Gestion des services sur le terrain

Une intervention qui commence à l'atelier y finit rarement. Les ingénieurs se rendent sur les sites clients, découvrent des problèmes qui n'étaient pas prévus initialement, et ont besoin de réponses du bureau pendant qu'ils se trouvent devant la machine.

Renttix traite les services sur le terrain comme un flux de travail de premier ordre. Chaque ingénieur ouvre les interventions du jour dans l'application Renttix Field et les traite avec la même structure que celle utilisée à l'atelier — démarrer l'intervention, la mettre en pause, l'interrompre en attendant des pièces, la reprendre, la terminer. Le bureau voit chaque changement de statut en temps réel.

Les listes de contrôle d'entretien sont générées automatiquement à partir du type de tâche, de sorte qu'un ingénieur effectuant l'entretien d'un groupe électrogène voit les contrôles correspondants, et qu'un ingénieur inspectant une nacelle élévatrice voit les vérifications requises pour ce type d'équipement. Les éléments obligatoires doivent être remplis avant que l'intervention ne puisse être clôturée, ce qui signifie que la norme que vous définissez au bureau est la norme appliquée sur site.

Le temps passé sur l'intervention est enregistré au fur et à mesure, un chronomètre actif suggérant la saisie de main-d'œuvre à la fin. La main-d'œuvre est comptabilisée en heures sur l'intervention selon vos tarifs de bureau — plus de feuilles de temps à déchiffrer en fin de semaine, plus d'heures oubliées silencieusement amorties.

Et la machine n'a pas besoin d'être la vôtre. L'équipement appartenant au client est entretenu via le même flux de travail avec son propre historique, de sorte que la partie service de votre entreprise couvre tout ce que vous gérez — et pas seulement ce que vous louez.

L'intervention n'est pas terminée une fois le travail effectué. Elle est terminée lorsque le client reconnaît que le travail est fait, et qu'il existe un registre pour le prouver.

La fiche de travail dans Renttix Field réunit le travail effectué, les pièces utilisées, les contrôles réalisés et les photos du site dans un seul document. Le client l'examine sur l'appareil de l'ingénieur et signe à l'écran, en personne. La signature est liée à cette fiche de travail et stockée avec l'ordre de travail.

Un rapport d'intervention signé en PDF est généré sur place et peut être partagé avec le client avant que l'ingénieur ne quitte le site — par e-mail, message, ou toute autre méthode de partage prise en charge par l'appareil. Votre bureau reçoit le même document lié au dossier de l'intervention, sans que personne n'ait à scanner des documents ou à taper des notes de mémoire.

Les litiges concernant ce qui a été fait, quand, et si le client l'a accepté deviennent de brèves conversations. Le document existe, il est signé, et il a été créé au moment même où le travail a été effectué.

La plupart des visites de service sur le terrain font apparaître quelque chose en plus — une pièce usée, une panne que le client n'avait pas signalée, un travail nécessitant une nouvelle visite. Ce qui différencie une opération organisée d'une opération chaotique, c'est ce qui se passe ensuite.

Les ingénieurs utilisent des pièces directement depuis le stock de leur utilitaire, et les pièces sont automatiquement ajoutées à l'intervention — facturées via le même moteur de facturation que celui de l'atelier, avec le stock déduit une seule fois. Si l'utilitaire ne transporte pas la pièce, l'ingénieur émet une demande de pièces depuis le site. L'intervention est mise en attente, le bureau voit la demande dans la boîte de réception des opérations sur le terrain, et rien ne se perd lors d'un appel téléphonique.

Lorsque le client souhaite un devis pour un travail supplémentaire, l'ingénieur établit une estimation sur place en utilisant vos tarifs de bureau et le catalogue de pièces en direct. Le client reçoit un vrai devis — et non un chiffre griffonné sur un bout de papier — et l'estimation est liée à l'intervention initiale pour le suivi.

Les dépenses, les messages au bureau et les demandes d'interventions de suivi empruntent toutes la même voie. Tout ce qu'un ingénieur saisit sur le terrain atterrit dans le système que le bureau utilise déjà, et tout fonctionne d'abord hors ligne — saisi sur site, synchronisé dès que la connexion revient.