O aluguel para eventos é medido em carregamentos, não em itens de linha. Um casamento pode ter oitenta linhas — mesas redondas, cadeiras chiavari, toalhas, vidraria, uma pista de dança — entregues em um local com uma janela de acesso de duas horas e recolhidos à meia-noite de domingo. O mesmo estoque é prometido para três trabalhos no mesmo fim de semana, então a disponibilidade precisa ser precisa para o dia, não para a semana. Depois, tudo é contado de volta, lavado e reembalado antes de terça-feira, com faltas cobradas enquanto a evidência ainda está fresca. O software ganha seu lugar onde o volume está: revisões de cotações, disponibilidade em eventos sobrepostos, listas de separação em que os carregadores podem confiar e faturas que refletem o que realmente voltou.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns na locação para eventos
Pedidos complexos com múltiplos itens
Um único pedido de casamento pode ter dezenas de linhas, divididas entre endereços de entrega e datas de eventos. Uma linha perdida no escritório é descoberta pelo cliente no dia, na frente de seus convidados.
Curto prazo entre eventos
O equipamento sai de um evento na noite de domingo e é necessário na manhã de terça-feira. Nesse meio tempo, ele precisa ser contado, lavado, verificado e reembalado, enquanto a disponibilidade permanece honesta para tudo já reservado.
Cobrança precisa de aluguéis complexos
Aluguéis de vários dias e itens incluem taxas de entrega e coleta, tarifas de meio de semana, faltas e devoluções tardias. Calcular isso manualmente convida a erros, e erros após um evento se transformam em notas de crédito e ligações constrangedoras.
Acesso ao local e entregas programadas
Os locais oferecem uma janela, não um dia. Docas de carga, elevadores, sequências de montagem de tendas e horários de início de eventos precisam estar alinhados, e uma van que chega atrasada é lembrada muito tempo após o evento.
Faltas e quebras na devolução
Vidros, talheres e toalhas voltam faltando, lascados ou manchados. A menos que a contagem e a condição sejam registradas contra o trabalho com evidências, a cobrança por falta é contestada e a perda fica com você.
Falta de estoque na alta temporada
Todo sábado de junho está reservado de uma vez. Cobrir a lacuna significa alugar cadeiras ou uma pista de dança de outro fornecedor em curto prazo, depois rastrear esse custo e a devolução contra o evento certo.
Como o Renttix ajuda
Construa grandes pedidos de uma vez
Use o assistente de pedido completo ou a tela de pedido rápido para construir listas longas de linhas rapidamente e salve combinações recorrentes como pacotes. Adicionar um pacote coloca cada item no pedido como sua própria linha, na taxa com desconto do pacote e agrupado sob o nome do pacote, para que o inventário e a expedição ainda vejam cada item.
Disponibilidade em eventos sobrepostos
A disponibilidade é verificada para a janela exata de aluguel, incluindo linhas baseadas em quantidade como cadeiras e vidraria. Janelas de manutenção planejadas e unidades em espera são automaticamente excluídas, para que nada seja prometido duas vezes em um fim de semana movimentado.
Despacho programado e planejamento de rotas
Cada pedido carrega uma janela de tempo de entrega, contato no local e instruções para o motorista. O quadro de despacho planeja o dia por rota, e limites de veículos em quilogramas ou metros cúbicos impedem que uma van seja carregada além do que pode transportar.
Separação e devoluções contadas
A separação e devoluções no armazém são feitas a partir da lista de separação com escaneamento de código de barras, e filas no depósito mantêm cada pedido em movimento durante a preparação. Relatórios de danos capturam fotos contra o trabalho, para que cobranças por quebras e faltas tenham evidências.
Faturamento que corresponde ao aluguel
Definições de taxas e regras de duração de aluguel aplicam cobranças diárias, semanais e de meio de semana de forma consistente. Execuções e lotes de faturas geram a papelada, e notas de crédito são emitidas e rastreadas no mesmo lugar quando algo precisa ser ajustado.
Aluguel cruzado sem perder margem
Quando você está em falta, levante um subaluguel contra o evento que cobre, gere o pedido de compra do fornecedor e rastreie-o através de confirmado, em aluguel e devolvido, para que a pista de dança alugada volte para o fornecedor certo.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e cotação
Construa a cotação a partir do seu catálogo, revise-a conforme o cliente altera o número de convidados e envie para aprovação. As revisões são mantidas, para que você possa ver o que mudou entre a versão dois e a versão cinco.
Confirmação, depósito e acordo
Converta a cotação aprovada em um pedido sem redigitar. Receba um depósito como porcentagem ou valor fixo através de um link de pagamento seguro e envie o contrato de aluguel para assinatura eletrônica.
Preparação e separação
A lista de separação vai para o armazém, onde cada item é escaneado contra sua linha no pedido. Os pedidos são enfileirados para entrega mais próxima primeiro, e a separação não pode ser assinada enquanto uma linha ainda estiver faltando, a menos que alguém a substitua, para que a caixa de vidraria faltante seja encontrada no pátio em vez de no local.
Entrega, montagem e coleta
O trabalho aparece no quadro de despacho com sua janela de tempo, contato no local e instruções para o motorista. O cliente recebe uma mensagem de ETA e um link de rastreamento, e a coleta é planejada como sua própria parada.
Check-in e fatura
As devoluções são contadas no depósito, faltas e quebras levantadas como relatórios de danos com fotos, e a execução da fatura pega o aluguel, as taxas de entrega e os extras em uma única passagem.
Integrações relevantes
Stripe
Receba depósitos e saldos por link de pagamento antes do evento, e permita que os clientes quitem suas faturas pelo portal. O pedido é marcado como pago apenas quando o Stripe confirma o pagamento, não quando o link é enviado.
Xero
Envie faturas e notas de crédito para o Xero para que a cobrança de eventos chegue às suas contas sem redigitação, e os pagamentos sejam reconciliados contra o trabalho a que pertencem.
QuickBooks
A mesma sincronização contábil para o QuickBooks Online, com registros de clientes e fornecedores mantidos em sincronia, para que faturas e notas de crédito de eventos cheguem ao seu livro razão sem redigitação.
Twilio
Envie ao cliente um SMS de ETA no momento em que o motorista marca o trabalho como em rota, com um link de rastreamento ao vivo, para que o coordenador do local saiba quando a van está chegando sem ligar para o seu escritório.
Google Maps
Endereços de locais são escolhidos a partir do preenchimento automático enquanto o pedido é digitado e geocodificados quando é salvo, para que uma casa de campo ou entrada de campo apareça no mapa com coordenadas que o quadro de despacho pode combinar com uma rota.
Calendar feed
Assine a programação de operações do Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar, para que cada entrega e coleta esteja no diário que sua equipe já abre.
Perguntas frequentes
Sim. Os pedidos são construídos linha por linha a partir do seu catálogo, e combinações repetidas podem ser salvas como pacotes. Adicionar um pacote coloca cada um de seus itens no pedido como sua própria linha, na taxa com desconto do pacote e agrupado sob o nome do pacote, para que o inventário e a expedição ainda vejam cada item. Pedidos longos podem ser criados através do assistente de pedido completo ou da tela de pedido rápido, e a lista de separação é gerada a partir do que está no pedido.
A disponibilidade é verificada contra a janela exata de aluguel em vez de uma semana inteira, para que eventos sobrepostos de sexta e domingo sejam vistos como o conflito que são. Estoque baseado em quantidade, como cadeiras e vidraria, é agrupado e contado, e unidades em manutenção, marcadas como danificadas ou em espera são excluídas da figura disponível.
As devoluções são verificadas no depósito, e qualquer coisa faltando ou danificada é levantada como um relatório de danos contra o pedido com fotografias anexadas. Esses registros ficam com o trabalho, para que a cobrança possa ser explicada com evidências em vez de memória. Se uma cobrança precisar ser revertida mais tarde, uma nota de crédito é levantada e rastreada no mesmo lugar.
Sim. Cada pedido pode carregar um depósito como porcentagem ou valor fixo, e o cliente paga através de um link seguro que você pode enviar por e-mail a partir do pedido. Um depósito de segurança reembolsável tomado como uma retenção de cartão em vez de uma cobrança é executado no Airwallex, onde é colocado, capturado ou liberado do próprio pedido. O status do depósito fica no pedido junto com o saldo pendente.
Sim. Levante um subaluguel contra o evento que cobre, registre o fornecedor e o custo acordado, e gere o pedido de compra a partir dele. O aluguel é rastreado através de confirmado, em aluguel e devolvido, com pernas de saída e retorno e prova de entrega, para que o estoque alugado volte no tempo e o custo de cobrir o evento fique contra o pedido para o qual foi levantado.
Ambos. Um produto pode ser baseado em quantidade — quinhentas cadeiras contadas como um grupo — ou baseado em ativos, onde cada unidade carrega seu próprio número, histórico e registro de condição. A maioria das empresas de eventos opera uma mistura: cadeiras, toalhas e vidraria por quantidade, com pistas de dança, geradores e palcos rastreados como ativos individuais.
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