La location de matériel est une activité de flotte avec un problème de transport. Une pelle de 3 tonnes ne rapporte rien en restant sur le parc, et pas beaucoup plus en restant sur un chantier qui a cessé de travailler il y a trois semaines et n'a jamais appelé pour arrêter la location. Les machines se déplacent entre les dépôts, les chantiers et l'atelier ; chacune a un intervalle de service, un certificat d'inspection et un ensemble d'accessoires qui peuvent ou non revenir avec elle. Le bureau doit savoir où se trouve chaque unité, à quel tarif elle est louée, quand elle doit être entretenue, et ce que le dernier opérateur a fait avec elle. Renttix garde la flotte, le contrat, l'atelier et la facturation sur un seul enregistrement.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location de matériel
Savoir où se trouve chaque machine
Le matériel se déplace de site en site sans que personne n'en informe le bureau. Les transferts se font sur le camion du client, les accessoires sont échangés entre les travaux, et la liste du parc ne correspond plus à ce qui est réellement sur le terrain.
Dossiers d'inspection et de service
Chaque machine a un intervalle de service et une date d'examen réglementaire. Prouver que les deux étaient à jour le jour où une machine est sortie est ce qu'un audit client ou une enquête sur un incident demandera.
Litiges sur les dommages, le carburant et la fin de location
Le matériel revient avec un écran fissuré, un demi-réservoir et une date de fin de location contestée. Sans photographies datées et relevés des deux extrémités de la location, le différend se règle à celui qui crie le plus fort.
Entretien basé sur les heures, pas les dates
Un chariot télescopique sur un chantier autoroutier accumule 500 heures pendant qu'une machine de parc en fait 80. L'entretien sur le calendrier sur-entretient soit la moitié de la flotte, soit laisse l'autre moitié dépasser son intervalle.
Locations longues facturées à la main
Une machine sous contrat de six mois doit être facturée toutes les quatre semaines, au tarif négocié, en tenant compte des deux semaines où le site était fermé. Faire cela sur un tableur pour 200 contrats est une source de fuite de revenus.
Temps d'atelier invisible
Une machine entre à l'atelier et disparaît de la vue du bureau de location. Personne ne sait si elle attend une pièce, un ingénieur, ou si elle est prête à repartir et ne rapporte rien.
Comment Renttix aide
Visibilité en temps réel des actifs et du parc
Chaque unité a un enregistrement d'actif avec sa garde actuelle, son état et son emplacement. Le localisateur d'actifs et les rapports de stock de dépôt répondent à la question de savoir où se trouve une machine, et les transferts de stock enregistrent correctement les mouvements entre dépôts.
Régimes d'inspection avec certificats
Attachez un régime LOLER, PUWER ou interne à une catégorie avec son intervalle. Chaque examen est enregistré comme réussi, avec avis ou échoué, avec l'inspecteur, des photographies et un certificat numéroté que vous pouvez réimprimer à la demande.
Compteur et carburant lors du transfert
Les politiques de transfert rendent obligatoires les heures moteur et le niveau de carburant à la collecte, ou aux deux extrémités de la location, et chaque élément de la liste de vérification des conditions peut être défini pour la livraison, la collecte ou les deux. Le conducteur ne peut soumettre la preuve de livraison tant qu'ils ne sont pas remplis, et chaque relevé est conservé comme preuve datée.
Entretien basé sur les heures moteur
Connectez Trackunit, Samsara ou un flux AEMP et Renttix lit les heures moteur et l'emplacement de la machine. Les règles de service fonctionnent sur les heures accumulées, donc l'alerte se déclenche sur la flotte qui travaille réellement.
Locations longues sur cycles de facturation
Définissez une période de facturation et un code de cycle de facturation sur le contrat, et le cycle de facturation le prend en charge selon le calendrier. Les suspensions couvrent les fermetures, et le dépassement mesuré est réglé sur la facture finale à la résiliation.
Un tableau d'atelier pour les ingénieurs
Les travaux d'atelier sont placés sur un tableau de planification par ingénieur et statut, avec les pièces, les heures de travail et le temps d'arrêt enregistrés contre la machine. Les clients peuvent approuver une estimation de réparation via un lien avant le début des travaux.
Flux de travail clés
Demande et vérification de disponibilité
Un entrepreneur veut une pelle de 5 tonnes pour huit semaines à partir du 12. Vérifiez la disponibilité dans les dépôts pour la période, tarifez-la selon le tarif convenu avec le client, et émettez un devis.
Contrat établi et machine allouée
Convertissez le devis en commande et allouez la machine spécifique. La conformité est vérifiée lors de l'allocation, donc une unité avec un examen en retard n'est pas celle qui est mise sur le camion.
Livraison sur site
Le travail est placé sur le tableau d'expédition avec un véhicule et un conducteur. À la livraison, le conducteur enregistre les heures moteur, le carburant, les photographies de l'état et une signature, et le contact sur site reçoit un lien de suivi à l'avance.
En location, entretenu sur site
Les heures s'accumulent à partir de la télématique ou des relevés manuels. Lorsque les heures accumulées dépassent un intervalle de règle de service, la machine est signalée comme nécessitant un entretien et l'atelier reçoit une notification.
Fin de location, inspection et règlement
Le client met fin à la location via le portail, la collecte est programmée, et le retour est inspecté au dépôt. Les dommages, les accessoires manquants et le dépassement de compteur sont facturés, puis le contrat se clôture sur le cycle de facturation.
Intégrations pertinentes
Trackunit
Récupérez l'emplacement de la machine et les heures moteur de Trackunit dans l'enregistrement d'actif, afin que les alertes de service se basent sur l'utilisation réelle plutôt que sur des estimations.
Samsara
Samsara fournit le même flux d'heures moteur, d'odomètre et de position, ce qui convient aux parcs utilisant déjà le matériel Samsara dans leurs dépôts et véhicules.
AEMP Telematics
Le flux standard AEMP (ISO 15143-3) couvre les flottes de marques mixtes, de sorte que les machines rapportent les heures et l'emplacement via une norme unique plutôt qu'un portail par fabricant.
Google Maps
Les adresses des sites sont complétées au fur et à mesure de la saisie et géocodées sur la commande, de sorte que la livraison utilise de vraies coordonnées et tombe sur l'itinéraire dont la géofence la couvre plutôt que d'être triée manuellement.
Xero
Les factures de contrat, notes de crédit et paiements sont envoyés à Xero à chaque fin de cycle de facturation, ce qui est important lorsqu'une seule location longue est facturée vingt fois au cours de sa durée.
Sage
Pour les parcs utilisant Sage, les factures et notes de crédit émises dans Renttix se synchronisent avec le grand livre, de sorte que la facturation de location de matériel et la comptabilité restent synchronisées sans ressaisie mensuelle.
Questions fréquentes
Oui. Chaque machine a un enregistrement d'actif contenant sa garde, son état et son dépôt, et le rapport de localisation des actifs répond à la question de savoir où se trouve une unité donnée. Les mouvements entre dépôts passent par un transfert de stock avec une étape de réception, de sorte qu'une machine en transit est visible plutôt que manquante. Les rapports d'utilisation et d'actifs inactifs fonctionnent par dépôt.
Oui. Configurez un type d'inspection avec un intervalle, les produits qu'il couvre et une politique de blocage. Les examens enregistrés portent un résultat de réussite, d'avis ou d'échec, les détails de l'inspecteur, des photographies, une date d'expiration et un certificat numéroté. En cas de blocage, une machine avec un examen en retard ou échoué est retirée de la disponibilité jusqu'à ce qu'elle soit retestée.
Oui, via Trackunit, Samsara ou un flux standard AEMP. Renttix synchronise les heures moteur, l'odomètre et la position sur l'actif et conserve chaque relevé comme historique plutôt que seulement le dernier chiffre. Les règles de service peuvent alors fonctionner sur les heures accumulées au lieu des dates du calendrier, et les relevés peuvent également être saisis manuellement lors de la sortie et de la fin de location.
En rendant la preuve une partie obligatoire du travail. Une politique de transfert peut imposer les heures moteur et le niveau de carburant à la collecte, ou aux deux extrémités de la location, et chaque élément de la liste de vérification des conditions peut être défini pour la livraison, la collecte ou les deux ; le conducteur ne peut pas terminer l'arrêt tant qu'ils ne sont pas remplis. Les photographies, la signature, la position GPS et les horodatages sont attachés à la preuve de livraison, et les dommages constatés au retour sont enregistrés avec des photographies avant d'être facturés.
Le contrat comporte une période de facturation et un code de cycle de facturation, et le cycle de facturation prend en charge tout ce qui est dû sur ce cycle. Les définitions de tarif gèrent les unités de base hebdomadaires et mensuelles, la location minimale et les jours non facturables. Si le site ferme, une suspension couvre la période. Les heures mesurées au-delà de l'allocation sont réglées sur la facture finale.
Renttix propose des sous-locations. Élevez-en une contre la ligne de commande, enregistrez le fournisseur, le tarif de location et le coût convenu, et suivez les étapes de transit — du fournisseur au site, du site au fournisseur — avec une preuve de livraison à chaque étape. Le client voit une ligne de location normale, et ce que vous payez au fournisseur reste enregistré contre elle.
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