Stempeln und Zeiterfassung
Die meisten Mietunternehmen führen ihre Lohnabrechnung mit einer Mischung aus Papier-Stundenzetteln, Tabellen und Erinnerungsvermögen. Die Stunden, die Ihr Unternehmen bezahlt, und die tatsächlich gearbeiteten Stunden driften auseinander, und niemand bemerkt es, bis die Margen schrumpfen.
Mit aktiviertem Personal-Modul stempeln die Mitarbeiter dort, wo sie bereits arbeiten. Fahrer und Techniker stempeln zu Beginn ihrer Schicht über die Renttix Field-App. Büroangestellte stempeln über ihr eigenes Profil im Web-System. Jeder Stempelvorgang landet im selben Anwesenheitsprotokoll, sodass es eine einzige wahre Version der gearbeiteten Stunden gibt.
Die Zeiterfassungsansicht zeigt die Stunden pro Person über einen beliebigen Zeitraum – wer gearbeitet hat, wie lange und wer gerade stempelt. Da Renttix auch abrechenbare Arbeitsstunden pro Auftrag erfasst, können Sie Anwesenheit und abgerechnete Stunden nebeneinander sehen und die Auslastung verstehen, anstatt sie zu schätzen.
Es gibt keine separate App zu kaufen, keine Export-Import-Routine und kein zweites System, das Ihr Team erlernen muss.
Urlaubsbuchung und Genehmigung
Urlaubsanträge verursachen unverhältnismäßig viel Reibung für die Größe der Entscheidung. Jemand fragt in einem Flur, die Antwort existiert nur im Kopf einer anderen Person, und drei Wochen später sind zwei Fahrer in Ihrer geschäftigsten Woche im Urlaub.
In Renttix buchen Mitarbeiter den Urlaub von dem Ort aus, an dem sie sich gerade befinden – der Field-App für Techniker und Fahrer, der Profilseite für Büroangestellte. Sie sehen ihren eigenen Kontostand, bevor sie fragen: Anspruch für das Jahr, gebuchte Tage, Tage in der Genehmigung, verbleibende Tage.
Anträge reihen sich zur Genehmigung in der Personal-Konsole ein. Manager sehen, wer anfragt, für welche Daten, wie viele Arbeitstage es kostet und ob eine Notiz angehängt ist. Mit einem Klick genehmigen oder ablehnen, mit einer Entscheidungsnote, falls gewünscht. Überschneidende Anträge derselben Person werden automatisch abgelehnt, und ein Antrag, der das Restkontingent überschreitet, erreicht die Warteschlange gar nicht erst.
Krankheitstage, unbezahlter Urlaub und andere Abwesenheitsarten werden auf dieselbe Weise erfasst, um die Übersichtlichkeit zu wahren, ohne den Urlaubsanspruch zu verringern.
Nach Ihren Richtlinien konfiguriert, nicht nach denen anderer
Urlaubsregeln unterscheiden sich zwischen Ländern, Branchen und Unternehmen – deshalb schreibt Renttix keine vor. Sie legen den Jahresanspruch in Arbeitstagen fest und können ihn pro Person für langjährige Mitarbeiter oder Teilzeitkräfte überschreiben.
Auch die Zählung der Arbeitstage ist konfigurierbar. Standardmäßig werden Wochenenden nicht auf einen Antrag angerechnet – eine Pause von Freitag bis Montag kostet zwei Tage, nicht vier. Wenn Ihre Teams am Wochenende arbeiten, aktivieren Sie die Wochenendzählung und jeder Tag zählt.
Die eigentliche Genehmigung ist optional. Lassen Sie sie aktiviert und die Anträge reihen sich für einen Manager ein. Schalten Sie sie aus und Buchungen werden in dem Moment genehmigt, in dem sie getätigt werden – nützlich für kleinere Teams, die dem Kalender vertrauen.
Das gesamte Modul wird über die Systemeinstellungen gesteuert. Bis Sie es aktivieren, erscheinen nirgendwo Stempel-Buttons, Urlaub-Bildschirme oder Konsolen. Und eine bewusste Grenze: Beschäftigungsdaten sind vollständig vom Renttix KI-Assistenten ausgeschlossen. Stunden, Abwesenheiten und Urlaubsentscheidungen bleiben zwischen Ihren Mitarbeitern und ihren Managern.
Von geleisteten Stunden bis zur Auszahlung
Zeiterfassung ist nur dann sinnvoll, wenn sie ohne erneute Eingabe direkt in die Lohnabrechnung übernommen wird. Renttix berechnet die bereits erfassten Stunden – dabei werden Ihre Überstundenregelungen berücksichtigt, Pausen abgezogen und nur einmal gerundet – sodass der Wert, der das System verlässt, genau dem entspricht, was Ihre Lohnabrechnung erwartet.
Festangestellte Mitarbeiter werden korrekt und nicht nur angenähert behandelt. Das Gehalt wird anteilig auf die tatsächlich beschäftigten Tage verteilt, basierend auf der von Ihnen gewählten Basis – monatlich, wöchentlich oder jährlich – so zahlt ein voller Monat genau den Monatslohn, und Einsteiger oder Ausscheider während des Abrechnungszeitraums erhalten nur die für ihre Tage entsprechende Vergütung.
Anpassungen und Auslagen Prämien, Nachzahlungen und Zuschläge werden als Zuschläge eingetragen; Vorschüsse, Uniformkosten und Pfändungen als Abzüge. Beide werden steuerlich vor Erhebung im betreffenden Zeitraum erfasst, sodass das bereinigte Brutto für die Lohnabrechnung vollständig ist. Kilometerpauschalen werden serverseitig anhand der Entfernung und Ihres Satzes berechnet – ohne sich auf manuell eingegebene Werte verlassen zu müssen.
Übertragung in die Lohnabrechnung Für die Lohnabrechnung in Großbritannien werden berechnete Stunden als Entwurfs-Stundenzettel in Xero Payroll übertragen – dabei handelt es sich ausschließlich um Stunden, nicht um Geldbeträge. Xero verwaltet Löhne, Steuern, National Insurance, RTI und Lohnabrechnungen; Renttix führt keine Abgaben oder Zahlungen durch. Für andere Länder wird der gleiche Zeitraum im Sage-Format oder als CSV-Datei für jeden Anbieter exportiert. Nach dem Export eines Abrechnungszeitraums wird dieser gesperrt, sodass spätere Änderungen nur bewusst als Korrektur vorgenommen werden können und keine stillschweigende Veränderung eines bereits von der Lohnabrechnung genutzten Werts erfolgt.
Abwesenheiten, die Sie wirklich im Griff haben
Urlaub ist die einfache Sache. Die kostenintensiven Abwesenheiten für ein Vermietungsunternehmen sind jene, die ungeplant auftreten, und ihre Verwaltung erfordert mehr als nur die Erfassung eines Zeitraums.
Krankmeldungen werden mit den erforderlichen Nachweisen erfasst — bei kurzen Abwesenheiten eine Eigenbescheinigung, bei Bedarf eine Krankschreibung — und Renttix signalisiert, wenn eine Abwesenheit die Dauer der Eigenbescheinigung überschreitet, ohne dass ein entsprechendes Attest vorliegt. Vor Abschluss der Akte kann ein Rückkehrgespräch nötig sein.
Das Muster erkennen, nicht nur die Summe Renttix berechnet den Bradford-Faktor für jeden Mitarbeiter: Fehltage in Quadratform multipliziert mit der Anzahl der Abwesenheitstage. Dieser Wert ist gezielt so gewichtet, dass vier einzelne eintägige Fehlzeiten stärker ins Gewicht fallen als eine zusammenhängende vier Tage dauernde Erkrankung, weil die ersten den Dienstplan stärker stören. Legen Sie einen Schwellenwert fest, und die Mitarbeiter, bei denen Gesprächsbedarf besteht, erscheinen automatisch.
Gesundheitsdaten werden als solche behandelt Krankheitsinformationen sind besonders schutzwürdig und werden dementsprechend behandelt. Sie sind aus allen allgemeinen Abwesenheitsübersichten ausgeklammert, nicht Teil des Audit-Trails und hinter einer eigenen Berechtigungsstufe geschützt — ein Zugang, der Stundenblätter lesen kann, aber keine Krankheitsangaben einsehen darf.
Einsatzplanung, Verfügbarkeit und Vertretungen
Ein Dienstplan ist ein verbindliches Abkommen darüber, wer wann wo sein wird. Renttix prüft diese Zusagen sorgfältig gegen alle anderen vorhandenen Informationen, bevor Sie sie freigeben.
Die Zuweisung einer Schicht wird im Hinblick auf bestehende Schichten, genehmigten Urlaub, die angegebene Verfügbarkeit der Person und – bei Fahrern – deren zulässigen Dienstzeitrahmen geprüft. Konflikte werden direkt bei der Planung sichtbar, nicht erst am nächsten Morgen um sechs Uhr, und können bewusst überschrieben werden, wenn ein triftiger Grund vorliegt.
Mitarbeiter pflegen ihre Verfügbarkeit selbst Mitarbeiter legen ihre regelmäßigen freien Tage sowie einmalige Sperrzeiten direkt in der Renttix Field App fest. Die Disposition plant auf der Basis dessen, was das Personal tatsächlich angegeben hat, statt sich auf vage Erinnerungen zu verlassen.
Schichttausch ganz ohne Telefonate Mitarbeiter können eine veröffentlichte Schicht anbieten, die sie nicht wahrnehmen können. Kollegen melden sich freiwillig, die Disposition genehmigt eine passende Vertretung, und die Schicht wird neu zugeteilt – selbstverständlich mit denselben Kollisionstests für den Nachfolger. Ein Abwesenheitskalender zeigt dem Team, wer nicht da ist, ohne dass Rückschlüsse auf den Grund gezogen werden können: Art und Grund der Abwesenheit bleiben vertraulich zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem.
Aufzeichnungen, Verträge und Onboarding
Beschäftigungsverhältnisse erzeugen Unterlagen, die Jahre später vorgelegt werden müssen. Renttix speichert diese Dokumente der betreffenden Person zugeordnet – nicht in einem Aktenschrank oder auf einem gemeinsamen Laufwerk, das niemand geprüft hat.
Verträge, Angebotsbriefe, Handbücher, Richtlinien, Nachweise über das Arbeitsrecht, Beurteilungen und Disziplinarakte werden pro Mitarbeiter abgelegt, mit einer Sichtbarkeit, die Sie steuern. Dokumente, die unterschrieben werden müssen, werden an den Mitarbeiter gesendet, der direkt in der Renttix Field App unterschreibt – das Eintippen seines Namens gilt als Unterschrift, erfasst mit Zeitstempel und Gerät. Ein unterzeichnetes Dokument kann nicht wieder in einen nicht signierten Zustand geändert werden; die Signatur ist ausschließlich durch Unterschreiben erreichbar.
Onboarding, das abschließt Das On- und Offboarding läuft als Checkliste, basierend auf Ihren eigenen Vorlagen, mit Aufgaben, die jeweils dem Verantwortlichen zugewiesen werden. Aufgaben, die von Unterlagen abhängen, werden automatisch erledigt, sobald das Dokument unterschrieben oder hochgeladen wurde, sodass die Checkliste die tatsächliche Situation widerspiegelt und nicht nur jemanden Erinnerungen daran.
Nichts verfällt stillschweigend Lizenzen, Berechtigungen, ärztliche Bescheinigungen und unterschriebene Dokumente haben alle Ablaufdaten. Eine tägliche Prüfung erzeugt für jeden Mandanten eine zusammengefasste Benachrichtigung bei 30 Tagen, 7 Tagen und am Ablaufdatum – doppelte Meldungen werden vermieden, sodass eine Verlängerung einen neuen Zyklus startet und Wiederholungen unbemerkt bleiben, damit niemand lernt, Warnungen zu ignorieren.
Einhaltung von Lenk- und Arbeitszeitvorschriften
Dort, wo Ihre Mitarbeiter fahren, sind die Höchstgrenzen gesetzlich vorgeschrieben und keine bloße Richtlinie – und Verstöße haben direkte Konsequenzen.
Renttix liefert regionale Voreinstellungen und setzt nicht einfach auf ein einheitliches Regelwerk. Die US FMCSA-Grenzen für den Güterverkehr sind Standard – elf Stunden Fahrzeit, ein vierzehnstündiges Dienstfenster, sechzig oder siebzig Stunden rollierend – ergänzt durch FMCSA-Personenbeförderung, kanadische Bundesregelungen, EU 561, britische nationale Vorgaben sowie die australische NHVR. Sie wählen das geltende Regime aus, die Software übernimmt den Rest.
Gemessen nach den offiziellen Vorschriften Grenzen beziehen sich auf Dienstperioden, nicht auf Kalendertage. Renttix erstellt diese Perioden aus aufeinanderfolgenden Schichten mit der jeweils vorgeschriebenen Ruhezeit, sodass beispielsweise eine Nachtschicht, die Mitternacht überschreitet, als eine Dienstzeit gewertet wird und ein zulässiger Pausensplit nicht als Verstoß gilt. Die Dienstzeit wird netto der Pausen berechnet, und rollierende Limits orientieren sich an einem feingliedrigen Tagesraster, statt an einer simplen Wochenübersicht.
Kontrolle vor dem Ereignis, nicht erst danach Voraussichtliche Verstöße werden anhand der geplanten Dienstpläne geprüft – nicht nur auf Basis der bereits geleisteten Stunden. Das macht den Unterschied zwischen einer rechtzeitigen Warnung, mit der Sie den Einsatzplan noch anpassen können, und einem Bericht, der erst erklärt, warum eine Änderung nicht mehr möglich war. Die Arbeitszeiterfassung gilt dabei auch für Mitarbeiter ohne Fahrertätigkeit.
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Verwandte Funktionen
Personal FAQ
Nein. Das Personal-Modul ist Teil von Renttix und wird über die Systemeinstellungen aktiviert. Außendienstmitarbeiter nutzen es innerhalb der bereits vorhandenen Renttix Field-App, und Büroangestellte nutzen es über ihr Profil. Es gibt keine separate Lizenz oder App.
Standardmäßig zählen Samstage und Sonntage nicht, sodass ein Antrag von Freitag bis Montag zwei Tage des Anspruchs verbraucht. Wenn Ihre Mitarbeiter am Wochenende arbeiten, aktivieren Sie die Wochenendzählung in den Personal-Einstellungen und alle sieben Tage zählen.
Nein — es ergänzt es. Renttix kalkuliert die Arbeitsstunden, berücksichtigt Überstunden, Anpassungen und Auslagen und übergibt den Zeitraum an die Lohnabrechnung: als Entwurf von Stundenzetteln in Xero Payroll für die Gehaltsabrechnung im Vereinigten Königreich oder als Export im Sage-Format oder als CSV-Datei an jedem anderen Ort. Lohnsätze, Steuern, gesetzliche Meldungen und Lohnabrechnungen bleiben beim von Ihnen genutzten Gehaltssystem.
Nein, und das wird strikt durchgesetzt, nicht nur versprochen. Der Assistent verfügt weder über Arbeitskräftefunktionen, Werkzeuge noch Berechtigungen, und seine API-Schicht bietet keinen Zugang zu Arbeitskräfte-, Personal-, Lohn-, Krankheits-, Abwesenheits- oder Checklisten-Daten. Ein Testpaket stellt dies sicher und schlägt fehl, sollte jemand solche Zugänge hinzufügen, sodass diese Grenze weder versehentlich noch absichtlich überschritten werden kann.
Ja — Die FMCSA-Grenzwerte für den Transport von Gütern sind standardmäßig voreingestellt. Zusätzlich sind Vorschriften für Passagierbeförderung, kanadisches Bundesrecht, EU 561, Großbritanniens inländische Regelungen und das australische NHVR verfügbar. Die Limits werden anhand von Schichtzeiten gemessen, die durch anrechenbare Ruhezeiten unterteilt sind, statt an Kalendertage gebunden zu sein. Dadurch werden Schichten, die über Mitternacht hinausgehen, sowie rechtliche Pausen ordnungsgemäß berücksichtigt.
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