Registo de entrada, saída e folhas de horas
A maioria das empresas de aluguer processa salários a partir de uma mistura de folhas de papel, folhas de cálculo e memória. As horas que a empresa paga e as horas efetivamente trabalhadas afastam-se gradualmente, e ninguém dá conta até as margens apertarem.
Com a Gestão de Equipa ativada, os colaboradores registam entrada e saída onde já trabalham. Motoristas e técnicos registam entrada na app Renttix Field no início do turno. O pessoal de escritório regista entrada a partir do seu próprio perfil no sistema web. Cada registo de entrada recai no mesmo histórico de presenças, pelo que existe uma única versão da verdade para as horas trabalhadas.
A vista de folhas de horas mostra horas por pessoa em qualquer intervalo de datas — quem trabalhou, durante quanto tempo e quem está a trabalhar neste momento. Como o Renttix também regista mão-de-obra faturável por tarefa, pode ver presenças e horas faturadas lado a lado e compreender a taxa de utilização em vez de adivinhar.
Não há uma app separada para comprar, nenhuma rotina de exportação-importação, nem um segundo sistema para a equipa aprender.
Marcação e aprovação de férias
Os pedidos de férias geram uma quantidade desproporcional de atrito face à dimensão da decisão. Alguém pede num corredor, a resposta fica na cabeça de alguém e, três semanas depois, dois motoristas estão de férias na sua semana mais ocupada.
No Renttix, os colaboradores marcam férias a partir do local onde já estão — a app Field para técnicos e motoristas, a página de perfil para o pessoal de escritório. Veem o próprio saldo antes de pedir: direito do ano, dias marcados, dias pendentes de aprovação, dias restantes.
Os pedidos ficam numa fila de aprovação na consola de Gestão de Equipa. Os gestores vêem quem pede, para que datas, quantos dias úteis custa e qualquer nota anexa. Aprove ou recuse com um clique, com uma nota de decisão, se quiser. Pedidos sobrepostos da mesma pessoa são rejeitados automaticamente, e um pedido que exceda o saldo restante nunca chega à fila.
Baixas por doença, licenças sem vencimento e outros tipos de ausência são registados da mesma forma para visibilidade, sem descontar do saldo de férias.
Configurado para a sua política, não para a de outrem
As regras de férias variam entre países, setores e empresas — por isso o Renttix não impõe nenhuma. Define o direito anual em dias úteis e pode redefini-lo por pessoa para colaboradores antigos ou a tempo parcial.
A contagem de dias úteis também é configurável. Por defeito, os fins de semana não contam para um pedido — uma pausa de sexta a segunda custa dois dias, não quatro. Se as suas equipas trabalham ao fim de semana, ative a contagem de fim de semana e todos os dias contam.
A própria aprovação é opcional. Mantenha-a ativada e os pedidos ficam numa fila para um gestor. Desative-a e as marcações são aprovadas no momento em que são feitas — útil para equipas mais pequenas que confiam no calendário.
Todo o módulo é controlado a partir da configuração do sistema. Até o ativar, não aparecem botões de registo, ecrãs de férias nem consolas em lado nenhum. E uma fronteira deliberada: os dados de emprego são totalmente excluídos do assistente de IA do Renttix. Horas, ausências e decisões de férias ficam entre os colaboradores e os respetivos gestores.
Das horas trabalhadas ao pagamento efetuado
A assiduidade só é útil se chegar à folha de pagamento sem necessidade de ser reintroduzida manualmente. O Renttix calcula o custo das horas registadas — aplicando as suas regras de horas extra, deduzindo intervalos e arredondando uma única vez — para que o valor que sai do sistema seja exatamente o que a sua folha de pagamento espera.
Os funcionários com salário fixo são tratados corretamente, sem aproximações. O salário é proporcional aos dias realmente trabalhados, segundo a unidade base que definir — mensal, semanal ou anual — de forma que um mês completo corresponda ao valor mensal exato, e um funcionário que entre ou saia a meio do período receba apenas pelos dias efetivamente trabalhados.
Ajustamentos e despesas Bónus, retroativos e subsídios são adicionados; adiantamentos, uniformes e penhoras são deduzidos. Ambas as categorias são lançadas antes de impostos para o período, garantindo que o valor bruto ajustado enviado para a folha de pagamento está completo. Os pedidos de quilometragem são calculados no servidor com base na distância e na tarifa definida, eliminando a necessidade de confiar num valor introduzido manualmente.
Integração com a folha de pagamento Para folhas de pagamento do Reino Unido, as horas calculadas são enviadas para o Xero Payroll como folhas de horas provisórias — só horas, nunca valores monetários. O Xero gere taxas, impostos, National Insurance, RTI e recibos de vencimento; nenhuma informação é submetida ou paga diretamente através do Renttix. Noutros mercados, o mesmo período é exportado em formato Sage ou CSV para qualquer fornecedor. Uma vez exportado, o período fica bloqueado, pelo que qualquer edição posterior terá de ser uma correção intencional, evitando alterações silenciosas a números já usados na folha de pagamento.
Ausências que realmente pode gerir
As férias são a parte simples. A ausência que realmente pesa no negócio de aluguer é aquela que não está planeada, e geri-la implica registar mais do que um simples intervalo de datas.
As doenças são documentadas com a respetiva prova — auto-certificação para ausências curtas, um atestado médico quando a sua política assim o exige — e o Renttix alerta quando uma ausência ultrapassa o limite da auto-certificação sem que um atestado tenha sido apresentado. Antes de fechar o registo, pode ser necessária uma conversa de regresso ao trabalho.
Visualizar o padrão, não apenas o total O Renttix calcula o Fator Bradford para cada colaborador: número de episódios ao quadrado, multiplicado pelos dias. Este fator é calculado de forma a dar maior peso a quatro ausências de um dia do que a uma doença de quatro dias, porque a primeira perturba a escala de trabalho e a segunda não. Defina um limiar e os casos que justificam uma conversa surgirão naturalmente.
Dados de saúde tratados com a máxima confidencialidade Os detalhes sobre doenças são informação categorizada como sensível e geridos em conformidade. São retirados de qualquer ecrã de ausências geral onde normalmente apareceriam, excluídos do historial de auditoria e protegidos por permissões específicas — uma chave que permite ler folhas de horas, mas não condições médicas.
Escalas, disponibilidade e cobertura
Uma escala é um conjunto de compromissos sobre quem estará em determinado local. O Renttix verifica esses compromissos em relação a toda a informação que tem antes de os publicar.
A atribuição de um turno é validada com base nos turnos existentes, licenças aprovadas, na disponibilidade indicada pela pessoa e — para condutores — no tempo de serviço disponível. Conflitos aparecem à medida que agenda, e não às seis da manhã seguinte, podendo ser deliberadamente ultrapassados quando existe um motivo válido.
Os colaboradores mantêm a sua disponibilidade atualizada As pessoas definem os seus dias de folga regulares e bloqueios pontuais de indisponibilidade através da aplicação Renttix Field. O escritório agenda com base no que os colaboradores comunicaram realmente, em vez de se basear no que alguém lembra ter sido mencionado.
Trocas sem chamadas telefónicas Um colaborador pode oferecer um turno publicado que não pode cumprir. Os colegas disponibilizam-se, o escritório aprova um deles, e o turno é reatribuído — aplicando os mesmos controlos de conflito à pessoa que o assume. Um calendário de ausências mostra à equipa quem está ausente sem revelar o motivo: o tipo de licença permanece entre o colaborador e o seu gestor.
Registos, contratos e integração
O emprego gera documentação que terá de ser apresentada anos mais tarde. O Renttix armazena essa documentação associada ao colaborador, em vez de ficar num arquivo ou numa unidade partilhada que ninguém auditou.
Contratos, cartas de oferta, manuais, políticas, comprovativos do direito ao trabalho, avaliações e registos disciplinares são guardados por colaborador, com visibilidade sob o seu controlo. Documentos que requerem assinatura são enviados ao colaborador, que assina através da app Renttix Field — escrever o nome corresponde à assinatura, registada juntamente com a hora e o dispositivo. Um documento assinado não pode voltar a ser editado para um estado não assinado; a assinatura só pode ser removida mediante uma nova assinatura.
Integração que realmente termina A integração e o processo de saída são geridos através de listas de verificação criadas a partir dos seus próprios modelos, com tarefas atribuídas aos respetivos responsáveis. Tarefas que dependem de documentação completam-se automaticamente quando o documento é assinado ou carregado, garantindo que a lista reflete a realidade, e não apenas a memória de alguém.
Nada expira sem aviso Licenças, certificados, autorizações médicas e documentos assinados têm datas de validade. Uma verificação diária emite uma notificação agrupada por entidade, aos trinta dias, sete dias e no dia do vencimento — eliminando duplicados, para que uma renovação inicie um novo ciclo e repetições sejam silenciosas, evitando que todos ignorem os alertas.
Conformidade com períodos de serviço e tempo de trabalho
Quando a sua equipa conduz, os limites são lei e não apenas uma política, e a sua violação implica consequências legais.
O Renttix inclui predefinições regionais em vez de assumir um único regime. Os limites para transporte de mercadorias do FMCSA dos EUA são o padrão — onze horas de condução, uma janela de serviço de catorze horas, e sessenta ou setenta horas móveis — assim como os regimes para transporte de passageiros FMCSA, canadian federal, EU 561, GB domestic e australiano NHVR. Você escolhe o regime aplicável; o motor faz o resto.
Medido segundo a redação das regulamentações Os limites aplicam-se a períodos de serviço, não a dias do calendário. O Renttix constrói esses períodos com base em turnos consecutivos separados por um descanso qualificado, de modo que um turno noturno que passa da meia-noite conta como um único período de serviço, em vez de dois meios dias, e uma divisão legal não é assinalada como infração. O tempo de serviço é contado líquido dos intervalos, e os limites móveis consideram um eixo temporal diário rigoroso em vez de uma semana simples.
Verificado antes de ocorrer, não depois As infrações projetadas são avaliadas com base no trabalho programado, e não apenas nas horas já realizadas — esta é a diferença entre receber um aviso enquanto ainda pode alterar a escala e um relatório que explica porque não foi possível fazê-lo. O relatório de tempo de trabalho abarca a mesma análise para funcionários que não são condutores.
Experimente este recurso na demonstração ao vivo
Explore a plataforma completa da Renttix. Não é necessário cadastro.
Recursos relacionados
FAQ — Gestão de Equipa
Não. A Gestão de Equipa faz parte do Renttix, ativada a partir da configuração do sistema. Os colaboradores de campo usam-na dentro da app Renttix Field que já têm, e o pessoal de escritório usa-a a partir do seu perfil. Não há licença nem app separadas.
Por defeito, sábados e domingos não contam, pelo que um pedido de sexta a segunda gasta dois dias de saldo. Se os seus colaboradores trabalham ao fim de semana, ative a contagem de fim de semana nas definições de Gestão de Equipa e todos os sete dias contam.
Não — este sistema integra-se com ele. O Renttix calcula as horas, aplica horas extra, ajustes e despesas, e entrega o período à folha de pagamentos: como folhas de ponto para revisão no Xero Payroll para folhas de pagamento no Reino Unido, ou como exportação em formato Sage ou CSV para outros sistemas. As tabelas salariais, impostos, declarações legais e recibos de vencimento são geridos pelo seu fornecedor de serviços de folha de pagamento.
Não, e isso é garantido de forma rigorosa, não apenas prometido. O assistente não possui qualquer ação, ferramenta ou permissão relacionada à força de trabalho, e a sua camada API não contém qualquer acesso a dados de força de trabalho, RH, salários, doença, ausência ou listas de verificação. Um conjunto de testes assegura esta limitação e falha se alguém tentar adicionar tal acesso, garantindo que este limite não seja ultrapassado por engano.
Sim — os limites para transporte de mercadorias da FMCSA são o padrão predefinido, estando também disponíveis regras para transporte de passageiros, federação canadiana, EU 561, operações domésticas no Reino Unido e NHVR australiano. Os limites são avaliados com base em períodos de serviço divididos por períodos de descanso qualificantes, não por dias do calendário, garantindo o correto tratamento de turnos que atravessam a meia-noite e os intervalos legais.
Pronto para modernizar as suas operações de aluguer?
Pagamentos + cauções ativados • Configuração rápida • Teste sem cartão de crédito