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अधिकांश हायर व्यवसाय कागजी टाइमशीट, स्प्रेडशीट और याददाश्त के मिश्रण से पेरोल चलाते हैं। आपका व्यवसाय जितने घंटों के लिए भुगतान करता है और वास्तव में कितने घंटे काम किए गए, वे अलग-अलग हो जाते हैं, और तब तक किसी का ध्यान नहीं जाता जब तक मार्जिन कम नहीं हो जाते।

Workforce सक्षम होने पर, स्टाफ वहीं क्लॉक इन और आउट करता है जहाँ वे पहले से काम करते हैं। ड्राइवर और इंजीनियर अपनी शिफ्ट की शुरुआत में Renttix Field ऐप से क्लॉक इन करते हैं। ऑफिस स्टाफ वेब सिस्टम में अपनी प्रोफ़ाइल से क्लॉक इन करता है। हर क्लॉक इवेंट एक ही उपस्थिति रिकॉर्ड में आता है, इसलिए काम किए गए घंटों का एक ही सत्य संस्करण होता है।

टाइमशीट व्यू किसी भी तारीख सीमा में हर व्यक्ति के घंटे दिखाता है — किसने काम किया, कितनी देर तक, और अभी कौन क्लॉक पर है। चूंकि Renttix नौकरियों के लिए बिल करने योग्य श्रम को भी कैप्चर करता है, इसलिए आप उपस्थिति और बिल किए गए घंटों को साथ-साथ देख सकते हैं और उपयोग को समझ सकते हैं बजाय इसके अनुमान लगाने के।

खरीदने के लिए कोई अलग ऐप नहीं है, कोई एक्सपोर्ट-इम्पोर्ट रूटीन नहीं है, और आपकी टीम के लिए सीखने के लिए कोई दूसरा सिस्टम नहीं है।

अवकाश अनुरोध निर्णय के आकार के लिए अनुपातहीन मात्रा में घर्षण पैदा करते हैं। कोई गलियारे में पूछता है, जवाब किसी के दिमाग में रहता है, और तीन सप्ताह बाद आपके सबसे व्यस्त सप्ताह के दौरान दो ड्राइवर छुट्टी पर होते हैं।

Renttix में, स्टाफ उसी जगह से छुट्टी बुक करता है जहाँ वे पहले से हैं — इंजीनियरों और ड्राइवरों के लिए Field ऐप, ऑफिस स्टाफ के लिए प्रोफ़ाइल पेज। वे पूछने से पहले अपना बैलेंस देखते हैं: वर्ष के लिए भत्ता, बुक किए गए दिन, स्वीकृति की प्रतीक्षा कर रहे दिन, शेष दिन।

Workforce कंसोल में अनुरोध स्वीकृति के लिए कतारबद्ध होते हैं। प्रबंधक देखते हैं कि कौन पूछ रहा है, किन तारीखों के लिए, इसके लिए कितने कार्य दिवस लगेंगे, और कोई नोट जुड़ा है या नहीं। एक क्लिक के साथ स्वीकार या अस्वीकार करें, यदि आप चाहें तो एक निर्णय नोट के साथ। एक ही व्यक्ति के अतिव्यापी अनुरोध स्वचालित रूप से अस्वीकार कर दिए जाते हैं, और शेष भत्ते से अधिक का अनुरोध कभी कतार में नहीं पहुँचता।

बीमारी अवकाश, अवैतनिक अवकाश और अन्य अनुपस्थिति प्रकार दृश्यता के लिए उसी तरह दर्ज किए जाते हैं, बिना छुट्टी भत्ते से भत्ता घटाए।

अवकाश नियम देशों, उद्योगों और कंपनियों के बीच भिन्न होते हैं — इसलिए Renttix कोई लागू नहीं करता है। आप कार्य दिवसों में वार्षिक भत्ता निर्धारित करते हैं, और आप इसे लंबे समय से सेवारत स्टाफ या अंशकालिक कर्मचारियों के लिए प्रति व्यक्ति ओवरराइड कर सकते हैं।

कार्य दिवस गिनती भी कॉन्फ़िगर करने योग्य है। डिफ़ॉल्ट रूप से, सप्ताहांत किसी अनुरोध के लिए गिने नहीं जाते — शुक्रवार से सोमवार का ब्रेक चार दिन का नहीं, दो दिन का लागत होता है। यदि आपकी टीमें सप्ताहांत में काम करती हैं, तो सप्ताहांत गिनती चालू करें और हर दिन गिना जाएगा।

स्वीकृति ही वैकल्पिक है। इसे चालू रखें और अनुरोध प्रबंधक के लिए कतारबद्ध होंगे। इसे बंद करें और बुकिंग बनते ही स्वीकृत हो जाएंगी — छोटी टीमों के लिए उपयोगी जो कैलेंडर पर भरोसा करती हैं।

पूरा मॉड्यूल सिस्टम सेटअप से नियंत्रित होता है। जब तक आप इसे सक्षम नहीं करते, तब तक कहीं भी कोई क्लॉक बटन, छुट्टी स्क्रीन या कंसोल दिखाई नहीं देते। और एक जानबूझकर सीमा: रोजगार डेटा को Renttix AI सहायक से पूरी तरह से बाहर रखा गया है। घंटे, अनुपस्थिति और अवकाश निर्णय आपके स्टाफ और उनके प्रबंधकों के बीच ही रहते हैं।

उपस्थिति तभी उपयोगी होती है जब वह बिना दोबारा टाइप किए सीधे पेरोल तक पहुँचती है। Renttix पहले से कैप्चर किए गए घंटों की लागत निकालता है—आपके ओवरटाइम नियम लागू करता है, ब्रेक घटाता है और एक बार राउंड करता है—इसलिए सिस्टम से बाहर निकलने वाला आंकड़ा ठीक वैसा ही होता है जैसा आपके पेरोल को चाहिए।

वेतनभोगी कर्मचारियों को सही तरीके से हैंडल किया जाता है, न कि अनुमानित। वेतन उन दिनों के आधार पर प्रोरटेड होता है जिनमें वे वास्तव में काम कर रहे होते हैं, उस यूनिट के अनुसार जो आपने तय किया है—मासिक, साप्ताहिक या वार्षिक—इसलिए पूरा महीना ठीक मासिक दर के अनुसार भुगतान होता है और मध्य-अवधि में शामिल या छोड़ने वाले कर्मचारियों को केवल उन दिनों के लिए वेतन मिलता है जब वे नियोजित थे।

समायोजन और व्यय बोनस, पिछला वेतन और भत्ते एडिशन के रूप में जोड़े जाते हैं; अग्रिम, यूनिफॉर्म और कटौतियां घटाई जाती हैं। दोनों ही अवधि के लिए कर पूर्व लाइनें होती हैं, इसलिए पेरोल तक पहुंचने वाला समायोजित कुल राशि पूरी होती है। माइलेज दावे दूरी और आपकी दर के अनुसार सर्वर-साइड पर लागत किए जाते हैं, न कि फॉर्म में टाइप किए गए आंकड़े पर भरोसा किया जाता है।

इसे पेरोल में लाना यूके पेरोल के लिए, लागत वाले घंटे Xero Payroll में ड्राफ्ट टाइमशीट के रूप में भेजे जाते हैं—घंटे, कभी पैसा नहीं। Xero दरें, कर, National Insurance, RTI और payslips संभालता है; Renttix से कोई फाइलिंग या भुगतान नहीं होता। अन्य स्थानों पर, समान अवधि Sage फॉर्मेट या CSV के रूप में किसी भी प्रोवाइडर के लिए एक्सपोर्ट होती है। एक बार अवधि एक्सपोर्ट हो जाने पर वह लॉक हो जाती है, इसलिए बाद में कोई संपादन तो जानबूझकर किया गया सुधार होगा, न कि पेरोल द्वारा पहले से उपयोग किए गए संख्या में कोई चुप्पी से बदलाव।

छुट्टियां तो आसान हिस्सा हैं। असली खर्च तो उन अप्रत्याशित अनुपस्थितियों से होता है जो किराए की कंपनी के लिए परेशानी बन जाती हैं, और इन्हें मैनेज करने का मतलब सिर्फ तारीखों की रेंज दर्ज करना नहीं होता।

बीमारी की जानकारी उसके प्रमाण के साथ दर्ज की जाती है—छोटे समय के लिए स्वयं-प्रमाणन, और यदि आपकी पॉलिसी में आवश्यक हो तो फिट नोट। Renttix इस बात का भी ध्यान रखता है कि यदि कोई अनुपस्थिति स्वयं-प्रमाणन सीमा से आगे बढ़ जाए और फिट नोट न मिला हो, तो उसे फ्लैग किया जाए। रिकॉर्ड बंद करने से पहले वापस काम पर लौटने की बातचीत भी आवश्यक हो सकती है।

कुल नहीं, पैटर्न देखें Renttix प्रत्येक कर्मचारी के लिए Bradford Factor का हिसाब लगाता है: अनुपस्थिति की संख्या का वर्ग, उसे दिनों से गुणा किया गया। इसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि चार अलग-अलग एक-दिन की अनुपस्थिति की स्कोरिंग एक चार-दिन की बीमारी से कहीं ज्यादा हो, क्योंकि पहली स्थिति काम कीrota को बाधित करती है जबकि दूसरी नहीं। सीमा निर्धारित करें और ऐसे कर्मचारी खुद-ब-खुद सामने आ जाएं जिनसे बातचीत करनी जरूरी हो।

स्वास्थ्य डेटा को स्वास्थ्य डेटा के रूप में संभाला जाता है बीमारी से जुड़ी जानकारी विशेष श्रेणी की होती है और इसे उसी तरह सावधानी से संभाला जाता है। यह सामान्य छुट्टी स्क्रीन से अलग की जाती है ताकि वह वहाँ न दिखे, ऑडिट ट्रेल से बाहर रखी जाती है, और इसके लिए विशेष अनुमति की जरूरत होती है — एक ऐसी चाबी जो टाइमशीट पढ़ सकती है लेकिन बीमारी की जानकारी नहीं।

रोटा एक प्रकार का वादा होता है कि कौन कहाँ होगा। Renttix उन वादों को बाकी सभी जानकारी के साथ मिलाकर जांचता है, इससे पहले कि आप उन्हें प्रकाशित करें।

शिफ्ट असाइन करते समय मौजूदा शिफ्ट, स्वीकृत छुट्टियाँ, व्यक्ति की बताई गई उपलब्धता और — ड्राइवरों के लिए — उनके सेवा घंटे की सीमा के आधार पर सत्यापन किया जाता है। क्लैशेस आपको अगले दिन सुबह छह बजे के बजाय शेड्यूल करते हुए ही सूचित कर दिए जाते हैं, और आवश्यकता पड़ने पर आप इन्हें जान-बूझकर ओवरराइड कर सकते हैं।

कर्मचारी अपनी उपलब्धता खुद अपडेट रखते हैं कर्मचारी Renttix Field ऐप के माध्यम से अपनी नियमित छुट्टियाँ और एकबारगी अनुपलब्धताएँ स्वयं सेट करते हैं। कार्यालय उसी उपलब्धता के अनुसार शेड्यूल बनाता है जो कर्मचारियों ने वास्तविक रूप में बताई है, न कि उस पर आधारित जो कोई याद करता है।

बिना फोन कॉल के स्वैप कर्मचारी उस प्रकाशित शिफ्ट को ऑफर कर सकते हैं जिसे वे कार्यरत नहीं हो सकते। सहकर्मी स्वयं ही वॉलंटियर करते हैं, कार्यालय उनमें से एक को मंजूर करता है, और शिफ्ट पुनः असाइन हो जाती है — उसी क्लैश जांच के साथ जो नई भूमिका निभाने वाले पर लागू होती है। एक 'कौन-छुट्टी पर है' कैलेंडर टीम को यह दिखाता है कि कौन अनुपस्थित है, बिना कारण बताए: छुट्टी का प्रकार केवल कर्मचारी और उनके प्रबंधक के बीच सुरक्षित रहता है।

रोज़गार ऐसे दस्तावेज़ उत्पन्न करता है जिन्हें कई वर्षों बाद प्रस्तुत करना होता है। Renttix इन्हें फ़ाइलिंग कैबिनेट या किसी साझा ड्राइव में रखने के बजाय व्यक्ति से जोड़े रखता है, जिसे कोई पहले सत्यापित नहीं करता।

अनुबंध, प्रस्ताव पत्र, हैंडबुक, नीतियाँ, कार्य करने का अधिकार सिद्ध करने वाले प्रमाण, मूल्यांकन और अनुशासनात्मक रिकॉर्ड प्रत्येक कर्मचारी के लिए संग्रहीत होते हैं, जिनकी दृश्यता आप नियंत्रित करते हैं। जिन्हें साइन करना आवश्यक होता है, वे दस्तावेज़ कर्मचारी को भेजे जाते हैं, जो Renttix Field ऐप में हस्ताक्षर करता है — नाम टाइप करना हस्ताक्षर माना जाता है, जिसे समय और डिवाइस के साथ कैप्चर किया जाता है। एक बार साइन किया गया दस्तावेज़ अनसाइन की स्थिति में वापस संपादित नहीं किया जा सकता; हस्ताक्षर केवल साइनिंग के माध्यम से ही पहचाना जा सकता है।

पूरी होने वाली ऑनबोर्डिंग आपके खुद के टेम्पलेट्स से बने चेकलिस्ट के रूप में ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग चलते हैं, जिनमें कार्य उन लोगों को असाइन किए जाते हैं जो उनके जिम्मेदार होते हैं। जो कार्य दस्तावेज़ पर निर्भर होते हैं, वे डॉक्यूमेंट के साइन या अपलोड होने पर स्वतः पूर्ण हो जाते हैं, जिससे चेकलिस्ट वास्तविकता को दर्शाता है न कि किसी की याददाश्त को।

कोई भी चीज़ चुपचाप समाप्त नहीं होती लाइसेंस, टिकट, मेडिकल सर्टिफिकेट और साइन किए गए दस्तावेज़ सभी की समाप्ति तिथि होती है। रोज़ाना एक सर्वेक्षण में हर टेनेंट के लिए 30 दिन, 7 दिन और समाप्ति के समय पर एक समूहित सूचना भेजी जाती है — डुप्लीकेट से साफ़, ताकि नवीनीकरण एक नई शुरुआत करे और पुनः सूचना चुप्पी बनाए रखे, जिससे हर कोई घंटी को नजरअंदाज करना न सीखे।

जहां आपके कर्मचारी ड्राइव करते हैं, वहां सीमाएँ नीतियों से नहीं बल्कि कानून से तय होती हैं, और गलतियाँ करने पर लागू होने वाली कार्रवाई होती है।

Renttix क्षेत्रीय पूर्वनिर्धारित सेटिंग्स प्रदान करता है, न कि एकल प्रणाली मानता है। US FMCSA संपत्ति-ले जाने वाली सीमाएँ डिफ़ॉल्ट हैं — ग्यारह घंटे ड्राइविंग, चौदह घंटे ड्यूटी विंडो, साठ या सत्तर घंटे की रोलिंग सीमा — इसके साथ-साथ FMCSA यात्री-ले जाने वाली, कनाडाई संघीय, EU 561, GB घरेलू और ऑस्ट्रेलियाई NHVR सीमाएँ भी उपलब्ध हैं। आप जिस नियम का पालन करना चाहते हैं, उसे चुनें और बाकी काम इंजिन पर छोड़ दें।

नियमों के अनुसार मापा गया सीमाएँ कैलेंडर दिनों पर नहीं, बल्कि ड्यूटी पीरियड्स पर निर्भर होती हैं। Renttix इन पीरियड्स को निरंतर शिफ्ट्स से बनाता है जो आवश्यक विश्राम से अलग होते हैं, इसलिए आधी रात पार करने वाली नाइट शिफ्ट को दो आधे दिन नहीं बल्कि एक ड्यूटी पीरियड माना जाता है, और कानूनी विभाजन को उल्लंघन नहीं माना जाता। ड्यूटी को ब्रेक के बाद शुद्ध समय के रूप में गिना जाता है, और रोलिंग सीमा एक सघन दिन के आधार पर काम करती है न कि एक सामान्य सप्ताह पर।

पहले से जांचा जाता है, बाद में नहीं संभावित उल्लंघनों का आकलन निर्धारित कार्य कार्यक्रम के आधार पर किया जाता है, न कि केवल पूर्व में काम किए हुए घंटों के आधार पर — यही वह फर्क है जो टिप्पणी देता है कि आप अभी भी रोटा बदल सकते हैं या रिपोर्ट करता है कि क्यों आप नहीं कर सके। कार्य समय की रिपोर्टिंग ड्राइवर न होने वाले कर्मचारियों के लिए भी समान नियम लागू करती है।