इवेंट किराया लोड-आउट्स में मापा जाता है, लाइन आइटम्स में नहीं। एक शादी में अस्सी लाइनें हो सकती हैं — गोल मेज, चियावारी कुर्सियाँ, लिनन, कांच के बर्तन, एक डांस फ्लोर — जो एक स्थल में दो घंटे की पहुंच विंडो के साथ डिलीवर की जाती हैं और रविवार को आधी रात को एकत्र की जाती हैं। वही स्टॉक एक ही सप्ताहांत में तीन नौकरियों में वादा किया जाता है, इसलिए उपलब्धता सप्ताह के बजाय दिन के हिसाब से सही होनी चाहिए। फिर सब कुछ गिना जाता है, धोया जाता है और मंगलवार से पहले फिर से पैक किया जाता है, जबकि कमी का शुल्क तब लगाया जाता है जब सबूत अभी भी ताजा होता है। सॉफ़्टवेयर अपनी जगह वहीं कमाता है जहाँ मात्रा होती है: उद्धरण संशोधन, ओवरलैपिंग इवेंट्स में उपलब्धता, पिक लिस्ट जिस पर लोडर भरोसा कर सकते हैं, और चालान जो वास्तव में घर आए सामान को दर्शाते हैं।
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इवेंट रेंटल में सामान्य चुनौतियां
जटिल बहु-आइटम ऑर्डर
एक अकेला शादी का ऑर्डर दर्जनों लाइनों तक जा सकता है, जो डिलीवरी पते और इवेंट की तारीखों में विभाजित होता है। कार्यालय में एक लाइन छूट गई तो ग्राहक को उनके मेहमानों के सामने ही पता चलता है।
इवेंट्स के बीच तंग समय सीमा
किट रविवार रात को एक इवेंट से निकलती है और मंगलवार सुबह की जरूरत होती है। इस बीच इसे गिना, धोया, चेक और फिर से पैक किया जाना चाहिए, जबकि पहले से बुक की गई हर चीज के लिए उपलब्धता ईमानदार रहती है।
जटिल किरायों का सही बिलिंग
बहु-दिवसीय, बहु-आइटम किरायों में डिलीवरी और संग्रह शुल्क, आंशिक सप्ताह दरें, कमियां और देर से वापसी शामिल होती हैं। इसे हाथ से गणना करना त्रुटियों को आमंत्रित करता है, और इवेंट के बाद की त्रुटियाँ क्रेडिट नोट्स और असहज फोन कॉल्स में बदल जाती हैं।
स्थल पहुंच और समयबद्ध ड्रॉप्स
स्थल आपको एक विंडो देता है, एक दिन नहीं। लोडिंग बे, लिफ्ट, मार्की निर्माण अनुक्रम और इवेंट शुरू होने के समय सभी को लाइन में होना चाहिए, और एक वैन जो देर से आती है, उसे इवेंट के बाद भी याद किया जाता है।
वापसी पर कमियां और टूट-फूट
कांच के बर्तन, कटलरी और लिनन कम, चिप या दागदार वापस आते हैं। जब तक गिनती और स्थिति को सबूत के साथ काम के खिलाफ दर्ज नहीं किया जाता, कमी का शुल्क बहस में चला जाता है और नुकसान आपके साथ रहता है।
पीक-सीजन स्टॉक की कमी
जून के हर शनिवार को एक साथ बुक किया जाता है। अंतर को कवर करने का मतलब है कि किसी अन्य आपूर्तिकर्ता से कम समय में कुर्सियाँ या डांस फ्लोर क्रॉस-हायर करना, फिर उस लागत और सही इवेंट के खिलाफ वापसी को ट्रैक करना।
Renttix कैसे मदद करता है
बड़े ऑर्डर एक बार में बनाएं
लंबी लाइन लिस्ट को तेजी से बनाने के लिए पूर्ण ऑर्डर विज़ार्ड या त्वरित ऑर्डर स्क्रीन का उपयोग करें, और आवर्ती संयोजनों को बंडल के रूप में सहेजें। एक बंडल जोड़ने से प्रत्येक आइटम को ऑर्डर पर अपनी लाइन के रूप में छोड़ दिया जाता है, बंडल की छूट दर पर और बंडल नाम के तहत समूहीकृत किया जाता है, ताकि इन्वेंटरी और डिस्पैच अभी भी प्रत्येक आइटम को देख सकें।
ओवरलैपिंग इवेंट्स में उपलब्धता
उपलब्धता को सटीक किराया विंडो के लिए चेक किया जाता है, जिसमें कुर्सियों और कांच के बर्तनों जैसी मात्रा-आधारित लाइनें शामिल हैं। नियोजित रखरखाव विंडो और होल्ड पर इकाइयाँ स्वचालित रूप से बाहर हो जाती हैं, इसलिए व्यस्त सप्ताहांत में कुछ भी दो बार वादा नहीं किया जाता।
समयबद्ध डिस्पैच और मार्ग योजना
प्रत्येक ऑर्डर में डिलीवरी समय विंडो, साइट संपर्क और ड्राइवर निर्देश होते हैं। डिस्पैच बोर्ड मार्ग के अनुसार दिन की योजना बनाता है, और किलोग्राम या घन मीटर में वाहन की सीमाएँ एक वैन को उसकी वहन क्षमता से अधिक लोड होने से रोकती हैं।
गिने हुए पिक्स और गिनी हुई वापसी
वेयरहाउस पिकिंग और रिटर्न पिक लिस्ट से बारकोड स्कैनिंग के साथ चलते हैं, और डिपो कतारें प्रत्येक ऑर्डर को तैयारी के माध्यम से आगे बढ़ाती हैं। क्षति रिपोर्ट्स काम के खिलाफ तस्वीरें कैप्चर करती हैं, ताकि टूट-फूट और कमी के शुल्क के पास सबूत हों।
किराए से मेल खाते चालान
दर परिभाषाएँ और किराया अवधि नियम दिन, सप्ताह और आंशिक सप्ताह शुल्क को लगातार लागू करते हैं। चालान रन और बैच कागजी कार्रवाई उठाते हैं, और जब कुछ समायोजित करने की आवश्यकता होती है तो क्रेडिट नोट्स को उसी स्थान पर जारी और ट्रैक किया जाता है।
मार्जिन खोए बिना क्रॉस-हायर
जब आप कम होते हैं, तो उस इवेंट के खिलाफ एक उप-किराया उठाएं जिसे यह कवर करता है, आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश उत्पन्न करें, और इसे पुष्टि, किराए पर और लौटाए गए के माध्यम से ट्रैक करें, ताकि किराए पर लिया गया डांस फ्लोर सही आपूर्तिकर्ता के पास वापस जाए।
मुख्य कार्यप्रवाह
पूछताछ और उद्धरण
अपने कैटलॉग से उद्धरण बनाएं, जैसे ही ग्राहक अतिथि संख्या बदलता है उसे संशोधित करें, और अनुमोदन के लिए भेजें। संशोधन रखे जाते हैं, ताकि आप देख सकें कि संस्करण दो और संस्करण पांच के बीच क्या बदला।
पुष्टि, जमा और समझौता
स्वीकृत उद्धरण को बिना पुनः टाइप किए ऑर्डर में बदलें। एक सुरक्षित भुगतान लिंक के माध्यम से प्रतिशत या निश्चित राशि के रूप में जमा लें, और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए किराया समझौता भेजें।
तैयारी और पिक
पिक लिस्ट वेयरहाउस में जाती है, जहां प्रत्येक आइटम को ऑर्डर पर अपनी लाइन के खिलाफ स्कैन किया जाता है। ऑर्डर जल्द से जल्द डिलीवरी के लिए कतारबद्ध होते हैं, और जब तक कोई इसे ओवरराइड नहीं करता तब तक पिक को साइन ऑफ नहीं किया जा सकता, ताकि कांच के बर्तनों की गायब क्रेट स्थल पर नहीं बल्कि यार्ड में मिल जाए।
डिलीवरी, निर्माण और संग्रह
काम अपने समय विंडो, साइट संपर्क और ड्राइवर निर्देशों के साथ डिस्पैच बोर्ड पर आता है। ग्राहक को एक ईटीए संदेश और एक ट्रैकिंग लिंक मिलता है, और संग्रह को अपनी स्टॉप के रूप में योजना बनाई जाती है।
चेक-इन और चालान
वापसी को डिपो में गिना जाता है, कमियों और टूट-फूट को तस्वीरों के साथ क्षति रिपोर्ट के रूप में उठाया जाता है, और चालान रन किराया, डिलीवरी शुल्क और एक्स्ट्रा को एक पास में उठाता है।
प्रासंगिक एकीकरण
Stripe
इवेंट से पहले भुगतान लिंक द्वारा जमा और शेष राशि लें, और ग्राहकों को पोर्टल से अपने चालान का निपटान करने दें। ऑर्डर को भुगतान के रूप में तभी चिह्नित किया जाता है जब Stripe भुगतान की पुष्टि करता है, न कि जब लिंक भेजा जाता है।
Xero
चालान और क्रेडिट नोट्स को Xero पर पुश करें ताकि इवेंट बिलिंग आपके खातों तक बिना पुनः कुंजी के पहुंचे, और भुगतान उस काम के खिलाफ मेल खाते हैं जिससे वे संबंधित हैं।
QuickBooks
QuickBooks Online के लिए वही अकाउंटिंग सिंक, ग्राहक और आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड को चरण में रखा जाता है, ताकि इवेंट चालान और क्रेडिट नोट्स आपके लेजर में बिना पुनः कुंजी के पहुंचें।
Twilio
जैसे ही ड्राइवर काम को मार्ग में चिह्नित करता है, ग्राहक को एक ETA टेक्स्ट भेजें, जिसमें एक लाइव ट्रैकिंग लिंक हो, ताकि स्थल समन्वयक को पता चले कि वैन कब आ रही है बिना आपके कार्यालय को रिंग किए।
Google Maps
जैसे ही ऑर्डर टाइप किया जाता है, स्थल पते ऑटोकंप्लीट से चुने जाते हैं और जब यह सहेजा जाता है तो जियोकोड किया जाता है, ताकि एक देश का घर या एक क्षेत्र का प्रवेश द्वार मानचित्र पर उन निर्देशांक के साथ उतरे जिन्हें डिस्पैच बोर्ड एक मार्ग से मेल कर सकता है।
Calendar feed
Google Calendar, Outlook या Apple Calendar से संचालन अनुसूची की सदस्यता लें, ताकि हर डिलीवरी और संग्रह उस डायरी में बैठें जिसे आपकी टीम पहले से खोलती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
हाँ। ऑर्डर आपके कैटलॉग से लाइन दर लाइन बनाए जाते हैं, और दोहराए जाने वाले संयोजनों को बंडल के रूप में सहेजा जा सकता है। एक बंडल जोड़ने से इसके प्रत्येक आइटम को ऑर्डर पर अपनी लाइन के रूप में छोड़ दिया जाता है, बंडल की छूट दर पर और बंडल नाम के तहत समूहीकृत किया जाता है, ताकि इन्वेंटरी और डिस्पैच अभी भी प्रत्येक आइटम को देख सकें। लंबे ऑर्डर पूर्ण ऑर्डर विज़ार्ड या त्वरित ऑर्डर स्क्रीन के माध्यम से बनाए जा सकते हैं, और पिक लिस्ट ऑर्डर पर जो है उससे उत्पन्न होती है।
उपलब्धता को पूरे सप्ताह के बजाय सटीक किराया विंडो के खिलाफ चेक किया जाता है, ताकि ओवरलैपिंग शुक्रवार और रविवार के इवेंट्स को उनके संघर्ष के रूप में देखा जा सके। कुर्सियों और कांच के बर्तनों जैसे मात्रा-आधारित स्टॉक को पूल और गिना जाता है, और रखरखाव में, क्षतिग्रस्त चिह्नित या होल्ड पर इकाइयों को उपलब्ध आंकड़े से बाहर रखा जाता है।
वापसी को डिपो में चेक किया जाता है, और जो कुछ भी कम या क्षतिग्रस्त होता है उसे ऑर्डर के खिलाफ क्षति रिपोर्ट के रूप में उठाया जाता है जिसमें तस्वीरें संलग्न होती हैं। वे रिकॉर्ड काम के साथ बैठते हैं, ताकि शुल्क को स्मृति के बजाय सबूत के साथ समझाया जा सके। यदि बाद में किसी शुल्क को उलटने की आवश्यकता होती है, तो एक क्रेडिट नोट उठाया जाता है और उसी स्थान पर ट्रैक किया जाता है।
हाँ। प्रत्येक ऑर्डर एक प्रतिशत या निश्चित राशि के रूप में जमा ले सकता है, और ग्राहक ऑर्डर से आप ईमेल कर सकते हैं एक सुरक्षित लिंक के माध्यम से भुगतान करता है। एक रिफंडेबल सुरक्षा जमा जो एक चार्ज के बजाय कार्ड होल्ड के रूप में लिया जाता है Airwallex पर चलता है, जहां इसे ऑर्डर से ही रखा, कैप्चर या रिलीज किया जाता है। जमा स्थिति ऑर्डर पर बकाया शेष राशि के साथ बैठती है।
हाँ। उस इवेंट के खिलाफ एक उप-किराया उठाएं जिसे यह कवर करता है, आपूर्तिकर्ता और सहमत लागत को रिकॉर्ड करें, और इससे खरीद आदेश उत्पन्न करें। किराया पुष्टि, किराए पर और लौटाए गए के माध्यम से ट्रैक किया जाता है, आउटबाउंड और रिटर्न लेग्स और डिलीवरी का सबूत के साथ, ताकि किराए पर लिया गया स्टॉक समय पर वापस जाए और इवेंट को कवर करने की लागत उस ऑर्डर के खिलाफ बैठती है जिसके लिए इसे उठाया गया था।
दोनों। एक उत्पाद मात्रा-आधारित हो सकता है — पांच सौ कुर्सियाँ एक पूल के रूप में गिनी जाती हैं — या संपत्ति-आधारित, जहाँ प्रत्येक इकाई का अपना नंबर, इतिहास और स्थिति रिकॉर्ड होता है। अधिकांश इवेंट व्यवसाय एक मिश्रण चलाते हैं: कुर्सियाँ, लिनन और कांच के बर्तन मात्रा के अनुसार, जबकि डांस फ्लोर, जनरेटर और स्टेजिंग को व्यक्तिगत संपत्तियों के रूप में ट्रैक किया जाता है।
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