La location de matériel de traiteur, c'est du comptage. Un mariage, c'est neuf cents pièces de vaisselle, quatre cents verres, une série de couverts, du linge de table et une chambre froide mobile, tout partant sur la même charge et tout devant revenir mardi. Une partie du stock est du matériel sérialisé valant des milliers — fours mixtes, armoires chauffantes, lave-verres — et une partie est comptée par douzaines et amortie par boîte. Les livraisons arrivent dans la fenêtre d'accès du lieu, pas la vôtre, et la différence entre ce qui est sorti et ce qui est revenu est un chiffre réel qui doit être prouvé avant de pouvoir le facturer. Renttix gère les deux types de stock sur une seule commande.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location de matériel de restauration
Compter par centaines, deux fois
Chaque commande est comptée à la sortie du magasin et à son retour. Six caisses de verrerie et une douzaine de boîtes d'assiettes représentent une heure de travail pour quelqu'un à chaque extrémité, et les chiffres s'accordent rarement du premier coup.
Deux types de stock, une commande
Une commande d'événement unique mélange un four mixte numéroté avec six cents verres comptés par quantité. Ils nécessitent une logique de disponibilité différente, une gestion des retours différente et des frais différents, mais ils partent dans le même camion.
Fenêtres d'accès du lieu
Le matériel doit être en place avant le service et sorti après le dernier invité. Les quais de chargement, les monte-charges et l'accès au sol des chapiteaux réduisent tous le créneau, et un camion en retard est un problème que le client voit immédiatement.
Casses discutées plus tard
Quatorze verres cassés et un plat ébréché se transforment en appel téléphonique trois semaines après l'événement. Sans retour compté et photographies, la facturation devient une négociation plutôt qu'une ligne de facture.
Stock qui dérive hors de l'entrepôt
Les caisses reviennent sur la mauvaise étagère, sont prises pour un autre travail à la dernière minute, ou ne reviennent jamais. Le chiffre du livre et le chiffre de l'étagère s'écartent tranquillement jusqu'à ce qu'une grosse commande ne puisse pas être remplie.
Documents électriques et gaz
Les fours, réfrigérateurs et lave-verres doivent être testés sur un cycle, et les lieux demandent le certificat. Suivre quelle unité a été testée en dernier, et empêcher une unité périmée de sortir, est facile à perdre dans un été chargé.
Comment Renttix aide
Lignes de quantité comptées à l'entrée et à la sortie
La vaisselle, la verrerie et les couverts sont configurés comme des produits basés sur la quantité. La commande enregistre ce qui est sorti ; les retours enregistrent ce qui est revenu. Renttix compare les deux et signale le déficit par ligne plutôt que comme un tout.
Matériel sérialisé et stock en vrac ensemble
Un four mixte peut être suivi comme un actif individuel avec son propre numéro et historique, tandis que la verrerie à côté sur la même commande est suivie par quantité. La disponibilité et les retours fonctionnent correctement pour les deux.
Préparation et enregistrement par scan
La file d'attente de l'entrepôt liste les commandes par date de livraison. Le personnel scanne les codes-barres ou les numéros d'actifs pour préparer la bonne ligne, et scanne au retour avec un état. Enregistrer un actif comme endommagé ou manquant change son statut immédiatement, de sorte qu'il cesse d'être proposé comme disponible jusqu'à ce qu'il soit traité.
Frais de casse ou renonciation
Les rapports de dommages comportent des photos, une description, une décision de responsabilité et un frais à approuver. Si vous préférez vendre une couverture, des niveaux de renonciation aux dommages peuvent être configurés avec une prime et un montant de couverture, et les réclamations suivies par rapport à eux.
Créneaux de livraison acceptés par le lieu
Les commandes comportent une fenêtre de temps de livraison et un contact sur site. Le tableau de répartition planifie la livraison et la collecte séparément, et les véhicules peuvent avoir des limites de poids et de volume pour qu'une charge ne soit pas planifiée sur un camion qui ne peut pas la prendre.
Inventaires qui règlent le débat
Effectuez un inventaire sur tout, une catégorie ou un dépôt. Renttix montre le chiffre attendu par rapport au chiffre compté avec la variance par ligne, et valider le comptage ajuste le livre. Les niveaux de stock bas signalent les lignes avant qu'elles ne soient épuisées.
Flux de travail clés
Demande et devis
Prenez le brief de l'événement — couverts, style de service, date — et établissez un devis avec la vaisselle, la verrerie, le linge et le matériel de cuisson. La disponibilité est vérifiée aux dates de location avant de l'envoyer.
Confirmer et planifier la livraison
Convertissez le devis en commande, enregistrez l'adresse du lieu, la fenêtre de temps de livraison et le contact sur site, et laissez le tableau de répartition créer la tâche de livraison à la bonne date.
Préparer et compter à la sortie
La commande arrive dans la file d'attente de l'entrepôt. Le personnel scanne ou compte chaque ligne, la quantité préparée est enregistrée contre la commande, et la charge est marquée comme prête pour que la répartition puisse voir qu'elle est prête à partir.
Livrer dans le créneau
Le chauffeur effectue la tournée à partir de la tâche de répartition, avec le contact du lieu, les notes d'accès et la fenêtre de temps à l'écran. La preuve de livraison capture une signature, le nom du réceptionnaire et des photos de ce qui a été laissé.
Collecter, réconcilier et facturer
La tâche de collecte ramène tout. Les retours comptés sont comparés à la commande ligne par ligne, les pénuries et les casses génèrent un rapport de dommages avec un frais, et la location est ajoutée à la série de factures.
Intégrations pertinentes
Xero
Envoyez les factures de location, les frais de casse et les notes de crédit à Xero, pour que les documents de l'événement se ferment dans le grand livre sans être retapés.
Stripe
Acceptez le paiement par carte sur les factures et les dépôts, y compris depuis le portail client, pour qu'un lieu ou un client privé puisse régler sans appel téléphonique.
Google Maps
Recherche d'adresse sur les commandes et cartographie derrière la planification d'itinéraire, pour que les adresses des lieux soient correctement géocodées et que les livraisons du jour soient séquencées de manière sensée.
Twilio
Connectez votre propre compte Twilio. Lorsqu'un chauffeur marque une tâche en route, le contact du lieu peut recevoir un SMS avec une ETA et un lien de suivi en direct.
WooCommerce
Vendez des locations de petites fêtes et de consommateurs en ligne avec disponibilité en temps réel, et faites en sorte que ces commandes tombent dans le même stock et la même répartition que votre travail commercial.
Calendar feed
Abonnez-vous au planning de répartition en tant que flux iCal pour que les livraisons et collectes de la semaine apparaissent dans le calendrier Google ou Outlook de l'équipe des opérations.
Questions fréquentes
Oui. Configurez-les comme des produits basés sur la quantité et la commande enregistre la quantité qui est sortie. Lorsque la location est terminée, vous entrez le retour compté, et Renttix le compare ligne par ligne à la quantité originale et signale tout manque. Le déficit reste sur la commande, donc le frais de casse est basé sur un comptage enregistré plutôt que sur un souvenir.
Oui. Les produits sont soit basés sur les actifs, où chaque unité a son propre numéro et historique de service, soit basés sur la quantité, où vous détenez un pool. Les deux types se trouvent sur la même commande avec la bonne logique de disponibilité appliquée à chacun. Une commande d'événement unique peut donc mélanger un four mixte sérialisé avec des caisses de verrerie et de linge.
Deux façons. Vous pouvez émettre un rapport de dommages contre la commande avec les articles, les photos, une description et si le client est responsable, puis définir un frais qui passe par une étape d'approbation. Ou vous pouvez gérer des niveaux de renonciation aux dommages, chacun avec une prime et un montant de couverture, et enregistrer les réclamations contre la couverture que le client a achetée.
Les commandes comportent une fenêtre de temps de livraison, un contact sur site et des notes d'accès, et le tableau de répartition planifie la livraison et la collecte comme des tâches séparées. Les arrêts peuvent être épinglés pour que l'optimiseur d'itinéraire ne déplace pas une livraison critique en temps, et les véhicules peuvent avoir des limites de poids et de volume pour qu'une charge soit planifiée sur un camion qui peut la prendre.
Oui. Vous définissez des régimes d'inspection avec un intervalle — PAT est le plus courant pour les équipements électriques de traiteur — et les appliquez à une catégorie ou un produit. Renttix suit ce qui est dû et ce qui est en retard, et chaque régime a une politique : ignorer, avertir ou bloquer l'actif de sortir jusqu'à ce qu'il soit retesté.
Sous-louez-le. Renttix dispose d'un enregistrement de sous-location qui lie le fournisseur, le matériel, le tarif convenu, la période de location et la commande qu'il couvre, ainsi que les trajets entre le fournisseur, le dépôt et le client. Vous gardez le coût du stock loué visible contre la tâche plutôt que de le trouver plus tard sur une facture fournisseur.
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