Catering-Verleih ist Zählen. Eine Hochzeit sind neunhundert Teile Geschirr, vierhundert Gläser, eine Reihe von Besteck, Tischwäsche und ein mobiler Kühlraum, alles auf derselben Ladung und alles am Dienstag zurück. Ein Teil des Bestands ist serialisiertes Equipment im Wert von Tausenden — Kombiöfen, Heißschränke, Gläserspüler — und ein Teil wird in Dutzenden gezählt und kartonweise abgeschrieben. Lieferungen landen im Zugangsfenster des Veranstaltungsortes, nicht in Ihrem, und der Unterschied zwischen dem, was rausging und was zurückkam, ist eine reale Zahl, die nachgewiesen werden muss, bevor Sie dafür berechnen können. Renttix verwaltet beide Arten von Bestand in einer Bestellung.
Unterstützte Gerätekategorien
Häufige Herausforderungen bei der Catering-Vermietung
Zweimal in Hunderten zählen
Jede Bestellung wird aus dem Lager gezählt und wieder zurückgezählt. Sechs Kisten Glaswaren und ein Dutzend Kartons Teller sind eine Stunde Arbeit am Tag für jemanden an jedem Ende, und die Zahlen stimmen selten beim ersten Mal überein.
Zwei Arten von Bestand, eine Bestellung
Eine einzelne Veranstaltungsbestellung mischt einen serialisierten Kombi-Ofen mit sechshundert Gläsern, die nach Menge gezählt werden. Sie benötigen unterschiedliche Verfügbarkeitslogik, unterschiedliche Rückgabeabwicklung und unterschiedliche Gebühren, aber sie gehen auf demselben Transporter raus.
Zugangsfenster des Veranstaltungsortes
Das Equipment muss vor dem Service rein und nach dem letzten Gast raus. Ladebuchten, Servicelifte und Zugang zum Festzeltboden verengen das Zeitfenster, und ein verspäteter Transporter ist ein Problem, das der Kunde sofort sieht.
Später über Bruch diskutieren
Vierzehn zerbrochene Gläser und eine angeschlagene Platte führen zu einem Anruf drei Wochen nach der Veranstaltung. Ohne gezählte Rückgabe und Fotos ist die Gebühr eher eine Verhandlung als eine Rechnungsposition.
Bestand, der aus dem Hof verschwindet
Kisten kommen auf das falsche Regal zurück, werden in letzter Minute für einen anderen Auftrag verwendet oder kommen gar nicht zurück. Die Buchzahl und die Regalzahl driften leise auseinander, bis eine große Bestellung nicht erfüllt werden kann.
Elektrische und Gasdokumentation
Öfen, Kühlschränke und Gläserspüler müssen zyklisch getestet werden, und Veranstaltungsorte verlangen das Zertifikat. Den Überblick zu behalten, welche Einheit zuletzt getestet wurde, und zu verhindern, dass eine veraltete Einheit rausgeht, ist in einem geschäftigen Sommer leicht zu verlieren.
Wie Renttix hilft
Mengenlinien ein- und auszählen
Geschirr, Glaswaren und Besteck werden als mengenbasierte Produkte eingerichtet. Die Bestellung erfasst, was rausging; die Rückgabe erfasst, was zurückkam. Renttix vergleicht die beiden und markiert das Defizit pro Linie anstatt als einen Klumpen.
Serialisiertes Equipment und Massenbestand zusammen
Ein Kombi-Ofen kann als individuelles Asset mit eigener Nummer und Historie verfolgt werden, während das Glaswaren neben ihm in derselben Bestellung nach Menge verfolgt wird. Verfügbarkeit und Rückgaben funktionieren für beide korrekt.
Scan-gesteuertes Kommissionieren und Einbuchen
Die Lagerwarteschlange listet Bestellungen nach Lieferdatum auf. Mitarbeiter scannen Barcodes oder Asset-Nummern, um die richtige Linie zu kommissionieren, und scannen bei der Rückgabe mit einem Zustand. Ein Asset als beschädigt oder fehlend einzubuchen, ändert seinen Status sofort, sodass es nicht mehr als verfügbar angeboten wird, bis es bearbeitet wird.
Bruchgebühren oder ein Verzicht
Schadensberichte enthalten Fotos, eine Beschreibung, eine Verantwortungsentscheidung und eine Gebühr, die genehmigt werden muss. Wenn Sie lieber eine Deckung verkaufen möchten, können Schadensverzichtsstufen mit einer Prämie und einem Deckungsbetrag konfiguriert werden, und Ansprüche werden dagegen verfolgt.
Lieferfenster, die der Veranstaltungsort akzeptiert
Bestellungen enthalten ein Lieferzeitfenster und einen Ansprechpartner vor Ort. Das Dispositionsboard plant die Lieferung und die Abholung separat, und Fahrzeuge können Gewichts- und Volumenbeschränkungen tragen, sodass eine Ladung nicht auf einen Transporter geplant wird, der sie nicht aufnehmen kann.
Inventuren, die den Streit beilegen
Führen Sie eine Inventur über alles, eine Kategorie oder ein Depot durch. Renttix zeigt die erwartete Zahl gegen die gezählte Zahl mit der Abweichung pro Linie, und das Festlegen der Zählung passt das Buch an. Niedrige Bestandsniveaus markieren Linien, bevor sie ausgehen.
Wichtige Arbeitsabläufe
Anfrage und Angebot
Nehmen Sie das Veranstaltungsbriefing — Abdeckungen, Servicestil, Datum — und erstellen Sie ein Angebot mit dem Geschirr, Glaswaren, Wäsche und Koch-Equipment. Die Verfügbarkeit wird an den Mietdaten überprüft, bevor Sie es senden.
Bestätigen und die Lieferung planen
Wandeln Sie das Angebot in eine Bestellung um, erfassen Sie die Adresse des Veranstaltungsortes, das Lieferzeitfenster und den Ansprechpartner vor Ort, und lassen Sie das Dispositionsboard den Lieferauftrag am richtigen Datum erstellen.
Kommissionieren und auszählen
Die Bestellung landet in der Lagerwarteschlange. Mitarbeiter scannen oder zählen jede Linie, die kommissionierte Menge wird gegen die Bestellung erfasst, und die Ladung wird als vorbereitet markiert, sodass die Disposition sehen kann, dass sie bereit ist.
In das Fenster liefern
Der Fahrer arbeitet die Route vom Dispositionsauftrag aus, mit dem Ansprechpartner des Veranstaltungsortes, Zugangshinweisen und Zeitfenster auf dem Bildschirm. Der Liefernachweis erfasst eine Unterschrift, den Namen des Empfängers und Fotos von dem, was hinterlassen wurde.
Abholen, abgleichen und fakturieren
Der Abholauftrag bringt alles zurück. Gezählte Rückgaben werden zeilenweise mit der Bestellung verglichen, Engpässe und Brüche führen zu einem Schadensbericht mit einer Gebühr, und die Miete geht in den Rechnungsdurchlauf.
Relevante Integrationen
Xero
Senden Sie Mietrechnungen, Bruchgebühren und Gutschriften an Xero, damit die Veranstaltungsunterlagen im Hauptbuch abgeschlossen werden, ohne neu getippt zu werden.
Stripe
Nehmen Sie Kartenzahlungen auf Rechnungen und Anzahlungen, auch über das Kundenportal, damit ein Veranstaltungsort oder ein privater Kunde ohne Anruf bezahlen kann.
Google Maps
Adresssuche bei Bestellungen und die Kartierung hinter der Routenplanung, damit Veranstaltungsadressen korrekt geokodiert werden und die Tageslieferungen sinnvoll sequenziert sind.
Twilio
Verbinden Sie Ihr eigenes Twilio-Konto. Wenn ein Fahrer einen Auftrag als unterwegs markiert, kann der Ansprechpartner des Veranstaltungsortes eine SMS mit einer ETA und einem Live-Tracking-Link erhalten.
WooCommerce
Verkaufen Sie kleinere Party- und Verbrauchermieten online mit Live-Verfügbarkeit, und lassen Sie diese Bestellungen in denselben Bestand und Versand wie Ihre Handelsarbeit fallen.
Calendar feed
Abonnieren Sie den Dispositionsplan als iCal-Feed, damit die Lieferungen und Abholungen der Woche im Google- oder Outlook-Kalender des Operationsteams angezeigt werden.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Richten Sie sie als mengenbasierte Produkte ein, und die Bestellung erfasst die Menge, die rausging. Wenn die Miete beendet ist, geben Sie die gezählte Rückgabe ein, und Renttix vergleicht sie zeilenweise mit der ursprünglichen Menge und markiert alles, was fehlt. Das Defizit bleibt auf der Bestellung, sodass die Bruchgebühr auf einer aufgezeichneten Zählung basiert und nicht auf einer Erinnerung.
Ja. Produkte sind entweder asset-basiert, wobei jede Einheit ihre eigene Nummer und Servicehistorie hat, oder mengenbasiert, wobei Sie einen Pool halten. Beide Typen befinden sich in derselben Bestellung mit der richtigen Verfügbarkeitslogik für jeden. Eine einzelne Veranstaltungsbestellung kann daher einen serialisierten Kombi-Ofen mit Kisten von Glaswaren und Wäsche mischen.
Zwei Wege. Sie können einen Schadensbericht gegen die Bestellung mit den Artikeln, Fotos, einer Beschreibung und ob der Kunde verantwortlich ist, erstellen, dann eine Gebühr festlegen, die durch einen Genehmigungsschritt geht. Oder Sie können Schadensverzichtsstufen betreiben, jede mit einer Prämie und einem Deckungsbetrag, und Ansprüche gegen die Deckung aufzeichnen, die der Kunde gekauft hat.
Bestellungen enthalten ein Lieferzeitfenster, einen Ansprechpartner vor Ort und Zugangshinweise, und das Dispositionsboard plant die Lieferung und die Abholung als separate Aufträge. Stopps können fixiert werden, sodass der Routenoptimierer eine zeitkritische Lieferung nicht verschiebt, und Fahrzeuge können Gewichts- und Volumenbeschränkungen tragen, sodass eine Ladung auf einen Transporter geplant wird, der sie aufnehmen kann.
Ja. Sie definieren Inspektionsregime mit einem Intervall — PAT ist das übliche für Catering-Elektrik — und legen sie auf eine Kategorie oder ein Produkt fest. Renttix verfolgt, was fällig und was überfällig ist, und jedes Regime hat eine Richtlinie: ignorieren, warnen oder das Asset blockieren, bis es erneut getestet wird.
Mieten Sie es extern. Renttix hat einen Untervermietungsdatensatz, der den Lieferanten, das Equipment, den vereinbarten Preis, den Mietzeitraum und die Bestellung, die es abdeckt, sowie die Transportwege zwischen Lieferant, Depot und Kunde verknüpft. Sie behalten die Kosten des angemieteten Bestands sichtbar gegen den Auftrag, anstatt sie später auf einer Lieferantenrechnung zu finden.
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