Zeltverleih ist ein Jahr Arbeit, das in einen Sommer gepresst wird. Eine Hochzeit, die vor achtzehn Monaten gebucht wurde, und ein Festival, das letzte Woche bestätigt wurde, fallen auf dasselbe Augustwochenende, und beide benötigen ein Team, einen Wagen und eine komplette Struktur, die nicht stillschweigend jemand anderem versprochen wurde. Das Equipment ist sperrig und kommt in Teilen: Gestelle, Dachplanen, Innenverkleidungen, Bodenbeläge, Heizungen, Beleuchtung. Die Hälfte der Standorte sind Felder ohne nützliche Adresse. Software verdient sich hier ihren Platz, indem sie das Buch ehrlich führt, ganze Strukturen reserviert statt loser Komponenten, Aufbau- und Abbaupläne gegen die tatsächliche Verfügbarkeit der Crew plant und sicherstellt, dass das, was im Oktober zu kurz zurückkam, berechnet wird.
Unterstützte Gerätekategorien
Häufige Herausforderungen im Zeltverleih
Eine Saison, die auf einmal kommt
Zwei Drittel der Jahresarbeit fallen zwischen Mai und September an. Jeder Wagen, jede Crew und jedes freitragende Zelt ist an denselben wenigen Samstagen gebunden, während derselbe Bestand von November bis März in einer Scheune steht.
Angebote, die ein Jahr liegen
Hochzeitsanfragen kommen zwölf bis achtzehn Monate im Voraus und werden dann still. Provisorische Termine zu halten, ohne echte Buchungen zu blockieren, und sich zu merken, welche Angebote noch verfolgt werden müssen, ist der Punkt, an dem viel bestätigte Arbeit stillschweigend verloren geht.
Strukturen gehen als Teile raus
Ein Zelt ist nicht ein Artikel. Es ist ein Gestell, Dachplane, Seitenwände, Innenverkleidung, Bodenbelag, eine Heizung und eine Lichterkette. Das Gestell buchen und die Innenverkleidung vergessen, und die Crew erfährt es vor Ort.
Crews und Wagen, nicht nur Bestand
Ein Aufbau benötigt vier Personen für sechs Stunden, einen Wagen, der die Last tragen kann, und einen Abbau-Slot zwei Tage später. Die Verfügbarkeit des Bestands sagt Ihnen nichts darüber, ob jemand frei ist, es aufzubauen.
Standorte ohne brauchbare Adresse
Die Hälfte Ihrer Installationen ist ein Feld, eine Weide oder der hintere Teil eines Hotelgartens. Ein Postleitzahl bringt den Fahrer eine Viertelmeile vom Tor entfernt, und die Bodenverhältnisse sind nur im Kopf von jemandem.
Schäden, die Wochen später entdeckt werden
Planen kommen nass zurück, werden gerollt, und der Riss tritt beim nächsten Aufbau zutage. Pflöcke, Ratschen und Innenverkleidungspaneele verschwinden einzeln oder zu zweit. Bis Sie richtig zählen, ist das Ereignis längst abgerechnet.
Wie Renttix hilft
Vorausbuchungskalender
Der Buchungskalender zeigt Reservierungen Wochen und Monate im Voraus, sodass Sie sehen können, welche Samstage bereits gebunden sind, bevor Sie ein weiteres Angebot machen. Die Verfügbarkeit wird gegen die eingegebenen Daten geprüft, nicht gegen eine Tabelle.
Angebote, die ohne erneute Eingabe konvertieren
Erstellen Sie das Angebot in Renttix mit der Struktur, Extras und Mietdaten, legen Sie fest, wie lange es gültig bleibt, und wandeln Sie es in eine Bestellung um, wenn die Anzahlung eingeht. Der Statusverlauf zeigt, was wann gesendet wurde.
Pakete, die sich in alle Teile aufteilen
Definieren Sie ein Zeltpaket einmal — Gestell, Plane, Innenverkleidung, Bodenbelag, Beleuchtung, mit einer Menge für jedes — und fügen Sie es in einem Schritt einer Bestellung hinzu. Renttix erweitert es in eine separate Zeile pro Komponente, jede mit ihrer eigenen Menge, Rate und Steuer, mit dem Paketrabatt auf diesen Zeilen gestempelt. Nichts versteckt sich in einem Hauptartikel, sodass jeder Teil eigenständig gepickt, versandt und berechnet wird.
Versandtafel für Auf- und Abbau
Jede Bestellung löst einen Lieferauftrag auf der Versandtafel aus. Weisen Sie ein Fahrzeug und einen Fahrer zu, teilen Sie eine große Ladung auf zwei Wagen auf und heften Sie einen zeitkritischen Stopp an, damit der Routenoptimierer ihn nicht verschieben kann.
Crew-Rota mit Konfliktprüfung
Der Arbeitskräfte-Rota plant Schichten gegen die tatsächliche Verfügbarkeit des Personals und warnt Sie, bevor Sie jemanden doppelt buchen. Urlaub und Unverfügbarkeit werden erfasst, sodass eine Crew, die Sie für einen Samstagsaufbau gebunden haben, tatsächlich da ist.
Schadensberichte und Fehlmengenberechnungen
Off-Hire vergleicht, was zurückkommt, mit dem, was rausging, und markiert die Differenz. Schadensberichte enthalten Fotos, eine Verantwortungsentscheidung und eine Gebühr und durchlaufen einen Genehmigungsschritt, bevor etwas auf die Rechnung des Kunden gelangt.
Wichtige Arbeitsabläufe
Anfrage und Angebot
Nehmen Sie die Anfrage entgegen, erstellen Sie ein Angebot mit der Struktur, Bodenbelag, Beleuchtung und Möbeln und setzen Sie ein Gültigkeitsdatum. Die Verfügbarkeit wird an den Veranstaltungsdaten geprüft, bevor etwas versprochen wird.
Besichtigung und Bestätigung
Buchen Sie die Besichtigung als Auftrag auf der Versandtafel. Erfassen Sie die Standortadresse, Zugangscodes, besondere Anforderungen und den Standortkontakt auf der Bestellung, nehmen Sie dann eine Anzahlung und lassen Sie den Mietvertrag unterschreiben.
Ladeliste und Vorbereitung
Die Bestellung erscheint in der Lager-Pickliste, zuerst die frühesten. Der Hof scannt jedes Gestellteil, Innenverkleidungsbeutel und Bodenbelagspalette gegen die Bestellzeilen und markiert dann die Ladung als bereit für den Versand.
Aufbautag
Die Crew arbeitet von dem Auftrag auf der Versandtafel mit dem Standort, Kontakt und Notizen. Der Liefernachweis erfasst Fotos, eine Unterschrift und den Namen des Empfängers, wenn die Struktur übergeben wird.
Abbau, Rückbuchung und Rechnung
Der Abholauftrag läuft am vereinbarten Datum. Das Equipment wird mit seinem Zustand zurückgescannt, und die Miete geht in den nächsten Rechnungslauf.
Relevante Integrationen
HubSpot
Kunden werden als HubSpot-Kontakte und -Unternehmen übertragen, und jede Bestellung wird zu einem Deal, der seinen Wert, eine Zusammenfassung der Zeilen und den erreichten Stand trägt. Sobald Rechnungen gegen die Bestellung existieren, werden der in Rechnung gestellte Gesamtbetrag und der noch fällige Betrag ebenfalls auf dem Deal gestempelt.
Google Maps
Adresssuche und Geokodierung auf Bestellungen und die Karte hinter der Routenplanung. Lieferkoordinaten werden auf der Bestellung gespeichert, sodass die Route von einem echten Punkt aus geplant wird, anstatt von einer groben Postleitzahl.
Twilio
SMS wird über Ihr eigenes Twilio-Konto gesendet. Wenn der Fahrer den Auftrag als unterwegs markiert, erhält der Kunde eine ETA und einen Live-Tracking-Link.
Calendar feed
Abonnieren Sie Ihren Versandplan als iCal-Feed, sodass Aufbau- und Abbauaufträge im Google- oder Outlook-Kalender der Crew neben allem anderen erscheinen.
Xero
Schieben Sie Mietrechnungen, Gutschriften und Kundenaufzeichnungen in Xero, damit die Sommerabrechnung in den Büchern landet, ohne zweimal getippt zu werden.
Stripe
Nehmen Sie Kartenzahlungen für Anzahlungen und Restbeträge an. Kunden können eine Rechnung über das Portal bezahlen, was wichtig ist, wenn der Hochzeitsbetrag eine Woche vor dem Aufbau fällig ist.
Häufig gestellte Fragen
Nicht als eine Zeile, aber als eine Aktion. Sie definieren ein Paket — Gestell, Dachplane, Innenverkleidung, Bodenbelag, Beleuchtung, Heizungen — mit einer Menge für jeden Teil, und das Hinzufügen dieses Pakets zu einer Bestellung erweitert es in eine separate Zeile pro Komponente. Jede Zeile trägt ihre eigene Menge, Rate und Steuer, und der Paketrabatt wird darauf gestempelt, wobei das Paket als Grund genannt wird, sodass die Unterlagen den Paketpreis erklären, anstatt ihn zu verbergen. Die Teile als echte Zeilen zu behalten, ist der Punkt: Die Innenverkleidung wird eigenständig gebucht, gepickt und zurückgegeben, anstatt sich im Hauptartikel zu verstecken. Kit-Definitionen sind eine separate Funktion — sie erfassen, was ein komplettes Kit enthält, und die Komponenten, die an einem Asset befestigt sind, werden bei der Rückgabeinspektion gegen diese Liste geprüft.
So weit im Voraus, wie Sie benötigen. Angebote tragen ein Gültigkeitsdatum und einen Statusverlauf, sodass eine Anfrage, die achtzehn Monate im Voraus entgegengenommen wird, immer noch nachvollziehbar ist, wenn der Kunde zurückkommt. Bestätigte Mieten stehen im Buchungskalender mit ihren Daten, und die Verfügbarkeit wird gegen diese Daten geprüft, wann immer jemand dasselbe Wochenende anbietet.
Ja, über den Arbeitskräfte-Rota. Sie planen Schichten für jedes Personalmitglied, und Renttix prüft auf Konflikte, bevor die Schicht gespeichert wird. Die Verfügbarkeit und der Urlaub des Personals werden erfasst, sodass der Rota widerspiegelt, wer tatsächlich frei ist. Separat hält die Versandtafel die Liefer- und Abholaufträge, mit einem Fahrzeug und Fahrer, die jedem zugewiesen sind.
Sie mieten zu. Renttix hat einen Untervermietungsdatensatz, der einen Lieferanten, das gemietete Equipment, den vereinbarten Preis und die Mietdauer sowie die Bestellung, die es abdeckt, verknüpft. Transportwege zwischen dem Lieferanten, Ihrem Hof und dem Kunden werden mit einem Liefernachweis verfolgt, sodass Sie wissen, wo sich geliehener Bestand befindet und was er Sie gekostet hat.
Jede Bestellung trägt einen Lieferortnamen, Adresse, Standortkontakt und Fahrernotizen sowie Koordinaten. Wählen Sie den Standort aus der Adresssuche aus, und die zurückkommenden Koordinaten werden auf der Bestellung gespeichert; geben Sie die Adresse von Hand ein, und sie wird geokodiert, wenn die Bestellung gespeichert wird. Diese Koordinaten, der Standortname, der Name und die Nummer des Kontakts sowie die Zugangscode- und Sonderanforderungsnotizen werden alle auf die Liefer- und Abholaufträge kopiert, sodass die Crew den Auftrag mit dem öffnet, was das Büro aufgezeichnet hat, anstatt dafür anzurufen.
Wenn die Miete off-hired ist, wird die zurückgegebene Menge mit dem verglichen, was rausging, und ein Mangel wird markiert. Ein Schadensbericht erfasst die Artikel, Fotos, eine Beschreibung und ob der Kunde verantwortlich ist, mit einer Gebühr, die genehmigt werden muss, bevor sie angewendet wird. Alles bleibt gegen die Bestellung und erscheint in der Dokumentenliste.
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