Software de aluguer para eventos: gerir inventário, logística e alterações de última hora

A maioria dos negócios de aluguer consegue absorver um atraso. Uma escavadora que chega uma hora atrasada a uma obra é um incómodo; uma roçadora entregue com um dia de atraso custa alguma credibilidade. O aluguer para eventos não tem esse luxo. Um casamento tem uma hora de início. Uma conferência tem um momento de abertura de portas. Um festival tem um palco que arranca em direto, quer o som tenha chegado ou não. A data é fixa, os convidados estão atentos, e não existe uma versão deste trabalho em que "resolvemos isso na terça-feira" seja uma resposta aceitável.

O que torna isto mais difícil é que a encomenda por trás dessa data fixa raramente é simples. Uma única reserva de evento pode significar cadeiras, mesas, toalhas e copos para a receção, uma tenda e pavimento para o local, som e iluminação para a noite, e um gerador para alimentar tudo isto - por vezes dividido por duas ou três moradas de entrega, porque a cerimónia, a receção e a festa a seguir não decorrem no mesmo local. E quase sem exceção, algo muda na última semana: o número de convidados altera-se, o cliente troca mesas redondas por mesas de cavalete, o local adia o horário de carga e descarga em três horas. Nada disto é invulgar - é o ritmo normal do aluguer para eventos.

Essa combinação - encomendas multi-artigo complexas, um prazo verdadeiramente imutável e revisões constantes de última hora - é o que o software de aluguer para eventos precisa efetivamente de resolver. É um problema diferente de gerir uma frota de escavadoras ou um balcão de ferramentas, e vale a pena ser específico sobre o que resolver isto significa na prática.

A Renttix, que desenvolve software para empresas de aluguer de equipamento, incluindo aluguer para eventos, define o desafio em três partes: encomendas multi-artigo complexas, prazos apertados entre eventos, e faturação precisa para aluguers complexos. É uma divisão útil, porque cada parte exige uma resposta diferente.

As encomendas multi-artigo precisam de uma forma de montar rapidamente uma encomenda grande e variada sem perder de vista o que vai para onde. Os prazos apertados exigem visibilidade real sobre o que está livre, o que está reservado e o que regressa a tempo do trabalho seguinte. E a faturação precisa exige que a fatura reflita o que realmente aconteceu no local, incluindo cada alteração de última hora, e não o que foi orçamentado três semanas antes.

Uma encomenda de evento raramente é uma única linha. São dezenas de artigos - cadeiras, toalhas de mesa, copos, estrados, energia, som, iluminação - frequentemente divididos por mais do que um ponto de entrega para o mesmo evento. Construir isto manualmente, ou reconstruí-lo cada vez que um pormenor muda, é onde os erros se infiltram: um artigo atribuído à morada errada, uma quantidade que não corresponde ao número final de convidados, um período de aluguer que não corresponde às datas reais do evento.

As ferramentas Renttix para o setor do aluguer de eventos assentam na gestão de encomendas multi-artigo - montar rapidamente uma encomenda grande, atribuir artigos individuais a moradas de entrega específicas dentro da mesma reserva, e acompanhá-la ao longo de todo o ciclo de vida, do orçamento à devolução, sem voltar a introduzir a mesma informação em cada etapa.

Do orçamento à devolução

Manter o orçamento, a encomenda confirmada, as instruções de entrega e a data de devolução como um único registo contínuo, em vez de quatro documentos separados, é o que mais importa nos trabalhos com mais elementos em movimento. Quando um cliente confirma 150 cadeiras em vez de 120 dois dias antes, essa alteração tem de chegar à lista de preparação, à morada de entrega e à fatura sem que ninguém tenha de atualizar manualmente três folhas de cálculo diferentes.

As empresas de eventos raramente gerem apenas um trabalho de cada vez. Um fim de semana movimentado pode significar um evento corporativo na sexta-feira à noite, um casamento no sábado e um batizado no domingo, todos a recorrer ao mesmo conjunto de cadeiras, toalhas e equipamento de iluminação, e todos sobrepostos no tempo por algumas horas nas extremidades, enquanto uma carga regressa e a seguinte sai. Reservar duas vezes as mesmas 200 cadeiras para dois casamentos de sábado diferentes é o tipo de erro invisível numa folha de cálculo - até um motorista se encontrar no armazém sem stock.

A Renttix resolve isto através do acompanhamento da disponibilidade entre eventos: saber o que está disponível e quando, para que o mesmo artigo não possa ser prometido duas vezes em reservas sobrepostas, e para que uma alteração de última hora numa encomenda seja verificada em relação a tudo o que já está agendado antes de ser confirmada. É a mesma capacidade das ferramentas para o setor do aluguer de eventos que sustenta as encomendas multi-artigo - os dois problemas partilham a mesma raiz: a necessidade de uma imagem única e fiável do stock, em vez de várias imagens parciais.

Quase todas as encomendas de eventos mudam depois de confirmadas. Uma alteração de última hora é normal neste setor de uma forma que simplesmente não é, por exemplo, no aluguer de máquinas de construção, o que significa que o software tem de a tratar como um acontecimento de rotina, e não como uma exceção que faz descarrilar o plano.

Na prática, isso significa que duas coisas têm de acontecer em simultâneo: a alteração tem de ser verificada imediatamente em relação à disponibilidade, para que uma encomenda maior não seja confirmada sobre stock já prometido a outro cliente, e tem de chegar a quem está a planear a rota de entrega. É aqui que o fluxo de trabalho de expedição conta - os trabalhos são planeados num quadro de expedição, agrupados por rota e atribuídos a motoristas, para que uma alteração de quantidade ou um ponto de entrega adicional possa ser replaneado na rota em vez de ser tratado com uma chamada telefónica separada para o armazém.

O equipamento de eventos surge naturalmente em conjuntos - um lugar de mesa é uma mesa, uma toalha e um conjunto de cadeiras; uma instalação AV básica é um sistema de som, uma mesa de mistura e um par de colunas. Construir cada encomenda artigo a artigo, do zero, é lento e fácil de fazer mal quando as mesmas combinações são reservadas vezes sem conta.

As ferramentas Renttix de kits, pacotes e tarifação permitem que os kits de equipamento sejam reservados e expedidos como uma única unidade, com pacotes tarifados e definições de tarifa que suportam regras de duração - útil para um pacote de cadeiras, mesas e toalhas vendido em conjunto, ou um equipamento de som e luz tarifado como uma única linha, em vez de ser montado de novo em cada orçamento.

Um passo mais além para o aluguer AV e de produção

As empresas que gerem a vertente de áudio, vídeo e produção dos eventos têm uma margem de erro mais estreita, porque não há segunda oportunidade depois de as portas abrirem. As ferramentas Renttix para aluguer AV e de produção estendem a mesma ideia com a criação de pacotes e listas de preparação - guardando pacotes de equipamento reutilizáveis e gerando listas de preparação precisas até ao último cabo e à última pinça, para que uma equipa carregue um kit completo em vez de descobrir no local uma DI box em falta.

Um único evento pode implicar vários pontos de entrega: a empresa de tendas para o terreno, o equipamento de catering para uma entrada de serviço diferente, e o equipamento AV para a porta do palco - por vezes tudo na mesma manhã. Planear isto como um conjunto de trabalhos memorizados individualmente não é sustentável para além de um punhado de eventos por semana.

O fluxo de trabalho de expedição da Renttix planeia os trabalhos de entrega e recolha num quadro de expedição, agrupados por rota e atribuídos a motoristas, para que um evento com várias moradas possa ser planeado como uma única rota coordenada, em vez de várias viagens desligadas. As ferramentas de experiência de entrega levam isto até ao próprio dia: quando um motorista parte, o cliente recebe um SMS ou e-mail com a hora prevista de chegada e uma ligação de acompanhamento em direto, e assim que o trabalho é concluído, a mesma página mostra a prova de entrega.

Trabalhar onde a rede não chega

As tendas em campos abertos, os locais com paredes de pedra espessas e os recintos de festivais não são conhecidos pela cobertura móvel fiável, e é precisamente aí que uma entrega de evento tem mais probabilidade de acontecer. A aplicação de campo que os motoristas usam para captura de assinatura, fotografias de entrega e recolha, e localização GPS no momento do trabalho funciona primeiro offline, sincronizando assim que a ligação regressa, para que um local com má cobertura não signifique uma lacuna no registo.

As faturas de aluguer para eventos raramente têm uma única tarifa fixa. Uma encomenda pode combinar uma tarifa diária para uma tenda, uma tarifa horária para o equipamento dos técnicos de AV, e uma tarifa a prazo fixo para o mobiliário durante todo o fim de semana do evento, além de tudo o que mudou na última semana. Reconstruir isto manualmente na altura de faturar, de memória ou a partir de um orçamento anotado, é onde se infiltram os erros de faturação.

A faturação e emissão automatizada de faturas da Renttix gera faturas com base no que foi efetivamente alugado, quando e a que tarifa - suportando faturação diária, horária, semanal e a prazo fixo, tarifas combinadas dentro de um único contrato, e períodos mínimos de aluguer, com suporte integrado para notas de crédito.

Notas de crédito e reembolsos quando os planos mudam

Como as encomendas de eventos mudam com tanta frequência, os reembolsos e ajustes não são um caso excecional - são rotina. Reembolsos totais e parciais e notas de crédito sincronizam com a contabilidade, e a plataforma liga-se ao QuickBooks, Xero, Sage Business Cloud e Zoho Books, para que uma fatura ajustada não precise de ser reintroduzida separadamente no sistema contabilístico.

Um grande evento pode ultrapassar o que está disponível no armazém - um fim de semana de pico da época de casamentos, ou um festival que precisa de mais geradores do que a empresa possui diretamente. Obter stock adicional junto de outro fornecedor é rotina no aluguer para eventos, mas acrescenta um segundo conjunto de custos e um segundo trajeto de entrega a acompanhar dentro do mesmo trabalho.

As ferramentas Renttix para fornecedores e subaluguer suportam o aluguer cruzado junto de fornecedores, com o preço do fornecedor e o preço do cliente acompanhados na mesma encomenda, ordens de compra num clique, e prova de entrega captada por cada trajeto. Especificamente para AV e produção, o acompanhamento de subaluguer regista os aluguers cruzados em relação ao trabalho a que dizem respeito e capta os custos do fornecedor e as datas de devolução, através das ferramentas de aluguer AV e de produção.

Os clientes de eventos - casais a planear um casamento, gestores de eventos a organizar uma conferência - tendem a preferir verificar a sua própria encomenda em vez de ligar a perguntar. O portal do cliente da Renttix permite aos clientes ver a sua encomenda em tempo real e o equipamento presente no local, pagar faturas, solicitar uma devolução antecipada, e assinar contratos eles próprios, o que reduz as chamadas de rotina do tipo "podem confirmar o que está a chegar" durante um período de preparação intenso.

Considere-se um caso ilustrativo: uma empresa de aluguer para eventos que gere casamentos consecutivos ao longo do fim de semana, com o mesmo stock de cadeiras, toalhas de mesa e uma tenda que passa de uma montagem na sexta-feira a uma desmontagem no domingo, seguindo diretamente para as reservas da semana seguinte. Dois casamentos de sábado estão suficientemente próximos no calendário para que parte do mesmo stock esteja comprometido com ambos - a devolver de um no domingo de manhã, a sair para o seguinte já na sexta-feira à tarde.

Uma alteração tardia no primeiro casamento - vinte convidados extra, confirmados na quarta-feira - tem de ser verificada em relação ao que já foi prometido ao segundo antes de ser aceite, e não depois de um motorista se encontrar no local sem stock suficiente. A encomenda revista tem de chegar à lista de preparação e à rota de expedição sem uma chamada telefónica paralela ao armazém, e a fatura final tem de refletir as cadeiras e as toalhas extra efetivamente entregues, e não o orçamento inicial. Nada disto é invulgar para uma empresa de aluguer para eventos; é a forma normal de um fim de semana movimentado, e é a razão pela qual as encomendas multi-artigo, o acompanhamento da disponibilidade e a faturação precisa têm de funcionar em conjunto, em vez de como sistemas separados.

As empresas que ponderam como gerir este tipo de sobreposição podem marcar uma demonstração para ver as ferramentas de disponibilidade e faturação postas à prova com os seus próprios padrões de encomenda.