La location de matériel médical et de mobilité fonctionne sur des unités individuelles, pas des lots. Un lit médicalisé va à une adresse précise, reste des mois, et revient nécessitant un nettoyage avant d'être réutilisé. Les magasins d'équipements communautaires, les détaillants de mobilité et les entreprises de location clinique gèrent des centaines d'appareils numérotés répartis dans des foyers, des services et des établissements de soins, chacun avec ses propres dates de service et de test électrique. La facturation n'est rarement une semaine nette : c'est une location ouverte à long terme facturée mensuellement à une municipalité, un trust, un assureur ou une famille. Le logiciel trouve sa place sur trois tâches. Savoir où se trouve chaque appareil et qui l'a eu. Garder le stock inapte hors du système de réservation. Facturer des locations qui ne se terminent jamais.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location d'équipements médicaux
Suivi d'un appareil après coup
Les avis de rappel nomment une plage de numéros de série, pas un client. Si l'historique de location est dans un tableur, répondre à la question de savoir lesquels des vôtres sont concernés et qui les détient prend une journée que vous n'avez pas, et produit une réponse sur laquelle vous ne pouvez pas vraiment vous appuyer.
Nettoyage avant réémission
Un appareil revient d'un domicile et va directement sur l'étagère car la zone de retour est encombrée. Personne n'enregistre le nettoyage. Des semaines plus tard, il n'y a aucune preuve que l'article était apte à être réémis, et aucun moyen de prouver le contraire.
Dates de service et de test par unité
Les lève-personnes nécessitent un examen approfondi, les appareils sur secteur nécessitent un test électrique, les pompes nécessitent une calibration. Suivre ces intervalles série par série dans un agenda signifie que quelque chose échappe toujours, généralement pendant que l'appareil est en location longue durée.
Locations longues qui échappent à la facturation
Les équipements communautaires restent dehors pendant des mois ou des années. La facturation mensuelle manuelle glisse dans les deux sens : un article est collecté et toujours facturé, ou reste dehors et cesse discrètement d'être facturé. Les deux apparaissent lors d'un audit plutôt que dans un rapport.
Livraisons à domicile, pas aux dépôts
Les chauffeurs livrent dans des appartements, des logements protégés et des adresses rurales sans entrée évidente. Une livraison manquée pour un lit dépendant d'une sortie n'est pas un problème de reprogrammation, et le téléphone commence à sonner avant que le chauffeur ait quitté la rue.
Pannes signalées puis perdues
Un service ou un soignant appelle pour dire que la pompe du matelas sonne l'alarme. Le message atterrit dans une boîte de réception, est relayé à l'atelier par mémoire, et personne ne peut plus tard dire quand il a été signalé, qui l'a pris, ou ce qui a été fait à ce sujet.
Comment Renttix aide
Historique de location au niveau du numéro de série
Chaque appareil est un actif avec son propre dossier : historique de location par client et dates, historique de maintenance, transferts de dépôt et chronologie de garde. Demandé quels appareils sont allés où, vous filtrez le registre des actifs plutôt que de le reconstruire à partir de documents.
Rappels et mises en quarantaine
Les mises en attente s'appliquent à l'actif — rappel de sécurité, quarantaine, conformité, légal, administratif. Une mise en attente bloquant la location rend l'unité non réservable dès qu'elle est appliquée, de sorte qu'un appareil suspect ne peut pas glisser dans la prochaine commande pendant que vous enquêtez.
Inspection et routage au retour
Les retours passent par une porte de triage. L'inspecteur suit une liste de contrôle, évalue l'état et choisit une disposition : prêt, nettoyage, inspection, réparation ou quarantaine. Tout ce qui est dirigé vers la zone de lavage ou l'atelier reste indisponible jusqu'à ce qu'il soit signé comme prêt.
Intervalles de test qui bloquent la réservation
Les types d'inspection ont leurs propres intervalles, rappels et politiques. Définissez un type pour avertir et la réservation passe avec un drapeau. Définissez-le pour bloquer et Renttix refuse la réservation, nommant les actifs dont la certification a expiré.
Facturation récurrente pour les locations longues
Les locations peuvent être ouvertes sans collecte programmée, et les abonnements de location facturent sur un cycle via votre propre compte Stripe, émettant une facture Renttix normale à chaque fois. Mettez en pause la facturation sans collecter, ou annulez et laissez la tâche de collecte être créée.
Un portail pour les services et les soignants
Les clients se connectent pour voir les locations en cours, signaler une panne directement dans la file d'attente de l'atelier, demander une fin de location ou une extension, lire les rapports de visite de service complétés et payer les factures, sans un autre appel à votre bureau.
Flux de travail clés
Référence ou commande prise
Un prescripteur, une équipe de soins ou un client privé demande de l'équipement. La disponibilité est vérifiée par rapport au stock réel pour les dates, l'adresse de livraison et le contact sur site sont enregistrés, et la commande est créée.
Préparation, vérification et prélèvement
La commande arrive dans la file de préparation de l'entrepôt avec une liste de prélèvement numérotée. Les préparateurs scannent chaque unité — code-barres produit, étiquette RFID ou numéro d'actif — et le compte prélevé augmente par rapport à la ligne. Un code qui n'est pas sur la commande est rejeté à l'étagère, le prélèvement excessif d'une ligne est refusé, et la fermeture du prélèvement alors qu'une ligne est encore courte nécessite une dérogation délibérée.
Livraison, installation et remise
La livraison apparaît sur le tableau d'expédition avec une fenêtre horaire. Le chauffeur se rend à l'adresse, installe, et capture une signature et des photos. Le client reçoit un message en route avec un lien de suivi en direct.
La location se déroule et est facturée
Les locations ouvertes sont facturées sur leur cycle. Les pannes signalées via le portail ouvrent des tâches d'atelier. Les visites de service sont programmées à partir du calendrier de maintenance pendant que l'appareil est encore en usage.
Collecte et retour en stock
La fin de location est demandée par le client ou créée au bureau et une tâche de collecte est programmée. Au retour, l'unité est inspectée, évaluée, dirigée vers le nettoyage ou la réparation, et seulement alors rendue à nouveau réservable.
Intégrations pertinentes
Xero
Les factures, notes de crédit et paiements se synchronisent avec Xero au lieu d'être ressaisis, et les achats d'actifs peuvent être postés en tant que journaux d'actifs fixes. Sage et QuickBooks se connectent de la même manière si c'est votre grand livre.
Stripe
Carte enregistrée pour les locations qui durent des mois. Les abonnements de location facturent via votre propre compte Stripe, et les clients peuvent régler les factures depuis le portail sans appeler les comptes.
Calendar feed
Les livraisons, collectes, maintenances et visites d'inspection sont publiées sous forme de flux iCal signé — une URL pour tout, une par itinéraire — afin qu'un coordinateur voie chaque tâche avec sa fenêtre horaire, adresse du site et numéro de contact dans Outlook, Google ou Apple Calendar. C'est uniquement sortant, et la rotation du secret révoque chaque URL déjà émise.
Google Maps
Les adresses de site et de livraison sont choisies à partir de la recherche d'adresse Google et épinglées aux coordonnées, de sorte que le tableau d'expédition et le chauffeur travaillent à partir d'un emplacement réel plutôt qu'une ligne tapée.
Twilio
SMS le jour même. Lorsque le chauffeur est en route, le client reçoit un SMS avec un lien de suivi en direct, et un message de fin avec le reçu signé ensuite.
SSO
Le personnel se connecte via votre fournisseur d'identité existant, de sorte que l'accès au bureau est accordé et révoqué de manière centralisée lorsque les personnes rejoignent, changent de service ou quittent.
Questions fréquentes
Oui, au niveau du numéro de série. Chaque actif porte son propre historique de location avec la commande, le client, et les dates de sortie et de retour, ainsi que l'historique de maintenance, les transferts de dépôt et une chronologie de garde montrant où l'unité a été déplacée. Lorsqu'un avis de rappel nomme une plage de numéros de série, vous filtrez le registre des actifs au lieu de reconstruire l'image à partir des bons de livraison.
Les retours passent par une porte d'inspection. L'inspecteur enregistre une liste de contrôle, évalue l'état et choisit une disposition : prêt, nettoyage, inspection, réparation ou quarantaine. Tout ce qui est envoyé à la zone de lavage ou à l'atelier y est maintenu dans le système, et la quarantaine ajoute une mise en attente bloquant la location, de sorte que l'unité ne peut pas être réservée tant qu'elle n'est pas signée comme prête.
C'est votre choix par type d'inspection. Définissez le type pour avertir et la réservation se poursuit avec un drapeau à l'écran. Définissez-le pour bloquer et Renttix refuse la réservation et nomme les actifs défaillants, de sorte qu'un test électrique en retard ou un examen approfondi arrête la commande plutôt que d'être remarqué après coup.
Oui. Les locations peuvent être ouvertes sans collecte programmée, et les abonnements de location facturent sur un cycle via votre propre compte Stripe, émettant une facture normale dans Renttix à chaque fois. La facturation peut être mise en pause pendant que l'équipement reste chez le client, et l'annulation d'un abonnement crée la tâche de collecte.
Via le portail client. Un rapport de panne soumis contre un numéro de commande ou d'actif ouvre une tâche dans la file d'attente de l'atelier avec le libellé du client comme description de la panne, et notifie votre bureau. Le client voit ensuite la visite de service programmée et peut lire le rapport de visite complété au même endroit.
Non. Les actifs peuvent être importés avec vos numéros d'actifs existants, ainsi que les clients, produits, dépôts et catégories. Le scan de code-barres et RFID offre la meilleure précision dans l'entrepôt, mais les articles non étiquetés sont toujours prélevés et vérifiés manuellement, vous pouvez donc passer au scan appareil par appareil.
Prêt à moderniser vos opérations de location ?
Paiements + cautions activés • Configuration rapide • Essai sans carte bancaire