Fahrer-Apps für Vermietunternehmen: Welche Funktionen sollten sie bieten?

Für ein Vermietunternehmen ist die Fahrer-App kein logistisches Extra, das der Flotte angehängt wird. Sie ist die einzige Aufzeichnung dessen, was tatsächlich an der Tür des Kunden passiert ist. Um welche Uhrzeit ist der Minibagger angekommen? War die Verkleidung schon zerkratzt, als das Gerät den Hof verließ? Hat der Baustellenleiter tatsächlich für vier Absperrungen unterschrieben oder für zehn? Wenn die Antwort auf diese Fragen im Gedächtnis eines Fahrers liegt, auf einem Papierlieferschein in der Fahrerkabine oder auf einem Foto, das in der privaten Kamerarolle verschwunden ist, ist das Unternehmen bei jeder Beanstandung einer Rechnung oder Schadenspauschale angreifbar.

Deshalb ist „Haben Sie eine Fahrer-App?“ die falsche Frage, wenn ein Vermietunternehmen Systeme vergleicht oder sich endlich vom papierbasierten Lieferschein verabschieden will. Fast jeder Anbieter wird das bejahen. Die richtige Frage ist enger gefasst und in einer Verkaufsdemo unbequemer zu stellen: Was erfasst die App tatsächlich, erzwingt sie diese Erfassung, statt sie optional zu lassen, und funktioniert sie noch, wenn ein Fahrer einen Kellerraum ohne Netzempfang betritt?

Dieser Artikel geht die Funktionen durch, die diese Fragen beantworten, als echte Checkliste dafür, worauf man bei einer Fahrer-App für die Vermietung achten sollte, nicht als Werbetext.

Eine Fahrer-App, die getrennt von dem Tool existiert, mit dem das Büro den Tag plant, ist nur ein halbes System. Der Auftrag, den ein Fahrer auf seinem Telefon sieht, sollte aus derselben Dispositionstafel stammen, mit der die Tour geplant wurde, nicht aus einer separaten Liste, die jemand abtippt oder am Telefon vorliest.

Bei Renttix werden Liefer- und Abholaufträge auf einer Dispositionstafel geplant, nach Route gruppiert und direkt Fahrern zugewiesen; wiederkehrende Zeitpläne erzeugen die Aufträge für Kunden mit regelmäßigen Besuchen automatisch, sodass ein wöchentlicher Termin nicht davon abhängt, dass ihn jemand manuell anlegt. Auch die Abdeckung spielt eine Rolle: Jedes Depot hat ein als Polygon auf einer Karte definiertes Servicegebiet, Lieferadressen werden dagegen geprüft, und Bestellungen aus einem angebundenen Onlineshop werden beim Checkout blockiert, wenn die Adresse außerhalb liegt. Wenn der Tagesplan erstellt wird, werden Adressen außerhalb des Servicegebiets auf der Dispositionstafel markiert, statt von einem Fahrer erst eine Stunde in eine Tour hinein entdeckt zu werden, die er nie hätte bekommen sollen.

Der praktische Test für einen Käufer ist einfach: Kann ein Auftrag von demselben Bildschirm erstellt, zugewiesen und geändert werden, mit dem das Büro ohnehin Routen plant, oder wird das Synchronhalten der Fahrer-App zu einem manuellen Arbeitsschritt im Tagesablauf?

Sobald ein Fahrer unterwegs ist, muss das Büro wissen, wo jeder Auftrag steht, ohne zum Telefon greifen zu müssen. Eine Fahrer-App, die diesen Namen verdient, sollte Statusänderungen an das Büro übermitteln, sobald sie eintreten, nicht erst am Ende der Schicht, wenn der Fahrer wieder Empfang hat und sich daran erinnert, etwas zu aktualisieren.

Das ist mehr als bloße Neugier. Ein Kunde, der eine Lieferung nachfragt, erhält in Sekunden eine Antwort, statt dass jemand einen Fahrer anruft, der gerade fährt und nicht erreichbar ist. Ein Status „angehalten“ an einem Auftrag, sei es wegen versperrtem Zugang, einem fehlenden Teil oder einer Rückfrage zur Baustelle, erreicht das Büro in dem Moment, in dem er entsteht, während noch Zeit bleibt zu reagieren, statt erst entdeckt zu werden, wenn der Fahrer wieder im Hof steht.

Renttix Field überträgt genau diese Aktualisierungen: Statusänderungen wie Start, Pause, Halten, Fortsetzen und Abschluss sind für das Büro in Echtzeit sichtbar, während der Fahrer den Auftrag bearbeitet. Das ist etwas grundlegend anderes als eine Live-Karte, auf der ein Manager den ganzen Tag die Position eines Fahrers verfolgt. Der Nutzen liegt hier im Status des Auftrags, verknüpft mit den Ereignissen, die für das Unternehmen tatsächlich zählen, nicht in einem Punkt, der über einen Bildschirm wandert.

Keller, Technikräume, Baustellen auf dem Land, die unteren Ebenen eines Parkhauses, ein Neubaugebiet ohne vollständige Mobilfunkabdeckung: Das sind ganz normale, alltägliche Einsatzorte für eine Vermietlieferung, keine Ausnahmefälle. Wenn eine Fahrer-App eine aktive Verbindung braucht, um eine Unterschrift oder ein Foto zu speichern, wird der Nachweis entweder gar nicht erfasst, oder der Fahrer muss ihn später aus dem Gedächtnis nachtragen, wodurch er als Beweismittel kaum noch etwas wert ist.

Offline-first ist ein allgemein bewährtes Muster in Außendienst-Software: Das Gerät behandelt zunächst seinen eigenen lokalen Speicher als maßgebliche Quelle und betrachtet den Server als etwas, das aufholen muss, sobald eine Verbindung besteht, nicht umgekehrt. Es lohnt sich zu prüfen, ob eine Fahrer-App tatsächlich so gebaut ist, statt nur meistens zu funktionieren, wenn der Empfang gut ist.

Renttix Field ist von Grund auf offline-first konzipiert. Unterschriften, Fotos, Checklistenantworten und Nachrichten werden in dem Moment, in dem sie erfasst werden, auf dem Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Ein Fahrer, der einen Auftrag in einem Kellertechnikraum abschließt, muss keine Fensterbank mit zwei Balken Empfang suchen, damit der Nachweis zählt; er ist bereits gespeichert und erreicht das Büro, sobald das Telefon wieder ein Netz findet.

Nachweise zu erfassen und Nachweise zu verlangen sind zwei verschiedene Dinge, und genau in dieser Lücke entstehen die meisten Streitfälle. Eine Fahrer-App, bei der eine Unterschrift übersprungen oder ein Auftrag ohne Foto abgeschlossen werden kann, wird genau an dem Tag übersprungen, an dem es darauf ankam, meist der Tag, an dem etwas bereits beschädigt war oder die falsche Menge den Hof verlassen hat.

Worauf es ankommt, ist eine Übergaberichtlinie, die die Plattform durchsetzt und nicht nur empfiehlt: ein festgelegter Satz an Nachweisen, ob Unterschriften, Fotos oder Zählerstände, der vorliegen muss, bevor die App eine Übergabe des Geräts zulässt. Bei Renttix wird diese Richtlinie einmal konfiguriert und im Moment der Übergabe angewendet, sodass ein Fahrer in Eile am Ende einer langen Tour eine Lieferung oder Abholung nicht abschließen kann, wenn die geforderten Nachweise fehlen. Das ist eine deutlich stärkere Zusicherung als ein Formular, das irgendwo lediglich ein Unterschriftenfeld hat.

Die eigentliche Erfassung muss die Grundlagen gut abdecken: eine auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift mit dem Namen des Unterzeichners, Foto von Lieferung und Abholung sowie Zähler- oder Zustandsablesungen, wo das Gerät es erfordert, alles dem jeweiligen Auftrag zugeordnet und vom Gerät mit Zeitstempel versehen, statt nachträglich vom Fahrer eingetippt. Die Erfassung des Zustellnachweises behandeln wir an anderer Stelle ausführlicher, einschließlich dessen, was ein vollständiger Lieferdatensatz enthalten sollte und welche Streitfälle er klärt. Hier geht es um einen breiteren Punkt: Nachweiserfassung ist eine von mehreren Funktionen, die eine Fahrer-App braucht, nicht alles, was sie leisten soll.

Die Hälfte des Werts guter Außendienstdaten liegt intern: Rechnungsstellung, Streitfälle, Zeitpunkt der Mietrückgabe. Die andere Hälfte ist das, was der Kunde sieht, und eine Fahrer-App, die nur dem Büro dient, lässt einen naheliegenden Vorteil ungenutzt.

Bei Renttix erhält der Kunde in dem Moment, in dem ein Fahrer losfährt, eine SMS oder E-Mail, je nachdem, welche Angaben hinterlegt sind, mit einer geschätzten Ankunftszeit und einem sicheren Tracking-Link. Der Link öffnet eine Live-Kartenseite ohne Login und ohne App-Installation; die Ankunftsschätzung wird bei jedem Aktualisieren der Seite anhand der Straßenroute neu berechnet, sodass ein Kunde, der zweimal nachschaut, eine Antwort sieht, die die tatsächliche Position des Fahrers widerspiegelt, statt einer am Morgen erstellten, starren Schätzung. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, zeigt dieselbe Seite den Zustellnachweis, sodass der Kunde nicht im Büro anrufen muss, um zu bestätigen, was geliefert wurde.

Das schließt eine Lücke, die sonst beim Telefonteam landet: „Wo bleibt meine Lieferung“ ist einer der häufigsten Anrufe an einer Vermietstation, und ein Tracking-Link beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird. Wie Renttix das im Detail handhabt, steht auf der Seite Liefererlebnis.

Lieferung und Abholung sind bei vielen Vermietflotten nur ein Teil des Bildes. Hubarbeitsbühnen, Notstromaggregate und ähnliches Gerät müssen gewartet werden, und es ist üblich, dass derselbe Fahrer, oder ein Techniker auf derselben Route, morgens eine Lieferung ausführt und nachmittags an anderer Stelle im selben Gebiet eine routinemäßige Wartung erledigt. Kann die App, die Lieferungen abwickelt, keinen Servicebesuch abbilden, betreibt das Unternehmen am Ende zwei Systeme und zwei Schulungswege.

Eine Fahrer-App, die sich zur Außendienst-Serviceverwaltung erweitert, sollte Checklisten mitbringen, die automatisch je nach Aufgabentyp erzeugt werden, statt dass ein Techniker aus dem Gedächtnis oder von einer laminierten Karte im Fahrzeug arbeitet. Aus dem Fahrzeugbestand entnommene Teile sollten dem Auftrag zugeordnet und automatisch abgerechnet werden, statt später anhand eines Tankbelegs und einer Schätzung abgeglichen zu werden. Fehlt ein Teil im Fahrzeug, sollte der Techniker vor Ort eine Anfrage stellen können; der Auftrag wird auf „angehalten“ gesetzt, und die Anfrage landet im Field-Ops-Postfach des Büros, damit sich jemand um das Teil kümmert, statt dass der Auftrag stillschweigend liegen bleibt. Wird vor Ort zusätzlicher Arbeitsbedarf festgestellt, kann sofort ein Kostenvoranschlag erstellt werden, und das ausgefüllte Auftragsblatt wird direkt vor Ort unterschrieben und sofort in ein PDF umgewandelt, statt später im Depot aus dem Gedächtnis nachgetragen zu werden.

Es handelt sich um dieselbe Renttix-Field-App, die Fahrer für Lieferungen nutzen, erweitert für Techniker; Details stehen auf der Seite Außendienst-Serviceverwaltung. Für ein Vermietunternehmen, das eine Fahrer-App bewertet, lohnt sich die Frage, ob sie dahin wachsen kann, ohne eine zweite Software zu benötigen, selbst wenn Service heute noch nicht zum Alltag gehört.

Nehmen wir zur Veranschaulichung ein Vermietunternehmen, dessen Fahrer auf derselben Tour sowohl Lieferungen als auch einfache Wartungsarbeiten übernehmen: morgens Zugangsgeräte ausliefern und nachmittags routinemäßige Sicherheitsprüfungen an Geräten durchführen, die bereits bei Kunden im Einsatz sind. Für dieses Unternehmen verdient sich eine Fahrer-App ihren Platz, indem sie mehrere unspektakuläre Dinge gleichzeitig gut erledigt: Aufträge direkt aus dem Dispositionsplan übernehmen statt aus einer separaten Liste, das Büro in dem Moment informieren, in dem ein Auftrag angehalten wird, statt erst am Tagesende, eine Unterschrift und Fotos in einem Kellerparkhaus ohne Empfang speichern, eine Übergabe ohne die von der Richtlinie geforderten Nachweise nicht zulassen, dem Kunden eine Ankunftszeit per SMS senden, ohne dass im Büro jemand zum Telefon greift, und eine Wartungscheckliste sowie eine Teileanfrage am selben Nachmittag bearbeiten, ohne die App zu wechseln.

Nichts davon macht sich gut in einer Funktionstabelle mit Häkchen. Es zeigt sich in weniger angefochtenen Rechnungen, weniger Anrufen wegen „Wo bleibt meine Lieferung“ und einem Büro, das eine Anfrage beantworten kann, indem es den Auftrag ansieht, statt den Fahrer anzurufen. Das ist der eigentliche Test für eine Fahrer-App in der Vermietung: nicht, ob das Häkchen gesetzt ist, sondern ob der erzeugte Nachweis an dem Tag standhält, an dem er gebraucht wird.

Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihrer eigenen Flotte, Ihren eigenen Fahrern und Ihren eigenen Sonderfällen funktioniert, den Kellerstandorten, den ländlichen Abholungen, den Tagen, an denen ein Teil fehlt, vereinbaren Sie eine Demo und wir zeigen es Ihnen anhand Ihrer eigenen Beispiele.