Toda a oficina num só ecrã
A maioria dos negócios de aluguer gere o balcão com software e a oficina com um quadro branco. Os trabalhos vivem na cabeça de alguém, os técnicos descobrem o que vão fazer quando perguntam e ninguém sabe dizer o que está bloqueado até já ser tarde.
O painel de oficina do Renttix substitui o quadro branco por mosaicos em tempo real: o que vence hoje, o que está em atraso, o que espera por peças, o que está em pausa, que inspeções estão a vencer, o que foi concluído hoje e que peças estão a chegar em ordens de compra abertas. Um olhar responde à reunião da manhã.
O quadro de planeamento transforma a atribuição num arrastar. Uma coluna por técnico, mais uma coluna para trabalho por atribuir — arraste um cartão de trabalho para um técnico e é dele. Os trabalhos bloqueados mantêm-se visíveis em vez de enterrados, e os trabalhos à espera de peças assinalam-se sozinhos, para que ninguém comece um trabalho que não pode terminar.
Por baixo correm os números sobre os quais os gestores de oficina normalmente discutem de memória: taxa de reparação à primeira, horas médias de reparação do início à conclusão, tempo médio entre avarias e utilização dos técnicos medida como horas de mão-de-obra contra horas registadas. Uma tabela de avarias repetidas nomeia os ativos que voltam sempre — os que estão em silêncio a comer a sua margem — para que a conversa reparar-ou-abater aconteça com provas.
Orçamentos que os clientes aprovam — para a sua frota e para a deles
O trabalho de reparação faturável tem um momento incómodo: o ponto em que já deu preço ao trabalho mas o cliente ainda não aceitou pagar. Resolvido por telefone, gera disputas. Resolvido por email, gera atrasos.
O Renttix calcula o orçamento — mão-de-obra, peças e transporte — através do mesmo motor fiscal das suas vendas, respeitando as isenções do cliente e as regras fiscais regionais que configurou, e envia depois ao cliente um link seguro de aprovar-ou-recusar. Sem sessão, sem conta. O cliente vê as linhas com preços em qualquer dispositivo, toca em aprovar e o orçamento converte-se de imediato num trabalho agendado. As recusas ficam registadas com um motivo, para que 'eu nunca aceitei isso' tenha resposta em qualquer dos casos.
Isto importa sobretudo para o equipamento que os seus clientes possuem. O Renttix mantém um registo das máquinas dos clientes — marca, modelo, número de série — separado da sua frota de aluguer, e os trabalhos de oficina correm sobre ele tal como sobre o seu próprio equipamento. A manutenção do equipamento dos clientes deixa de ser um favor controlado numa folha de cálculo e passa a ser uma linha de receita com um processo.
Quando um trabalho faturável é concluído, é faturado como venda — mão-de-obra e peças a preço de venda, com impostos linha a linha — alimentando os mesmos recibos, exportações de declaração e integrações contabilísticas de tudo o resto que vende.
Danos apanhados à entrada, peças prontas na bancada
Duas coisas decidem se uma oficina acompanha o ritmo: se os danos são detetados quando o equipamento regressa e se as peças estão lá quando o trabalho começa.
O portão de inspeção de devolução trata da primeira. Quando o equipamento termina o aluguer, passa por uma inspeção com lista de verificação: resultados item a item, um veredicto de estado que vai de novo a condenado, fotografias e um destino — de volta a pronto, para limpeza ou para a fila de reparação. Os itens reprovados levantam automaticamente um trabalho de reparação associado ao registo da inspeção, para que o dano se torne trabalho agendado no momento em que é encontrado, em vez de uma surpresa no aluguer seguinte. O registo — lista de verificação, veredicto, fotografias — é também o dossiê de provas quando uma cobrança por danos ou uma decisão sobre um depósito precisa de defesa.
A gestão de peças trata da segunda. As peças são alocadas aos trabalhos com o custo e o preço fixados no momento da alocação, pelo que alterações de preço posteriores nunca reescrevem o que um trabalho custou ou cobrou. O stock é deduzido uma única vez na conclusão, com um lançamento no registo de inventário como prova.
Atrás da bancada estão os catálogos de fornecedores — preços acordados, referências do fornecedor, prazos de entrega — e uma consulta de disponibilidade que conta as ordens de compra a caminho além do stock em prateleira. Quando uma peça escasseia, o Renttix pode preparar a ordem de compra por si, pronta para revisão em vez de enviada sem ser vista. Os técnicos podem pedir peças a partir do terreno — o trabalho muda para à espera de peças, entra na lista de espera de peças do painel e mantém-se assinalado no quadro até as peças chegarem.
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Perguntas frequentes sobre operações de oficina
Mosaicos em tempo real com os trabalhos que vencem hoje, em atraso, à espera de peças, em pausa, inspeções a vencer, concluídos hoje e peças a chegar em ordens de compra abertas — além de KPI: taxa de reparação à primeira, horas médias de reparação, tempo médio entre avarias, utilização dos técnicos e uma tabela de avarias repetidas que nomeia os ativos que voltam sempre.
Cada orçamento gera um link seguro — sem necessidade de sessão. O cliente vê as linhas com preços, impostos incluídos, e aprova ou recusa a partir de qualquer dispositivo. A aprovação converte o orçamento automaticamente num trabalho agendado; as recusas ficam registadas com um motivo.
Sim. Um registo de equipamento de clientes acompanha as máquinas por marca, modelo e número de série, separado da sua frota de aluguer. Os trabalhos faturáveis correm sobre elas com orçamentos, aprovação do cliente e agendamento de oficina, e o trabalho concluído é faturado como venda através do seu motor fiscal e das integrações contabilísticas.
Passa por uma inspeção de devolução: uma lista de verificação com resultados item a item, um veredicto de estado, fotografias e um destino. As reprovações levantam automaticamente um trabalho de reparação associado ao registo da inspeção, e o próprio registo dá-lhe as provas por trás de cobranças por danos e decisões sobre depósitos.
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