O aluguer de veículos vive e morre na rotação. Uma carrinha volta às quatro, precisa de ser lavada, verificar o combustível e fazer uma inspeção, e está reservada novamente para as oito da manhã seguinte. Entre esses dois momentos, há uma leitura de quilometragem, um nível de combustível, um registo de condição e um depósito que alguém tem de libertar. Adicione as inspeções, serviços e reparações de defeitos, e o balcão está a fazer três trabalhos ao mesmo tempo. O software é importante aqui porque um registo de veículo tem de conter o aluguer, as leituras, as datas de teste e o histórico de danos — e porque a pessoa no balcão precisa da resposta a "tem um Luton para quinta-feira" em segundos, não depois de ligar para o pátio.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer de veículos
Disponibilidade cega no balcão
Dois funcionários a citar do mesmo quadro branco acabarão por prometer a mesma carrinha duas vezes. Reservas provisórias, veículos retidos para um cliente habitual e unidades na oficina estão todas fora da lista de onde o balcão está a citar.
Disputas de quilometragem e combustível
O locatário diz que o tanque estava a três quartos. A folha de check-in diz metade, e ninguém anotou o odómetro na entrega. Quilometragem excessiva não é faturada porque a leitura inicial nunca foi capturada corretamente.
Reclamações de danos sem provas
Um estribo riscado ou um espelho rachado transforma-se em duas semanas de emails. Sem fotografias datadas tiradas na entrega e novamente no retorno, o depósito é reembolsado na totalidade e a reparação sai da sua margem.
Verificações no balcão atrasam a entrega
Identificação fotográfica, depósito, termos de crédito e um acordo assinado têm de acontecer antes de as chaves se moverem. Fazer isso em papel com uma fila atrás significa que se cortam cantos exatamente nos alugueres que mais precisam de verificação.
Datas de teste e serviço a aproximarem-se
Inspeções, serviços e retificação de defeitos têm todas datas. Perder uma e um veículo ou sai quando não deveria, ou é retirado de uma reserva confirmada em cima da hora com um cliente à espera.
Veículos que nunca se pagam
Algumas carrinhas nunca param; outras ficam na última fila durante semanas. Sem um registo por veículo dos dias de aluguer contra os dias de posse, as decisões de substituição e compra são feitas com base na impressão do gestor.
Como o Renttix ajuda
Disponibilidade por grupo de veículos
O calendário de reservas e a verificação de disponibilidade mostram o que está realmente livre para as datas pedidas, por depósito. As reservas são verificadas contra a frota no momento do compromisso, para que duas pessoas não possam vender a mesma carrinha duas vezes.
Quilometragem e combustível capturados na entrega
Uma definição de tarifa pode incluir uma configuração de medidor de quilometragem ou horas de motor, com unidades incluídas por dia e uma tarifa por unidade adicional. As leituras são feitas na saída e na entrada, digitadas ou lidas de telemática.
Registos de condição com fotos datadas
A entrega e a recolha capturam uma assinatura, fotos com carimbo GPS, uma lista de verificação, nível de combustível em oitavos e uma leitura de medidor por veículo. Os relatórios de danos transportam essas fotos até uma resolução registada e montante.
Verificações e depósitos antes da entrega
A verificação de identificação fotográfica, o acordo de aluguer assinado e o depósito estão todos na encomenda. Uma verificação de prontidão para despacho informa o balcão se o acordo está assinado, o dinheiro está disponível e a conta está limpa.
Datas de teste, serviço e defeitos
Testes e inspeções permitem definir os seus próprios regimes com um intervalo e um modo de aviso ou bloqueio. O calendário de manutenção, o relatório de manutenção devida e o quadro de planeamento da oficina gerem o próprio trabalho.
Relatórios de utilização e veículos inativos
A utilização de ativos mostra o tempo de aluguer contra o tempo de posse. Os ativos inativos listam qualquer coisa abaixo de vinte por cento. A rentabilidade por produto deduz a receita do custo de manutenção, para que saiba o que manter e o que vender.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e grupo de veículos
O balcão verifica a disponibilidade para as datas e o grupo pedido — Luton, basculante, nove lugares — em todos os depósitos. Um orçamento é enviado com a tarifa, a franquia de quilometragem e o depósito indicados.
Verificações do locatário e acordo
A verificação de identidade é realizada onde a sua política o exige, os termos de crédito são verificados contra a conta, e o acordo de aluguer é assinado eletronicamente antes de o veículo ser libertado.
Check-out
Na entrega, o veículo é registado contra a encomenda com a leitura do odómetro. Onde um motorista entrega, a prova de entrega adiciona o nível de combustível, uma lista de verificação de inspeção, fotos e a assinatura do recetor. O depósito é colocado ao mesmo tempo.
Em aluguer
O cliente estende ou termina o aluguer a partir do portal em vez de ligar. Onde a telemática está conectada, o odómetro e a localização permanecem atualizados e alertas de geofence sinalizam um veículo que saiu do local esperado.
Check-in e fatura
O check-in captura o medidor final, a inspeção de retorno regista uma lista de verificação, classificação de condição e fotos, os danos são levantados quando necessário, o depósito é libertado e a execução da fatura recolhe o aluguer.
Integrações relevantes
Stripe
Pagamentos com cartão, além de verificações de documentos de identidade do Stripe — passaporte, carta de condução ou cartão de identificação, com uma correspondência de selfie opcional — que podem bloquear pagamento, assinatura eletrónica ou recolha no depósito.
Airwallex
O trilho ao vivo para depósitos de segurança. Coloque uma retenção ou uma cobrança contra a encomenda, depois capture ou liberte-a uma vez que o veículo tenha sido verificado e inspecionado.
Samsara
Puxa o odómetro, horas de motor, localização e estado de ignição para cada registo de veículo, alimenta a leitura do medidor na saída e entrada, e levanta alertas de geofence quando um aluguer sai do seu local.
Xero
Empurra faturas, notas de crédito e pagamentos, para que o balcão de aluguer e o escritório de contabilidade parem de introduzir os mesmos números duas vezes.
Google Maps
Autocompletar endereços em clientes, depósitos, encomendas e trabalhos de despacho, para que o balcão escolha um endereço em vez de o digitar. Os endereços de entrega são geocodificados na encomenda, o que permite que um aluguer entregue caia na rota cuja geofence o cobre.
Shopify
Reserva online contra disponibilidade ao vivo com depósitos cobrados no checkout. Alugueres de contrato a longo prazo são faturados como uma cobrança recorrente em vez de serem reintroduzidos todos os meses.
Perguntas frequentes
Sim. Uma definição de tarifa pode incluir uma configuração de medidor de quilometragem ou horas de motor, com as unidades incluídas por dia e uma tarifa cobrada por unidade adicional. As leituras são feitas na saída e novamente na entrada — digitadas por quem está junto ao veículo, ou lidas de um dispositivo telemático mapeado. O número do ativo é armazenado com a leitura, para que a fatura indique qual veículo foi lido.
Executa a verificação de identidade de documentos através do Stripe Identity, que aceita passaporte, carta de condução ou cartão de identificação e pode adicionar uma correspondência de selfie. Define quando se aplica — por valor de encomenda, clientes a dinheiro ou de conta, apenas novos clientes — e se um locatário não verificado é bloqueado de pagamento, assinatura eletrónica, recolha no depósito ou entrega pelo motorista. Não se conecta ao DVLA, por isso as verificações de habilitação e endosso permanecem como um passo separado.
Os depósitos são colocados, capturados ou libertados contra a própria encomenda, com o estado ao vivo no registo, e os clientes podem autorizar os seus a partir do portal. A condição é capturada na entrega e retorno como fotos, uma lista de verificação, nível de combustível e uma leitura de medidor. Os relatórios de danos podem ser levantados pela sua equipa ou pelo cliente com fotos anexadas, depois resolvidos com um montante registado contra a encomenda.
Sim. Testes e inspeções permitem definir os seus próprios regimes — MOT, inspeção de segurança, o que quer que execute — cada um com o seu próprio intervalo e um modo de aviso ou bloqueio. O bloqueio impede que o veículo seja alugado até que a inspeção seja registada. A manutenção é planeada no calendário de manutenção, o relatório de manutenção devida lista o que está em atraso por depósito, e o quadro de planeamento da oficina agenda o trabalho.
O stock é mantido por depósito, e a disponibilidade, o relatório de stock do depósito e o localizador de ativos são todos conscientes do depósito, para que o balcão possa ver se um veículo está nesta filial ou na próxima. Mover um veículo entre filiais é registado como uma transferência de stock com uma verificação de condição na receção. Não há um módulo de preços dedicado a alugueres de sentido único.
Sim. O portal do cliente aceita pedidos de término de aluguer e pedidos de extensão, que caem numa fila para a sua equipa aprovar em vez de serem aplicados automaticamente. Os clientes podem ver os seus alugueres ao vivo, descarregar acordos e faturas, ver extratos, pagar online e levantar um relatório de falha ou dano com fotos, que chega à sua equipa com as imagens anexadas.
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