レンタル配車ソフトウェア：配達・ドライバー・機材を計画する方法

1つの機材を1つの拠点から1人の顧客へ届けるのは、すでに解決済みの問題だ。ドライバーを1人選び、住所を伝えれば、あとは出発するだけでいい。しかし同じ日に12件、あるいは20件の機材を12〜20の異なる顧客へ届けるとなると、配達もあれば回収もあり、午前中の固定枠にすでに縛られているものもあれば柔軟なものもあり、まったく別の問題になる。これは順序を組み立てる作業であると同時に、スケジュールを組む作業でもある。どの訪問先が互いに近いか、どのドライバーがすでにその方向に向かっているか、そしてどの住所が実際に到達可能かを、ルートが確定する前に把握しておく必要がある。バンに荷物を積んで出発してから気づくのでは遅い。

これはレンタル配車の中でも、あまり注目されない部分だ。ドライバーが出発した後に起きること、路上で使うドライバーアプリから、顧客が待っている間に目にする配送体験まで、そして受け渡し時にしっかりとした証拠を記録することについては、語るべきことが多い。この記事が扱うのは、そのすべてより前の段階、つまりオフィスの計画画面で、ドライバーが拠点を出発する前に、その日のラウンドが実際に組み立てられる場面についてである。ラウンドの組み立てが悪ければ、どれだけ洗練されたアプリや受け渡し証拠があっても、その後に起きる問題は解決しない。同じ郵便番号を1日に3回横切るドライバー、サービスエリア外だと誰も気づかないまま停車してから初めて発覚する訪問先、先週のリストからラウンドを組み直す人がいなかったために忘れられる常連客の週次訪問といった問題だ。

その日のラウンドの出発点は、すでに存在している予約であるべきで、その朝ルートを計画する担当者が新たに打ち込んだリストであってはならない。レンタル注文には、配達先住所、出て行く品目や戻ってくる品目、現場の担当者、関係する日付がすでに含まれている。これらの情報は注文を受けた時点で記録されたものであり、配車の段階で新たに作られるものではない。これらの情報を別の計画ツールに再入力することこそ、まさにミスが入り込む場所である。郵便番号の桁の入れ替わり、間違った行からコピーされた連絡先番号、実際に見積もった数量からいつの間にかずれてしまう品目数などだ。

Renttixでは、配達と回収の案件が並行するスプレッドシートではなく、注文そのものから情報を取り込んで、直接配車ボード上で計画される。これは見た目以上に重要だ。その日のラウンドを計画する担当者は、顧客の注文が存在するのと同じ記録をもとに作業を進めるため、注文への変更、数量の修正、現場担当者の変更、日程の再調整といった変更が、そのままボード上に表示される変更となる。ルート計画を担当する別の人へ、わざわざ個別に伝える必要はない。

その日の案件が揃ったら、次はドライバーが実際に理にかなった順序でこなせるように並べる作業になる。これは特別なことではない。互いに近い配達と回収を同じルートにまとめること、1人のドライバーが街中をジグザグに走り回る一方でもう1人のドライバーが3本先の通りを担当するような事態を避けることは、ルート計画における基本的で、よく知られた原則だ。その価値は明快で、走行距離が減り、訪問先の間で無駄になる時間が減り、次に何が来るか見当もつかないカーナビにストップごとに指示されるのではなく、ドライバーが頭の中に入れておけるラウンドになる。

配車ボード上では、案件がルートごとにグループ化され、直接ドライバーに割り当てられる。そのため一日を計画する担当者は、ラウンドの全体像が組み立てられていく様子をそのまま見ることができる。どの訪問先を一緒にすべきか、どのドライバーがすでに軽い一日を抱えていてもう1件受けられるか、そしてどの案件がまだ誰にも割り当てられていないかがわかる。この全体像を印刷したリストと別の地図をやりくりする代わりに配車ボード上に組み立てることで、ラウンドは複数の書類が出発までにすべて一致している必要があるものではなく、1つの計画として存在するようになる。

配車計画において最も避けやすい問題の1つが、そもそも受け付けるべきではなかった住所だ。電話で受けた予約や、新規注文に流用された古い顧客住所が、拠点が現実的に対応できるエリアの外にあることがある。そして誰かがそれに気づくのは、たいてい予定の時刻から40分遅れてドライバーが門の前に車を停め、オフィスに電話をかけてどうすればいいか尋ねる段階になってからだ。

Renttixはこれを計画段階で処理し、路上では処理しない。各拠点には地図上にポリゴンとして定義されたサービスエリアがあり、配達先住所はそれと照合される。連携したオンラインストア経由の注文は、住所が該当拠点のカバレッジ外であればチェックアウト前にブロックされるため、その予約はそもそも受け付けられない。別の経路でボードに届いた注文についても、一日を計画する際に同じチェックが適用される。拠点のサービスエリア外の訪問先は、ラウンドがまだ組み立てられている段階で配車ボード上にエリア外として表示され、バンが拠点を出発した後に発覚することはない。ここに本質的な違いがある。ある案件が現実的かどうかという判断は、正しい拠点に再割り当てしたり顧客に確認したりする時間がある計画画面上で行われるのであって、路肩に停まった誰かの携帯電話の上で行われるのではない。

レンタル事業の多くは繰り返しの取引だ。同じ顧客が毎週同じ曜日に同じ品目を借りたり、数か月にわたって固定間隔で配達と回収が続く契約があったりする。パターンが決して変わらない顧客であっても、毎日まっさらな状態からラウンドを計画するのは無駄な労力であり、信頼性の面でもリスクになる。明日のラウンドの組み立てが、特定の顧客の週次訪問が来ることを誰かが覚えているかどうかに依存しているなら、遅かれ早かれ誰かが忘れてしまう。

定期スケジュールは、配車の案件そのものを自動生成することでこの問題を解決する。パターンを一度設定すれば、それ以降は該当する配達と回収が正しい曜日に自動的にボード上へ現れ、あらかじめ自分のホームルートが付与された状態になる。翌週を計画する拠点はゼロから始めるわけではない。定期訪問はすでに該当する曜日に配置されており、実際の計画作業は新規または単発の案件を組み込み、すでに存在するスケジュールの周りに収めることが中心になる。

関連するが別のケースとして、単発の配達と最終的な1回の回収ではなく、継続的なサービス要素そのものを含むレンタルがある。毎週メンテナンスが必要な長期レンタルの簡易トイレは、最もわかりやすい例だ。ユニットは一度だけ現地に運ばれるが、レンタルが続く限り、ドライバーは決まった周期で現地に戻らなければならず、それぞれの訪問はそれ自体が独立した案件であり、実施されたことを示す独自の記録を持つ。

注文にサービスラインを追加することで、これを直接処理できる。Renttixはその時点からレンタル期間全体の訪問スケジュールを生成し、それぞれの訪問は予定済みから完了、そして請求準備完了まで、独自のライフサイクルを通じて追跡される。この最後のステップは、請求と同じくらい計画にとっても重要だ。完了して請求準備完了の状態にある訪問は、案件が実際に行われ正しく締めくくられたことを示す目に見える合図であり、月末になって別途催促しなければならないものではなくなる。

ラウンドをうまく計画することは、仕事の半分にすぎない。ドライバーが出発した後、実際にどう進んでいるかを把握することが、残り半分だ。案件が割り当てられ、ドライバーがそれに取り組み始めると、そのステータスはリアルタイムでオフィスに表示される。進行中、保留中、完了のいずれであっても、案件は計画されたのと同じボード上に表示され、ドライバーが一日の終わりに拠点へ戻ってから初めてわかる、ということはない。

配車担当者にとって、これはまだ何か手を打てる時間があるうちに問題に対応することと、事後に知ることの違いだ。ルートの先の方にある案件が、前の訪問先が予定より長引いたために遅れそうな場合、それは残りの一日をまだ調整できるうちに見えるようになる。ドライバー自身が案件の中で経験すること、署名や写真などの記録については、それ自体で1本の記事に値するテーマだ。計画の側から見て重要なのは、配車ボードとドライバーアプリが同じ基礎となる案件を参照しているということであり、手作業で突き合わせなければならない2つの別々のシステムではないということである。

例として、翌日の配達と回収を混在ラウンドで計画している拠点を考えてみよう。その週に入ってきた単発の新規注文がいくつか、週次メンテナンス訪問が期限を迎えた長期レンタルがいくつか、そして終了するレンタルの回収が2件ある。これらのどれも、別々のリストから組み立てる必要はない。単発注文がボード上にあるのは、そもそも注文として予約されたからであり、週次メンテナンス訪問がすでにそこにあるのは、それぞれのサービスラインによって生成されたからであり、回収がボード上にあるのは、そのレンタルの終了日がそれを発生させたからだ。その朝の計画担当者の実際の仕事は、エリア外とフラグされた住所を確認し、残りの訪問先をエリアごとに理にかなったルートへグループ化し、勤務中のドライバーへ割り当てることであって、すでにほぼ出来上がって整理されるのを待っていたラウンドを一から作り直すことではない。

これこそが、配車計画をドライバーアプリとも配達記録とも異なる、独立した専門分野として扱うべき本当の理由だ。それは、1日が順序よく組み立てられた現実的な計画になるか、それとも午前半ばに崩れてしまう良い意図のリストになるかが決まる段階である。自社の拠点、サービスエリア、常連客を使って、こうした混在ラウンドが自社の配車ボード上でどう見えるかを確認したいなら、デモを予約していただければ、一緒に見ていく。