क्लाउड किराया सॉफ्टवेयर बनाम डेस्कटॉप किराया सॉफ्टवेयर: आपके व्यवसाय के लिए कौन बेहतर है?

दस साल पहले, क्लाउड और डेस्कटॉप किराया सॉफ्टवेयर के बीच चुनाव करना वाकई एक मुश्किल फैसला था। इंटरनेट कनेक्शन कम भरोसेमंद थे, क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर नया और कम आज़माया हुआ था, और एक पूर्ण ऑन-प्रिमाइस सिस्टम की लागत अक्सर उसी अवधि में क्लाउड सब्सक्रिप्शन के बराबर होती थी। आज संतुलन काफी हद तक क्लाउड की ओर झुक चुका है, और अधिकांश नए किराया सॉफ्टवेयर सबसे पहले क्लाउड के लिए ही डिज़ाइन किए जाते हैं। लेकिन यह सवाल अब भी उठता है, और इसे एक धारणा के बजाय एक ठीक जवाब मिलना चाहिए।

ऐसा इसलिए है क्योंकि "क्लाउड बनाम डेस्कटॉप" असल में इस बारे में नहीं है कि कौन सा मॉडल नया या ज़्यादा चलन में है। यह इस बारे में है कि कोई व्यवसाय किसी लागत को कैसे संरचित करना चाहता है, वह अपने खुद के इंफ्रास्ट्रक्चर पर कितना नियंत्रण चाहता है, और वह अपने डेटा को एक से ज़्यादा जगहों से एक्सेस करने की क्षमता पर कितना निर्भर है। ये समझौते वास्तविक हैं, और अविश्वसनीय इंटरनेट वाला, डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर में पहले से निवेश किया हुआ, या डेटा के स्थान को लेकर सख्त आंतरिक नीति वाला व्यवसाय, अगले साल दूसरा डिपो खोलने वाले व्यवसाय से अलग तरह से इस मामले को तौलने का वैध कारण रखता है। यह लेख दोनों मॉडलों को ईमानदारी से समझाता है, फिर बताता है कि Renttix, एक क्लाउड किराया प्लेटफ़ॉर्म, इस तस्वीर में कहां फिट बैठता है।

क्लाउड किराया सॉफ्टवेयर विक्रेता के सर्वर पर चलता है और इसे वेब ब्राउज़र, या एक समर्पित ऐप के ज़रिए, इंटरनेट पर एक्सेस किया जाता है, न कि आपके ऑफिस की किसी मशीन पर इंस्टॉल किया जाता है। आपका डेटा, ऑर्डर, अनुबंध, ग्राहक रिकॉर्ड, चालान, सॉफ्टवेयर प्रदाता द्वारा प्रबंधित इंफ्रास्ट्रक्चर पर रहता है, न कि आपके परिसर की किसी अलमारी में रखे सर्वर पर।

परिचालन के लिहाज़ से, इसके कुछ लगातार असर होते हैं। इसकी कीमत आमतौर पर एकमुश्त लाइसेंस खरीद के बजाय सब्सक्रिप्शन (मासिक या वार्षिक) के रूप में तय की जाती है, जो लागत को समय के साथ फैला देती है, लेकिन इसका मतलब यह भी है कि जब तक आप इसका उपयोग करते हैं, सॉफ्टवेयर पैसा खर्च करता रहता है। चूंकि सॉफ्टवेयर किसी खास मशीन से बंधा नहीं है, सही लॉगिन और एक डिवाइस, लैपटॉप, टैबलेट या फोन रखने वाला कोई भी व्यक्ति, जहां भी हो वहां से उसी लाइव सिस्टम तक पहुंच सकता है, बशर्ते उसके पास इंटरनेट कनेक्शन हो। अपडेट, बग फिक्स और नई सुविधाएं आमतौर पर विक्रेता द्वारा केंद्रीय रूप से रोल आउट की जाती हैं, इसलिए हर उपयोगकर्ता बिना कुछ इंस्टॉल किए एक ही वर्ज़न पर होता है।

Renttix जैसा क्लाउड किराया सॉफ्टवेयर इसी तरह काम करता है: ग्राहक पोर्टल, फील्ड ऐप, और ऑफिस के एडमिन स्क्रीन सभी एक ही लाइव सिस्टम से जुड़े होते हैं, न कि अलग-अलग इंस्टॉलेशन के रूप में जिन्हें सिंक रखना पड़े।

डेस्कटॉप, या ऑन-प्रिमाइस, किराया सॉफ्टवेयर सीधे स्थानीय मशीनों पर, या आपके व्यवसाय के स्वामित्व और संचालन वाले सर्वर पर इंस्टॉल किया जाता है, आमतौर पर आपकी अपनी इमारत के अंदर या किसी डेटा सेंटर में जिसे आप नियंत्रित करते हैं। यह रोज़मर्रा के काम के लिए इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर नहीं करता, क्योंकि सॉफ्टवेयर और जिस डेटाबेस से यह पढ़ता है, दोनों उस हार्डवेयर पर रहते हैं जिसके लिए आप शारीरिक रूप से ज़िम्मेदार हैं।

लागत संरचना आमतौर पर क्लाउड के उलट होती है: आवर्ती सब्सक्रिप्शन के बजाय एक बड़ा अग्रिम लाइसेंस शुल्क, कभी-कभी चल रहे रखरखाव या सपोर्ट शुल्क के साथ। चूंकि आपकी आईटी टीम, चाहे वह एक व्यक्ति हो या पूरा विभाग, इंफ्रास्ट्रक्चर की मालिक होती है, वह बैकअप, सुरक्षा पैच, हार्डवेयर बदलने और सर्वर को चालू रखने के लिए भी ज़िम्मेदार होती है। यह समय और विशेषज्ञता के लिहाज़ से एक वास्तविक लागत है, लेकिन इसका मतलब यह भी है कि व्यवसाय के पास इस बात पर सीधा, भौतिक नियंत्रण रहता है कि उसका डेटा वास्तव में कहां है और उस तक कौन पहुंच सकता है, जो कुछ संगठनों के लिए अनुपालन या आंतरिक नीति कारणों से मायने रखता है। इमारत के बाहर से, या मौके पर किसी फोन से, पहुंच कुछ सेटअप में संभव है, लेकिन इसके लिए आमतौर पर अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन, VPN, रिमोट डेस्कटॉप टूल, या एक अलग मोबाइल परत की ज़रूरत होती है, जो क्लाउड सॉफ्टवेयर में पहले से मौजूद होती है।

क्लाउड सॉफ्टवेयर के फ़ायदे मार्केटिंग के दावे नहीं हैं, वे सीधे इस बात से निकलते हैं कि यह मॉडल कैसे काम करता है।

एक से ज़्यादा जगहों से पहुंच

अगर आपका व्यवसाय एक से ज़्यादा डिपो, यार्ड, या शाखा चलाता है, तो हर कोई साइटों के बीच अलग-अलग स्थानीय डेटाबेस सिंक करने के बजाय एक ही लाइव डेटा पर काम कर सकता है। एक जगह की गई बुकिंग तुरंत हर जगह दिखाई देती है।

बिना मेहनत के अपडेट

नई सुविधाएं और फिक्स हर उपयोगकर्ता तक अपने आप पहुंच जाते हैं, क्योंकि केंद्रीय रूप से चल रहा सॉफ्टवेयर का सिर्फ एक ही वर्ज़न होता है, न कि दर्जनों स्थानीय इंस्टॉलेशन जिन्हें हर एक को हाथ से अपडेट करना पड़े।

सिर्फ ऑफिस से नहीं, फील्ड से काम करना

चूंकि सिस्टम ब्राउज़र में चलता है, स्टाफ मौके पर, ग्राहक के यार्ड में, डिलीवरी राउंड के दौरान, या किसी काम पर, फोन या टैबलेट से स्टॉक जांच सकता है, कोई काम बना सकता है, या डिलीवरी अपडेट कर सकता है, बिना डेस्कटॉप एप्लिकेशन खोले डेस्क पर वापस आए।

ग्राहक खुद अपनी सेवा करते हैं

एक ग्राहक पोर्टल, जहां ग्राहक लॉगिन करके ऑफिस को फोन किए बिना अपने ऑर्डर, अनुबंध और चालान खुद देख सकते हैं, तभी संभव है जब सिस्टम शुरू से ही इंटरनेट पर पहुंच योग्य हो। आपकी इमारत के अंदर मशीनों से बंधा डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर, आमतौर पर इसे बाहर उजागर करने के लिए खासतौर पर बनाई गई एक बड़ी अतिरिक्त परत के बिना यह पेश नहीं कर सकता।

कई डिपो वाले किराया व्यवसाय के लिए, जैसे तीन अलग-अलग जगहों पर स्टाफ वाला व्यवसाय जिन्हें सभी को उपलब्ध स्टॉक का एक जैसा लाइव व्यू चाहिए, यह अक्सर क्लाउड चुनने का सबसे बड़ा व्यावहारिक कारण होता है। यह एक उदाहरणात्मक मिसाल है, हर व्यवसाय के बारे में दावा नहीं, लेकिन यह एक सामान्य और यथार्थवादी मामला है।

इनमें से कोई भी बात डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर को हर व्यवसाय के लिए गलत विकल्प नहीं बनाती, और इस बारे में निष्पक्ष होना ज़रूरी है। कुछ असली कारण जिनकी वजह से कोई व्यवसाय अब भी डेस्कटॉप या ऑन-प्रिमाइस किराया सॉफ्टवेयर चुनता है, या उससे जुड़ा रहता है:

इंटरनेट कनेक्टिविटी पर कोई निर्भरता नहीं

अगर आपके डिपो में अस्थिर या अविश्वसनीय इंटरनेट है, जो कुछ ग्रामीण या औद्योगिक जगहों पर वाकई आम बात है, तो पूरी तरह से किसी स्थानीय मशीन पर चलने वाला सॉफ्टवेयर तब भी काम करता रहता है जब कनेक्शन नहीं करता। यह एक वास्तविक परिचालन लाभ है जिसे क्लाउड सॉफ्टवेयर, चाहे उसका ऑफ़लाइन हैंडलिंग कितना भी अच्छा हो, पूरी तरह दोहरा नहीं सकता।

एक ऐसी लागत संरचना जो बजट के अनुकूल हो

एक बार का, या कभी-कभार होने वाला, लाइसेंस खर्च उस व्यवसाय के लिए उपयुक्त हो सकता है जो लगातार सब्सक्रिप्शन के बजाय एक बड़ा पूंजीगत खर्च करना पसंद करता है, खासकर अगर नकदी प्रवाह या लेखांकन प्राथमिकताएं अनिश्चित काल तक दोहराए जाने वाले परिचालन खर्च की तुलना में पूंजीगत व्यय को तरजीह देती हों।

डेटा के स्थान पर पूर्ण, सीधा नियंत्रण

कुछ व्यवसाय, अपने क्षेत्र, आंतरिक नीति, या मौजूदा अनुपालन दायित्वों से जुड़े खास कारणों से, चाहते हैं कि उनका डेटा किसी तीसरे पक्ष द्वारा प्रबंधित इंफ्रास्ट्रक्चर के बजाय उस हार्डवेयर पर रहे जिसका वे शारीरिक रूप से स्वामित्व और नियंत्रण रखते हैं। यह एक वैध ज़रूरत है, कोई ऐसी पसंद नहीं जिसे बदलने के लिए मनाया जाए।

एक मौजूदा निवेश जो अब भी काम करता है

जिस व्यवसाय ने पहले ही डेस्कटॉप सिस्टम के लिए भुगतान किया है, उसे कॉन्फ़िगर किया है, और स्टाफ को उस पर प्रशिक्षित किया है, और जिसे मल्टी-लोकेशन एक्सेस या ग्राहक पोर्टल की ज़रूरत नहीं है, वह उचित रूप से यह तय कर सकता है कि अभी बदलाव करने से फ़ायदे से ज़्यादा गड़बड़ी होगी।

जब भी क्लाउड सॉफ्टवेयर की बात आती है, सुरक्षा आमतौर पर उठाई जाने वाली पहली चिंता होती है, और यह एक वाजिब चिंता है, कोई ऐसी बात नहीं जिसे यूं ही टाल दिया जाए। ग्राहक रिकॉर्ड, अनुबंध, और भुगतान से जुड़ा डेटा इंटरनेट पर पहुंच योग्य सिस्टम को सौंपना, उसे उस मशीन पर रखने से अलग जोखिम प्रोफ़ाइल है जो इमारत से कभी बाहर नहीं जाती। यह अंतर वास्तविक है, और इस बारे में पूछने वाला व्यवसाय एक सीधे जवाब का हकदार है, टाल-मटोल का नहीं।

ईमानदार जवाब यह है कि क्लाउड सॉफ्टवेयर को एक उच्च सुरक्षा मानक के अनुसार बनाया जा सकता है, लेकिन उसे वास्तव में उसी तरह बनाया जाना चाहिए, यह अपने आप नहीं हो जाता सिर्फ इसलिए कि कोई विक्रेता खुद को "क्लाउड-आधारित" कहता है। व्यवहार में जो मायने रखता है वह यह है कि क्या विक्रेता ने असली नियंत्रण लागू किए हैं: मज़बूत प्रमाणीकरण ताकि सिर्फ सही लोग ही लॉगिन कर सकें, अनुमति प्रणालियां ताकि स्टाफ सिर्फ वही देखे और करे जिसकी उसकी भूमिका इजाज़त देती है, और यह रिकॉर्ड कि किसने क्या और कब किया, ताकि असामान्य गतिविधि का अनुमान लगाने के बजाय पता लगाया जा सके। एक क्लाउड विक्रेता जो इन सवालों का जवाब सामान्य आश्वासनों के बजाय स्पष्ट रूप से दे सके, वह गंभीरता से लेने लायक है। इस तरह की एंटरप्राइज़ सुरक्षा सुविधाएं इस चिंता का सीधा जवाब हैं, कोई अतिरिक्त फ़ायदा नहीं।

Renttix एक क्लाउड किराया सॉफ्टवेयर है: कोटेशन, अनुबंध, ई-हस्ताक्षर, डिस्पैच, भुगतान, डिपॉज़िट, बिलिंग, और वापसी, सभी एक ही ब्राउज़र-आधारित सिस्टम के ज़रिए चलते हैं, न कि अलग-अलग डेस्कटॉप इंस्टॉलेशन के रूप में जिन्हें साइटों के बीच सिंक रखना पड़े। यह एक सोच-समझकर लिया गया मॉडल विकल्प है, और यही वह चीज़ है जो शुरुआत में Renttix की कुछ अन्य सुविधाओं को संभव बनाती है। उदाहरण के लिए, ग्राहक पोर्टल तभी काम करता है क्योंकि ग्राहक आपकी इमारत के अंदर किसी मशीन के बजाय एक लाइव, इंटरनेट से जुड़े सिस्टम तक पहुंच रहे होते हैं।

विशेष रूप से सुरक्षा के सवाल पर, Renttix का जवाब सामान्य आश्वासन के बजाय ठोस है: सिंगल साइन-ऑन और पासकी सपोर्ट, टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन, ऐसी अनुमतियां जो सिर्फ इंटरफ़ेस में छिपाने के बजाय सर्वर पर लागू की जाती हैं, और एक ऑडिट ट्रेल जो संवेदनशील जानकारी को छुपाते हुए भी यह रिकॉर्ड करता है कि किसने क्या किया। यह मौजूद नियंत्रणों का ठोस सेट है, बेजोड़ रूप से सुरक्षित होने का दावा नहीं, यह बस वह है जो एक क्लाउड विक्रेता को पूछे जाने पर दिखा सकने में सक्षम होना चाहिए। अगर आपका परिचालन कई जगहों पर फैला है, या ग्राहकों को ऑनलाइन खुद अपनी सेवा करने की ज़रूरत है, तो Renttix सहित क्लाउड किराया सॉफ्टवेयर, ठीक इसी के लिए बनाया गया है।

यहां कोई सार्वभौमिक रूप से सही जवाब नहीं है, सिर्फ किसी खास व्यवसाय के लिए, उसके विकास के किसी खास पड़ाव पर, बाधाओं के किसी खास सेट के साथ सही जवाब है। कुछ ईमानदार सवाल इसे तय करने में मदद करते हैं: क्या कई जगहों पर मौजूद कई लोगों को एक जैसा लाइव डेटा देखने की ज़रूरत है? क्या आपका इंटरनेट कनेक्शन रोज़मर्रा के परिचालन के लिए भरोसा करने लायक पर्याप्त भरोसेमंद है? क्या ग्राहकों द्वारा ऑनलाइन खुद अपने ऑर्डर और चालान जांचने से वाकई आपके ऑफिस पर आने वाले कॉल कम होंगे? क्या आपके व्यवसाय के पास सब कुछ ऐसे इंफ्रास्ट्रक्चर पर रखने का कोई खास कारण है, अनुपालन, मौजूदा निवेश, कनेक्टिविटी, जिसे वह सीधे नियंत्रित करता हो?

अगर जवाब लचीलेपन, मल्टी-लोकेशन एक्सेस, और कम आईटी बोझ की ओर इशारा करते हैं, तो क्लाउड सॉफ्टवेयर आमतौर पर बेहतर विकल्प होता है, और यही वह दिशा है जिस ओर पिछले एक दशक में किराया उद्योग का ज़्यादातर हिस्सा बढ़ा है। अगर वे सख्त डेटा नियंत्रण, अविश्वसनीय कनेक्टिविटी, या किसी मौजूदा सिस्टम की ओर इशारा करते हैं जो अब भी अपना काम कर रहा है, तो डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर एक वैध विकल्प बना रहता है, कोई पुरानी गलती नहीं।

जो व्यवसाय क्लाउड पर आते हैं, उनके लिए यह देखना ज़रूरी है कि कोई विक्रेता पहुंच, अपडेट, और सुरक्षा के बारे में खास तौर पर क्या दिखा सकता है, बजाय इसके कि सिर्फ लेबल को ज्यों का त्यों मान लिया जाए। अगर आप देखना चाहते हैं कि यह व्यवहार में कैसे काम करता है, तो आप डेमो बुक कर सकते हैं और इसे बिना विश्वास पर लिए सीधे सिस्टम को देख सकते हैं।