Mietrechnungssoftware: Abrechnung aus Mietverträgen automatisieren

Wenn ein Geschäft ein Produkt verkauft, steht der Preis in dem Moment fest, in dem der Verkauf stattfindet: ein Artikel, ein Preis, eine Rechnungszeile, und der Vorgang ist abgeschlossen. Bei einer Mietrechnung funktioniert das nicht so. Der Betrag darauf wird nicht entschieden, wenn das Gerät den Hof verlässt — er ergibt sich aus dem, was tatsächlich zwischen dem Tag des Auszugs und dem Tag der Rückgabe passiert.

Wie lange war es draußen: drei Tage, anderthalb Wochen, sechs Wochen? Ist die Miete unterwegs von einem Tagestarif in einen Wochentarif übergegangen? Galt eine Mindestmietzeit, unabhängig von einer vorzeitigen Rückgabe? Hat der Kunde am vierten Tag angerufen und gebeten, das Gerät eine weitere Woche zu behalten? Kam etwas beschädigt, unvollständig oder gar nicht zurück und muss nun von einer bereits an den Kunden ausgestellten Position gutgeschrieben werden?

All das ist zum Zeitpunkt der Bestellung noch nicht bekannt. Es wird erst bekannt, wenn die Mietzeit tatsächlich abgelaufen ist, und dann muss es jemand noch in eine korrekte Rechnung übersetzen. Genau deshalb ist das Erstellen von Mietrechnungen aus einer Tabellenkalkulation oder einem generischen Rechnungstool, das für Produkte mit Festpreis gebaut wurde, so fehleranfällig. Ein Werkzeug, das darauf ausgelegt ist, eine feste Sache zu einem festen Preis zu verkaufen, hat kein Konzept für „wie lange war das tatsächlich draußen, und was bedeutet das jetzt kostenmäßig" — und diese Lücke zeigt sich, sobald die Mietvolumen steigen oder eine Miete nicht wie geplant verläuft.

Die meisten Mietverträge werden nicht mit einer einzigen Zahl bepreist; sie werden nach einer Struktur bepreist. Ein Gerät kann einen Tagestarif, einen Wochentarif und einen Festzeittarif haben, und welcher davon korrekt anzuwenden ist, hängt genau davon ab, wie lange die Miete tatsächlich dauert. Eine Miete, die neun Tage läuft, lässt sich nicht sauber in Vielfache des Tagestarifs aufteilen, und die Entscheidung, ob es günstiger ist, eine Woche plus zwei Tage zu berechnen oder einen Tarif für den gesamten Zeitraum zu finden, ist genau die Art von Ermessensentscheidung, die je nach Person, die in dieser Woche gerade die Abrechnung macht, unterschiedlich ausfällt.

Zusätzlich zum Tarif selbst setzen viele Vermietbetriebe eine Mindestmietzeit durch — Geräte werden beispielsweise für mindestens drei Tage gebucht, unabhängig davon, wie schnell sie zurückkommen, weil die Kosten für Vorbereitung und erneuten Einsatz nicht einfach sinken, nur weil ein Kunde seine Pläne geändert hat. Renttix unterstützt Tages-, Stunden-, Wochen- und Festzeitabrechnung, kombinierte Tarife pro Vertrag sowie Mindestmietzeiten, die automatisch durchgesetzt werden, statt sich darauf zu verlassen, dass sich die rechnungsstellende Person an die Bedingungen dieser bestimmten Vereinbarung erinnert.

Dann kommt die Verlängerung, an der die manuelle Abrechnung am schnellsten auseinanderfällt. Eine Miete, die eigentlich am Freitag zurückkommen sollte, wird am Mittwoch verlängert, weil der Kunde anruft und das Gerät bis zur folgenden Woche behalten möchte. Auf dem Papier ist das eine kleine Änderung. Abrechnungstechnisch bedeutet es, dass die Rechnung, die zum ursprünglichen Rückgabedatum hätte ausgehen sollen, nun falsch ist, bis jemand das neue Enddatum einträgt, die neue Dauer berechnet und prüft, ob nun eine andere Tarifstufe gilt — alles bevor überhaupt etwas berechnet wird.

Angesichts einer solchen Variabilität greift ein Vermietbetrieb ohne eine für die Vermietung gebaute Rechnungsstellung meist auf dieselbe Routine zurück: Jemand führt eine Tabellenkalkulation oder ein Heft darüber, was draußen ist, gleicht es mit einer Tafel oder einem Papier-Auftragszettel ab, berechnet die Tage und den geltenden Tarif von Hand und tippt das Ergebnis als Position in ein generisches Rechnungstool oder ein Buchhaltungsprogramm, das keinerlei Konzept einer Mietzeit kennt. Das ist auch der Grund, warum so viele Vermietbetriebe ihre Abrechnung immer noch am Monatsende bündeln, statt Rechnungen auszustellen, sobald Mieten tatsächlich enden — eine Rechnung von Hand richtig hinzubekommen ist machbar; fünfzig davon pünktlich und fehlerfrei hinzubekommen, ist es nicht.

Jeder dieser manuellen Schritte ist eine Gelegenheit für einen Fehler in der Rechnung: ein Tagestarif angewendet, wo ein Wochentarif hätte greifen müssen, eine Mindestmietzeit übersehen, weil die rechnungsstellende Person nicht wusste, dass der Vertrag eine solche enthielt, eine mündlich vor Ort vereinbarte Verlängerung, die nie ins Büro zurückgemeldet wurde, bevor die Rechnung hinausging. Nichts davon ist ein exotischer Sonderfall. Es ist der ganz normale Alltag des Vermietgeschäfts — und ein generisches Rechnungstool hat keine Möglichkeit, irgendetwas davon zu erkennen, weil ihm nie gesagt wurde, wie ein Mietvertrag tatsächlich aussieht.

Die Alternative besteht darin, die Rechnung direkt aus dem Vertrag selbst zu erzeugen, statt aus dem Gedächtnis der Person, die sich in dieser Woche gerade am besten erinnert. Renttix' Mietrechnungsstellung erstellt Rechnungen automatisch auf Basis dessen, was tatsächlich vermietet wurde, wann und zu welchem Tarif — sie zieht das Auszugsdatum, das Rückgabedatum, den geltenden Tages-, Stunden-, Wochen- oder Festzeittarif, jeden für diesen speziellen Vertrag festgelegten kombinierten Tarif sowie jede Mindestmietzeit direkt aus der Bestellung, statt jemanden zu bitten, das Ganze nachträglich zu rekonstruieren.

Das zählt am meisten genau in den Situationen, in denen die manuelle Rechnungsstellung an ihre Grenzen stößt: Verträge, die nicht in einen sauberen Wochen- oder Monatszyklus passen, Geräte, die früh zurückkamen, aber weiterhin ihrer Mindestmietzeit unterliegen, und Mieten, die zwischendurch verlängert wurden. Da die Rechnung aus dem Bestelldatensatz aufgebaut wird statt neu getippt zu werden, ändert eine am Mittwoch vereinbarte Verlängerung für eine Rückgabe am Freitag einfach das, was das System über diesen Vertrag bereits weiß — es hängt nicht davon ab, dass jemand die Änderung bemerkt, sich daran erinnert und die Rechnung vor dem nächsten Abrechnungslauf von Hand neu berechnet.

Eine Miete endet nicht immer sauber. Geräte kommen einen Tag zu spät zurück, ohne dass der Kunde etwas dafür kann, ein Artikel wird während der Mietzeit gegen eine andere Größe getauscht, oder etwas wird in Rechnung gestellt, bevor ein Streit über Zustand oder Beschädigung geklärt ist — und jeder dieser Fälle erfordert eine nachträgliche Anpassung der ursprünglichen Rechnung, keinen zweiten, von der Buchhaltung getrennten Korrekturprozess.

Renttix erlaubt es, eine Gutschrift direkt gegen die Rechnung auszustellen, auf die sie sich bezieht, und eine Rückerstattung — vollständig oder teilweise — auszustellen und mit Ihrer Buchhaltung zu synchronisieren, statt eine manuelle Buchung zu benötigen, um das zu korrigieren, was auf der ursprünglichen Rechnung falsch war. Diese Unterstützung für Gutschriften ist direkt in die Mietrechnungsstellung eingebaut, statt in einem separaten Finanztool ohne Verbindung zum ursprünglichen Mietvertrag zu liegen, sodass die Anpassung mit der Bestellung verknüpft bleibt, zu der sie gehört, und die Buchhaltung mit dem übereinstimmt, was vor Ort tatsächlich passiert ist — nicht nur mit dem, was die erste Rechnung angenommen hatte.

Nicht jede Miete hat ein festes Rückgabedatum. Langfristig vermietete Geräte auf einem laufenden Vertrag, abonnementartiger Zugang zu Werkzeugen oder laufendes Baustellenequipment, das jeden Zyklus abgerechnet wird, solange es draußen ist, teilen alle dasselbe Problem: Es gibt keinen einzigen Punkt, an dem „die Rechnung" einmalig ausgestellt wird, weil die Miete selbst kein einzelnes Ende hat.

Renttix' Abrechnungs- und Umsatzautomatisierung ist genau dafür gebaut: unbefristete Mietverhältnisse und Abonnements, die über Zyklen auf hinterlegter Karte abgerechnet werden, sodass eine noch laufende Miete nicht davon abhängt, dass jemand bemerkt, dass eine weitere Rechnung fällig ist, und sie von Grund auf neu erstellt. Sie handhabt außerdem gemessene Nutzung mit Mehrverbrauch, bei dem die Abrechnung davon abhängt, wie viel Gerät tatsächlich genutzt wurde statt nur wie lange es gehalten wurde, wendet automatisch anfallende Verzugsgebühren an, wenn Geräte ihr Rückgabedatum überschreiten, verarbeitet richtliniengesteuerte Rückerstattungen, wenn ein Zyklus angepasst werden muss, und bucht Abschreibungsbuchungen in die Buchhaltung, während Geräte altern — ohne dass jemand die Abrechnungslogik jeden Zeitraum von Hand neu aufbauen muss.

Das ist der praktische Unterschied zwischen einer einzelnen Miete und einer laufenden: Eine Miete mit Rückgabedatum erzeugt eine Rechnung, die einmal korrekt sein muss; eine unbefristete Miete braucht dieselbe Genauigkeit automatisch angewendet, Zyklus für Zyklus, solange der Vertrag weiterläuft.

Als anschauliches Beispiel: Man stelle sich ein Eventverleih-Unternehmen vor, das nach einem arbeitsreichen Wochenende vierzig Verträge abzurechnen hat: Zelte, die für drei Tage gemietet wurden, eine Stuhl-und-Tisch-Bestellung, die zu einem festen Wochenendtarif berechnet wird, ein Stromaggregat, das seiner Mindestmietzeit unterliegt, weil es sechs Stunden nach dem Auszug zurückkam, und zwei mitten im Wochenende verlängerte Bestellungen, nachdem ein Kunde gebeten hatte, Möbel für einen Aufräumtag am Montag einen Tag länger zu behalten. Das von Hand abzurechnen bedeutet, jeden Vertrag einzeln durchzugehen, zu prüfen, welcher Tarif gilt, ob das Minimum gegriffen hat, und ob eine vor Ort vereinbarte Verlängerung tatsächlich bei der Buchhaltung angekommen ist — am arbeitsreichsten Verwaltungstag des Monats.

Auch der Ursprung der Buchung spielt eine Rolle. Begann sie als Mietangebot statt als am Notizblock festgehaltener Telefonanruf, überträgt sich der zu diesem Zeitpunkt vereinbarte Tarif in die Bestellung und schließlich in die Rechnung, ohne bei Beginn der Abrechnung neu verhandelt oder neu eingetippt werden zu müssen.

Sobald die Rechnung selbst korrekt ist, besteht der letzte Schritt darin, sie in die Buchhaltung zu bringen, ohne eine zweite Version der Wahrheit zu erzeugen. Renttix synchronisiert sich mit QuickBooks, Xero, Sage Business Cloud und Zoho Books, sodass eine aus einem Mietvertrag erstellte Rechnung nicht auch noch erneut in das Buchhaltungsprogramm eingegeben werden muss, das die eigentlichen Bücher führt — derselbe Betrag, dieselben Gutschriften und dieselben Rückerstattungen erscheinen an beiden Stellen, ohne manuellen Abgleich am Monatsende.

Wenn Ihr aktueller Prozess noch über eine Tabellenkalkulation, ein generisches Rechnungstool oder viel manuelle Prüfung anhand papierener Auftragszettel läuft, lohnt es sich zu betrachten, was sich ändert, wenn die Rechnung aus dem Vertrag selbst erzeugt wird, statt aus dem Gedächtnis neu getippt zu werden. Nehmen Sie Kontakt auf, um zu sehen, wie das bei Ihren eigenen Mietbedingungen funktionieren würde.