ซอฟต์แวร์จัดตารางงานเช่า: วิธีวางแผนการส่งมอบ คนขับ และอุปกรณ์

การนำอุปกรณ์ชิ้นเดียวจากคลังไปส่งให้ลูกค้าคนเดียวเป็นปัญหาที่แก้ไขได้ง่าย เลือกคนขับหนึ่งคน ให้ที่อยู่ แล้วเขาก็ออกเดินทาง แต่การนำอุปกรณ์สิบสองหรือยี่สิบชิ้นไปส่งให้ลูกค้าสิบสองหรือยี่สิบรายที่ต่างกันในวันเดียวกัน บางรายเป็นการส่งมอบ บางรายเป็นการรับคืน บางรายผูกติดกับช่วงเวลาตอนเช้าที่ตายตัวอยู่แล้ว บางรายยืดหยุ่นได้ นี่คือปัญหาที่แตกต่างไปโดยสิ้นเชิง มันเป็นทั้งเรื่องของการจัดลำดับพอ ๆ กับการจัดตารางเวลา นั่นคือจุดแวะจุดไหนอยู่ใกล้กัน คนขับคนไหนกำลังมุ่งหน้าไปทางนั้นอยู่แล้ว และที่อยู่ไหนที่ไปถึงได้จริง ซึ่งต้องคิดให้เรียบร้อยก่อนที่จะตกลงเส้นทาง ไม่ใช่มาค้นพบทีหลังหลังจากรถตู้บรรทุกของและออกเดินทางไปแล้ว

นี่คือส่วนของการจัดตารางงานเช่าที่ได้รับความสนใจน้อยที่สุด มีเรื่องมากมายที่พูดถึงได้ว่าเกิดอะไรขึ้นหลังจากคนขับออกเดินทาง ตั้งแต่แอปคนขับที่พวกเขาใช้บนถนน ไปจนถึงประสบการณ์การจัดส่งที่ลูกค้าเห็นระหว่างรอ และยิ่งมีเรื่องให้พูดถึงมากขึ้นไปอีกเกี่ยวกับการเก็บหลักฐานที่หนักแน่นตอนส่งมอบงาน บทความนี้พูดถึงขั้นตอนก่อนหน้าสิ่งเหล่านั้นทั้งหมด นั่นคือหน้าจอวางแผนที่สำนักงาน ซึ่งเป็นที่ที่รอบวิ่งของวันนั้นถูกสร้างขึ้นจริง ๆ ก่อนที่คนขับคนใดจะออกจากคลัง หากรอบวิ่งถูกสร้างมาไม่ดี ต่อให้แอปสวยงามแค่ไหนหรือมีหลักฐานการส่งมอบครบถ้วนเพียงใดก็แก้ปัญหาที่ตามมาไม่ได้ เช่น คนขับที่ต้องขับผ่านรหัสไปรษณีย์เดียวกันถึงสามครั้งในวันเดียว จุดแวะที่ไม่มีใครรู้ว่าอยู่นอกพื้นที่บริการจนกระทั่งจอดรถอยู่ตรงหน้าแล้ว หรือการเยี่ยมรายสัปดาห์ของลูกค้าประจำที่ถูกลืมเพราะไม่มีใครสร้างรอบวิ่งใหม่จากรายการของสัปดาห์ก่อน

จุดเริ่มต้นของรอบวิ่งประจำวันควรเป็นการจองที่มีอยู่แล้ว ไม่ใช่รายการใหม่ที่พิมพ์ขึ้นโดยคนที่กำลังวางแผนเส้นทางในเช้าวันนั้น คำสั่งเช่าหนึ่งรายการมีที่อยู่จัดส่ง รายการสินค้าที่ออกไปหรือกลับมา ผู้ติดต่อในสถานที่ และวันที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว เพราะข้อมูลเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ตั้งแต่ตอนรับคำสั่ง ไม่ใช่คิดขึ้นมาใหม่ตอนจัดตารางงาน การพิมพ์ข้อมูลเหล่านี้ซ้ำลงในเครื่องมือวางแผนแยกต่างหากคือจุดที่ความผิดพลาดแทรกเข้ามาพอดี ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขที่สลับตำแหน่งกันในรหัสไปรษณีย์ หมายเลขติดต่อที่คัดลอกมาจากบรรทัดผิด หรือจำนวนสินค้าที่ค่อย ๆ คลาดเคลื่อนไปจากที่เสนอราคาไว้จริง

ใน Renttix งานส่งมอบและรับคืนจะถูกวางแผนโดยตรงบนบอร์ดจัดตารางงาน โดยดึงข้อมูลจากคำสั่งเช่าเองแทนที่จะเป็นสเปรดชีตแยกต่างหาก เรื่องนี้สำคัญกว่าที่ฟังดู เพราะคนที่วางแผนรอบวิ่งประจำวันทำงานจากบันทึกเดียวกันกับที่คำสั่งเช่าของลูกค้าอยู่ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับคำสั่งเช่า ไม่ว่าจะเป็นจำนวนที่แก้ไข ผู้ติดต่อในสถานที่ที่เปลี่ยนไป หรือวันที่ถูกเลื่อนใหม่ ก็คือการเปลี่ยนแปลงเดียวกันกับที่ปรากฏบนบอร์ด แทนที่จะต้องแจ้งแยกต่างหากไปยังผู้ดูแลแผนเส้นทาง

เมื่องานของวันนั้นถูกสร้างขึ้นแล้ว งานต่อไปคือการจัดเรียงให้คนขับสามารถทำตามลำดับที่สมเหตุสมผลได้จริง เรื่องนี้ไม่มีอะไรซับซ้อน การจัดกลุ่มงานส่งมอบและรับคืนที่อยู่ใกล้กันไว้ในเส้นทางเดียวกัน แทนที่จะให้คนขับคนหนึ่งขับวกไปวนมาทั่วเมืองในขณะที่คนขับอีกคนดูแลพื้นที่แค่สามถนนถัดไป เป็นหลักการพื้นฐานที่รู้จักกันดีในการวางแผนเส้นทาง ประโยชน์ที่ได้ก็ตรงไปตรงมา ระยะทางน้อยลง เวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ระหว่างจุดแวะน้อยลง และรอบวิ่งที่คนขับสามารถจำได้ในหัว แทนที่จะถูกสั่งทีละจุดโดยระบบนำทางที่ไม่รู้เลยว่าจุดต่อไปจะเป็นอะไร

บนบอร์ดจัดตารางงาน งานจะถูกจัดกลุ่มตามเส้นทางและมอบหมายให้คนขับโดยตรง ทำให้คนที่วางแผนวันนั้นสามารถเห็นรูปร่างทั้งหมดของรอบวิ่งขณะที่มันถูกสร้างขึ้น ว่าจุดแวะใดควรอยู่ด้วยกัน คนขับคนไหนมีวันที่เบาอยู่แล้วและรับงานเพิ่มได้อีกหนึ่งงาน และงานใดที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครเลย การสร้างภาพนี้บนบอร์ดจัดตารางงาน แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างรายการที่พิมพ์ออกมากับแผนที่แยกต่างหาก ทำให้รอบวิ่งกลายเป็นแผนเดียว ไม่ใช่เอกสารหลายฉบับที่ต้องตรงกันหมดก่อนที่คนขับจะออกเดินทาง

หนึ่งในปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ง่ายที่สุดในการวางแผนจัดตารางงานคือที่อยู่ที่ไม่ควรถูกรับไว้ตั้งแต่แรก การจองที่รับผ่านโทรศัพท์ หรือที่อยู่ลูกค้าเก่าที่นำกลับมาใช้กับคำสั่งเช่าใหม่ อาจอยู่นอกพื้นที่ที่คลังหนึ่งสามารถให้บริการได้จริง และสิ่งแรกที่ใครบางคนจะรู้เรื่องนี้ก็คือตอนที่คนขับจอดรถอยู่หน้าประตูรั้ว สี่สิบนาทีหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้ โทรกลับไปที่สำนักงานถามว่าควรทำอย่างไร

Renttix จัดการเรื่องนี้ตั้งแต่ขั้นตอนวางแผน ไม่ใช่บนถนน แต่ละคลังมีพื้นที่บริการที่กำหนดเป็นรูปหลายเหลี่ยมบนแผนที่ และที่อยู่จัดส่งจะถูกตรวจสอบกับพื้นที่นั้น คำสั่งเช่าที่ทำผ่านร้านค้าออนไลน์ที่เชื่อมต่อไว้จะถูกบล็อกก่อนถึงขั้นตอนชำระเงินหากที่อยู่อยู่นอกพื้นที่ให้บริการของคลังที่เกี่ยวข้อง ทำให้การจองนั้นไม่ถูกรับตั้งแต่แรก สำหรับคำสั่งเช่าที่มาถึงบอร์ดด้วยวิธีอื่น การตรวจสอบแบบเดียวกันจะถูกใช้เมื่อวางแผนวันนั้น จุดแวะที่อยู่นอกพื้นที่บริการของคลังจะถูกทำเครื่องหมายว่าอยู่นอกพื้นที่บนบอร์ดจัดตารางงาน ในขณะที่รอบวิ่งยังอยู่ระหว่างการสร้าง ไม่ใช่หลังจากที่รถตู้ออกจากคลังไปแล้ว นี่คือความแตกต่างที่สำคัญ การพูดคุยว่างานหนึ่งเป็นไปได้จริงหรือไม่เกิดขึ้นบนหน้าจอวางแผน ซึ่งมีเวลาพอที่จะมอบหมายใหม่ให้คลังที่ถูกต้องหรือสอบถามลูกค้า แทนที่จะเกิดขึ้นบนโทรศัพท์มือถือของใครบางคนที่จอดรถอยู่ข้างทาง

งานเช่าจำนวนมากเป็นงานที่เกิดซ้ำ ลูกค้ารายเดิมรับสินค้าชิ้นเดิมในวันเดียวกันทุกสัปดาห์ หรือสัญญาที่ดำเนินไปหลายเดือนโดยมีงานส่งมอบและรับคืนตามช่วงเวลาที่แน่นอน การวางแผนรอบวิ่งจากกระดาษเปล่าทุกวัน แม้แต่สำหรับลูกค้าที่รูปแบบไม่เคยเปลี่ยนแปลง เป็นความพยายามที่สูญเปล่า และยังเป็นความเสี่ยงด้านความน่าเชื่อถืออีกด้วย หากการสร้างรอบวิ่งของวันพรุ่งนี้ขึ้นอยู่กับว่ามีใครจำได้ว่าลูกค้ารายหนึ่งถึงกำหนดเยี่ยมรายสัปดาห์แล้ว ไม่ช้าก็เร็วจะต้องมีใครลืม

ตารางงานที่เกิดซ้ำแก้ปัญหานี้ด้วยการสร้างงานจัดตารางเองโดยอัตโนมัติ รูปแบบถูกตั้งค่าเพียงครั้งเดียว และนับจากนั้น งานส่งมอบและรับคืนที่เกี่ยวข้องจะปรากฏบนบอร์ดโดยอัตโนมัติในวันที่ถูกต้อง พร้อมทั้งถูกประทับด้วยเส้นทางประจำของมันแล้ว คลังที่วางแผนสัปดาห์ถัดไปจึงไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ การเยี่ยมที่เกิดซ้ำถูกวางไว้ในวันที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว และงานวางแผนที่แท้จริงคือการจัดวางงานใหม่หรืองานครั้งเดียวให้เข้ากับตารางที่มีอยู่แล้ว

อีกกรณีหนึ่งที่เกี่ยวข้องกันแต่แตกต่างกันคือสัญญาเช่าที่มีองค์ประกอบบริการต่อเนื่องของตัวเอง แทนที่จะเป็นการส่งมอบครั้งเดียวตามด้วยการรับคืนในที่สุด ห้องน้ำเคลื่อนที่ในสัญญาเช่าระยะยาวที่ต้องการการบำรุงรักษาทุกสัปดาห์คือตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุด หน่วยนั้นถูกส่งออกไปเพียงครั้งเดียว แต่คนขับต้องกลับไปที่สถานที่ตามรอบที่แน่นอนตลอดระยะเวลาของสัญญาเช่า และการเยี่ยมแต่ละครั้งก็เป็นงานของตัวเองที่มีบันทึกว่าเกิดขึ้นจริงเป็นของตัวเอง

การเพิ่มรายการบริการเข้าไปในคำสั่งเช่าจัดการเรื่องนี้ได้โดยตรง Renttix จะสร้างตารางการเยี่ยมสำหรับตลอดระยะเวลาของสัญญาเช่าตั้งแต่จุดนั้น และการเยี่ยมแต่ละครั้งจะถูกติดตามตลอดวงจรของมันเอง ตั้งแต่กำหนดการแล้ว ผ่านการเสร็จสมบูรณ์ ไปจนถึงพร้อมออกใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนสุดท้ายนี้สำคัญต่อการวางแผนพอ ๆ กับที่สำคัญต่อการออกใบแจ้งหนี้ การเยี่ยมที่เสร็จสมบูรณ์แล้วและอยู่ในสถานะพร้อมออกใบแจ้งหนี้คือสัญญาณที่มองเห็นได้ว่างานนั้นเกิดขึ้นจริงและถูกปิดอย่างถูกต้อง แทนที่จะเป็นสิ่งที่ต้องตามทวงแยกต่างหากตอนสิ้นเดือน

การวางแผนรอบวิ่งให้ดีเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน การรู้ว่ามันดำเนินไปอย่างไรจริง ๆ เมื่อคนขับออกไปแล้วคืออีกครึ่งหนึ่ง เมื่องานถูกมอบหมายและคนขับกำลังทำงานนั้นอยู่ สถานะของงานจะปรากฏให้สำนักงานเห็นแบบเรียลไทม์ งานที่กำลังดำเนินการ ถูกพักไว้ หรือเสร็จสมบูรณ์แล้ว จะปรากฏบนบอร์ดเดียวกันกับที่ถูกวางแผนไว้ แทนที่จะรู้ก็ต่อเมื่อคนขับกลับมาถึงคลังตอนสิ้นวัน

สำหรับผู้จัดตารางงาน นี่คือความแตกต่างระหว่างการตอบสนองต่อปัญหาในขณะที่ยังมีเวลาทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับมัน กับการรู้เรื่องนั้นภายหลัง หากงานที่อยู่ถัดไปในเส้นทางกำลังจะล่าช้าเพราะจุดแวะก่อนหน้าใช้เวลานานเกินคาด สิ่งนี้จะมองเห็นได้ในขณะที่ยังสามารถปรับส่วนที่เหลือของวันได้อยู่ ประสบการณ์ของคนขับเองกับงานนั้น การเก็บลายเซ็น รูปภาพ และอื่น ๆ เป็นหัวข้อที่สมควรมีบทความของตัวเอง จากฝั่งการวางแผน สิ่งที่สำคัญคือบอร์ดจัดตารางงานและแอปคนขับอ่านงานเดียวกันที่อยู่เบื้องหลัง ไม่ใช่สองระบบแยกกันที่ต้องมาตรวจสอบให้ตรงกันด้วยมือ

ลองยกตัวอย่างคลังหนึ่งที่กำลังวางแผนงานส่งมอบและรับคืนของวันถัดไปในรอบวิ่งแบบผสม คำสั่งเช่าครั้งเดียวใหม่ ๆ ไม่กี่รายการที่เข้ามาในสัปดาห์นั้น สัญญาเช่าระยะยาวหลายรายการที่ถึงกำหนดเยี่ยมบำรุงรักษารายสัปดาห์ และการรับคืนสองรายการสำหรับสัญญาเช่าที่กำลังจะสิ้นสุด ไม่มีอะไรในนี้ที่ต้องประกอบขึ้นจากรายการแยกต่างหาก คำสั่งเช่าครั้งเดียวอยู่บนบอร์ดเพราะถูกจองเป็นคำสั่งเช่าตั้งแต่แรก การเยี่ยมบำรุงรักษารายสัปดาห์อยู่ที่นั่นแล้วเพราะถูกสร้างขึ้นโดยรายการบริการของมัน และการรับคืนอยู่บนบอร์ดเพราะวันสิ้นสุดของสัญญาเช่าเป็นตัวกระตุ้นให้เกิดขึ้น งานที่แท้จริงของผู้วางแผนในเช้าวันนั้นคือการตรวจสอบที่อยู่ใด ๆ ที่ถูกทำเครื่องหมายว่าอยู่นอกพื้นที่ จัดกลุ่มจุดแวะที่เหลือให้เป็นเส้นทางที่สมเหตุสมผลตามพื้นที่ และมอบหมายให้คนขับที่กำลังปฏิบัติหน้าที่ ไม่ใช่การคิดค้นรอบวิ่งขึ้นใหม่ทั้งที่ส่วนใหญ่มันมีอยู่แล้ว รอเพียงให้จัดระเบียบเท่านั้น

นี่คือเหตุผลที่แท้จริงที่ควรปฏิบัติต่อการวางแผนจัดตารางงานในฐานะศาสตร์ของตัวเอง แยกออกจากทั้งแอปคนขับและบันทึกการส่งมอบ นี่คือขั้นตอนที่ตัดสินว่าวันหนึ่งจะกลายเป็นแผนที่สมเหตุสมผลและเรียงลำดับมาอย่างดี หรือกลายเป็นรายการความตั้งใจดีที่พังทลายลงเมื่อถึงกลางเช้า หากคุณต้องการดูว่ารอบวิ่งแบบผสมเช่นนี้จะมีหน้าตาเป็นอย่างไรบนบอร์ดจัดตารางงานของคุณเอง พร้อมคลัง พื้นที่บริการ และลูกค้าประจำของคุณเอง จองการสาธิต แล้วเราจะพาคุณดูทีละขั้นตอน