc le matériel inactif et les jours non facturés font mal. Le logiciel est utile quand il répond à trois questions sans que personne ne se rende sur le terrain : ce qui est disponible à ces dates, ce qui doit revenir aujourd'hui, et ce qui n'a pas encore été facturé. Renttix met le comptoir, le terrain et le bureau sur les mêmes enregistrements.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants de la location d'outils
Files au comptoir et paperasse
Les clients professionnels n'attendront pas. Vérifier la disponibilité, ouvrir une commande de compte, imprimer un contrat de location et le faire signer doit se faire dans le temps qu'il faut pour charger un camion.
Stock en vrac et matériel sérialisé
Vous louez 300 étais identiques par quantité et 20 générateurs par numéro de série. Un seul système doit gérer les deux avec précision, sinon le comptoir promet du matériel que le terrain ne peut pas réellement trouver.
Tarifs à la journée, à la semaine et longue durée
La même perceuse a trois prix. Facturer correctement un week-end de vendredi à lundi, respecter la location minimale, et passer à un tarif journalier supplémentaire après la première semaine est là où la tarification manuelle perd de l'argent.
Dates de test et matériel défectueux
Les dates PAT, les intervalles d'inspection et les étiquettes de défaut sont faciles à perdre parmi des milliers d'articles. Personne ne veut qu'un transformateur ou un câble 110V quitte le terrain avec un test expiré.
Fin de location non enregistrée
Un client appelle pour mettre fin à une location et cela n'est jamais enregistré, ou il insiste qu'il a appelé et que ce n'est pas le cas. Le matériel reste alors sur le site pendant des semaines, ne rapportant rien et bloquant la prochaine réservation.
Livraisons planifiées sur un tableau blanc
Vingt livraisons et collectes par jour sur deux camions, et chaque client veut une plage horaire. Les itinéraires sont construits de mémoire, et le bureau ne peut pas dire où se trouve réellement un chauffeur.
Comment Renttix aide
Commande rapide au comptoir
L'écran de Commande rapide prend un client de passage à une location active en une seule étape — client, dates de location, lignes et tarifs, transport, puis dépôt, code de facturation et conditions de paiement. Le contrat de location est envoyé pour signature électronique et revient signé contre la commande.
Disponibilité qui compte dans les deux sens
Renttix gère les quantités en vrac et les actifs sérialisés dans un seul catalogue. La disponibilité est calculée en direct à partir des locations engagées dans chaque dépôt, et une réservation conflictuelle est bloquée plutôt que discrètement doublement allouée.
Définitions de tarifs conçues pour la location
Définissez une unité de base d'heure, jour, nuit, semaine, mois ou bloc par produit, avec une location minimale, des jours facturables et un tarif journalier supplémentaire pour les jours au-delà d'une semaine complète. La facturation suit les dates réelles.
Tests et inspections qui bloquent
Le paramétrage des Tests et Inspections maintient un régime par type d'article — PAT, PUWER, LOLER — avec son intervalle, ses jours de rappel et son enregistrement de certificat. Configurez-le pour bloquer et le matériel en retard sort de la disponibilité.
Demandes de fin de location et d'extension
Les clients soumettent des demandes de fin de location et d'extension dans le portail, donc la date est enregistrée avec un horodatage. Renttix envoie également des rappels avant retour et en retard, et Quick Off Hire clôt une location en une étape.
Un tableau d'expédition, pas un tableau blanc
Les livraisons et collectes du jour sont sur le tableau d'expédition par itinéraire, chauffeur et véhicule. Les chauffeurs confirment chaque arrêt avec des photos, une signature et un GPS, et le client reçoit un lien de suivi une fois le camion en route.
Flux de travail clés
Demande au comptoir ou par téléphone
Un client professionnel demande ce que vous avez pour jeudi. Vérifiez la disponibilité en direct pour les dates, tarifez la ligne à partir de sa définition de tarif, et établissez un devis ou passez directement à une commande.
Location et signature
Confirmez la commande, allouez l'actif sérialisé ou la quantité en vrac, définissez le dépôt, la facturation et les conditions de paiement, et envoyez le contrat de location pour signature. Le matériel est maintenant engagé et hors disponibilité.
Préparation et livraison
L'entrepôt prépare selon la liste de prélèvement, scannant chaque article au fur et à mesure qu'il monte dans le camion. Le chauffeur suit l'itinéraire depuis l'application chauffeur et capture des photos, une signature et la localisation à la livraison.
En location et suivi
La location se déroule et les frais s'accumulent. Les rappels avant retour sont envoyés, le client peut prolonger ou mettre fin à la location via le portail, et tout ce qui est en retard apparaît dans le rapport des locations actives.
Enregistrement, vérification et facturation
Scannez le retour au dépôt, enregistrez les dommages ou les pièces manquantes, et dirigez l'article vers la station de lavage, l'inspection ou l'atelier. Les frais finaux sont ajoutés et la commande est reprise par la prochaine facturation.
Intégrations pertinentes
Xero
Les factures, notes de crédit et paiements générés dans Renttix sont transférés vers Xero à chaque fin de facturation, donc le comptoir de location ne ressaisit rien dans les comptes.
Sage
Pour les dépôts utilisant Sage comme grand livre, les factures et notes de crédit de Renttix se synchronisent, gardant la facturation de location et les comptes en phase sans export mensuel.
Stripe
Acceptez les paiements par carte contre les factures et laissez les clients de compte payer en ligne via le portail client, avec le paiement enregistré sur la facture dans Renttix.
Airwallex
Prenez un dépôt de garantie contre une location comme une retenue de carte ou un prélèvement direct, avec le client l'autorisant depuis un lien. Si le matériel revient endommagé, capturez une partie de la retenue pour la réparation et le solde revient au client.
WooCommerce
Publiez le catalogue de location sur un site WooCommerce avec disponibilité en direct et niveaux de tarifs. Les réservations en ligne arrivent comme commandes dans Renttix plutôt que dans une boîte de réception séparée.
Calendar feed
Abonnez-vous une fois à une URL iCal signée et les livraisons et collectes du dépôt apparaissent dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar avec leurs plages horaires. Prenez chaque itinéraire ou un seul, et l'application de calendrier le rafraîchit automatiquement.
Questions fréquentes
Oui. Quick Order est conçu pour les locations au comptoir et par téléphone — choisissez le client, vérifiez la disponibilité, tarifez les lignes et allez-y. Quick Off Hire les clôture de la même manière. Si vous vendez également des consommables, les écrans de point de vente gèrent les encaissements au comptoir et se trouvent aux côtés des commandes de location sur le même enregistrement client.
Grâce aux définitions de tarifs. Chaque produit a une unité de base — heure, jour, nuit, semaine, mois ou bloc — avec une période de location minimale et une liste de jours facturables. Définissez du lundi au vendredi comme facturables et les jours de week-end cessent d'ajouter à la facture. Les jours au-delà d'une semaine complète peuvent être facturés à un tarif journalier supplémentaire inférieur plutôt que de déclencher une deuxième semaine complète.
Oui, si vous le souhaitez. Configurez un régime d'inspection — PAT, PUWER, LOLER ou le vôtre — avec un intervalle et les produits auxquels il s'applique. Chaque régime a une politique de blocage : ignorer, avertir ou bloquer. En cas de blocage, un article avec un test en retard ou échoué est retiré de la disponibilité et ne peut être attribué sans une autorisation de dérogation.
Définissez le produit en stock en vrac et Renttix suit la quantité plutôt que les unités individuelles, par dépôt. Les produits sérialisés obtiennent un numéro d'actif, un code-barres ou une étiquette QR, et leur propre historique de location et de service. Les deux vivent dans le même catalogue, et l'inventaire réconcilie les quantités comptées avec le livre avec une variance que vous approuvez avant qu'elle ne soit validée.
Le scan de retour signale ce qui n'est pas revenu. Un rapport de dommages enregistre l'article, les notes et les photographies, et la charge est associée à la commande pour qu'elle apparaisse sur la facture finale. Si un kit est incomplet, la définition du kit vous indique quel composant manque. Tout ce qui est réellement perdu ouvre un dossier d'enquête qui se clôture comme récupéré, perdu ou radié.
Oui. Les produits détiennent le stock par dépôt, la disponibilité est calculée par emplacement, et les transferts de stock déplacent les unités entre les succursales avec une étape de réception à l'autre bout. Le rapport de localisation des actifs vous indique où se trouve un article donné, et le stock du dépôt montre ce que chaque succursale détient. Le siège voit toujours l'ensemble du tableau à travers le groupe.
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