AV- und Produktionstechnik-Verleih basiert auf Geräte-Listen, nicht auf Einzelposten. Ein Konferenzsaal, eine Festivalbühne oder eine Firmen-Roadshow gehen mit Hunderten von Artikeln raus — Pulte, Verstärker, Line-Array, Moving Lights, Traversen, Motoren, Stromverteilung, Kommunikation und Kabel — verpackt in Flightcases und in einer festgelegten Reihenfolge verladen. Die Termine sind fix. Der Aufbau ist am Donnerstag, egal ob das Ersatz-Funkmikrofon vom letzten Einsatz zurückgekommen ist oder nicht. Die meisten Firmen arbeiten mit einer Mischung aus eigenem Bestand und Cross-Hire, und die Vorbereitungshalle ist der Engpass: Alles muss getestet, verpackt und mit der Spezifikation abgeglichen werden, bevor der LKW abfährt. Software verdient ihren Platz, indem sie Verfügbarkeit, Vorbereitung und Papierkram an einem Ort hält, sodass Lager und Büro auf denselben Auftrag schauen.
Unterstützte Gerätekategorien
Häufige Herausforderungen im AV- und Produktionsverleih
Gerätelisten mit Hunderten von Positionen
Eine einzelne Show-Spezifikation umfasst mehrere Hundert Artikel aus Ton, Licht, Video und Kabel. Diese Liste bei jeder Anfrage von Hand neu zu erstellen, ist langsam, und der fehlende Adapter wird eher vor Ort als im Lager entdeckt.
Unveränderliche Aufbau-Termine
Veranstaltungen verschieben sich nicht. Wenn der zurückkehrende Auftrag zu spät kommt oder ein Artikel seinen PAT-Test nicht besteht, lädt die nächste Crew trotzdem am Donnerstagmorgen um sechs. Sie brauchen die Konflikttage im Voraus, nicht am Tag selbst.
Überlappende Shows, eine Vorbereitungshalle
Ein arbeitsreiches Wochenende stapelt drei oder vier Aufträge übereinander. Dieselben Verstärkerracks werden über Nacht zwischen zwei von ihnen umgedreht, und das Lager hat keine verlässliche Arbeitsreihenfolge außer dem, der am lautesten schreit.
Nicht dokumentierte Cross-Hires
Wenn es knapp wird, mieten Sie von der Firma die Straße runter. Das Equipment kommt an, geht mit auf den Auftrag und kommt zurück. Sechs Wochen später kommt die Lieferantenrechnung und niemand ist sicher, zu welcher Show sie gehörte.
Verfolgung von Equipment nach dem Abbau
Der Abbau erfolgt um zwei Uhr morgens im Dunkeln. Kisten landen auf dem falschen LKW, Kabel bleiben im Dach, und der fehlende Artikel taucht erst auf, wenn der nächste Auftrag ihn braucht und der LKW beladen wird.
Prüfzertifikate, die Veranstaltungsorte verlangen
Veranstaltungsorte wollen Papierkram, bevor sie Sie durch die Laderampe lassen. Jedes Hauptgerät benötigt einen PAT-Nachweis und jeder Kettenzug und jede Hebeschlinge ein LOLER-Datum, das pro Einheit und nicht pro Katalogzeile geführt wird.
Wie Renttix hilft
Kits und Bundles, die zusammen gebucht werden
Kit-Definitionen erfassen, was eine komplette Einheit enthält — das Pult, sein Netzteil, seine Kabelbäume — und Renttix überprüft die aktuelle Zusammensetzung gegen diese Liste, wenn die Einheit zurückkommt. Bundles sind Katalog-Pakete: Das Hinzufügen eines Bundles schreibt jedes untergeordnete Produkt als eigene Zeile in die Bestellung, jeweils mit eigenem Preis-Snapshot und Steuern, und der Bundle-Rabatt wird angewendet, markiert mit dem Bundle, aus dem es stammt.
Verfügbarkeit über die gesamte Flotte
Die Verfügbarkeitsansicht im Buchungskalender ist ein pro-Produkt, pro-Tag Raster für das von Ihnen gewählte Zeitfenster, gefiltert nach Depot oder Kategorie. Sie sehen die Konflikttage, bevor der Auftrag bestätigt wird, nicht danach.
Scan-gesteuerte Vorbereitung und Versand
Die Vorbereitungswarteschlange im Lager listet Aufträge nach dem frühesten Liefertermin. Picker scannen Barcodes, RFID-Tags oder Asset-Nummern gegen die Bestellzeile, sodass der falsche Koffer im Regal scheitert. Das Abschließen eines Picks markiert den Auftrag als versandbereit.
Sub-Hires auf der Bestellung festgehalten
Ein Sub-Rental erfasst den Lieferanten, die Menge, den Mietpreis, die vereinbarten Kosten und den Mietzeitraum gegen die Bestellzeile, die es abdeckt, mit einer verknüpften Bestellung und ob es zu Ihrem Depot kommt oder direkt zur Baustelle geht.
Prüfregime, die Buchungen blockieren
Richten Sie PAT, LOLER oder Ihr eigenes Regime mit einem Intervall und einem Umfang ein. Wenn eine Einheit überfällig ist, wählen Sie die Richtlinie: still verfolgen, bei der Buchung warnen oder aus der Verfügbarkeit ausschließen, damit sie keinen Veranstaltungsort erreicht.
Check-in mit Zustandsaufnahme
Rückgaben werden am Triage-Tor gegen eine Checkliste gescannt, mit einer Zustandsbewertung und Fotos. Ein Fehler leitet die Einheit in die Werkstattwarteschlange und löst einen Reparaturauftrag aus, und beschädigtes Equipment wird nicht für die nächste Show gebucht.
Wichtige Arbeitsabläufe
Spezifikation und Angebot
Die Anfrage kommt als technische Spezifikation. Erstellen Sie das Angebot Zeile für Zeile, mit Servicezeilen für Crew und Lieferung neben dem Equipment, und senden Sie es an das Kundenportal zur Ansicht, Kommentierung und Annahme. Ein angenommenes Angebot wird direkt in eine Bestellung umgewandelt.
Bestätigen und zuweisen
Feste Termine, Lieferfenster und Standortadresse gehen auf die Bestellung, mit einem Ansprechpartner vor Ort und speziellen Anweisungen für den Fahrer — Torcode, Dockzeit, Zugangshinweise. Assets werden den Zeilen zugewiesen, und der Auftrag landet im Buchungskalender und auf dem Versandboard.
Vorbereiten und verpacken
Der Auftrag trifft in der Vorbereitungswarteschlange des Lagers ein. Jedes Element wird gegen seine Zeile gescannt, und die Pickliste und der Lieferschein werden gedruckt. Das Abschließen des Picks markiert den Auftrag als bereit zum Laden.
Aufbau und Übergabe
Das Versandboard zeigt die Tagesläufe. Fahrer arbeiten die Route ab, erfassen Fotos und eine Unterschrift als Liefernachweis, und der Kunde kann den Auftrag über einen Tracking-Link verfolgen.
Abbau, Check-in und Rechnung
Equipment wird am Triage-Tor mit aufgezeichnetem Zustand zurückgescannt. Schäden führen zu einem Bericht gegen die Bestellung. Der Auftrag geht dann in den Rechnungsdurchlauf, mit Sub-Hire-Kosten und eventuellen Schadensgebühren.
Relevante Integrationen
Xero
Rechnungen und Gutschriften werden in Xero gegen zugeordnete Kontencodes übertragen, sodass das, was Ihr Büro für eine Show erstellt, das ist, was Ihr Buchhalter sieht, ohne erneute Eingabe.
QuickBooks
Der gleiche Übertragungsweg für QuickBooks, mit synchronisierten Kundenaufzeichnungen und Steuercodes zwischen den beiden Systemen, damit Kontodetails nicht auseinanderdriften.
Google Maps
Geocodiert Veranstaltungs- und Standortadressen, sodass Lieferpunkte korrekt auf der Versandkarte sitzen und die Routenplanung von echten Koordinaten statt von einer eingegebenen Postleitzahl aus funktioniert.
Twilio
Wenn der Fahrer eine Fahrt als unterwegs markiert, erhält der Ansprechpartner vor Ort eine SMS mit der voraussichtlichen Ankunftszeit und einem Live-Tracking-Link, sodass jemand an der Rampe ist, wenn der LKW ankommt.
Calendar feed
Abonnieren Sie den Versandplan als iCal-Feed in Google, Outlook oder Apple Calendar, sodass Projektmanager die Wochenläufe sehen, ohne sich ins System einzuloggen.
HubSpot
Kunden werden als Kontakte und Unternehmen übertragen, und jede Bestellung wird zu einem Deal, dessen Phase den Auftrag bis zur Bezahlung verfolgt, sodass Anfragen und wiederkehrende Show-Arbeiten im CRM bleiben, ohne erneute Eingabe.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Bundles sind Katalog-Pakete: Sie erstellen das Paket einmal, und das Hinzufügen zu einer Bestellung schreibt jedes untergeordnete Produkt als eigene Zeile, mit seinem eigenen Preis und dem angewendeten Bundle-Rabatt, markiert mit dem Bundle, aus dem es stammt. Kit-Definitionen sind etwas anderes — sie erfassen, was eine komplette Einheit enthält, und die aktuelle Zusammensetzung wird gegen diese Liste überprüft, wenn die Einheit zurückkommt. Sie passen die erweiterten Zeilen für die spezifische Show an, anstatt die Liste erneut einzugeben.
Die Verfügbarkeit wird gegen die Termine auf der Bestellung geprüft, und die Verfügbarkeitsansicht im Buchungskalender zeigt ein pro-Produkt, pro-Tag Raster für das von Ihnen gewählte Zeitfenster, gefiltert nach Depot oder Kategorie. Bereits einem Auftrag zugewiesener Bestand ist nicht für einen anderen frei. Einheiten mit überfälliger Inspektion können ebenfalls von der Verfügbarkeit ausgeschlossen werden.
Ja. Ein Sub-Rental erfasst den Lieferanten, das Produkt, die Menge, den Mietpreis, die vereinbarten Kosten und den Mietzeitraum gegen die Bestellzeile, die es abdeckt. Sie legen fest, ob es in Ihr Depot kommt oder direkt zur Baustelle geht, verknüpfen eine Bestellung und bewegen es durch Bestätigt, Vermietet und Zurückgegeben mit Bewegungsaufzeichnungen zur Verfolgung und als Liefernachweis.
Ja. Inspektionstypen werden mit einem Intervall, einem Umfang und einer Richtlinie für überfällige Einheiten eingerichtet — ignorieren, bei der Buchung warnen oder die Einheit von der Verfügbarkeit blockieren. PAT und LOLER werden als Voreinstellungen neben anderen regionalen Regimen geliefert. Erinnerungen werden vor Ablauf ausgelöst, und der Wartungsbericht listet auf, was nach Depot ansteht.
Eine Vorbereitungswarteschlange von Aufträgen, sortiert nach dem frühesten Liefertermin. Picker scannen Barcodes, RFID-Tags oder Asset-Nummern, und jeder Scan wird gegen die Bestellzeile validiert, sodass der falsche Artikel im Regal scheitert, nicht vor Ort. Das Abschließen eines Picks markiert die Bestellung als versandbereit. Rückgaben werden mit aufgezeichnetem Zustand und Fotos zurückgescannt.
Servicezeilen stehen neben Mietzeilen auf derselben Bestellung und können pro Besuch, pro Stunde, pro Tag, pro Woche oder als Festbetrag abgerechnet werden, sodass Technikerzeit und Liefergebühren mit dem Equipment angeboten, bei der Umwandlung des Angebots in die Bestellung übernommen und mit ihrer Steuer auf der Pro-forma-Rechnung summiert werden. Der geplante Rechnungsdurchlauf berechnet die Mietzeilen — Servicegebühren fließen nicht eigenständig ein. Mitarbeiterpläne, Verfügbarkeit und Stundenzettel werden separat unter Workforce verwaltet.
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