O aluguer de eventos é medido em cargas, não em itens individuais. Um casamento pode ter oitenta linhas — mesas redondas, cadeiras chiavari, roupa de mesa, copos, uma pista de dança — entregues num local com uma janela de acesso de duas horas e recolhidos à meia-noite de domingo. O mesmo stock é prometido em três trabalhos no mesmo fim de semana, por isso a disponibilidade tem de ser precisa ao dia e não à semana. Depois, tudo é contado, lavado e reembalado antes de terça-feira, com faltas cobradas enquanto a evidência ainda está fresca. O software ganha o seu lugar onde o volume está: revisões de orçamentos, disponibilidade em eventos sobrepostos, listas de recolha em que os carregadores podem confiar e faturas que refletem o que realmente voltou.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer para eventos
Encomendas complexas com múltiplos itens
Uma única encomenda de casamento pode ter dezenas de linhas, divididas por endereços de entrega e datas de evento. Uma linha perdida no escritório é descoberta pelo cliente no dia, em frente aos seus convidados.
Curto intervalo entre eventos
O equipamento sai de um evento na noite de domingo e é necessário na manhã de terça-feira. Entre isso, tem de ser contado, lavado, verificado e reembalado, enquanto a disponibilidade se mantém honesta para tudo o que já está reservado.
Cobrança precisa de alugueres complexos
Alugueres de vários dias e itens incluem taxas de entrega e recolha, tarifas de meio da semana, faltas e devoluções tardias. Calcular isso manualmente convida a erros, e erros após um evento transformam-se em notas de crédito e chamadas telefónicas embaraçosas.
Acesso ao local e entregas cronometradas
Os locais dão-lhe uma janela, não um dia. As docas de carga, elevadores, sequências de montagem de tendas e horários de início de eventos têm de alinhar, e uma carrinha que chega atrasada é lembrada muito depois do evento.
Faltas e quebras no retorno
Copos, talheres e roupa de mesa voltam em falta, lascados ou manchados. A menos que a contagem e a condição sejam registadas contra o trabalho com evidência, a cobrança por falta é contestada e a perda fica consigo.
Falta de stock na época alta
Todos os sábados de junho estão reservados de uma vez. Cobrir a lacuna significa subalugar cadeiras ou uma pista de dança de outro fornecedor em cima da hora, depois rastrear esse custo e o retorno contra o evento certo.
Como o Renttix ajuda
Construir grandes encomendas de uma vez
Use o assistente de encomendas completo ou o ecrã de encomenda rápida para construir listas longas de linhas rapidamente, e guarde combinações recorrentes como pacotes. Adicionar um pacote coloca cada item na encomenda como sua própria linha, à taxa descontada do pacote e agrupado sob o nome do pacote, para que o inventário e a expedição ainda vejam cada item.
Disponibilidade em eventos sobrepostos
A disponibilidade é verificada para a janela de aluguer exata, incluindo linhas baseadas em quantidade como cadeiras e copos. Janelas de manutenção planeadas e unidades em espera são automaticamente excluídas, para que nada seja prometido duas vezes num fim de semana movimentado.
Expedição cronometrada e planeamento de rotas
Cada encomenda tem uma janela de tempo de entrega, contacto no local e instruções para o motorista. O quadro de expedição planeia o dia por rota, e os limites do veículo em quilogramas ou metros cúbicos impedem que uma carrinha seja carregada além do que pode transportar.
Recolhas e devoluções contadas
A recolha e devolução no armazém são feitas a partir da lista de recolha com leitura de código de barras, e as filas do depósito mantêm cada encomenda a avançar na preparação. Relatórios de danos capturam fotos contra o trabalho, para que as cobranças por quebras e faltas tenham evidência.
Faturação que corresponde ao aluguer
Definições de tarifas e regras de duração de aluguer aplicam cobranças diárias, semanais e de meio da semana de forma consistente. Execuções e lotes de faturas levantam a papelada, e notas de crédito são emitidas e rastreadas no mesmo lugar quando algo precisa de ajuste.
Subaluguer sem perder margem
Quando está em falta, levante um subaluguer contra o evento que cobre, gere a ordem de compra do fornecedor e rastreie-a através de confirmado, em aluguer e devolvido, para que a pista de dança alugada volte ao fornecedor certo.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e orçamento
Construa o orçamento a partir do seu catálogo, revise-o à medida que o cliente altera o número de convidados, e envie-o para aprovação. As revisões são mantidas, para que possa ver o que mudou entre a versão dois e a versão cinco.
Confirmação, depósito e acordo
Converta o orçamento aprovado numa encomenda sem reescrever. Receba um depósito como percentagem ou valor fixo através de um link de pagamento seguro, e envie o acordo de aluguer para assinatura eletrónica.
Preparação e recolha
A lista de recolha vai para o armazém, onde cada item é lido contra a sua linha na encomenda. As encomendas são enfileiradas para entrega mais próxima primeiro, e a recolha não pode ser assinada enquanto uma linha ainda está em falta, a menos que alguém a sobreponha, para que a caixa de copos em falta seja encontrada no pátio em vez de no local.
Entrega, montagem e recolha
O trabalho aparece no quadro de expedição com a sua janela de tempo, contacto no local e instruções para o motorista. O cliente recebe uma mensagem de ETA e um link de rastreamento, e a recolha é planeada como uma paragem própria.
Check-in e fatura
As devoluções são contadas no depósito, faltas e quebras levantadas como relatórios de danos com fotos, e a execução de faturas recolhe o aluguer, as taxas de entrega e os extras numa só passagem.
Integrações relevantes
Stripe
Receba depósitos e saldos por link de pagamento antes do evento, e permita que os clientes liquidem as suas faturas a partir do portal. A encomenda é marcada como paga apenas quando a Stripe confirma o pagamento, não quando o link é enviado.
Xero
Envie faturas e notas de crédito para o Xero para que a faturação de eventos chegue às suas contas sem reescrever, e os pagamentos sejam reconciliados contra o trabalho a que pertencem.
QuickBooks
A mesma sincronização de contabilidade para o QuickBooks Online, com registos de clientes e fornecedores mantidos em sincronia, para que faturas e notas de crédito de eventos cheguem ao seu livro-razão sem reescrever.
Twilio
Envie ao cliente um SMS de ETA no momento em que o motorista marca o trabalho como em rota, com um link de rastreamento ao vivo, para que o coordenador do local saiba quando a carrinha está a chegar sem ligar para o seu escritório.
Google Maps
Os endereços dos locais são escolhidos a partir do preenchimento automático à medida que a encomenda é digitada e geocodificados quando é guardada, para que uma casa de campo ou uma entrada de campo apareça no mapa com coordenadas que o quadro de expedição pode corresponder a uma rota.
Calendar feed
Subscreva o cronograma de operações do Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar, para que cada entrega e recolha esteja no diário que a sua equipa já abre.
Perguntas frequentes
Sim. As encomendas são construídas linha a linha a partir do seu catálogo, e combinações repetidas podem ser guardadas como pacotes. Adicionar um pacote coloca cada um dos seus itens na encomenda como sua própria linha, à taxa descontada do pacote e agrupado sob o nome do pacote, para que o inventário e a expedição ainda vejam cada item. Encomendas longas podem ser criadas através do assistente de encomendas completo ou do ecrã de encomenda rápida, e a lista de recolha é gerada a partir do que está na encomenda.
A disponibilidade é verificada contra a janela de aluguer exata em vez de uma semana inteira, para que eventos sobrepostos de sexta-feira e domingo sejam vistos como o conflito que são. O stock baseado em quantidade, como cadeiras e copos, é agrupado e contado, e unidades em manutenção, marcadas como danificadas ou em espera são excluídas da figura disponível.
As devoluções são verificadas no depósito, e qualquer coisa em falta ou danificada é levantada como um relatório de danos contra a encomenda com fotografias anexadas. Esses registos ficam com o trabalho, para que a cobrança possa ser explicada com evidência em vez de memória. Se uma cobrança precisar de ser revertida mais tarde, uma nota de crédito é levantada e rastreada no mesmo lugar.
Sim. Cada encomenda pode ter um depósito como percentagem ou valor fixo, e o cliente paga através de um link seguro que pode enviar por email a partir da encomenda. Um depósito de segurança reembolsável tomado como uma retenção de cartão em vez de uma cobrança é executado no Airwallex, onde é colocado, capturado ou libertado a partir da própria encomenda. O estado do depósito está na encomenda ao lado do saldo pendente.
Sim. Levante um subaluguer contra o evento que cobre, registe o fornecedor e o custo acordado, e gere a ordem de compra a partir dele. O aluguer é rastreado através de confirmado, em aluguer e devolvido, com pernas de saída e retorno e prova de entrega, para que o stock alugado volte a tempo e o custo de cobrir o evento fique contra a encomenda para a qual foi levantado.
Ambos. Um produto pode ser baseado em quantidade — quinhentas cadeiras contadas como um grupo — ou baseado em ativos, onde cada unidade tem o seu próprio número, histórico e registo de condição. A maioria das empresas de eventos opera uma mistura: cadeiras, roupa de mesa e copos por quantidade, com pistas de dança, geradores e palcos rastreados como ativos individuais.
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