Eventvermietung wird in Auslieferungen gemessen, nicht in Einzelposten. Eine Hochzeit kann bis zu achtzig Posten umfassen — runde Tische, Chiavari-Stühle, Tischwäsche, Glaswaren, eine Tanzfläche — geliefert an einen Veranstaltungsort mit einem zweistündigen Zugangsfenster und abgeholt um Mitternacht am Sonntag. Der gleiche Bestand wird für drei Aufträge am selben Wochenende versprochen, daher muss die Verfügbarkeit taggenau und nicht wochenweise sein. Dann wird alles zurückgezählt, gewaschen und vor Dienstag neu verpackt, wobei Engpässe berechnet werden, solange die Beweise noch frisch sind. Software verdient sich ihren Platz dort, wo das Volumen ist: Angebotsänderungen, Verfügbarkeit bei sich überschneidenden Veranstaltungen, Packlisten, denen die Lader vertrauen können, und Rechnungen, die widerspiegeln, was tatsächlich zurückgekommen ist.
Unterstützte Gerätekategorien
Häufige Herausforderungen im Eventverleih
Komplexe Mehrposten-Bestellungen
Eine einzelne Hochzeitsbestellung kann Dutzende von Posten umfassen, verteilt auf Lieferadressen und Veranstaltungsdaten. Ein im Büro übersehener Posten wird vom Kunden am Tag der Veranstaltung vor seinen Gästen entdeckt.
Kurze Umschlagzeiten zwischen Veranstaltungen
Ausrüstung verlässt eine Veranstaltung am Sonntagabend und wird am Dienstagmorgen benötigt. Dazwischen muss sie gezählt, gewaschen, überprüft und neu verpackt werden, während die Verfügbarkeit für alles bereits Gebuchte ehrlich bleibt.
Komplexe Vermietungen genau abrechnen
Mehrtägige, mehrteilige Vermietungen beinhalten Liefer- und Abholgebühren, Teilwochenraten, Engpässe und verspätete Rückgaben. Das manuell zu berechnen, lädt zu Fehlern ein, und Fehler nach einer Veranstaltung führen zu Gutschriften und unangenehmen Telefonaten.
Zugang zu Veranstaltungsorten und zeitgesteuerte Lieferungen
Veranstaltungsorte geben Ihnen ein Zeitfenster, keinen Tag. Ladebuchten, Aufzüge, Zeltaufbau-Sequenzen und Veranstaltungsbeginnzeiten müssen alle übereinstimmen, und ein Lieferwagen, der zu spät ankommt, bleibt lange nach der Veranstaltung in Erinnerung.
Engpässe und Beschädigungen bei der Rückgabe
Glaswaren, Besteck und Tischwäsche kommen zu kurz, angeschlagen oder befleckt zurück. Wenn die Anzahl und der Zustand nicht mit Beweisen gegen den Auftrag erfasst werden, wird die Engpassgebühr wegdiskutiert und der Verlust bleibt bei Ihnen.
Bestandsengpässe in der Hochsaison
Jeder Samstag im Juni ist auf einmal gebucht. Die Lücke zu schließen bedeutet, Stühle oder eine Tanzfläche kurzfristig von einem anderen Anbieter zu mieten, dann diese Kosten und die Rückgabe gegen die richtige Veranstaltung zu verfolgen.
Wie Renttix hilft
Große Bestellungen einmalig erstellen
Verwenden Sie den vollständigen Bestellassistenten oder den Schnellbestellbildschirm, um lange Listen schnell zu erstellen, und speichern Sie wiederkehrende Kombinationen als Pakete. Das Hinzufügen eines Pakets fügt jeden Artikel als eigene Zeile zur Bestellung hinzu, zum ermäßigten Satz des Pakets und unter dem Paketnamen gruppiert, sodass Inventar und Versand jeden Artikel sehen.
Verfügbarkeit bei sich überschneidenden Veranstaltungen
Die Verfügbarkeit wird für das genaue Mietfenster überprüft, einschließlich mengenbasierter Posten wie Stühle und Glaswaren. Geplante Wartungsfenster und Einheiten, die unter Vorbehalt stehen, fallen automatisch heraus, sodass nichts an einem geschäftigen Wochenende doppelt versprochen wird.
Zeitgesteuerte Auslieferung und Routenplanung
Jede Bestellung enthält ein Lieferzeitfenster, einen Ansprechpartner vor Ort und Fahrerhinweise. Das Versandboard plant den Tag nach Route, und Fahrzeuggrenzen in Kilogramm oder Kubikmetern verhindern, dass ein Lieferwagen überladen wird.
Gezählte Picks und gezählte Rückgaben
Die Kommissionierung und Rückgabe im Lager erfolgt anhand der Packliste mit Barcode-Scanning, und Depotwarteschlangen halten jede Bestellung in Bewegung. Schadensberichte erfassen Fotos gegen den Auftrag, sodass Bruch- und Engpassgebühren mit Beweisen belegt sind.
Rechnungsstellung, die der Vermietung entspricht
Satzdefinitionen und Mietdauerregeln wenden Tages-, Wochen- und Teilwochenabrechnungen konsistent an. Rechnungsdurchläufe und -chargen erstellen die Unterlagen, und Gutschriften werden am selben Ort ausgestellt und verfolgt, wenn etwas angepasst werden muss.
Quermiete ohne Margenverlust
Wenn Sie knapp sind, erheben Sie eine Untervermietung gegen die Veranstaltung, die sie abdeckt, erstellen Sie die Lieferantenbestellung und verfolgen Sie sie durch bestätigt, in Miete und zurückgegeben, sodass die angemietete Tanzfläche zum richtigen Lieferanten zurückgeht.
Wichtige Arbeitsabläufe
Anfrage und Angebot
Erstellen Sie das Angebot aus Ihrem Katalog, überarbeiten Sie es, wenn der Kunde die Gästeanzahl ändert, und senden Sie es zur Genehmigung. Überarbeitungen werden gespeichert, sodass Sie sehen können, was sich zwischen Version zwei und Version fünf geändert hat.
Bestätigung, Anzahlung und Vereinbarung
Wandeln Sie das genehmigte Angebot ohne erneutes Tippen in eine Bestellung um. Nehmen Sie eine Anzahlung als Prozentsatz oder festen Betrag über einen sicheren Zahlungslink und senden Sie die Mietvereinbarung zur elektronischen Unterschrift.
Vorbereitung und Kommissionierung
Die Packliste geht ins Lager, wo jeder Artikel gegen seine Zeile auf der Bestellung gescannt wird. Bestellungen werden nach der frühesten Lieferung in die Warteschlange gestellt, und die Kommissionierung kann nicht abgeschlossen werden, solange eine Zeile noch fehlt, es sei denn, jemand überschreibt sie, sodass die fehlende Kiste Glaswaren im Hof gefunden wird und nicht am Veranstaltungsort.
Lieferung, Aufbau und Abholung
Der Auftrag landet mit seinem Zeitfenster, dem Ansprechpartner vor Ort und den Fahrerhinweisen auf dem Versandboard. Der Kunde erhält eine ETA-Nachricht und einen Tracking-Link, und die Abholung wird als eigener Stopp geplant.
Check-in und Rechnung
Rückgaben werden im Depot gezählt, Engpässe und Beschädigungen als Schadensberichte mit Fotos erfasst, und der Rechnungslauf erfasst die Miete, die Liefergebühren und die Extras in einem Durchgang.
Relevante Integrationen
Stripe
Nehmen Sie Anzahlungen und Restbeträge per Zahlungslink vor der Veranstaltung entgegen, und lassen Sie Kunden ihre Rechnungen über das Portal begleichen. Die Bestellung wird erst als bezahlt markiert, wenn Stripe die Zahlung bestätigt, nicht wenn der Link gesendet wird.
Xero
Schieben Sie Rechnungen und Gutschriften zu Xero, damit die Veranstaltungsabrechnung ohne erneutes Eingeben in Ihre Buchhaltung gelangt, und Zahlungen werden mit dem Auftrag abgeglichen, zu dem sie gehören.
QuickBooks
Die gleiche Buchhaltungssynchronisation für QuickBooks Online, mit Kunden- und Lieferantendaten, die synchron gehalten werden, sodass Veranstaltungsrechnungen und Gutschriften ohne erneutes Eingeben in Ihr Hauptbuch gelangen.
Twilio
Senden Sie dem Kunden eine ETA-SMS, sobald der Fahrer den Auftrag als unterwegs markiert, mit einem Live-Tracking-Link, sodass der Veranstaltungskoordinator weiß, wann der Lieferwagen ankommt, ohne Ihr Büro anrufen zu müssen.
Google Maps
Veranstaltungsortadressen werden beim Tippen aus der Autovervollständigung ausgewählt und beim Speichern geokodiert, sodass ein Landhaus oder ein Feldeingang mit Koordinaten auf der Karte landet, die das Versandboard einer Route zuordnen kann.
Calendar feed
Abonnieren Sie den Betriebskalender von Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar, sodass jede Lieferung und Abholung im Kalender steht, den Ihr Team bereits öffnet.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Bestellungen werden Zeile für Zeile aus Ihrem Katalog erstellt, und wiederkehrende Kombinationen können als Pakete gespeichert werden. Das Hinzufügen eines Pakets fügt jeden seiner Artikel als eigene Zeile zur Bestellung hinzu, zum ermäßigten Satz des Pakets und unter dem Paketnamen gruppiert, sodass Inventar und Versand jeden Artikel sehen. Lange Bestellungen können über den vollständigen Bestellassistenten oder den Schnellbestellbildschirm erstellt werden, und die Packliste wird aus dem generiert, was auf der Bestellung steht.
Die Verfügbarkeit wird gegen das genaue Mietfenster überprüft, nicht gegen eine ganze Woche, sodass sich überschneidende Freitag- und Sonntagveranstaltungen als Konflikt erkannt werden. Mengenbasierter Bestand wie Stühle und Glaswaren wird gepoolt und gezählt, und Einheiten in Wartung, als beschädigt markiert oder unter Vorbehalt werden von der verfügbaren Zahl ausgeschlossen.
Rückgaben werden im Depot überprüft, und alles, was fehlt oder beschädigt ist, wird als Schadensbericht gegen die Bestellung mit angehängten Fotos erfasst. Diese Aufzeichnungen bleiben beim Auftrag, sodass die Gebühr mit Beweisen und nicht mit Erinnerungen erklärt werden kann. Wenn eine Gebühr später rückgängig gemacht werden muss, wird eine Gutschrift am selben Ort erstellt und verfolgt.
Ja. Jede Bestellung kann eine Anzahlung als Prozentsatz oder festen Betrag tragen, und der Kunde zahlt über einen sicheren Link, den Sie aus der Bestellung per E-Mail senden können. Eine rückzahlbare Sicherheitsleistung, die als Kartenreservierung und nicht als Belastung erfolgt, läuft über Airwallex, wo sie platziert, erfasst oder aus der Bestellung selbst freigegeben wird. Der Anzahlungstatus steht auf der Bestellung neben dem ausstehenden Saldo.
Ja. Erheben Sie eine Untervermietung gegen die Veranstaltung, die sie abdeckt, erfassen Sie den Lieferanten und die vereinbarten Kosten, und erstellen Sie die Bestellung daraus. Die Miete wird durch bestätigt, in Miete und zurückgegeben verfolgt, mit ausgehenden und zurückkehrenden Etappen und Liefernachweis, sodass angemieteter Bestand rechtzeitig zurückgeht und die Kosten für die Veranstaltung gegen die Bestellung stehen, für die sie erhoben wurden.
Beides. Ein Produkt kann mengenbasiert sein — fünfhundert Stühle, die als Pool gezählt werden — oder asset-basiert, wobei jede Einheit ihre eigene Nummer, Historie und Zustandsaufzeichnung trägt. Die meisten Eventunternehmen arbeiten mit einer Mischung: Stühle, Tischwäsche und Glaswaren nach Menge, mit Tanzflächen, Generatoren und Bühnen als individuelle Vermögenswerte verfolgt.
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