La location AV et de production repose sur des listes de matériel, pas sur des lignes uniques. Une salle de conférence, une scène de festival ou une tournée d'entreprise sort avec des centaines d'articles — pupitres, amplis, line array, projecteurs mobiles, structures, moteurs, distribution, communications et câbles — emballés dans des flight cases et chargés dans un ordre précis. Les dates ne bougent pas. Le chargement se fait le jeudi, que le micro radio de secours soit revenu ou non du dernier travail. La plupart des entreprises utilisent un mélange de stock possédé et de location croisée, et la zone de préparation est le goulot d'étranglement : tout doit être testé, emballé et vérifié par rapport au cahier des charges avant que le camion ne parte. Le logiciel trouve sa place en regroupant disponibilité, préparation et paperasse en un seul endroit, pour que l'entrepôt et le bureau regardent le même travail.
Catégories d'équipement prises en charge
Défis courants dans la location AV et production
Listes de matériel avec des centaines de lignes
Un cahier des charges de spectacle unique comprend plusieurs centaines d'articles couvrant le son, l'éclairage, la vidéo et les câbles. Reconstituer cette liste à la main pour chaque demande est lent, et l'adaptateur manquant est découvert sur place plutôt qu'à l'entrepôt.
Dates de chargement qui ne bougent jamais
Les événements ne glissent pas. Si le travail de retour arrive en retard ou si un article échoue à son test PAT, l'équipe suivante charge toujours à six heures le jeudi matin. Vous avez besoin des jours de conflit à l'avance, pas le jour même.
Spectacles qui se chevauchent, une seule zone de préparation
Un week-end chargé empile trois ou quatre travaux les uns sur les autres. Les mêmes racks d'amplis tournent du jour au lendemain entre deux d'entre eux, et l'entrepôt n'a pas d'ordre de travail fiable au-delà de celui qui crie le plus fort.
Location croisée que personne n'a notée
Quand vous êtes à court, vous sous-louez à l'entreprise du coin. Le matériel arrive, part sur le travail et revient. Six semaines plus tard, la facture du fournisseur arrive et personne n'est certain à quel spectacle elle appartenait.
Poursuite du matériel après le démontage
Le déchargement se fait à deux heures du matin dans le noir. Les caisses retournent dans le mauvais camion, les câbles restent dans le toit, et l'article manquant n'apparaît que lorsque le prochain travail en a besoin et que le camion est en cours de chargement.
Certificats de test demandés par les lieux
Les lieux veulent des papiers avant de vous laisser passer la porte du quai. Chaque article principal a besoin d'un enregistrement PAT et chaque palan à chaîne et élingue a besoin d'une date LOLER, tenue par unité plutôt que par ligne de catalogue.
Comment Renttix aide
Kits et ensembles qui se réservent ensemble
Les définitions de kit enregistrent ce qu'une unité complète contient — le pupitre, son PSU, ses faisceaux — et Renttix vérifie la composition en direct par rapport à cette liste lorsque l'unité est inspectée au retour. Les ensembles sont des packages au niveau du catalogue : en ajouter un inscrit chaque produit enfant sur la commande comme sa propre ligne, chacun avec son propre instantané de tarif et taxe et la remise de l'ensemble appliquée, étiqueté avec l'ensemble d'où il provient.
Disponibilité sur toute la flotte
La vue de disponibilité sur le calendrier de réservation est une grille par produit, par jour pour la fenêtre que vous choisissez, filtrée par dépôt ou catégorie. Vous voyez les jours de conflit avant que le travail ne soit confirmé, pas après.
Préparation et expédition pilotées par scan
La file d'attente de préparation de l'entrepôt liste les commandes par livraison la plus proche. Les préparateurs scannent les codes-barres, les étiquettes RFID ou les numéros d'actif par rapport à la ligne de commande, donc la mauvaise caisse échoue à l'étagère. Compléter un prélèvement marque le travail prêt pour l'expédition.
Sous-locations tenues sur la commande
Une sous-location enregistre le fournisseur, la quantité, le tarif de location, le coût convenu et la période de location par rapport à la ligne de commande qu'elle couvre, avec un bon de commande lié et si elle vient à votre dépôt ou va directement sur le site.
Régimes d'inspection qui bloquent les réservations
Configurez PAT, LOLER ou votre propre régime avec un intervalle et une portée. Lorsqu'une unité est en retard, vous choisissez la politique : la suivre discrètement, avertir à la réservation, ou l'exclure de la disponibilité pour qu'elle ne puisse pas atteindre un lieu.
Enregistrement avec capture de condition
Les retours sont scannés à la porte de triage avec une liste de contrôle, avec une note de condition et des photographies. Un échec dirige l'unité vers la file d'attente de l'atelier et soulève un travail de réparation, et le matériel endommagé ne sera pas réservé pour le prochain spectacle.
Flux de travail clés
Cahier des charges et devis
La demande arrive sous forme de cahier des charges technique. Construisez le devis ligne par ligne, avec des lignes de service pour l'équipe et la livraison à côté du matériel, et envoyez-le au portail client pour qu'il le consulte, commente et accepte. Un devis accepté se convertit directement en commande.
Confirmer et allouer
Les dates fermes, la fenêtre de livraison et l'adresse du site vont sur la commande, avec un contact sur site et des instructions spéciales pour le chauffeur — code de porte, heure de quai, notes d'accès. Les actifs sont alloués aux lignes, et le travail atterrit sur le calendrier de réservation et le tableau d'expédition.
Préparer et emballer
La commande arrive dans la file d'attente de préparation de l'entrepôt. Chaque article est scanné par rapport à sa ligne, et la liste de prélèvement et le bon de livraison s'impriment. Compléter le prélèvement marque le travail prêt à charger.
Chargement et remise
Le tableau d'expédition montre les courses du jour. Les chauffeurs suivent l'itinéraire, capturent des photographies et une signature comme preuve de livraison, et le client peut suivre le travail via un lien de suivi.
Démontage, enregistrement et facturation
Le matériel est scanné de retour à la porte de triage avec l'état enregistré. Les dommages soulèvent un rapport contre la commande. Le travail passe ensuite dans la série de facturation, avec les coûts de sous-location et toute charge de dommage attachée.
Intégrations pertinentes
Xero
Les factures et notes de crédit sont poussées dans Xero avec des codes de compte mappés, donc ce que votre bureau émet pour un spectacle est ce que votre comptable voit, sans ressaisie.
QuickBooks
La même route de poussée pour QuickBooks, avec les enregistrements clients et les codes fiscaux synchronisés entre les deux systèmes pour que les détails de compte ne divergent pas.
Google Maps
Géocode les adresses des lieux et des sites pour que les points de livraison soient correctement placés sur la carte d'expédition et que la planification d'itinéraire fonctionne à partir de coordonnées réelles plutôt qu'un code postal tapé.
Twilio
Lorsque le chauffeur marque une course en route, le contact sur site reçoit un SMS avec l'ETA et un lien de suivi en direct, pour que quelqu'un soit sur le quai lorsque le camion arrive.
Calendar feed
Abonnez-vous au planning d'expédition en tant que flux iCal dans Google, Outlook ou Apple Calendar, pour que les chefs de projet voient les courses de la semaine sans se connecter au système.
HubSpot
Les clients sont transférés en tant que contacts et entreprises, et chaque commande devient une affaire dont l'étape suit le travail jusqu'au paiement, pour que les demandes et les travaux de spectacle récurrents restent dans le CRM sans ressaisie.
Questions fréquentes
Oui. Les ensembles sont des packages au niveau du catalogue : vous construisez le package une fois, et l'ajouter à une commande inscrit chaque produit enfant comme sa propre ligne, tarifé à partir de son propre taux avec la remise de l'ensemble appliquée et étiqueté avec l'ensemble d'où il provient. Les définitions de kit sont une chose distincte — elles enregistrent ce qu'une unité complète contient, et la composition en direct est vérifiée par rapport à cette liste lorsque l'unité est inspectée au retour. Vous ajustez les lignes développées pour le spectacle spécifique plutôt que de retaper la liste.
La disponibilité est vérifiée par rapport aux dates sur la commande, et la vue de disponibilité sur le calendrier de réservation montre une grille par produit, par jour pour la fenêtre que vous choisissez, filtrée par dépôt ou catégorie. Le stock déjà engagé pour un travail n'est pas libre pour un autre. Les unités avec une inspection en retard peuvent également être exclues de la disponibilité.
Oui. Une sous-location enregistre le fournisseur, le produit, la quantité, le tarif de location, le coût convenu et la période de location par rapport à la ligne de commande qu'elle couvre. Vous définissez si elle entre dans votre dépôt ou va directement sur le site, liez un bon de commande, et la déplacez à travers Confirmé, En location et Retourné avec des enregistrements de mouvement pour le suivi et la preuve de livraison.
Oui. Les types d'inspection sont configurés avec un intervalle, une portée et une politique pour les unités en retard — ignorer, avertir à la réservation, ou bloquer l'unité de la disponibilité. PAT et LOLER sont livrés en tant que préréglages aux côtés d'autres régimes régionaux. Les rappels se déclenchent avant l'expiration, et le rapport d'entretien dû liste ce qui est à venir par dépôt.
Une file d'attente de préparation de commandes triée par livraison la plus proche. Les préparateurs scannent les codes-barres, les étiquettes RFID ou les numéros d'actif, et chaque scan est validé par rapport à la ligne de commande, donc le mauvais article échoue à l'étagère plutôt que sur le site. Compléter un prélèvement marque la commande prête pour l'expédition. Les retours sont scannés de retour avec l'état et les photographies enregistrés.
Les lignes de service se trouvent à côté des lignes de location sur la même commande et peuvent être facturées par visite, par heure, par jour, par semaine ou en montant fixe, donc le temps des techniciens et les frais de livraison sont cotés avec l'équipement, reportés sur la commande lorsque le devis se convertit et totalisés avec leur taxe sur le pro forma. La série de facturation programmée facture les lignes de location — les frais de service ne s'y intègrent pas seuls. Les plannings du personnel, la disponibilité et les feuilles de temps sont gérés séparément sous Workforce.
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