O aluguer de AV e produção funciona com listas de equipamentos, não com linhas individuais. Uma sala de conferências, um palco de festival ou uma digressão corporativa saem com centenas de itens — mesas, amplificadores, line array, luzes móveis, truss, motores, distribuição, comunicações e cabos — embalados em flight cases e carregados numa ordem definida. As datas não mudam. A carga é na quinta-feira, quer o microfone de rádio suplente tenha voltado do último trabalho ou não. A maioria das empresas utiliza uma mistura de stock próprio e aluguer cruzado, e a área de preparação é o gargalo: tudo tem de ser testado, embalado e verificado de acordo com a especificação antes de o camião partir. O software ganha o seu lugar ao manter a disponibilidade, preparação e documentação num só lugar, para que o armazém e o escritório estejam a ver o mesmo trabalho.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguer de AV e produção
Listas de equipamentos com centenas de linhas
A especificação de um único espetáculo pode ter várias centenas de itens entre som, iluminação, vídeo e cabos. Reconstruir essa lista manualmente para cada pedido é demorado, e o adaptador em falta é encontrado no local em vez de no armazém.
Datas de entrada que nunca mudam
Os eventos não atrasam. Se o trabalho devolvido chega tarde ou um item falha no teste PAT, a próxima equipa ainda carrega às seis da manhã de quinta-feira. Precisas de saber dos conflitos dias antes, não no próprio dia.
Espetáculos sobrepostos, uma área de preparação
Um fim de semana movimentado empilha três ou quatro trabalhos uns sobre os outros. Os mesmos racks de amplificadores são virados de um dia para o outro entre dois deles, e o armazém não tem uma ordem de trabalho fiável além de quem grita mais alto.
Aluguer cruzado que ninguém anotou
Quando estás em falta, subcontratas à empresa da rua ao lado. O equipamento chega, sai para o trabalho e volta. Seis semanas depois, a fatura do fornecedor chega e ninguém tem a certeza a que espetáculo pertencia.
Perseguir equipamento após desmontagem
A desmontagem acontece às duas da manhã no escuro. As caixas voltam no camião errado, os cabos ficam no teto, e o item em falta só aparece quando o próximo trabalho precisa dele e o camião está a carregar.
Certificados de teste que os locais pedem
Os locais querem documentação antes de te deixarem passar pela porta do cais. Cada item de corrente precisa de um registo PAT e cada guincho de corrente e cinta precisa de uma data LOLER, mantida por unidade em vez de por linha de catálogo.
Como a Renttix ajuda
Kits e pacotes que reservam juntos
As definições de kit registam o que uma unidade completa contém — a mesa, a sua PSU, os seus cabos — e o Renttix verifica a composição ao vivo em relação a essa lista quando a unidade é inspecionada de volta. Os pacotes são pacotes a nível de catálogo: adicionar um escreve cada produto filho na encomenda como sua própria linha, cada um com a sua própria taxa instantânea e imposto e o desconto do pacote aplicado, etiquetado com o pacote de onde veio.
Disponibilidade em toda a frota
A vista de disponibilidade no calendário de reservas é uma grelha por produto, por dia, para a janela que escolheres, filtrada por depósito ou categoria. Vês os dias de conflito antes de o trabalho ser confirmado, não depois.
Preparação e despacho guiados por digitalização
A fila de preparação do armazém lista as encomendas por entrega mais próxima. Os preparadores digitalizam códigos de barras, etiquetas RFID ou números de ativos contra a linha de encomenda, para que a caixa errada falhe na prateleira. Completar uma recolha marca o trabalho como pronto para despacho.
Subalugueres mantidos na encomenda
Um subaluguer regista o fornecedor, quantidade, taxa de aluguer, custo acordado e período de aluguer contra a linha de encomenda que cobre, com uma ordem de compra ligada e se vem para o teu depósito ou vai direto para o local.
Regimes de inspeção que bloqueiam reservas
Configura PAT, LOLER ou o teu próprio regime com um intervalo e um âmbito. Quando uma unidade está atrasada, escolhes a política: segui-la silenciosamente, avisar na reserva ou excluí-la da disponibilidade para que não possa chegar a um local.
Check-in com captura de condição
As devoluções são digitalizadas no portão de triagem contra uma lista de verificação, com uma classificação de condição e fotografias. Uma falha encaminha a unidade para a fila de oficina e levanta um trabalho de reparação, e o equipamento danificado não será reservado para o próximo espetáculo.
Fluxos de trabalho principais
Especificação e orçamento
O pedido chega como uma especificação técnica. Constrói o orçamento linha por linha, com linhas de serviço para a equipa e entrega ao lado do equipamento, e envia-o para o portal do cliente para visualizar, comentar e aceitar. Um orçamento aceite converte-se diretamente numa encomenda.
Confirmar e alocar
Datas firmes, janela de entrega e endereço do local vão na encomenda, com um contacto no local e instruções especiais para o motorista — código do portão, hora do cais, notas de acesso. Os ativos são alocados às linhas, e o trabalho aparece no calendário de reservas e no quadro de despacho.
Preparar e embalar
A encomenda chega à fila de preparação do armazém. Cada item é digitalizado contra a sua linha, e a lista de recolha e a nota de entrega são impressas. Completar a recolha marca o trabalho como pronto para carregar.
Carregar e entregar
O quadro de despacho mostra as corridas do dia. Os motoristas seguem a rota, capturam fotografias e uma assinatura como prova de entrega, e o cliente pode seguir o trabalho num link de rastreamento.
Desmontagem, check-in e faturação
O equipamento é digitalizado de volta no portão de triagem com a condição registada. Danos levantam um relatório contra a encomenda. O trabalho então entra na corrida de faturação, com custos de subaluguer e qualquer cobrança por danos anexada.
Integrações relevantes
Xero
Faturas e notas de crédito são enviadas para o Xero contra códigos de conta mapeados, para que o que o teu escritório levanta para um espetáculo seja o que o teu contabilista vê, sem reintrodução de dados.
QuickBooks
O mesmo percurso de envio para o QuickBooks, com registos de clientes e códigos fiscais sincronizados entre os dois sistemas para que os detalhes da conta não se afastem.
Google Maps
Geocodifica endereços de locais e sítios para que os pontos de entrega fiquem corretamente no mapa de despacho e o planeamento de rotas funcione a partir de coordenadas reais em vez de um código postal digitado.
Twilio
Quando o motorista marca uma corrida em rota, o contacto no local recebe um SMS com a ETA e um link de rastreamento ao vivo, para que alguém esteja no cais quando o camião chegar.
Calendar feed
Subscreve o horário de despacho como um feed iCal no Google, Outlook ou Apple Calendar, para que os gestores de projeto vejam as corridas da semana sem entrar no sistema.
HubSpot
Os clientes são transferidos como contactos e empresas, e cada encomenda torna-se um negócio cujo estágio segue o trabalho até pago, para que os pedidos e trabalhos repetidos permaneçam no CRM sem reintrodução de dados.
Perguntas frequentes
Sim. Os pacotes são pacotes a nível de catálogo: constróis o pacote uma vez, e adicioná-lo a uma encomenda escreve cada produto filho como sua própria linha, com preço da sua própria taxa com o desconto do pacote aplicado e etiquetado com o pacote de onde veio. As definições de kit são uma coisa separada — registam o que uma unidade completa contém, e a composição ao vivo é verificada em relação a essa lista quando a unidade é inspecionada de volta. Ajustas as linhas expandidas para o espetáculo específico em vez de digitar a lista novamente.
A disponibilidade é verificada em relação às datas na encomenda, e a vista de disponibilidade no calendário de reservas mostra uma grelha por produto, por dia, para a janela que escolheres, filtrada por depósito ou categoria. O stock já comprometido com um trabalho não está livre para outro. Unidades com uma inspeção atrasada também podem ser excluídas da disponibilidade.
Sim. Um subaluguer regista o fornecedor, produto, quantidade, taxa de aluguer, custo acordado e período de aluguer contra a linha de encomenda que cobre. Defines se vem para o teu depósito ou vai direto para o local, ligas uma ordem de compra, e moves-o através de Confirmado, Em-aluguer e Devolvido com registos de movimento para rastreamento e prova de entrega.
Sim. Os tipos de inspeção são configurados com um intervalo, um âmbito e uma política para unidades atrasadas — ignorar, avisar na reserva ou bloquear a unidade da disponibilidade. PAT e LOLER são enviados como predefinições juntamente com outros regimes regionais. Lembretes são disparados antes do vencimento, e o relatório de manutenção devida lista o que está a chegar por depósito.
Uma fila de preparação de encomendas ordenada por entrega mais próxima. Os preparadores digitalizam códigos de barras, etiquetas RFID ou números de ativos, e cada digitalização é validada contra a linha de encomenda, para que o item errado falhe na prateleira em vez de no local. Completar uma recolha marca a encomenda como pronta para despacho. As devoluções são digitalizadas de volta com condição e fotografias registadas.
As linhas de serviço ficam ao lado das linhas de aluguer na mesma encomenda e podem ser faturadas por visita, por hora, por dia, por semana ou como um montante fixo, para que o tempo do técnico e as taxas de entrega sejam cotados com o equipamento, transportados para a encomenda quando o orçamento é convertido e totalizados com o seu imposto no proforma. A corrida de faturação agendada cobra as linhas de aluguer — as taxas de serviço não fluem para ela por conta própria. As escalas de pessoal, disponibilidade e folhas de ponto são tratadas separadamente sob Workforce.
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