Werkstatt-Kommandozentrale

Die meisten Vermietungsunternehmen führen die Miettheke mit Software und die Werkstatt mit einem Whiteboard. Aufträge leben in jemandes Kopf, Techniker erfahren, was sie tun, wenn sie fragen, und niemand kann sagen, was blockiert ist, bevor es zu spät ist.

Das Renttix-Werkstatt-Dashboard ersetzt das Whiteboard durch Live-Kacheln: was heute fällig ist, was überfällig ist, was auf Teile wartet, was pausiert ist, welche Prüfungen anstehen, was heute erledigt wurde und welche Teile auf offenen Einkaufsbestellungen unterwegs sind. Ein Blick beantwortet die Morgenbesprechung.

Das Planungsboard macht die Zuweisung zu einem Handgriff. Eine Spur pro Techniker, plus eine Spur für nicht zugewiesene Arbeit – ziehen Sie eine Auftragskarte auf einen Techniker, und der Auftrag gehört ihm. Blockierte Aufträge bleiben sichtbar statt begraben, und Aufträge, die auf Teile warten, markieren sich selbst, damit niemand Arbeit beginnt, die nicht enden kann.

Darunter laufen die Zahlen, über die Werkstattleiter sonst aus dem Gedächtnis streiten: First-Time-Fix-Quote, durchschnittliche Reparaturstunden von Beginn bis Abschluss, mittlere Zeit zwischen Ausfällen und Techniker-Auslastung, gemessen als Arbeitsstunden gegen erfasste Stunden. Eine Wiederholungsausfall-Tabelle benennt die Assets, die immer wieder zurückkommen – die, die still Ihre Marge auffressen –, damit das Reparieren-oder-Aussondern-Gespräch mit Belegen stattfindet.

Berechenbare Reparaturarbeit hat einen heiklen Moment: den Punkt, an dem Sie den Auftrag bepreist haben, der Kunde aber noch nicht zugestimmt hat zu zahlen. Am Telefon erledigt, produziert das Streit. Per E-Mail erledigt, produziert es Verzögerung.

Renttix bepreist den Kostenvoranschlag – Arbeitszeit, Teile und Anfahrt – über dieselbe Steuer-Engine wie Ihre Verkäufe, unter Berücksichtigung von Kundenbefreiungen und den von Ihnen konfigurierten regionalen Steuerregeln, und sendet dem Kunden dann einen sicheren Freigeben-oder-Ablehnen-Link. Kein Login, kein Konto. Er sieht die bepreisten Positionen auf jedem Gerät, tippt auf Freigeben, und der Kostenvoranschlag wird direkt zu einem geplanten Auftrag. Ablehnungen werden mit Grund erfasst – „Dem habe ich nie zugestimmt“ hat so in beide Richtungen eine Antwort.

Am wichtigsten ist das für Geräte, die Ihren Kunden gehören. Renttix führt ein Register der Kundenmaschinen – Marke, Modell, Seriennummer – getrennt von Ihrer Mietflotte, und Werkstattaufträge laufen dagegen genau wie gegen Ihr eigenes Material. Die Wartung von Kundengeräten hört auf, ein in einer Tabelle verwalteter Gefallen zu sein, und wird zu einer Umsatzlinie mit Prozess.

Wird ein berechenbarer Auftrag abgeschlossen, wird er als Verkauf abgerechnet – Arbeitszeit und Teile zum Verkaufspreis, Position für Position versteuert – und speist dieselben Belege, Buchungsexporte und Buchhaltungsintegrationen wie alles andere, das Sie verkaufen.

Zwei Dinge entscheiden, ob eine Werkstatt Schritt hält: ob Schäden erkannt werden, wenn Geräte zurückkommen, und ob die Teile da sind, wenn der Auftrag beginnt.

Die Rückgabeprüfung erledigt das Erste. Kommt ein Gerät aus der Miete zurück, durchläuft es eine Checklisten-Inspektion: Ergebnisse Punkt für Punkt, ein Zustandsurteil von neuwertig bis ausgemustert, Fotos und eine Disposition – zurück in bereit, ab zur Reinigung oder in die Reparaturwarteschlange. Durchgefallene Positionen erzeugen automatisch einen Reparaturauftrag, verknüpft mit dem Prüfprotokoll – ein Schaden wird zur geplanten Arbeit in dem Moment, in dem er gefunden wird, statt zur Überraschung bei der nächsten Vermietung. Das Protokoll – Checkliste, Urteil, Fotos – ist zugleich die Beweisakte, wenn eine Schadensberechnung oder eine Kautionsentscheidung verteidigt werden muss.

Die Teileverwaltung erledigt das Zweite. Teile werden Aufträgen zugewiesen, wobei Kosten und Preis im Moment der Zuweisung eingefroren werden – spätere Preisänderungen schreiben nie um, was ein Auftrag gekostet oder berechnet hat. Der Bestand wird einmal beim Abschluss abgebucht, mit einem Lagerprotokoll-Eintrag als Nachweis.

Hinter der Werkbank stehen Lieferantenkataloge – vereinbarte Preise, Lieferanten-Teilenummern, Lieferzeiten – und eine Verfügbarkeitsabfrage, die eingehende Einkaufsbestellungen ebenso zählt wie Regalbestand. Wird ein Teil knapp, kann Renttix die Einkaufsbestellung für Sie entwerfen – zur Prüfung bereit statt ungesehen versendet. Techniker können Teile aus dem Feld anfordern – der Auftrag wechselt in Warten-auf-Teile, erscheint in der Warteliste des Dashboards und bleibt auf dem Board markiert, bis die Teile ankommen.