Software de faturação de aluguer: automatizar a faturação a partir de contratos de aluguer

Quando uma loja vende um produto, o preço fica fixado no momento em que a venda acontece: um artigo, um preço, uma linha de fatura, e a transação está concluída. Uma fatura de aluguer não funciona assim. O valor que nela consta não é decidido quando o equipamento sai do armazém — é decidido pelo que efetivamente acontece entre o dia em que sai e o dia em que regressa.

Quanto tempo esteve fora: três dias, uma semana e meia, seis semanas? O aluguer passou de uma tarifa diária para uma tarifa semanal a meio do período? Aplicava-se um período mínimo de aluguer, independentemente de uma devolução antecipada? O cliente ligou ao quarto dia a pedir para ficar com o equipamento mais uma semana? Algo voltou danificado, incompleto, ou não voltou de todo, sendo agora necessário creditar uma linha já faturada ao cliente?

Nada disto é conhecido no momento em que a encomenda é feita. Só se torna conhecido depois de o período de aluguer terminar efetivamente, e nessa altura ainda é preciso traduzir isso numa fatura correta. É exatamente por isso que emitir faturas de aluguer a partir de uma folha de cálculo, ou de uma ferramenta de faturação genérica concebida para produtos de preço fixo, é um método tão suscetível a erros. Uma ferramenta desenhada para vender algo fixo a um preço fixo não tem qualquer noção de «quanto tempo é que isto esteve efetivamente fora, e o que é que isso significa agora em termos de custo» — e essa lacuna torna-se evidente assim que os volumes de aluguer aumentam, ou um aluguer não decorre como previsto.

A maioria dos contratos de aluguer não é tarifada com um único valor; é tarifada segundo uma estrutura. Um equipamento pode ter uma tarifa diária, uma tarifa semanal e uma tarifa a prazo fixo, e a que deve ser aplicada corretamente depende exatamente de quanto tempo dura efetivamente o aluguer. Um aluguer que dura nove dias não se divide de forma limpa em múltiplos da tarifa diária, e decidir se é mais barato faturá-lo como uma semana mais dois dias, ou encontrar uma tarifa para o período completo, é o tipo de decisão que varia consoante quem estiver a tratar da faturação nessa semana.

Além da própria tarifa, muitas empresas de aluguer impõem um período mínimo de aluguer — o equipamento é reservado por pelo menos três dias, por exemplo, independentemente da rapidez com que é devolvido, porque o custo de o preparar e voltar a colocá-lo em circulação não diminui só porque um cliente mudou de planos. O Renttix suporta faturação diária, horária, semanal e a prazo fixo, tarifas combinadas definidas por contrato, e períodos mínimos de aluguer aplicados automaticamente em vez de depender de quem emite a fatura se lembrar das condições daquele acordo em concreto.

Depois há a prorrogação, que é onde a faturação manual tende a desmoronar-se mais depressa. Um aluguer que deveria regressar na sexta-feira recebe uma chamada na quarta-feira a pedir para manter o equipamento até à semana seguinte. No papel, é uma pequena alteração. Em termos de faturação, significa que a fatura que teria sido emitida na data de devolução original está agora incorreta até que alguém atualize a nova data de fim, calcule a nova duração, e verifique se se aplica agora um escalão de tarifa diferente — tudo isto antes de sequer ser faturado alguma coisa.

Perante tanta variabilidade, uma empresa de aluguer sem faturação concebida para o aluguer recorre normalmente à mesma rotina: alguém mantém uma folha de cálculo ou um caderno do que está fora, confere-o com um quadro branco ou uma folha de obra em papel, calcula os dias e a tarifa aplicável à mão, e volta a escrever o resultado como linha numa ferramenta de faturação genérica ou num programa de contabilidade que não tem qualquer noção de período de aluguer. É também por isso que tantas empresas de aluguer ainda agrupam a faturação no final do mês em vez de emitirem faturas à medida que os alugueres terminam efetivamente — acertar uma fatura à mão é gerível; acertar cinquenta, a tempo e sem erros, não é.

Cada um destes passos manuais é uma oportunidade para a fatura sair errada: uma tarifa diária aplicada onde deveria ter entrado uma tarifa semanal, um período mínimo de aluguer esquecido porque quem emitiu a fatura não sabia que o contrato tinha um, uma prorrogação acordada verbalmente no local que nunca chegou ao escritório antes de a fatura sair. Nada disto é um caso excecional. É a textura normal de gerir equipamento de aluguer — e uma ferramenta de faturação genérica não tem forma de detetar nada disto, porque nunca lhe disseram como é, na realidade, um contrato de aluguer.

A alternativa consiste em gerar a fatura a partir do próprio contrato, em vez de a partir da memória de quem a tiver mais fresca nessa semana. A faturação de aluguer do Renttix gera faturas automaticamente com base no que foi efetivamente alugado, quando, e a que tarifa — extraindo a data de saída, a data de devolução, a tarifa diária, horária, semanal ou a prazo fixo aplicável, qualquer tarifa combinada definida para esse contrato específico, e qualquer período mínimo de aluguer, diretamente da encomenda em vez de pedir a alguém que a reconstrua posteriormente.

Isto importa sobretudo precisamente nas situações em que a faturação manual tem mais dificuldades: contratos que não se encaixam num ciclo semanal ou mensal limpo, equipamento que regressou cedo mas continua sujeito ao seu período mínimo de aluguer, e alugueres prorrogados a meio do percurso. Como a fatura é construída a partir do registo da encomenda em vez de ser escrita de novo, uma prorrogação acordada na quarta-feira para uma devolução na sexta-feira simplesmente altera o que o sistema já sabe sobre esse contrato — não depende de alguém reparar na alteração, lembrar-se dela, e recalcular a fatura à mão antes de a próxima faturação ser processada.

Um aluguer nem sempre termina de forma limpa. O equipamento regressa com um dia de atraso sem que seja culpa do cliente, um artigo é trocado a meio do aluguer por um tamanho diferente, ou algo é faturado antes de estar resolvida uma disputa sobre o estado ou os danos — e cada um destes casos exige um ajuste posterior à fatura original, e não um segundo processo de correção desligado, executado fora da contabilidade.

O Renttix permite emitir uma nota de crédito diretamente contra a fatura a que diz respeito, e emitir um reembolso — total ou parcial — sincronizado com a sua contabilidade, em vez de exigir um lançamento contabilístico manual para anular o que a fatura original calculou mal. Este suporte a notas de crédito está integrado diretamente na faturação de aluguer em vez de estar numa ferramenta financeira separada sem qualquer ligação ao contrato de aluguer original, de modo que o ajuste permanece associado à encomenda a que pertence e a contabilidade se mantém coerente com o que efetivamente aconteceu no terreno, e não apenas com o que a primeira fatura presumia que iria acontecer.

Nem todos os alugueres têm uma data de devolução fixa. Equipamento em aluguer de longa duração num contrato renovável, acesso a ferramentas em formato de subscrição, ou equipamento de obra em curso faturado a cada ciclo enquanto estiver fora, partilham todos o mesmo problema: não existe um único ponto em que «a fatura» seja emitida uma só vez, porque o próprio aluguer não tem um único fim.

A automação de faturação e receitas do Renttix foi criada exatamente para isso: alugueres sem data de fim e subscrições faturadas em ciclos com cartão guardado, de modo que um aluguer ainda em curso não dependa de alguém reparar que é devida outra fatura e a criar do zero. Trata também o consumo medido com excesso, em que a faturação depende de quanto equipamento foi efetivamente utilizado e não apenas de quanto tempo foi retido, aplica automaticamente penalizações por atraso acumuladas quando o equipamento ultrapassa a sua data de devolução, processa reembolsos definidos por política quando um ciclo precisa de ser ajustado, e regista lançamentos de depreciação na contabilidade à medida que o equipamento envelhece — sem que ninguém tenha de reconstruir a lógica de faturação à mão a cada período.

Esta é a diferença prática entre um aluguer pontual e um contínuo: um aluguer com data de devolução produz uma fatura que tem de estar certa uma vez; um aluguer sem data de fim precisa da mesma precisão aplicada automaticamente, ciclo após ciclo, enquanto o contrato se mantiver ativo.

Como exemplo ilustrativo, imagine-se uma empresa de aluguer para eventos que sai de um fim de semana intenso com quarenta contratos para faturar: tendas alugadas por três dias, uma encomenda de cadeiras e mesas faturada a uma tarifa fixa de fim de semana, um gerador sujeito ao seu período mínimo de aluguer porque regressou seis horas depois de ter saído, e duas encomendas prorrogadas a meio do fim de semana depois de um cliente ter pedido para ficar com mobiliário mais um dia para uma limpeza na segunda-feira. Faturar tudo isto à mão significa percorrer cada contrato individualmente, verificar que tarifa se aplica, se o mínimo entrou em vigor, e se uma prorrogação acordada no local chegou de facto a quem trata da contabilidade — no dia administrativo mais intenso do mês.

Também importa onde a reserva começou. Se nasceu como um orçamento de aluguer em vez de uma chamada telefónica anotada num bloco, a tarifa acordada nessa fase transporta-se para a encomenda e, por fim, para a fatura, sem precisar de ser renegociada ou reescrita quando a faturação começa.

Depois de a fatura estar correta, o último passo é fazê-la chegar à contabilidade sem criar uma segunda versão da verdade. O Renttix sincroniza-se com o QuickBooks, o Xero, o Sage Business Cloud e o Zoho Books, de modo que uma fatura emitida a partir de um contrato de aluguer também não precise de ser reintroduzida no programa de contabilidade que efetivamente gere as contas — o mesmo valor, as mesmas notas de crédito e os mesmos reembolsos aparecem em ambos os sítios, sem reconciliação manual no final do mês.

Se o seu processo atual ainda passa por uma folha de cálculo, uma ferramenta de faturação genérica, ou muita verificação manual com folhas de obra em papel, vale a pena analisar o que muda quando a fatura é gerada a partir do próprio contrato em vez de ser reescrita de memória. Contacte-nos para ver como isso funcionaria com as suas próprias condições de aluguer.