A locação de tendas é um trabalho de um ano espremido em um verão. Um casamento reservado há dezoito meses e um festival confirmado na semana passada caem no mesmo fim de semana de agosto, e ambos precisam de uma equipe, um caminhão e uma estrutura completa que não tenha sido prometida silenciosamente a outra pessoa. O equipamento é volumoso e chega em partes: estruturas, lona do teto, forros, piso, aquecedores, iluminação. Metade dos locais são campos sem endereço útil. O software ganha seu lugar aqui ao manter o livro de reservas de forma honesta, reservando estruturas inteiras em vez de componentes soltos, planejando montagens e desmontagens de acordo com a disponibilidade real da equipe, e garantindo que o que voltou faltando em outubro seja cobrado.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguel de tendas
Uma temporada que chega de uma vez
Dois terços do trabalho do ano acontecem entre maio e setembro. Cada caminhão, cada equipe e cada tenda de vão livre estão comprometidos nos mesmos poucos sábados, enquanto o mesmo estoque fica em um galpão de novembro a março.
Orçamentos que ficam por um ano
Consultas para casamentos chegam de doze a dezoito meses antes, depois ficam em silêncio. Manter datas provisórias sem bloquear reservas reais, e lembrar quais orçamentos ainda precisam ser seguidos, é onde muito trabalho confirmado se perde silenciosamente.
Estruturas saem como partes
Uma tenda não é um único item. É uma estrutura, lona do teto, paredes laterais, forro, piso, um aquecedor e uma fileira de luzes. Reservar a estrutura e esquecer o forro, e a equipe descobre no local.
Equipes e caminhões, não apenas estoque
Uma montagem precisa de quatro pessoas por seis horas, um caminhão que possa carregar a carga, e um horário de desmontagem dois dias depois. A disponibilidade de estoque não diz nada sobre se alguém está livre para montá-lo.
Locais sem endereço utilizável
Metade das suas instalações são em um campo, um pasto ou o fundo de um jardim de hotel. Um código postal deixa o motorista a quatrocentos metros do portão, e as condições do terreno estão apenas na cabeça de alguém.
Danos encontrados semanas depois
A lona volta molhada, é enrolada, e o rasgo aparece na próxima montagem. Estacas, catracas e painéis de forro desaparecem um a um. Quando você conta corretamente, o evento já foi faturado há muito tempo.
Como o Renttix ajuda
Calendário de reservas antecipadas
O calendário de reservas mostra reservas semanas e meses à frente, para que você possa ver quais sábados já estão comprometidos antes de cotar outro. A disponibilidade é verificada nas datas que você insere, não em uma planilha.
Orçamentos que se convertem sem redigitação
Construa o orçamento no Renttix com a estrutura, extras e datas de locação, defina por quanto tempo ele permanece válido e converta-o em um pedido quando o depósito for recebido. O histórico de status mostra o que foi enviado e quando.
Pacotes que se expandem em cada parte
Defina um pacote de tenda uma vez — estrutura, lona, forro, piso, iluminação, com uma quantidade para cada — e adicione-o a um pedido em uma ação. O Renttix expande-o em uma linha separada por componente, cada um com sua própria quantidade, taxa e imposto, com o desconto do pacote estampado nessas linhas. Nada se esconde dentro de um item principal, então cada parte é selecionada, despachada e cobrada por si só.
Quadro de despacho para montagens e desmontagens
Cada pedido gera um trabalho de entrega no quadro de despacho. Atribua um veículo e motorista, divida uma carga grande entre dois caminhões e fixe uma parada crítica no tempo para que o otimizador de rotas não possa movê-la.
Escala de equipe com verificação de conflitos
A escala de trabalho agenda turnos de acordo com a disponibilidade real da equipe e avisa antes de você reservar alguém em duplicidade. Férias e indisponibilidade são registradas, então uma equipe que você comprometeu para uma montagem de sábado está realmente lá.
Relatórios de danos e cobranças por falta
A devolução compara o que volta com o que saiu e sinaliza a diferença. Relatórios de danos incluem fotos, uma decisão de responsabilidade e uma cobrança, e passam por uma etapa de aprovação antes de qualquer coisa chegar à fatura do cliente.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e orçamento
Receba a consulta, construa um orçamento com a estrutura, piso, iluminação e móveis, e defina uma data de validade. A disponibilidade é verificada nas datas do evento antes de qualquer coisa ser prometida.
Visita ao local e confirmação
Agende a visita como um trabalho no quadro de despacho. Registre o endereço do local, códigos de acesso, requisitos especiais e contato do local no pedido, depois receba um depósito e obtenha a assinatura do contrato de locação.
Lista de carregamento e preparação
O pedido aparece na fila de separação do armazém, do mais urgente para o menos. O pátio escaneia cada seção da estrutura, bolsa de forro e palete de piso em relação às linhas do pedido, depois marca a carga como preparada para despacho.
Dia da montagem
A equipe trabalha a partir do trabalho no quadro de despacho com a localização do local, contato e notas. A prova de entrega captura fotos, uma assinatura e o nome do recebedor quando a estrutura é entregue.
Desmontagem, devolução e faturamento
O trabalho de coleta ocorre na data acordada. O equipamento é escaneado de volta com sua condição, e a locação entra na próxima rodada de faturamento.
Integrações relevantes
HubSpot
Os clientes são enviados como contatos e empresas do HubSpot, e cada pedido se torna um negócio carregando seu valor, um resumo das linhas e o estágio em que se encontra. Uma vez que existam faturas contra o pedido, o total faturado e o valor ainda devido são estampados no negócio também.
Google Maps
Busca de endereço e geocodificação em pedidos, e o mapa por trás do planejamento de rotas. As coordenadas de entrega são armazenadas no pedido, então a rota é planejada a partir de um ponto real em vez de um código postal aproximado.
Twilio
SMS é enviado através da sua própria conta Twilio. Quando o motorista marca o trabalho como em rota, o cliente recebe um ETA e um link de rastreamento ao vivo.
Calendar feed
Assine sua programação de despacho como um feed iCal, para que trabalhos de montagem e desmontagem apareçam no calendário do Google ou Outlook da equipe junto com tudo o mais.
Xero
Envie faturas de locação, notas de crédito e registros de clientes para o Xero para que o faturamento do verão entre nos livros sem ser digitado duas vezes.
Stripe
Aceite pagamentos com cartão em depósitos e saldos. Os clientes podem pagar uma fatura pelo portal, o que é importante quando o saldo de um casamento vence na semana anterior à montagem.
Perguntas frequentes
Não como uma única linha, mas como uma única ação. Você define um pacote — estrutura, lona do teto, forro, piso, iluminação, aquecedores — com uma quantidade para cada parte, e adicionar esse pacote a um pedido o expande em uma linha separada por componente. Cada linha carrega sua própria quantidade, taxa e imposto, e o desconto do pacote é estampado nela com o pacote nomeado como a razão, para que a papelada explique o preço do pacote em vez de escondê-lo. Manter as partes como linhas reais é o ponto: o forro é reservado, selecionado e devolvido por si só em vez de se esconder dentro da estrutura principal. As definições de kit são um recurso separado — elas registram o que um kit completo contém, e os componentes anexados a um ativo são verificados em relação a essa lista na inspeção de devolução.
Com a antecedência que você precisar. Os orçamentos têm uma data de validade e um histórico de status, então uma consulta feita dezoito meses antes ainda é rastreável quando o cliente retorna. Locações confirmadas ficam no calendário de reservas com suas datas, e a disponibilidade é verificada em relação a essas datas sempre que alguém cota o mesmo fim de semana.
Sim, através da escala de trabalho. Você agenda turnos para cada membro da equipe, e o Renttix verifica conflitos antes de salvar o turno. A disponibilidade da equipe e as férias são registradas, então a escala reflete quem está realmente livre. Separadamente, o quadro de despacho mantém os trabalhos de entrega e coleta, com um veículo e motorista atribuídos a cada um.
Você faz sublocação. O Renttix tem um registro de sublocações que vincula um fornecedor, o equipamento alugado, a taxa acordada e o período de locação, e o pedido que está cobrindo. As etapas de trânsito entre o fornecedor, seu pátio e o cliente são rastreadas com prova de entrega, então você sabe onde está o estoque emprestado e quanto custou.
Cada pedido carrega um nome de local de entrega, endereço, contato do local e notas do motorista, além de coordenadas. Escolha o local na busca de endereço e as coordenadas que retornam são armazenadas no pedido; digite o endereço manualmente e ele é geocodificado quando o pedido é salvo. Essas coordenadas, o nome do local, o nome e número do contato e as notas de código de acesso e requisitos especiais são todos copiados para os trabalhos de entrega e coleta, então a equipe abre o trabalho com o que o escritório registrou em vez de ligar para obter.
Quando a locação é devolvida, a quantidade retornada é comparada com o que saiu e qualquer déficit é sinalizado. Um relatório de danos registra os itens, fotos, uma descrição e se o cliente é responsável, com uma cobrança que precisa de aprovação antes de ser aplicada. Tudo permanece contra o pedido e aparece na lista de documentos.
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