O aluguer de ferramentas é rápido. Um cliente chega às sete e meia a querer um martelo demolidor para o dia, e espera que esteja testado, abastecido e pronto a sair antes que o trânsito aumente. Atrás do balcão está um catálogo com centenas de linhas — algumas serializadas, a maioria em quantidades a granel — a rodar entre depósitos, carrinhas e locais durante toda a semana. O lucro está na rotação e utilização, em vez das tarifas de destaque, por isso equipamento parado e dias não faturados prejudicam. O software justifica-se quando responde a três perguntas sem que ninguém tenha de ir ao armazém: o que está livre nessas datas, o que deve ser devolvido hoje, e o que ainda não foi faturado. O Renttix coloca o balcão, o armazém e o escritório nos mesmos registos.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer de ferramentas
Filas no balcão e papelada
Os clientes profissionais não esperam. Verificar disponibilidade, abrir uma encomenda de conta, imprimir um contrato de aluguer e obtê-lo assinado tem de acontecer no tempo que leva a carregar uma carrinha.
Stock a granel e equipamento serializado
Aluga 300 escoras idênticas por quantidade e 20 geradores por número de série. Um sistema tem de gerir ambos com precisão, ou o balcão promete equipamento que o armazém não consegue realmente encontrar.
Tarifas diárias, semanais e de aluguer prolongado
A mesma broca tem três preços. Cobrar corretamente um fim de semana de sexta a segunda, respeitar o aluguer mínimo, e aplicar uma tarifa de dia extra após a primeira semana é onde a precificação manual perde dinheiro.
Datas de teste e equipamento com defeito
Datas de PAT, intervalos de inspeção e etiquetas de defeito são fáceis de perder entre milhares de itens. Ninguém quer que um transformador ou um cabo de 110V saia do armazém com um teste expirado.
Desativações que ninguém registou
Um cliente liga para desativar e nunca é registado, ou insiste que ligou e não foi. O equipamento fica então no local durante semanas, sem ganhar nada e bloqueando a próxima reserva.
Entregas planeadas num quadro branco
Vinte entregas e recolhas por dia em duas carrinhas, e cada cliente quer uma janela de tempo. As rotas são construídas de memória, e o escritório não consegue dizer onde um motorista realmente está.
Como o Renttix ajuda
Encomenda Rápida no balcão
O ecrã de Encomenda Rápida leva um cliente de passagem a um aluguer ativo numa só passagem — cliente, datas de aluguer, linhas e tarifas, transporte, depois depósito, código de execução de fatura e condições de pagamento. O contrato de aluguer é enviado para assinatura eletrónica e volta assinado contra a encomenda.
Disponibilidade que conta nos dois sentidos
O Renttix mantém quantidades a granel e ativos serializados num só catálogo. A disponibilidade é calculada em tempo real a partir de alugueres comprometidos em cada depósito, e uma reserva em conflito é bloqueada em vez de ser alocada em duplicado silenciosamente.
Definições de tarifas construídas para aluguer
Defina uma unidade base de hora, dia, noite, semana, mês ou bloco por produto, com aluguer mínimo, dias faturáveis e uma tarifa de dia extra para dias além de uma semana completa. A faturação segue as datas reais.
Testes e inspeções que bloqueiam
A configuração de Testes e Inspeções mantém um regime por tipo de item — PAT, PUWER, LOLER — com o seu intervalo, dias de lembrete e registo de certificado. Defina para bloquear e o equipamento em atraso sai da disponibilidade.
Pedidos de desativação e extensão
Os clientes fazem pedidos de desativação e extensão no portal, para que a data fique registada com um carimbo de tempo. O Renttix também envia lembretes de pré-retorno e de atraso, e a Desativação Rápida fecha um aluguer num só passo.
Um quadro de despacho, não um quadro branco
As entregas e recolhas de hoje estão no quadro de despacho por rota, motorista e veículo. Os motoristas confirmam cada paragem com fotos, uma assinatura e GPS, e o cliente recebe um link de rastreamento assim que a carrinha está a caminho.
Fluxos de trabalho principais
Consulta no balcão ou por telefone
Um cliente profissional pergunta o que tem para quinta-feira. Verifique a disponibilidade em tempo real para as datas, precifique a linha a partir da sua definição de tarifa, e faça um orçamento ou vá diretamente para uma encomenda.
Alugar e assinar
Confirme a encomenda, aloque o ativo serializado ou a quantidade a granel, defina o depósito, execução de fatura e condições de pagamento, e envie o contrato de aluguer para assinatura. O equipamento está agora comprometido e fora da disponibilidade.
Preparar e entregar
O armazém prepara de acordo com a lista de preparação, digitalizando cada item à medida que entra na carrinha. O motorista segue a rota a partir da aplicação do motorista e captura fotos, uma assinatura e localização na entrega.
Em aluguer e acompanhamento
O aluguer decorre e as cobranças acumulam-se. Lembretes de pré-retorno são enviados, o cliente pode estender ou desativar através do portal, e qualquer coisa em atraso aparece no relatório de alugueres ativos.
Registar, verificar e faturar
Digitalize o retorno no depósito, registe danos ou peças em falta, e encaminhe o item para a área de lavagem, inspeção ou oficina. As cobranças finais são adicionadas e a encomenda é apanhada pela próxima execução de fatura.
Integrações relevantes
Xero
Faturas, notas de crédito e pagamentos gerados no Renttix são transferidos para o Xero à medida que cada execução de fatura é concluída, para que o balcão de aluguer não tenha de reintroduzir nada nas contas.
Sage
Para armazéns que usam o Sage como livro-razão, faturas e notas de crédito do Renttix sincronizam-se, mantendo a faturação de aluguer e as contas em sintonia sem uma exportação mensal.
Stripe
Aceite pagamentos com cartão contra faturas e permita que clientes de conta paguem online através do portal do cliente, com o pagamento registado de volta na fatura no Renttix.
Airwallex
Aceite um depósito de segurança contra um aluguer como uma retenção de cartão ou uma cobrança direta, com o cliente a autorizá-lo a partir de um link. Se o equipamento voltar danificado, capture parte da retenção contra o reparo e o saldo volta para o cliente.
WooCommerce
Publique o catálogo de aluguer num site WooCommerce com disponibilidade em tempo real e níveis de tarifas. As reservas online chegam como encomendas no Renttix em vez de numa caixa de entrada separada.
Calendar feed
Subscreva uma vez a um URL iCal assinado e as entregas e recolhas do depósito aparecem no Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar com as suas janelas de tempo. Escolha todas as rotas ou apenas uma, e a aplicação de calendário atualiza-a automaticamente.
Perguntas frequentes
Sim. A Encomenda Rápida é feita para alugueres de balcão e telefone — escolha o cliente, verifique a disponibilidade, precifique as linhas e siga em frente. A Desativação Rápida fecha-os da mesma forma. Se também vender consumíveis, os ecrãs de ponto de venda gerem as receitas de balcão e ficam ao lado das encomendas de aluguer no mesmo registo de cliente.
Através de definições de tarifas. Cada produto tem uma unidade base — hora, dia, noite, semana, mês ou bloco — com um período mínimo de aluguer e uma lista de dias faturáveis. Defina de segunda a sexta como faturáveis e os dias de fim de semana deixam de adicionar à conta. Dias além de uma semana completa podem ser cobrados a uma tarifa de dia extra mais baixa em vez de desencadear uma segunda semana completa.
Sim, se assim o desejar. Configure um regime de inspeção — PAT, PUWER, LOLER ou o seu próprio — com um intervalo e os produtos a que se aplica. Cada regime tem uma política de bloqueio: ignorar, avisar ou bloquear. Em bloqueio, um item com um teste em atraso ou falhado é retirado da disponibilidade e não pode ser atribuído sem uma permissão de substituição.
Defina o produto como stock a granel e o Renttix rastreia a quantidade em vez de unidades individuais, por depósito. Produtos serializados recebem um número de ativo, código de barras ou etiqueta QR, e o seu próprio histórico de aluguer e serviço. Ambos vivem no mesmo catálogo, e o inventário reconcilia as quantidades contadas com o livro com uma variação que aprova antes de ser confirmada.
A digitalização de retorno sinaliza o que não voltou. Um relatório de danos regista o item, as notas e fotografias, e a cobrança fica contra a encomenda para que apareça na fatura final. Se um kit estiver incompleto, a definição do kit informa qual o componente em falta. Qualquer coisa realmente perdida abre um caso de investigação que fecha como recuperado, perdido ou baixado.
Sim. Os produtos mantêm stock por depósito, a disponibilidade é calculada por localização, e as transferências de stock movem unidades entre filiais com um passo de receção na outra extremidade. O relatório de localização de ativos informa onde um determinado item está, e o stock do depósito mostra o que cada filial está a manter. A sede ainda vê o quadro completo em todo o grupo.
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