Pointage entrée/sortie et feuilles de temps
La plupart des entreprises de location gèrent la paie avec un mélange de feuilles de temps papier, de tableurs et de mémoire. Les heures que votre entreprise paie et les heures réellement travaillées finissent par diverger, et personne ne s'en rend compte avant que les marges ne se réduisent.
Avec la fonction Main-d'œuvre activée, le personnel pointe là où il travaille déjà. Les chauffeurs et techniciens pointent depuis l'application Renttix Field au début de leur quart. Le personnel de bureau pointe depuis son propre profil dans le système web. Chaque pointage est enregistré dans le même registre de présence, ce qui donne une seule version de la vérité pour les heures travaillées.
La vue des feuilles de temps affiche les heures par personne sur n'importe quelle période — qui a travaillé, combien de temps, et qui est en poste en ce moment. Comme Renttix capture également la main-d'œuvre facturable sur les interventions, vous pouvez comparer présence et heures facturées côte à côte et comprendre le taux d'utilisation au lieu de le deviner.
Pas d'application supplémentaire à acheter, pas de routine d'export-import, et pas de second système à apprendre pour votre équipe.
Demande et approbation de congés
Les demandes de congés créent une friction disproportionnée par rapport à l'importance de la décision. Quelqu'un demande dans un couloir, la réponse reste dans la tête de quelqu'un, et trois semaines plus tard, deux chauffeurs sont en congé pendant votre semaine la plus chargée.
Dans Renttix, le personnel demande ses congés là où il se trouve déjà — l'application Field pour les techniciens et chauffeurs, la page de profil pour le personnel de bureau. Chacun voit son solde avant de demander : allocation annuelle, jours pris, jours en attente d'approbation, jours restants.
Les demandes sont mises en file d'attente pour approbation dans la console Main-d'œuvre. Les responsables voient qui demande, pour quelles dates, combien de jours ouvrables cela coûte, et toute note jointe. Approuvez ou refusez en un clic, avec une note de décision si vous le souhaitez. Les demandes qui se chevauchent d'une même personne sont automatiquement rejetées, et une demande qui dépasse le solde restant n'atteint jamais la file.
Les congés maladie, congés sans solde et autres types d'absence sont enregistrés de la même manière pour une meilleure visibilité, sans imputer sur l'allocation de congés payés.
Configuré selon votre politique, pas celle d'un autre
Les règles de congés varient selon les pays, les secteurs et les entreprises — Renttix n'en impose donc aucune. Vous définissez l'allocation annuelle en jours ouvrés, et vous pouvez l'ajuster par personne pour les employés de longue date ou les temps partiels.
Le comptage des jours ouvrés est également configurable. Par défaut, les week-ends ne sont pas comptabilisés dans une demande — une pause du vendredi au lundi coûte deux jours, pas quatre. Si vos équipes travaillent le week-end, activez le comptage des week-ends et chaque jour compte.
L'approbation elle-même est facultative. Laissez-la activée et les demandes sont mises en file pour un responsable. Désactivez-la et les réservations sont approuvées dès leur création — utile pour les petites équipes qui font confiance au calendrier.
L'ensemble du module est contrôlé depuis la configuration du système. Tant que vous ne l'activez pas, aucun bouton de pointage, écran de congés ou console n'apparaît nulle part. Et une limite délibérée : les données employé sont entièrement exclues de l'assistant IA Renttix. Les heures, les absences et les décisions de congés restent entre votre personnel et ses responsables.
Du temps travaillé à la paie effectuée
La présence n'a de valeur que si elle parvient à la paie sans être ressaisie. Renttix valorise les heures déjà enregistrées — en appliquant vos règles d’heures supplémentaires, en déduisant les pauses et en arrondissant une seule fois — de sorte que le chiffre transmis au système correspond exactement à ce que votre paie attend.
Les salariés au forfait sont traités avec précision, et non approximativement. Un salaire est réparti au prorata des jours effectivement travaillés, selon l’unité que vous définissez — mensuelle, hebdomadaire ou annuelle — ainsi, un mois complet paiera exactement le tarif mensuel, tandis qu’un employé arrivant ou quittant en cours de période sera rémunéré uniquement pour les jours durant lesquels il a travaillé.
Ajustements et frais Les primes, rappels de salaire et allocations s’ajoutent en tant que compléments ; les avances, vêtements de travail et saisies sur salaire sont déduits. Ces éléments sont traités avant impôts sur la période concernée, garantissant un brut ajusté complet transmis à la paie. Les frais kilométriques sont calculés côté serveur à partir de la distance parcourue et du taux applicable, évitant de se fier à un chiffre saisi manuellement sur un formulaire.
Intégration à la paie Pour la paie au Royaume-Uni, les heures valorisées sont transférées vers Xero Payroll sous forme de feuilles de temps brouillon — uniquement les heures, jamais d’argent. Xero gère les taux, impôts, National Insurance, RTI et bulletins de paie ; rien n’est déclaré ni payé via Renttix. Ailleurs, la même période s’exporte au format Sage ou en CSV pour tout autre fournisseur. Une fois une période exportée, elle est verrouillée, assurant que toute modification ultérieure soit une correction délibérée et non un changement silencieux d’un chiffre déjà utilisé par la paie.
Gérez réellement les absences
Les congés payés, c'est la partie facile. Ce qui coûte vraiment de l'argent à une entreprise de location, ce sont les absences imprévues, et les gérer implique bien plus que de noter une période d'absence.
La maladie est enregistrée avec les justificatifs correspondants — une auto-certification pour les absences courtes, un certificat médical lorsque votre politique l'exige — et Renttix signale lorsqu’une absence dépasse la limite d’auto-certification sans justificatif reçu. Une discussion de retour au travail peut être requise avant de clore le dossier.
Identifier la tendance, pas seulement le total Renttix calcule le facteur Bradford pour chaque salarié : nombre d’absences au carré, multiplié par le nombre de jours. Ce calcul est volontairement pondéré pour que quatre absences d’une journée chacune génèrent un score beaucoup plus élevé qu’une seule absence de quatre jours, car la première perturbe davantage la planification. Fixez un seuil et les employés nécessitant un échange sont automatiquement mis en évidence.
Les données de santé sont traitées comme des données sensibles Les informations liées à la maladie sont considérées comme des données spéciales et traitées en tant que telles. Elles sont retirées de toutes les interfaces générales concernant les congés, exclues de la traçabilité des audits, et protégées par un accès réservé — une clé permettant de consulter les feuilles de temps ne donne pas accès aux détails médicaux.
Planning, disponibilité et remplacement
Un planning est un engagement précis indiquant qui sera présent où. Renttix vérifie ces engagements en tenant compte de toutes les autres informations pertinentes avant leur publication.
Chaque affectation de poste est validée par rapport aux shifts déjà planifiés, aux congés approuvés, à la disponibilité déclarée de la personne et — pour les conducteurs — à leurs limites de temps de conduite. Les conflits apparaissent au moment de la planification, pas le lendemain matin à six heures, et peuvent être délibérément ignorés lorsque cela est justifié.
Le personnel actualise sa propre disponibilité Les collaborateurs indiquent eux-mêmes leurs jours de congé récurrents et leurs indisponibilités ponctuelles via l’application Renttix Field. Le service planification organise les horaires sur la base des informations réelles communiquées par le personnel, et non sur des souvenirs ou des suppositions.
Échanges de postes sans coup de téléphone Un employé peut proposer un shift publié qu’il ne peut pas assurer. Ses collègues se portent volontaires, le service valide un remplaçant, et le poste est réaffecté — avec les mêmes vérifications de conflits appliquées à la nouvelle personne. Un calendrier « qui est absent » informe l’équipe des absences sans révéler les motifs : le type de congé reste confidentiel entre l’employé et son manager.
Dossiers, contrats et intégration
Le recrutement génère une paperasse qui doit pouvoir être produite plusieurs années plus tard. Renttix la conserve associée à chaque personne, au lieu qu'elle disparaisse dans un classeur ou un lecteur partagé non audité.
Contrats, lettres d'offre, guides de l'employé, politiques internes, justificatifs de droit au travail, évaluations et dossiers disciplinaires sont stockés par employé, avec un niveau d'accès que vous maîtrisez. Les documents nécessitant une signature sont envoyés à l'employé qui les signe directement dans l'application Renttix Field — taper son nom suffit pour valider, avec l'heure et l'appareil enregistrés. Un document signé ne peut pas redevenir non signé ; la signature ne peut être modifiée que par une nouvelle signature.
Une intégration complète Les processus d'intégration et de départ s'organisent sous forme de listes de contrôle basées sur vos propres modèles, avec des tâches attribuées à leurs responsables respectifs. Les tâches qui dépendent de documents se complètent automatiquement dès que le document est signé ou téléchargé, garantissant ainsi que la liste reflète la réalité et non simplement la mémoire de quelqu'un.
Rien ne périme en silence Permis, certificats, attestations médicales et documents signés comportent tous des dates d'expiration. Un contrôle quotidien génère une notification groupée par client à trente jours, sept jours et à l'échéance — sans doublons, de sorte qu'un renouvellement déclenche un nouveau cycle tandis qu'une nouvelle alerte reste muette, évitant ainsi que les alertes soient ignorées.
Conformité aux heures de conduite et au temps de travail
Lorsque vos collaborateurs prennent le volant, les limites sont une obligation légale, pas simplement une politique interne, et les enfreindre engage des contrôles réglementaires.
Renttix propose des préréglages régionaux au lieu d’imposer un seul cadre. Par défaut, ce sont les limites FMCSA pour le transport de marchandises aux États-Unis — onze heures de conduite, une fenêtre d’activité de quatorze heures, soixante ou soixante-dix heures mobiles — ainsi que les règles FMCSA pour le transport de passagers, les réglementations fédérales canadiennes, l’EU 561, la législation britannique nationale, et les normes NHVR australiennes. Vous choisissez le cadre applicable, notre moteur se charge du reste.
Conçus selon la rédaction même des réglementations Les limites s’appliquent aux périodes d’activité, et non aux jours calendaires. Renttix construit ces périodes à partir de quarts consécutifs séparés par un repos qualifiant : ainsi, un quart de nuit traversant minuit constitue une seule période de travail, et non deux demi-journées. Une coupure conforme ne sera pas signalée comme une infraction. Le temps de travail est comptabilisé net des pauses, et les limites mobiles s’appliquent sur un axe temporel dense plutôt qu’une simple semaine calendaire.
Contrôlé avant qu’une infraction ne survienne, pas après Les dépassements prévus sont évalués en fonction des horaires planifiés, pas seulement des heures déjà effectuées — c’est la différence entre une alerte proactive vous permettant de modifier le planning et un rapport expliquant pourquoi une infraction s’est produite. Le suivi du temps de travail couvre également ce contrôle pour les employés non conducteurs.
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Fonctionnalités associées
FAQ — Main-d'œuvre
Non. Main-d'œuvre fait partie intégrante de Renttix, activé depuis la configuration du système. Le personnel de terrain l'utilise dans l'application Renttix Field qu'il possède déjà, et le personnel de bureau l'utilise depuis son profil. Aucune licence ni application séparée.
Par défaut, les samedis et dimanches ne sont pas comptabilisés, donc une demande du vendredi au lundi utilise deux jours d'allocation. Si votre personnel travaille le week-end, activez le comptage des week-ends dans les paramètres de Main-d'œuvre et les sept jours de la semaine sont comptabilisés.
Non — il l'alimente. Renttix calcule les heures, applique les heures supplémentaires, les ajustements et les frais, puis transmet la période à la paie : sous forme de feuilles de temps provisoires dans Xero Payroll pour la paie au Royaume-Uni, ou en export Sage ou CSV ailleurs. Les taux de rémunération, les taxes, les déclarations obligatoires et les bulletins de paie restent gérés par votre prestataire de paie.
Non, et cela est garanti de manière rigoureuse, pas simplement promis. L'assistant n'a aucune action, outil ni autorisation liés aux ressources humaines, et sa couche API ne donne accès en aucun cas aux données du personnel, des ressources humaines, de la paie, des congés maladie, des absences ou des listes de contrôle. Une suite de tests vérifie cela constamment et échoue immédiatement si quelqu'un tente d'ajouter un accès, garantissant que cette limite ne peut être franchie par erreur.
Oui — les limites de transport de marchandises FMCSA sont configurées par défaut, avec les règles pour le transport de passagers, le fédéral canadien, le EU 561, le GB domestique et l'Australian NHVR également disponibles. Les limites sont évaluées en fonction des périodes de service divisées par les temps de repos qualifiants plutôt que par les jours calendaires, ce qui permet de gérer correctement les quarts traversant minuit ainsi que les pauses légales.
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