O aluguer de equipamentos médicos e de mobilidade funciona com unidades individuais, não em lotes. Uma cama articulada vai para um endereço específico, fica durante meses e volta precisando de limpeza antes de ser usada por outra pessoa. Lojas de equipamentos comunitários, retalhistas de mobilidade e empresas de aluguer clínico têm centenas de dispositivos com número de série espalhados por casas, enfermarias e ambientes de cuidados, cada um com suas próprias datas de serviço e teste elétrico. A faturação raramente é uma semana certinha: é um aluguer aberto e prolongado, faturado mensalmente a um município, uma fundação, um segurador ou uma família. O software ganha o seu lugar em três tarefas. Saber onde está cada dispositivo e quem o teve. Manter o stock inadequado fora do sistema de reservas. Faturar alugueres que nunca terminam.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer de equipamentos médicos
Rastrear um dispositivo após o facto
Avisos de recolha nomeiam um intervalo de série, não um cliente. Se o histórico de aluguer estiver numa folha de cálculo, responder quais dos seus estão afetados e quem os detém leva um dia que não tem, e produz uma resposta na qual não pode confiar totalmente.
Limpeza antes da reemissão
Um dispositivo volta de uma casa e vai diretamente para a prateleira porque a área de devolução está cheia. Ninguém regista a limpeza. Semanas depois, não há evidência de que o item estava apto para reemissão, e não há como provar o contrário.
Datas de serviço e teste por unidade
Guinchos precisam de exame minucioso, dispositivos de corrente precisam de teste elétrico, bombas precisam de calibração. Rastrear esses intervalos série por série num diário significa que algo sempre falha, geralmente enquanto o dispositivo está alugado por um longo período.
Alugueres longos que saem da faturação
Equipamentos comunitários ficam fora durante meses ou anos. A faturação mensal manual falha nos dois sentidos: um item é recolhido e ainda cobrado, ou fica fora e silenciosamente deixa de ser cobrado. Ambos surgem numa auditoria em vez de num relatório.
Entregas em casas, não em depósitos
Motoristas entregam em apartamentos, habitações protegidas e endereços rurais sem entrada óbvia. Uma entrega falhada para uma cama dependente de alta não é um problema de reagendamento, e o telefone começa a tocar antes que o motorista tenha saído da rua.
Falhas reportadas e depois perdidas
Uma enfermaria ou cuidador liga para dizer que a bomba do colchão está a alarmar. A mensagem chega a uma caixa de entrada, é transmitida para a oficina de memória, e ninguém pode mais tarde dizer quando foi reportada, quem a recebeu, ou o que foi feito a respeito.
Como a Renttix ajuda
Histórico de aluguer a nível de série
Cada dispositivo é um ativo com seu próprio registo: histórico de aluguer por cliente e datas, histórico de manutenção, transferências de depósito e uma linha do tempo de custódia. Quando perguntado quais unidades foram para onde, filtra o registo de ativos em vez de reconstruí-lo a partir de papelada.
Avisos de recolha e quarentena
Avisos ficam no ativo — recolha de segurança, quarentena, conformidade, legal, administrativo. Um aviso que bloqueia o aluguer torna a unidade não reservável no momento em que é aplicado, para que um dispositivo suspeito não possa entrar no próximo pedido enquanto investiga.
Inspeção e encaminhamento de devoluções
As devoluções passam por um portão de triagem. O inspetor trabalha uma lista de verificação, classifica a condição e escolhe uma disposição: pronto, limpar, inspecionar, reparar ou quarentena. Qualquer coisa encaminhada para a área de lavagem ou oficina fica fora de disponibilidade até ser assinada como pronta.
Intervalos de teste que bloqueiam reservas
Os tipos de inspeção têm seus próprios intervalos, lembretes e políticas. Defina um tipo para avisar e a reserva passa sinalizada. Defina para bloquear e a Renttix recusa a reserva, nomeando os ativos cuja certificação expirou.
Faturação recorrente para alugueres longos
Os alugueres podem ser abertos sem recolha agendada, e as subscrições de aluguer são faturadas num ciclo através da sua própria conta Stripe, gerando uma fatura normal da Renttix cada vez. Pausar a faturação sem recolher, ou cancelar e deixar que o trabalho de recolha seja gerado.
Um portal para enfermarias e cuidadores
Os clientes fazem login para ver alugueres ao vivo, reportar uma falha diretamente na fila da oficina, solicitar desativação ou uma extensão, ler relatórios de visitas de serviço concluídas e pagar faturas, sem outra chamada para o seu escritório.
Fluxos de trabalho principais
Referência ou pedido recebido
Um prescritor, equipa de cuidados ou cliente privado solicita equipamento. A disponibilidade é verificada contra o stock real para as datas, o endereço de entrega e o contacto do local são registados, e o pedido é gerado.
Preparar, verificar e selecionar
O pedido chega à fila de preparação do armazém com uma lista de seleção numerada. Os selecionadores digitalizam cada unidade — código de barras do produto, etiqueta RFID ou número de ativo — e a contagem selecionada aumenta contra a linha. Um código que não está no pedido é rejeitado na prateleira, a seleção excessiva de uma linha é recusada, e fechar a seleção enquanto uma linha ainda está curta requer uma substituição deliberada.
Entrega, instalação e entrega
A entrega aparece no quadro de despacho com uma janela de tempo. O motorista navega até o endereço, instala e captura uma assinatura e fotos. O cliente recebe uma mensagem em rota com um link de rastreamento ao vivo.
Aluguer decorre e é faturado
Alugueres abertos são faturados no seu ciclo. Falhas reportadas através do portal abrem trabalhos de oficina. Visitas de serviço são agendadas a partir do calendário de manutenção enquanto o dispositivo ainda está em uso.
Recolha e retorno ao stock
A desativação é solicitada pelo cliente ou gerada no escritório e um trabalho de recolha é agendado. No retorno, a unidade é inspecionada, classificada, encaminhada para limpeza ou reparo, e só então é novamente reservável.
Integrações relevantes
Xero
Faturas, notas de crédito e pagamentos sincronizam com o Xero em vez de serem reintroduzidos, e compras de ativos podem ser registadas como diários de ativos fixos. Sage e QuickBooks conectam-se da mesma forma se esse for o seu livro-razão.
Stripe
Cartão em arquivo para alugueres que duram meses. As subscrições de aluguer são faturadas através da sua própria conta Stripe, e os clientes podem liquidar faturas a partir do portal sem ligar para as contas.
Calendar feed
Entregas, recolhas, manutenção e visitas de inspeção são publicadas como um feed iCal assinado — um URL para tudo, um por rota — para que um coordenador veja cada trabalho com sua janela de tempo, endereço do local e número de contacto no Outlook, Google ou Apple Calendar. É apenas de saída, e rodar o segredo revoga todos os URLs já emitidos.
Google Maps
Endereços de local e entrega são escolhidos a partir da pesquisa de endereços do Google e fixados em coordenadas, para que o quadro de despacho e o motorista trabalhem a partir de uma localização real em vez de uma linha digitada.
Twilio
SMS no dia. Quando o motorista está em rota, o cliente recebe uma mensagem de texto com um link de rastreamento ao vivo, e uma mensagem de conclusão com o recibo assinado depois.
SSO
Os funcionários fazem login através do seu fornecedor de identidade existente, para que o acesso ao escritório seja concedido e revogado centralmente quando as pessoas entram, mudam de departamento ou saem.
Perguntas frequentes
Sim, a nível de série. Cada ativo tem seu próprio histórico de aluguer com o pedido, o cliente e as datas de saída e retorno, juntamente com o histórico de manutenção, transferências de depósito e uma linha do tempo de custódia mostrando para onde a unidade se moveu. Quando um aviso de recolha nomeia um intervalo de série, filtra o registo de ativos em vez de reconstruir a imagem a partir de notas de entrega.
As devoluções passam por um portão de inspeção. O inspetor regista uma lista de verificação, classifica a condição e escolhe uma disposição: pronto, limpar, inspecionar, reparar ou quarentena. Qualquer coisa enviada para a área de lavagem ou oficina é mantida lá no sistema, e a quarentena adiciona um aviso que bloqueia o aluguer, para que a unidade não possa ser reservada até ser assinada como pronta.
Essa é a sua escolha por tipo de inspeção. Defina o tipo para avisar e a reserva prossegue com uma bandeira no ecrã. Defina para bloquear e a Renttix recusa a reserva e nomeia os ativos falhados, para que um teste elétrico vencido ou exame minucioso pare o pedido em vez de ser notado depois.
Sim. Os alugueres podem ser abertos sem recolha agendada, e as subscrições de aluguer são faturadas num ciclo através da sua própria conta Stripe, gerando uma fatura normal na Renttix cada vez. A faturação pode ser pausada enquanto o equipamento permanece com o cliente, e cancelar uma subscrição gera o trabalho de recolha.
Através do portal do cliente. Um relatório de falha submetido contra um pedido ou número de ativo abre um trabalho na fila da oficina com a própria redação do cliente como descrição da falha, e notifica o seu escritório. O cliente então vê a visita de serviço agendada e pode ler o relatório da visita concluída no mesmo local.
Não. Os ativos podem ser importados com os seus números de ativo existentes, juntamente com clientes, produtos, depósitos e categorias. A digitalização de código de barras e RFID oferece a melhor precisão no armazém, mas itens não etiquetados ainda são selecionados e verificados manualmente, para que possa mover-se para a digitalização dispositivo por dispositivo.
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