RFID no aluguer de equipamentos: quando é que o rastreio RFID faz mesmo sentido?

O RFID costuma ser apresentado como o passo seguinte natural, assim que uma empresa de aluguer ultrapassa as folhas de cálculo e passa a usar leitura por código de barras. O argumento parece simples: o código de barras exige um leitor apontado a cada etiqueta, uma de cada vez; as etiquetas RFID conseguem ler-se por rádio, várias em simultâneo, sem alinhar nada. Parece uma evolução óbvia, e é muitas vezes vendida como tal.

Não é assim tão simples, porque não é gratuita. As etiquetas RFID e os leitores associados custam claramente mais por unidade do que uma etiqueta de código de barras impressa e um leitor portátil. Esse custo extra é bem gasto se resolver um problema real e recorrente - e é dinheiro desperdiçado se não resolver. A pergunta que vale a pena fazer antes de mudar, ou antes de acrescentar RFID ao código de barras, é concreta e prática: o problema específico que o RFID resolve - ler muitos itens em simultâneo sem apresentar cada um a um leitor - está mesmo a custar o suficiente ao seu negócio, hoje, para justificar essa despesa extra? Para muitas empresas de aluguer, a resposta honesta é: ainda não. Para outras, é claramente sim. Este artigo serve para distinguir os dois casos.

Um código de barras é um padrão impresso que um leitor tem de ver. Alguém, ou um leitor fixo, aponta um feixe ou uma câmara à etiqueta - um artigo de cada vez, com linha de visão suficientemente livre para o ler. É barato: um rolo de etiquetas custa, depois de impresso, uma fração mínima de cêntimo por unidade, e quase qualquer leitor portátil ou câmara de telemóvel consegue lê-la.

Uma etiqueta RFID funciona de forma diferente. Contém um pequeno chip e uma antena que respondem a um sinal de rádio de um leitor, sem necessidade de serem vistos. Como a leitura é feita por rádio em vez de por luz, um único leitor consegue captar muitas etiquetas em simultâneo - através de embalagens, à distância, sem que ninguém tenha de alinhar cada artigo individualmente. É essa toda a diferença mecânica: leitura ótica com linha de visão, um artigo de cada vez, contra leitura por rádio em massa, sem necessidade de linha de visão.

Vale a pena ser preciso sobre o que isto traz realmente, porque não se trata de "ler mais depressa" no sentido geral - um operador experiente com um leitor de código de barras e stock bem organizado também consegue trabalhar depressa. O que o RFID elimina especificamente é a obrigação de apresentar cada artigo individualmente ao leitor. Isso conta imenso em algumas situações, e quase nada noutras.

Há um conjunto de situações, numa operação de aluguer, em que não precisar de linha de visão para ler vale dinheiro a sério.

Contagens de stock em massa de muitos artigos pequenos. Se um armazém tem de contar centenas de pequenas ferramentas, cabos ou acessórios embalados, empilhados ou agrupados em caixas, uma contagem por código de barras implica desembalar ou apresentar cada um individualmente. Um leitor capaz de captar um lote com etiquetas RFID lê uma caixa ou gaiola inteira numa única passagem. Quanto maior e mais frequente a contagem, mais essa poupança de tempo se acumula.

Ativos de elevado valor e com número de série, em que perder o rasto de um único item já é caro. Um gerador em falta, um número de série que não corresponde numa máquina segurada, ou um equipamento que sai discretamente de uma obra sem ficar registado - são exatamente as falhas que o RFID capta bem, porque as etiquetas podem ser lidas automaticamente em portões, portas ou pontos de controlo do parque, sem que ninguém tenha de digitalizar manualmente cada unidade à entrada ou saída.

Ambientes exigentes onde as etiquetas de código de barras não sobrevivem. O código de barras continua a ser uma etiqueta impressa: risca-se, cobre-se de lama, molha-se ou solta-se por completo em equipamento que fica ao ar livre ou é arrastado numa obra. As etiquetas RFID podem ser montadas em formatos mais robustos, que resistem a um manuseamento mais duro, pelo que o rastreio continua a funcionar onde uma etiqueta falharia.

Repare no que estas três situações têm em comum: são todas casos em que o volume, o valor ou o ambiente transformam a limitação de linha de visão do código de barras num custo real e recorrente, não teórico. Onde nada disto se aplica, o argumento a favor do RFID enfraquece bastante - o tema da secção seguinte.

A maioria das empresas de aluguer, na maior parte do tempo, está melhor a usar código de barras. Algumas situações em que as vantagens do RFID não se traduzem em valor real:

Stock de baixo valor e em grande quantidade, onde uma etiqueta de código de barras já é barata e suficiente. Se um artigo vale uma quantia modesta e é alugado apenas algumas vezes por ano, equipá-lo com hardware RFID que custa várias vezes o preço de uma etiqueta de código de barras é difícil de justificar em termos numéricos, mesmo que a leitura seja tecnicamente mais prática.

Operações pequenas sem grande volume de leituras. Se um armazém gere um número modesto de transações por dia e a equipa já reconhece a maior parte do stock à vista, a limitação de linha de visão do código de barras nunca foi realmente o gargalo. Acrescentar leitores RFID e um processo de etiquetagem aumenta custos e complexidade sem resolver um problema que, na prática, não estava a atrasar ninguém.

Stock que entra e sai da operação de forma informal - equipamento emprestado, subcontratado ou de terceiros que nunca será etiquetado de forma consistente. A vantagem de leitura em massa do RFID desaparece se uma parte significativa do que está no local nunca foi etiquetada, porque essa parte continuará a exigir leitura manual por código de barras ou contagem manual.

Nos três casos, a decisão honesta é continuar a usar código de barras e aplicar o orçamento noutro sítio.

A comparação que realmente importa não é "RFID contra código de barras" como um confronto geral entre duas tecnologias. É: quanto lhe custa hoje o problema específico da linha de visão, e esse custo ultrapassa o que custam as etiquetas e leitores RFID necessários para o eliminar?

As etiquetas RFID custam mais por unidade do que as etiquetas de código de barras impressas, e os leitores RFID, fixos ou portáteis, custam mais do que os leitores de código de barras - em ambos os casos, claramente mais, não marginalmente mais. Isto não é uma crítica à tecnologia; reflete apenas o facto de uma etiqueta RFID ser um pequeno componente eletrónico, não um simples padrão impresso. O custo extra só se paga a si próprio quando o problema que resolve - desembalar cada caixa para uma contagem de stock, procurar ativos com número de série perdidos, substituir etiquetas danificadas - acontece com frequência suficiente, ou é suficientemente caro por incidente, para superar o sobrecusto por artigo.

Uma forma útil de testar isto antes de avançar: estime as horas de trabalho que uma contagem de stock mensal ou trimestral custa atualmente no stock afetado, ou calcule quanto custa realmente perder um ativo de elevado valor quando isso acontece - substituição, franquia do seguro, tempo de paragem e o trabalho administrativo para o localizar. Se esse valor for claramente superior ao custo de etiquetar esse stock específico e acrescentar um ou dois leitores, vale a pena testar o RFID nesse subconjunto. Se não for, o código de barras já está a fazer bem o seu trabalho e não precisa de ser substituído.

Dois exemplos ilustrativos tornam isto concreto. Imagine um parque de aluguer de máquinas de obra com algumas centenas de máquinas com número de série - escavadoras, compressores, geradores - cada uma no valor de vários milhares de euros e seguradas individualmente. Perder o rasto de uma delas, ou percorrer o parque a verificar números de série à mão todos os trimestres, é um problema caro e recorrente, e etiquetar esse conjunto para leituras automáticas no portão é um custo relativamente reduzido face ao valor protegido. Imagine agora um balcão de aluguer de ferramentas com vários milhares de ferramentas manuais - berbequins, lixadoras, escadotes - cada uma de valor modesto e envolvida em muitos alugueres curtos todas as semanas. Etiquetar cada um desses artigos com RFID custaria, no total, várias vezes o valor das próprias ferramentas; as etiquetas de código de barras verificadas no balcão a cada saída e devolução são baratas, suficientemente rápidas para esse volume e já se ajustam ao modo de funcionamento do balcão. A mesma questão tecnológica de base, duas respostas muito diferentes, porque a resposta depende do que está realmente a ser rastreado, não de qual tecnologia parece mais avançada.

É também perfeitamente normal, e muitas vezes a opção certa, usar as duas em conjunto: código de barras para a maior parte do stock do dia a dia, RFID para um subconjunto definido de artigos de elevado valor ou elevado volume onde as contas são claramente favoráveis.

Seja qual for o resultado desta troca, o método de rastreio precisa de se ligar ao mesmo registo operacional - o que está fora, com quem, quando deve regressar e em que estado voltou - em vez de viver numa folha de cálculo à parte. A funcionalidade de inteligência de ativos da Renttix suporta contagens de stock por código de barras, RFID e dados de telemetria em direto quando ligados, pelo que uma empresa de aluguer não precisa de se comprometer com um único método de rastreio em toda a plataforma antes de poder usar qualquer um deles.

Isto é importante porque a decisão descrita neste artigo raramente é tudo ou nada. Uma empresa pode usar código de barras na maior parte do seu inventário e acrescentar RFID para um subconjunto definido de artigos de elevado valor ou elevado volume - o exemplo das máquinas de obra acima - com ambos a alimentar o mesmo registo de inteligência de ativos em vez de dois sistemas desligados. A mesma lógica estende-se às operações de armazém e depósito: os fluxos de trabalho orientados por leitura na preparação, no picking e no check-in de devoluções funcionam seja qual for o método de rastreio por trás da leitura.

Nada disto muda a ideia central deste artigo: o RFID vale a pena adotar quando o problema de linha de visão que resolve custa mais do que as próprias etiquetas e leitores, não por ser a tecnologia mais recente. Se quiser perceber onde fica essa fronteira para o seu próprio stock, contacte-nos e analisamos isso consigo.