O aluguer de tendas é um trabalho de um ano comprimido num verão. Um casamento reservado há dezoito meses e um festival confirmado na semana passada acontecem no mesmo fim de semana de agosto, e ambos precisam de uma equipa, um camião e uma estrutura completa que não tenha sido prometida a outra pessoa. O equipamento é volumoso e chega em partes: estruturas, lona do teto, forros, pavimentos, aquecedores, iluminação. Metade dos locais são campos sem endereço útil. O software ganha o seu lugar aqui ao manter o livro de reservas de forma honesta, reservando estruturas inteiras em vez de componentes soltos, planeando as montagens e desmontagens de acordo com a disponibilidade real da equipa, e garantindo que o que voltou em falta em outubro é cobrado.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer de tendas
Uma temporada que chega de uma vez
Dois terços do trabalho do ano acontecem entre maio e setembro. Cada camião, cada equipa e cada tenda de vão livre estão comprometidos nos mesmos poucos sábados, enquanto o mesmo stock fica num armazém de novembro a março.
Orçamentos que ficam um ano
Os pedidos de casamento chegam com doze a dezoito meses de antecedência e depois ficam em silêncio. Manter datas provisórias sem bloquear reservas reais, e lembrar quais os orçamentos que ainda precisam de ser seguidos, é onde muito trabalho confirmado se perde silenciosamente.
Estruturas saem como partes
Uma tenda não é um único item. É uma estrutura, lona do teto, paredes laterais, forro, pavimento, um aquecedor e uma linha de iluminação. Reservar a estrutura e esquecer o forro, e a equipa descobre no local.
Equipas e camiões, não apenas stock
Uma montagem precisa de quatro pessoas durante seis horas, um camião que possa transportar a carga, e uma vaga de desmontagem dois dias depois. A disponibilidade de stock não diz nada sobre se alguém está livre para montá-lo.
Locais sem um endereço utilizável
Metade das suas instalações são um campo, um prado ou o fundo de um jardim de hotel. Um código postal deixa o motorista a um quarto de milha do portão, e as condições do terreno estão apenas na cabeça de alguém.
Danos encontrados semanas depois
A lona volta molhada, é enrolada, e o rasgo aparece na próxima montagem. Estacas, catracas e painéis de forro desaparecem um a um. Quando se faz a contagem correta, o evento já foi faturado há muito.
Como a Renttix ajuda
Calendário de reservas antecipadas
O calendário de reservas mostra reservas semanas e meses à frente, para que possa ver quais os sábados já comprometidos antes de dar outro orçamento. A disponibilidade é verificada contra as datas que introduz, não contra uma folha de cálculo.
Orçamentos que se convertem sem reintrodução
Construa o orçamento no Renttix com a estrutura, extras e datas de aluguer, defina quanto tempo permanece válido, e converta-o numa encomenda quando o depósito for recebido. O histórico de status mostra o que foi enviado e quando.
Pacotes que se expandem em cada parte
Defina um pacote de tenda uma vez — estrutura, lona, forro, pavimento, iluminação, com uma quantidade para cada — e adicione-o a uma encomenda numa única ação. O Renttix expande-o numa linha separada por componente, cada um com a sua própria quantidade, taxa e imposto, com o desconto do pacote estampado nessas linhas. Nada se esconde dentro de um item principal, por isso cada parte é escolhida, despachada e cobrada por si mesma.
Quadro de despacho para montagens e desmontagens
Cada encomenda gera um trabalho de entrega no quadro de despacho. Atribua um veículo e motorista, divida uma grande carga entre dois camiões, e fixe uma paragem crítica no tempo para que o otimizador de rotas não a mova.
Rota de equipas com verificação de conflitos
A rota da força de trabalho agenda turnos contra a disponibilidade real do pessoal e avisa antes de reservar alguém em duplicado. Férias e indisponibilidade são registadas, para que uma equipa comprometida para uma montagem de sábado esteja realmente lá.
Relatórios de danos e cobranças por faltas
O off-hire compara o que volta com o que saiu e sinaliza a diferença. Os relatórios de danos incluem fotos, uma decisão de responsabilidade e uma cobrança, e passam por uma etapa de aprovação antes de qualquer coisa chegar à fatura do cliente.
Fluxos de trabalho principais
Pedido e orçamento
Receba o pedido, construa um orçamento com a estrutura, pavimento, iluminação e mobiliário, e defina uma data de validade. A disponibilidade é verificada nas datas do evento antes de qualquer coisa ser prometida.
Visita ao local e confirmação
Agende a visita como um trabalho no quadro de despacho. Registe o endereço do local, códigos de acesso, requisitos especiais e contacto do local na encomenda, depois receba um depósito e obtenha a assinatura do contrato de aluguer.
Lista de carregamento e preparação
A encomenda aparece na fila de picking do armazém, primeiro as mais urgentes. O pátio digitaliza cada secção da estrutura, saco de forro e palete de pavimento contra as linhas da encomenda, depois marca a carga preparada para despacho.
Dia de montagem
A equipa trabalha a partir do trabalho no quadro de despacho com a localização do local, contacto e notas. A prova de entrega captura fotos, uma assinatura e o nome do receptor quando a estrutura é entregue.
Desmontagem, registo e faturação
O trabalho de recolha ocorre na data acordada. O equipamento é digitalizado de volta com a sua condição, e o aluguer entra na próxima execução de faturas.
Integrações relevantes
HubSpot
Os clientes são transferidos como contactos e empresas do HubSpot, e cada encomenda torna-se um negócio com o seu valor, um resumo das linhas e a fase em que se encontra. Uma vez que existam faturas contra a encomenda, o total faturado e o montante ainda devido são estampados no negócio também.
Google Maps
Pesquisa de endereços e geocodificação em encomendas, e o mapa por trás do planeamento de rotas. As coordenadas de entrega são armazenadas na encomenda, para que a corrida seja planeada a partir de um ponto real em vez de um código postal aproximado.
Twilio
O SMS é enviado através da sua própria conta Twilio. Quando o motorista marca o trabalho como em rota, o cliente recebe uma ETA e um link de rastreamento ao vivo.
Calendar feed
Subscreva a sua agenda de despacho como um feed iCal, para que os trabalhos de montagem e desmontagem apareçam no calendário Google ou Outlook da equipa junto com tudo o resto.
Xero
Envie faturas de aluguer, notas de crédito e registos de clientes para o Xero para que a faturação do verão entre nos livros sem ser digitada duas vezes.
Stripe
Aceite pagamentos com cartão em depósitos e saldos. Os clientes podem pagar uma fatura a partir do portal, o que é importante quando o saldo de um casamento é devido na semana antes da montagem.
Perguntas frequentes
Não como uma única linha, mas como uma única ação. Define um pacote — estrutura, lona do teto, forro, pavimento, iluminação, aquecedores — com uma quantidade para cada parte, e adicionar esse pacote a uma encomenda expande-o numa linha separada por componente. Cada linha tem a sua própria quantidade, taxa e imposto, e o desconto do pacote é estampado nela com o nome do pacote como razão, para que a papelada explique o preço do pacote em vez de o esconder. Manter as partes como linhas reais é o ponto: o forro é reservado, escolhido e devolvido por si mesmo em vez de se esconder dentro da estrutura principal. As definições de kit são uma funcionalidade separada — registam o que um kit completo contém, e os componentes anexados a um ativo são verificados contra essa lista na inspeção de retorno.
Com a antecedência que precisar. Os orçamentos têm uma data de validade e um histórico de status, para que um pedido feito com dezoito meses de antecedência ainda seja rastreável quando o cliente voltar. Os alugueres confirmados ficam no calendário de reservas com as suas datas, e a disponibilidade é verificada contra essas datas sempre que alguém orça o mesmo fim de semana.
Sim, através da rota da força de trabalho. Agenda turnos para cada membro do pessoal, e o Renttix verifica conflitos antes de o turno ser guardado. A disponibilidade do pessoal e as férias são registadas, para que a rota reflita quem está realmente livre. Separadamente, o quadro de despacho mantém os trabalhos de entrega e recolha, com um veículo e motorista atribuídos a cada um.
Faz-se um aluguer cruzado. O Renttix tem um registo de subalugueres que liga um fornecedor, o equipamento alugado, a taxa acordada e o período de aluguer, e a encomenda que está a cobrir. As etapas de trânsito entre o fornecedor, o seu armazém e o cliente são rastreadas com prova de entrega, para que saiba onde está o stock emprestado e quanto lhe custou.
Cada encomenda tem um nome de local de entrega, endereço, contacto do local e notas do motorista, além de coordenadas. Escolha o local na pesquisa de endereços e as coordenadas que retornam são armazenadas na encomenda; digite o endereço manualmente e ele é geocodificado quando a encomenda é guardada. Essas coordenadas, o nome do local, o nome e número do contacto e as notas de código de acesso e requisitos especiais são todos copiados para os trabalhos de entrega e recolha, para que a equipa abra o trabalho com o que o escritório registou em vez de ligar para o obter.
Quando o aluguer é encerrado, a quantidade devolvida é comparada com o que saiu e qualquer falta é sinalizada. Um relatório de danos regista os itens, fotos, uma descrição e se o cliente é responsável, com uma cobrança que precisa de aprovação antes de ser aplicada. Tudo permanece contra a encomenda e aparece na lista de documentos.
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