Abrechnung, die läuft, während die Miete läuft
Die wertvollsten Mieten sind oft die ohne Enddatum. Baugeräte auf rollierenden Verträgen, Sanitäreinheiten auf der Baustelle, bis der Job fertig ist, Geräte, die Monat für Monat verlängert werden, bis jemand Stopp sagt. Die meiste Vermietungssoftware nimmt an, dass jede Miete endet – unbefristeter Umsatz wird also aus einer Tabelle abgerechnet, an die jemand denken muss.
Renttix behandelt Mieten ohne Enddatum als vollwertig. Eine Vermietung kann unbegrenzt gegen eine hinterlegte Karte laufen, abgerechnet im Zyklus Ihrer Wahl – wöchentlich, vierwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Zahlungen laufen über Ihr eigenes Zahlungskonto, das Geld landet also direkt bei Ihnen; Renttix hält es nie. Kunden sehen jedes laufende Abonnement in ihrem Portal – was abgerechnet wird, den Status, das nächste Abrechnungsdatum – und können die hinterlegte Karte bei einer fehlgeschlagenen Zahlung selbst aktualisieren, ohne Anruf.
Auch das Nachfassen ist automatisiert. Ein Kunde, der den ersten Zyklus zahlt, aber nie eine Karte speichert, erhält eine geplante Erinnerungssequenz – ein Anstoß, eine letzte Warnung, dann eine Markierung für Ihr Team. Überschreitet ein Gerät sein Rückgabedatum, berechnet ein täglicher Durchlauf die Verspätungsgebühr, erfasst sie wachsend an der Bestellung und informiert den Kunden einmal, dass Gebühren auflaufen. Das Belasten der Gebühr bleibt eine bewusste Handlung Ihres Teams – automatisierte Erkennung, menschliche Entscheidung –, was den Audit-Trail sauber und Streitfälle selten hält.
Ein Bildschirm für wiederkehrende Belastungen in der Rechnungsstellung zeigt jede laufende Vereinbarung an einem Ort: was abgerechnet wird, in welchem Zyklus, für wie viel. Langlaufender Umsatz, geführt wie ein Kundenbuch, nicht wie ein Stapel Haftnotizen.
Berechnen, was tatsächlich passiert ist
Maschinen mit Zähler verdienen nach Nutzung, nicht nur nach Tag. Ein Renttix-Tarif kann ein Freikontingent pro Tag enthalten – Betriebsstunden oder Kilometer –, mit Mehrverbrauch, der pro Einheit darüber hinaus abgerechnet wird. Zählerstände werden bei Ausgabe und Rücknahme erfasst, eingetippt von der Person, die neben der Maschine steht, oder aus dem zugeordneten Telematikgerät des Assets gezogen, und jeder Stand wird als Beweiskette gespeichert – die Rechnung kann also sagen, welche Maschine wann abgelesen wurde.
Rabatte folgen Regeln statt Gewohnheiten. Kundenstufen wenden ihren Prozentsatz automatisch an; ein Rabatt auf Positionsebene – prozentual oder als fester Betrag – ersetzt den Stufensatz, statt sich darauf zu stapeln, und jede Position protokolliert, welcher Rabatt galt. Aktionscodes geben Ihrem Storefront einen Hebel für ruhige Zeiten, und die Kein-Stapeln-Vorrangregel sorgt dafür, dass niemand am Monatsende einen Doppelrabatt entdeckt.
Stornierungen zahlen nach Richtlinie aus, nicht nach Verhandlung. Jedes Produkt trägt seine eigene Stornierungsrichtlinie – von voller Erstattung bis zum Versand über Fristen und gestaffelte Erstattungen bis hin zu keinerlei Stornierung –, und dieselbe Engine läuft, ob der Kunde im Portal storniert oder Ihr Team im Backoffice. Der Kunde sieht die exakte Erstattung, bevor er bestätigt, und Bestellungen mit Produkten unterschiedlicher Richtlinien nehmen die strengste.
Endet eine Abonnement-Vermietung mitten im Zyklus, wird die Erstattung anteilig über die ungenutzten Tage des bezahlten Zyklus berechnet, unter Wahrung der Mindestmietdauer des Produkts – und ist ein Schadensbericht offen, wartet die Erstattung, bis er entschieden ist, und verrechnet jede Belastung. Der Kunde bekommt einen fairen Ausstieg; Sie erstatten nie Geld, das Ihnen zustand.
Vom angenommenen Angebot zur gebuchten Journalbuchung
Angebote sollten nicht in einem Posteingang sterben. Renttix versendet jedes Angebot als sicheren tokenisierten Link – nichts zu installieren, kein Konto anzulegen. Der Kunde öffnet es, stellt Fragen in Kommentaren, die Ihr Team sofort sieht, nimmt mit elektronischer Unterschrift an, zahlt online oder geht auf Rechnung und lädt das PDF für seine Unterlagen herunter. Ablehnungen werden mit Grund erfasst, und Ihr Team wird benachrichtigt, sobald eines von beidem passiert.
Die Annahme kann direkt zur Bestellung werden. Mit aktivierter Auto-Konvertierung wird ein angenommenes Angebot mit Ihren Bestellvorgaben zur Bestellung – kein erneutes Eintippen, und dieselbe Annahme kann nie zwei Bestellungen erzeugen.
Am anderen Ende der Umsatzgeschichte verlieren Assets still an Wert, und jemand muss das verbuchen. Ein monatlicher Durchlauf berechnet die lineare Abschreibung für jedes Asset mit Kaufpreis und Abschreibungssatz an seinem Produkt und bucht Aufwand und kumulierte Abschreibung als Journal direkt nach QuickBooks, Xero, Sage, Zoho Books oder MYOB. Buchwerte sinken Monat für Monat, vollständig abgeschriebene Assets buchen nicht mehr, und ein erneut ausgeführter Monat wird nie doppelt gebucht.
Weil Journale nur so verlässlich sind wie die Verbindung, über die sie reisen, testet Renttix die Buchhaltungsanbindung auf Abruf und behält das Ergebnis – Anbieter, Firmenname, Dauer des Roundtrips, letzter Lauf – auf der Karte der Buchhaltungszuordnungen. Eine gebrochene Verbindung erscheint dort als fehlgeschlagener Test mit Zeitstempel – in Sekunden vom Admin-Bildschirm aus erkannt, nicht Wochen später als Journal, das still nie ankam.
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Abrechnungsautomatisierung FAQ
Ja. Eine Vermietung kann unbegrenzt gegen eine hinterlegte Karte laufen, abgerechnet wöchentlich, vierwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich über Ihr eigenes Zahlungskonto. Erinnerungsdurchläufe fassen bei fehlenden Kartendaten nach, und ein Bildschirm für wiederkehrende Belastungen zeigt jede laufende Vereinbarung an einem Ort.
Ein Tarif kann freie Betriebsstunden oder Kilometer pro Tag enthalten, mit Mehrverbrauch, der pro Einheit über dem Kontingent abgerechnet wird. Zählerstände werden bei Ausgabe und Rücknahme erfasst – manuell eingegeben oder aus dem Telematikgerät des Assets gezogen –, und jeder Stand wird als Beleg für die Rechnung gespeichert.
Sie laufen automatisch auf. Ein täglicher Durchlauf berechnet die Gebühr auf überfällige Vermietungen, erfasst sie wachsend an der Bestellung und benachrichtigt den Kunden einmal. Das tatsächliche Belasten der Gebühr ist eine bewusste Handlung Ihres Teams, was den Audit-Trail sauber und Streitfälle selten hält.
Die exakte Erstattung, berechnet aus der Stornierungsrichtlinie des Produkts, bevor er bestätigt. Dieselbe Engine gilt, wenn Ihr Team im Backoffice storniert, und Abonnement-Vermietungen, die mitten im Zyklus enden, werden anteilig für die ungenutzten Tage erstattet, unter Wahrung der Mindestmietdauer.
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