车辆租赁管理软件:现代租赁车队需要什么

车辆租赁车队从来都不只是一门租赁业务。停车场里的每一辆货车、轿车或卡车都必须同时满足两套很少一致的时间表:一套是预订日历,规定车辆何时要交付给客户;另一套是维护计划,规定车辆何时要返回接受保养。大多数时候,这两者能够相安无事地并存。但接下来,周二预约提车的那辆车,恰好就是周一被标记需要做3万公里保养的同一辆车,调度员往往只能靠电话、表格或记忆来判断:这辆车究竟能不能照常出车、需不需要更换、还是预订本身需要挪动。

当车辆返还时,业务的这两个方面又会再次发生冲突。一次因为一道划痕、一个蹭到路缘的轮毂,或一块被石子击中的挡风玻璃而以纠纷收场的租赁,绝不仅仅是客户服务问题。它同时涉及押金问题、车况记录问题,还可能牵涉到一项维修工作,而这一切恰恰都落在同一辆本该立刻发往下一位客户的车辆身上。

以上种种都不是把预订和维护当作两套独立系统来运行的理由,恰恰相反,这正是不该那样做的原因。当可用性、车况和维修历史都挂靠在同一份车辆档案上,并且对接下来的每一位预订人员都可见时,租赁车队的运作效果最好。这正是Renttix的车辆租赁行业页面所依托的运营现实:保险、押金、驾驶员核查、车辆状况记录和维护计划,都与租赁工作流程一并管理,而不是分开处理。

任何车辆租赁业务的出发点,都是要对一个简单的问题给出明确答案:我现在到底能出租哪些车辆?这听起来微不足道,直到车队分散在一个停车场、多个仓库和一个维修工位之间,而诚实的答案取决于分别保存在三个不同地方的三份独立清单:预订日程表、退还登记表,以及维修车间当天上午写在工单上的内容。

Renttix的车队可用性仪表盘把这三种状态汇总到同一处:整个车队中哪些已出租、哪些可用、哪些在维护,以单一视图呈现。接听预订电话的调度员可以立即看到某辆车是否真的空闲、当天晚些时候是否会返还,或者是否正因一项尚未完成的维修停在维修工位里,而不是承诺出一辆最终演变成业内最尴尬电话之一的车辆。

不只是可用性,还有利用率

回答"现在是否空闲"的这个同一视图,同时也把车队利用率从一种挥之不去的隐忧,变成调度员能够看到并采取行动的东西。一辆连续多天可用却无人预订的车辆是一项成本,而不是中性状态,而当整个车队的状态都能在一处看到,而不必每次电话铃响都要从三个不同来源重新拼凑时,人们更容易注意到这一点并加以处理。车队可用性与利用率,是Renttix车辆租赁行业页面所依托的核心挑战之一,与押金和损坏跟踪、维护与合规并列。

车辆状况正是租赁纠纷真正产生的地方。对押金扣款提出异议的客户,想要准确知道自己提车时车辆处于什么状态。而试图证明损坏收费合理的租赁企业,想要的也正是同一件事,理想情况下,这种记录不应依赖某人对三周前那次巡检的记忆。

Renttix在租赁的两端都处理这个问题。押金通过Renttix收取和退还,车辆状况在提车时以及还车时都会被记录下来,这样企业就无需仅凭一张发票和一个猜测来还原当时发生了什么。除了车况记录之外,大多数租赁运营商在车辆离开停车场之前,也会执行这个行业通常要求的检查,例如确认保险有效以及在交出车钥匙前核实有效的驾驶执照,这是租赁流程中的标准环节。这仍然是企业自身的运营要求,而不是由某个系统代为自动完成的事情。

记录车况两次,而不是仅在交接时记录一次、之后再也不记录,才是真正解决纠纷的关键。三天使用过程中留下的划痕,与交钥匙时就已经存在的划痕看起来会截然不同,但前提是两端都有记录可供比较。对于一周要处理几十次租赁的车队来说,这种比对必须能够快速完成、易于查找,并且要与预订关联,而不是被单独归档。

一条要等到车辆已经出租之后才有人看到的维护提醒,作用不大。维护调度真正发挥作用的时点,要比这更早:在预订正在创建的时候,而不是在预订被确认之后。

Renttix的维护调度记录每一次保养事件,为每辆车保留维护历史,并在车辆需要处理之前将其标记出来,以便在再次出车前得到关注。由于这与上文提到的可用性视图挂靠在同一份车辆档案上,这意味着一辆即将到期保养的车辆,不会简单地显示为"可用",而是会显示为其他状态。它会出现在调度员接受下一次预订时正在查看的同一个位置,而不是隐藏在一份只有维修车间才会查看的独立维护表格里。

这里也正是预订和保养这两套日程真正得到协调的地方,而不只是彼此并列存在。车队经理可以看到,一辆货车在接下来十天里被连续预订,却在第六天要做保养,于是可以做出决定:提前安排保养、在机械上合理的范围内推迟保养,或者把预订转移到另一辆车上——而这一切都发生在还有时间采取行动的时候,而不是等到客户已经站在柜台前才发现。

并非每一次还车都干干净净。当车辆带着需要维修而不仅仅是记录下来的损伤返还时,还车时所做的车况报告就不再只是一份押金文件,而是变成了一项维修车间工作的起点。

这正是Renttix的Workshop Command Centre发挥作用的地方:一个用于安排维修的拖放式技师看板、在向客户重新收取损坏费用时需要客户认可的维修报价、从供应商目录中调取的配件,以及在把车辆标记为可以重新回到可用清单之前,用来核实维修是否真正完成的还车检验关卡。首次修复率和MTBF(平均故障间隔时间)等数据,能让车队经理看出某辆特定车辆或某类特定故障是否反复出现。

把二者联系起来的意义在于,不会仅仅因为完成了还车处理,一辆受损车辆就悄悄地重新变为可用。在维修车间真正签字确认之前,它会一直留在预订池之外——这是一个很小的流程细节,但当客户第一次拿到一辆因上一次租赁造成、却没有人发现的故障车辆时,这个细节的重要性会显现得淋漓尽致。

单一一次租赁只能告诉你关于一次预订的信息。而一辆车的完整历史——每一次保养、每一次维修、每一份车况记录,以及它创造收入的每一天,对比它闲置或无法上路的每一天——则能告诉你这辆车是否仍然值得继续运营。

Renttix的资产智能在单车层面覆盖了这一点:按资产计算的健康与成本报告、受管控的生命周期状态(让车辆按照既定阶段推进,而不是凭直觉退役)、条码盘点、RFID,以及在车辆已联网提供数据时的实时远程信息数据。在车辆的整个使用寿命中,这份记录正是把更换决策从凭感觉猜测,变成有真实成本与车况历史作为依据的判断,而不是取决于这辆车看起来有多新,或它是多久之前购买的。

对于混合了不同车龄车辆的车队来说,这也让人更容易发现哪些车辆在维修上悄悄花掉的钱,已经超过了它们带来的租赁收入——这种模式仅看单张工单是看不出来的,只有当历史记录与车辆挂钩并汇总在同一处时才会显现出来。Renttix的资产智能页面对此有更详细的介绍。

为了让这一切具体化,不妨设想——这只是一个示例性的说明,而非真实客户案例——一支拥有约60辆车的区域性货车租赁车队,主要面向技术工种客户提供一到五天的短期租赁。预订每天都会到来,往往只有一两天的提前通知,而车队采用的是基于里程数、而不是固定日历日期的滚动保养计划,因为一辆使用频繁的货车,达到下一次保养的时间会比一辆停放了两周的货车早得多。

摩擦点显而易见:一辆在接下来800公里内就要保养的货车,被预订用于一次五天的租赁,而这次租赁会让它的里程远远超过那个上限。当车队可用性和维护调度都依据同一份车辆档案运行时,这辆货车会在预订被确认之前就被标记出来,而不是之后,这让调度员可以选择提前安排保养、提供另一辆货车,或者接受这次租赁并把保养安排在车辆返还的那一天。同一支车队偶尔也会遇到损坏纠纷,比如租赁期间一面被撞掉的后视镜,客户则坚称它原本就是松动的;提车时和还车时各留一份车况记录,就能朝任何一个方向解决这个问题,而不必取决于谁的说法听起来更有说服力。

无论是车队可用性、车况记录、维护调度,还是维修车间跟踪,单独发挥作用时的效果都比不上与同一份车辆档案挂钩时的效果。租赁企业同时仍然需要支撑这一切在幕后运转的基础功能:能够处理按天、按小时、按周或固定期限租赁费率,并把贷项通知单和退款同步给财务的计费系统;一个让承租人能查看进行中订单、支付发票、签署协议的客户门户;以及一个现场应用程序,用于在车辆真正易手的那一刻捕捉签名、交付与回收照片及设备定位,并且专为停车场或客户现场信号不可靠的情况下离线运行而设计。如果预订日历与保养计划相互冲突,是贵公司车队一个熟悉的问题,欢迎预约Renttix演示,了解它如何契合您的运营。