Prova de entrega eletrónica no aluguer de equipamentos: o que registar e como funciona

A prova de entrega eletrónica, normalmente abreviada para ePOD, é o registo que um motorista cria num telemóvel ou tablet no momento em que o equipamento muda de mãos: o que foi entregue, a quem, onde, quando, em que estado, e a confirmação do cliente de tudo isso. Numa empresa de estafetas, esse registo encerra o serviço. Numa empresa de aluguer faz algo mais importante, porque o equipamento vai voltar. O registo de entrega torna-se a referência com que todas as questões posteriores são comparadas: a máquina foi danificada em obra ou antes de chegar, o aluguer começou no dia que o cliente pensa, e iam doze painéis de entivação no camião ou dez.

As guias de entrega em papel foram concebidas para um mundo em que o escritório via a cópia assinada um ou dois dias depois, se o motorista se lembrasse de a entregar. As cópias químicas esborratam, as assinaturas são ilegíveis, as fotografias ficam num telemóvel pessoal e a hora escrita na guia é a que o motorista estimou ao preenchê-la. Nada disto é um problema até um cliente contestar uma fatura, que é precisamente o momento em que a guia é necessária.

Um registo eletrónico corrige o formato, não o motorista. A mesma informação é captada de cada vez, pela mesma ordem, com um carimbo temporal que o motorista não escolhe, e está no escritório assim que é gravada. É essa consistência que torna o registo útil como prova, e é o que permite ao resto da empresa, da faturação ao fim do aluguer e à cobrança de danos, confiar nele.

O valor do ePOD vem da completude de cada registo, não do facto de ser digital. Uma fotografia de uma assinatura não é uma prova de entrega. Os elementos seguintes são o mínimo que uma empresa de aluguer deve esperar dos seus motoristas em cada entrega.

A encomenda, os artigos e as quantidades

O registo deve referenciar a encomenda ou o contrato de aluguer que cumpre, listar cada linha entregue com as quantidades e identificar individualmente os equipamentos com número de série. Se a encomenda era de dez barreiras de peões e saíram oito porque duas estavam danificadas no parque, o registo tem de indicar oito, ou a contagem no fim do aluguer nunca vai bater certo.

Onde e quando

A morada de entrega não chega numa obra grande. Registe o local exato, seja o estaleiro, o piso ou o número do lote, porque o encarregado do cliente raramente é quem descarrega o equipamento, e o motorista da recolha pode ser outra pessoa. A hora deve ser registada pelo dispositivo, não digitada pelo motorista, para que o início do aluguer e qualquer tempo de espera fiquem fora de discussão.

Estado à chegada

As fotografias tiradas no momento da entrega são a única prova que separa danos ocorridos em obra de danos no transporte ou de desgaste pré-existente. Planos gerais que mostrem o equipamento colocado, grandes planos de qualquer marca já existente e leituras de horas em máquinas motorizadas pertencem todos ao registo. O nosso guia para fotografar danos em aluguer explica como tirar fotografias que se aguentam quando uma cobrança é questionada.

Quem aceitou

Uma assinatura desenhada no ecrã, com o nome do signatário em maiúsculas e, idealmente, a sua função. Se o representante do cliente se recusar a assinar, ou se não estiver ninguém presente, o registo deve dizê-lo explicitamente e as fotografias devem mostrar o equipamento deixado no local combinado. «Deixado em obra» sem provas é a posição mais fraca em que uma empresa de aluguer pode estar.

Exceções

Entregas parciais, artigos recusados, problemas de acesso, um pedido para descarregar noutra morada: cada caso deve ser registado no momento, com um motivo. As exceções escritas no verso de uma guia de entrega raramente chegam à fatura.

A maioria dos litígios no aluguer cabe num punhado de padrões, e o registo de entrega responde a quase todos.

«Nunca chegou.» Um registo com carimbo temporal, localização, fotografias do equipamento no lugar e uma assinatura acaba com esta conversa antes de começar. Sem ele, a empresa depende da memória de um motorista sobre uma entrega feita há três semanas.

«Já estava danificado.» As fotografias de entrega estabelecem o estado no momento da passagem. Se o painel amolgado está visível na fotografia de entrega, não há cobrança; se não está, a cobrança é sustentável e a maioria dos clientes aceita-a.

«Entregaram menos do que nos cobraram.» Quantidades linha a linha no registo de entrega, confirmadas pela assinatura do cliente, permitem verificar a fatura contra provas e não contra a encomenda original.

«O aluguer devia ter terminado na semana passada.» O registo de entrega põe o relógio a contar e o registo de recolha pára-o. Quando ambos têm o carimbo temporal do dispositivo, o período de aluguer é um facto registado, e um processo de fim de aluguer disciplinado torna-se muito mais fácil de fazer cumprir.

Pense numa loja de aluguer de ferramentas com várias centenas de equipamentos a circular entre clientes todas as semanas. Se as guias de entrega voltam em papel ao fim do dia, o escritório está normalmente dois ou três dias atrasado em relação à frota: as faturas saem com base no que estava planeado e não no que foi entregue, e cada dúvida implica encontrar uma guia, decifrar uma assinatura e telefonar ao motorista. O que importa num registo eletrónico não é o tablet. É que o escritório, o motorista e o cliente estão a olhar para os mesmos factos no mesmo dia.

Os motoristas nunca deviam ter de digitar o que estão a entregar. Se a encomenda já lista os artigos, as quantidades, os números de equipamento, a morada da obra, o contacto e a janela de entrega, o registo de entrega deve ser gerado a partir dela, e o trabalho do motorista é confirmar, ajustar e comprovar, não voltar a introduzir dados. Cada campo que um motorista tem de digitar junto ao taipal de um camião é um campo que acabará por estar errado.

No Renttix, a encomenda de aluguer transporta os detalhes logísticos desde que é criada: os artigos e quantidades, as datas de entrega e recolha e a obra para onde o equipamento vai. Os trabalhos de entrega e recolha são planeados a partir dessas encomendas no quadro de despacho, agrupados por rota e atribuídos a motoristas, de modo que o trabalho que chega ao dispositivo do motorista já sabe para que serve. O fluxo de despacho de aluguer descreve como as rotas são planeadas e atribuídas; o registo de entrega é simplesmente o último passo desse mesmo trabalho. Para clientes com visitas periódicas, os agendamentos recorrentes geram os trabalhos por si, pelo que a prova de entrega de uma visita semanal é captada na visita certa sem que ninguém a tenha de recriar.

Essa ligação entre encomenda e registo é o que torna a prova útil mais tarde. Um registo assinado que referencia a encomenda 1024, linha 3, número de série KX-2231 encontra-se a partir da encomenda, do equipamento ou da conta do cliente. Uma fotografia no rolo de um motorista não se encontra a partir de lado nenhum.

Os motoristas Renttix concluem entregas e recolhas na aplicação Renttix Field, a mesma que os técnicos usam para trabalhos de assistência. Em cada trabalho, o motorista capta uma assinatura no ecrã, tira fotografias de entrega ou de recolha e atualiza o estado do trabalho, com a localização do dispositivo registada no trabalho. Cada alteração de estado é visível no escritório no momento em que acontece, por isso a pergunta sobre se o gerador já chegou à obra responde-se a olhar para o trabalho e não a ligar ao motorista.

Duas decisões de conceção pesam mais do que a lista de funcionalidades. A primeira é que a aplicação funciona primeiro offline: assinaturas, fotografias, respostas de checklists e mensagens ficam guardadas no dispositivo e sincronizam-se assim que a ligação regressa, pelo que uma sala técnica numa cave ou uma obra rural não significam um registo em falta. A segunda é que o que tem de ser captado é uma questão de política e não de hábito. As políticas de passagem no Renttix definem que provas têm de existir para o equipamento mudar de mãos, sejam assinaturas, fotografias ou leituras de contador, e a plataforma aplica essa política no momento da passagem. Um motorista com pressa não consegue concluir o trabalho sem as provas, que é precisamente o ponto fraco de qualquer sistema em papel.

Quando uma visita envolve trabalho para além de uma entrega, como a manutenção de um contentor de estaleiro ou uma reparação numa máquina alugada, as ferramentas de gestão de serviço em campo acrescentam checklists geradas a partir do tipo de tarefa, peças usadas do stock da carrinha e uma folha de obra que o cliente assina no local e que se torna de imediato um PDF assinado. O lançamento do Renttix Field é descrito em Renttix Field: trabalhos de assistência, folhas de obra e validação do cliente.

A prova de entrega é também uma ferramenta de serviço ao cliente, e o momento mais útil para a partilhar é antes de alguém a pedir. Quando um motorista Renttix arranca, o cliente recebe um SMS ou um e-mail, consoante os dados registados, com uma hora estimada de chegada e uma ligação de seguimento segura. A ligação abre uma página com um mapa em direto, sem login e sem aplicação para instalar, e a estimativa de chegada é recalculada a partir do percurso rodoviário sempre que a página é atualizada. Assim que o trabalho fica concluído, a mesma página mostra a prova de entrega.

O registo fica depois associado à conta. Através do portal do cliente, os clientes veem as encomendas em curso, o equipamento que têm em cada uma das suas obras, as faturas e os documentos anexados à conta, prova de entrega incluída. Quando um encarregado quer saber o que foi entregue na terça-feira, pode consultar em vez de ligar, e o escritório dedica o tempo aos alugueres e não a procurar papéis. O panorama completo do que o Renttix oferece para a comunicação de entregas está na página experiência de entrega.

Tudo o que é captado na entrega deve ser captado de novo na recolha, porque é o registo de recolha que encerra o aluguer e sustenta todas as cobranças seguintes. A hora a que o motorista chegou e a hora a que o equipamento foi carregado estabelecem o fim do período de aluguer e qualquer tempo de espera. As fotografias no momento da recolha estabelecem o estado em que o cliente devolveu o equipamento, antes de este ter viajado num camião e ficado parado num parque. As quantidades confirmam o que voltou; os artigos em falta são registados como em falta no local, e não descobertos numa contagem de stock um mês depois.

O registo de recolha passa depois o testemunho à loja. No Renttix, as devoluções são rececionadas com registo do estado e sinalização de danos como parte do fluxo de armazém, pelo que a inspeção da equipa do parque fica registada no mesmo equipamento e na mesma encomenda que as fotografias do motorista. Quando é emitida uma cobrança por danos ou uma dedução à caução, a cadeia de provas vai da fotografia de entrega à fotografia de recolha e à inspeção no parque sem falhas, e sem que ninguém a tenha de reconstituir depois.

Passar do papel para a prova de entrega eletrónica é sobretudo uma questão de decidir o que o registo tem de conter e depois eliminar a opção de o saltar. Alguns pontos práticos de empresas de aluguer que já deram o passo:

Defina o registo mínimo para cada tipo de trabalho, seja entrega, recolha, visita de assistência ou troca, e configure-o como requisito e não como sugestão. O registo que lhe poupa dinheiro é o que foi feito no dia em que nada parecia estar mal.

Dê aos motoristas uma norma para as fotografias: quantas, de que ângulos e o que fazer quando o cliente não está presente. A consistência importa mais do que a quantidade.

Escolha ferramentas que funcionem sem rede. O trabalho de campo acontece em caves, em obras novas e em zonas rurais; um sistema que precisa de ligação para gravar uma assinatura vai criar falhas exatamente onde os registos mais importam.

Torne o registo visível para quem o usa. O pessoal do balcão que responde a dúvidas, a equipa financeira que emite faturas e o próprio encarregado do cliente devem todos conseguir encontrar o registo de entrega a partir da encomenda, não numa pasta partilhada.

Trate as exceções como dados. Entregas parciais, recusas e problemas de acesso devem ser captados com um motivo, para que a fatura, a nova entrega e a conversa com o cliente partam da mesma informação.

O Renttix cobre toda a cadeia num único sistema: a encomenda transporta os detalhes logísticos, o despacho planeia as rotas, a aplicação Field capta as provas, offline se for preciso, e o cliente vê-as através da página de seguimento e do portal. Para ver como isso se aplica à sua frota e aos seus motoristas, marque uma demonstração e percorremo-la com os seus próprios exemplos.