การจัดการงานบริการภาคสนาม

งานบริการที่เริ่มต้นในเวิร์กช็อปนั้นแทบไม่เคยจบลงที่นั่น ช่างต้องเดินทางไปยังไซต์ของลูกค้า พบเจอปัญหาที่ไม่ได้อยู่ในใบงานเดิม และต้องการคำตอบจากออฟฟิศในขณะที่ยืนอยู่ตรงหน้าเครื่องจักร

Renttix มองงานบริการภาคสนามเป็นเวิร์กโฟลว์ระดับหลัก ช่างแต่ละคนเปิดงานประจำวันในแอป Renttix Field และดำเนินงานตามโครงสร้างเดียวกันกับที่เวิร์กช็อปใช้ ทั้งเริ่มงาน หยุดชั่วคราว พักไว้เพื่อรออะไหล่ ทำต่อ และปิดงาน ออฟฟิศเห็นทุกการเปลี่ยนสถานะทันทีที่เกิดขึ้น

เช็กลิสต์บริการถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากประเภทงาน ดังนั้นช่างที่ซ่อมบำรุงเครื่องปั่นไฟจะเห็นรายการตรวจของเครื่องปั่นไฟ และช่างที่ตรวจแท่นยกทำงานสูงจะเห็นรายการตรวจที่แท่นนั้นต้องใช้ รายการที่บังคับต้องทำให้เสร็จก่อนจึงจะปิดงานได้ ซึ่งหมายความว่ามาตรฐานที่คุณกำหนดในออฟฟิศคือมาตรฐานที่ถูกนำไปใช้ ณ หน้างานจริง

เวลาที่ใช้ในงานถูกบันทึกไปพร้อมกับที่ช่างทำงาน โดยมีตัวจับเวลาที่เดินอยู่คอยแนะนำรายการค่าแรงเมื่อพวกเขาทำเสร็จ ค่าแรงถูกบันทึกเป็นชั่วโมงต่องานตามอัตราของออฟฟิศคุณ ไม่ต้องมานั่งไล่ตีความใบลงเวลาในตอนสิ้นสัปดาห์ ไม่มีชั่วโมงที่ถูกลืมและเงียบหายไปโดยไม่ได้เก็บเงิน

และเครื่องจักรไม่จำเป็นต้องเป็นของคุณ อุปกรณ์ที่ลูกค้าเป็นเจ้าของก็เข้ารับบริการผ่านเวิร์กโฟลว์เดียวกันโดยมีประวัติเป็นของตัวเอง ดังนั้นด้านบริการของธุรกิจคุณจึงครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณดูแล ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณปล่อยเช่าเท่านั้น

งานยังไม่จบเมื่อทำงานเสร็จ แต่จะจบเมื่อลูกค้ายอมรับว่างานเสร็จแล้ว และเมื่อมีหลักฐานยืนยันสิ่งนั้น

ใบสั่งงานใน Renttix Field รวบรวมงานที่ทำ อะไหล่ที่ใช้ รายการตรวจที่เสร็จสิ้น และรูปถ่ายจากหน้างานไว้ในเอกสารเดียว ลูกค้าตรวจทานบนอุปกรณ์ของช่างและเซ็นบนหน้าจอต่อหน้า ลายเซ็นถูกผูกกับใบสั่งงานนั้นและจัดเก็บไว้กับใบสั่งงาน

รายงานบริการ PDF ที่มีลายเซ็นถูกสร้างขึ้นทันที ณ จุดนั้น และสามารถส่งให้ลูกค้าได้ก่อนที่ช่างจะออกจากไซต์ ไม่ว่าจะผ่านอีเมล ข้อความ หรือวิธีแชร์ใดก็ตามที่อุปกรณ์รองรับ ออฟฟิศของคุณได้เอกสารฉบับเดียวกันนี้แนบกับบันทึกงาน โดยไม่ต้องมีใครมาสแกนเอกสารหรือพิมพ์บันทึกจากความทรงจำ

ข้อโต้แย้งเรื่องว่าทำอะไรไปบ้าง เมื่อไหร่ และลูกค้ายอมรับหรือไม่ กลายเป็นบทสนทนาสั้น ๆ เอกสารมีอยู่จริง มีลายเซ็นกำกับ และถูกสร้างขึ้นในช่วงเวลาที่งานเกิดขึ้นจริง

การออกไปบริการภาคสนามส่วนใหญ่มักเจอเรื่องเพิ่มเติมเสมอ ไม่ว่าจะเป็นอะไหล่ที่สึกหรอ ความผิดปกติที่ลูกค้าไม่ได้แจ้ง หรืองานที่ต้องกลับมาทำอีกครั้ง สิ่งที่แยกการดำเนินงานที่เป็นระบบออกจากที่วุ่นวายคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น

ช่างใช้อะไหล่จากสต็อกในรถโดยตรง และอะไหล่จะไหลเข้าสู่งานโดยอัตโนมัติ โดยเรียกเก็บเงินผ่านเอนจินคิดค่าใช้จ่ายตัวเดียวกับที่เวิร์กช็อปใช้ และตัดสต็อกเพียงครั้งเดียว หากรถไม่มีอะไหล่ที่ต้องการ ช่างสามารถแจ้งขออะไหล่จากหน้างานได้ งานจะถูกพักไว้ ออฟฟิศเห็นคำขอในกล่องข้อความงานภาคสนาม และไม่มีอะไรตกหล่นไปในสายโทรศัพท์

เมื่อลูกค้าต้องการให้ตีราคางานเพิ่ม ช่างสามารถออกใบประเมินราคา ณ หน้างานได้โดยใช้อัตราของออฟฟิศและแคตตาล็อกอะไหล่แบบเรียลไทม์ ลูกค้าได้รับใบเสนอราคาที่เป็นทางการ ไม่ใช่ตัวเลขที่ขีดเขียนลงบนกระดาษ และใบประเมินราคาถูกเชื่อมโยงกับงานเดิมเพื่อติดตามผล

ค่าใช้จ่าย ข้อความถึงออฟฟิศ และคำของานต่อเนื่อง ล้วนเดินทางไปในเส้นทางเดียวกัน ทุกสิ่งที่ช่างบันทึกในภาคสนามไปถึงระบบที่ออฟฟิศใช้งานอยู่แล้ว และทุกอย่างทำงานแบบออฟไลน์ก่อน คือบันทึก ณ หน้างานและซิงก์ทันทีที่การเชื่อมต่อกลับมา