Locação de AV e produção funciona com listas de equipamentos, não linhas únicas. Um salão de conferências, um palco de festival ou uma turnê corporativa sai com centenas de itens — mesas, amplificadores, line array, luzes móveis, treliças, motores, distribuição, comunicação e cabos — embalados em cases e carregados em uma ordem definida. As datas não mudam. A carga é na quinta-feira, independentemente de o microfone de rádio reserva ter voltado do último trabalho. A maioria das empresas opera com um mix de estoque próprio e sublocação, e a área de preparação é o gargalo: tudo precisa ser testado, embalado e verificado conforme a especificação antes que o caminhão saia. O software ganha seu lugar ao manter disponibilidade, preparação e papelada em um só lugar, para que o armazém e o escritório estejam olhando para o mesmo trabalho.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns na locação de AV e produção
Listas de equipamentos com centenas de linhas
A especificação de um único show chega a várias centenas de itens entre som, iluminação, vídeo e cabos. Reconstruir essa lista manualmente para cada consulta é lento, e o adaptador esquecido é encontrado no local em vez de no armazém.
Datas de entrada que nunca mudam
Eventos não atrasam. Se o trabalho de retorno chega atrasado ou um item falha no teste PAT, a próxima equipe ainda carrega às seis da manhã de quinta-feira. Você precisa dos conflitos dias antes, não no dia.
Shows sobrepostos, uma área de preparação
Um fim de semana movimentado empilha três ou quatro trabalhos um em cima do outro. Os mesmos racks de amplificadores são girados durante a noite entre dois deles, e o armazém não tem uma ordem de trabalho confiável além de quem grita mais alto.
Sublocação que ninguém anotou
Quando você está com falta, você subloca da empresa da rua. O equipamento chega, sai para o trabalho e volta. Seis semanas depois, a fatura do fornecedor chega e ninguém tem certeza a qual show pertencia.
Perseguindo equipamento após desmontagem
A desmontagem acontece às duas da manhã no escuro. Cases voltam no caminhão errado, cabos ficam no teto, e o item faltante só aparece quando o próximo trabalho precisa dele e o caminhão está carregando.
Certificados de teste que os locais pedem
Os locais querem papelada antes de deixá-lo passar pela porta do cais. Cada item de energia precisa de um registro PAT e cada guincho de corrente e cinta precisa de uma data LOLER, mantida por unidade em vez de por linha de catálogo.
Como a Renttix ajuda
Kits e pacotes que reservam juntos
Definições de kits registram o que uma unidade completa contém — a mesa, sua fonte de alimentação, seus cabos — e o Renttix verifica a composição ao vivo contra essa lista quando a unidade é inspecionada de volta. Pacotes são pacotes de nível de catálogo: adicionar um escreve cada produto filho no pedido como sua própria linha, cada um com sua própria taxa instantânea e imposto e o desconto do pacote aplicado, etiquetado com o pacote de onde veio.
Disponibilidade em toda a frota
A visualização de disponibilidade no calendário de reservas é uma grade por produto, por dia, para o período que você escolher, filtrada por depósito ou categoria. Você vê os conflitos dias antes do trabalho ser confirmado, não depois.
Preparação e despacho guiados por escaneamento
A fila de preparação do armazém lista pedidos por entrega mais próxima. Os coletores escaneiam códigos de barras, etiquetas RFID ou números de ativos contra a linha do pedido, para que o case errado falhe na prateleira. Completar uma coleta marca o trabalho como pronto para despacho.
Sublocações mantidas no pedido
Uma sublocação registra o fornecedor, quantidade, taxa de locação, custo acordado e período de locação contra a linha do pedido que cobre, com uma ordem de compra vinculada e se vem para o seu depósito ou vai direto para o local.
Regimes de inspeção que bloqueiam reservas
Configure PAT, LOLER ou seu próprio regime com um intervalo e um escopo. Quando uma unidade está atrasada, você escolhe a política: rastrear silenciosamente, avisar na reserva ou excluí-la da disponibilidade para que não possa chegar a um local.
Check-in com captura de condição
Retornos são escaneados no portão de triagem contra uma lista de verificação, com uma classificação de condição e fotografias. Uma falha direciona a unidade para a fila de oficina e levanta um trabalho de reparo, e equipamento danificado não será reservado para o próximo show.
Fluxos de trabalho principais
Especificação e cotação
A consulta chega como uma especificação técnica. Construa a cotação linha por linha, com linhas de serviço para equipe e entrega ao lado do equipamento, e envie para o portal do cliente para visualizar, comentar e aceitar. Uma cotação aceita se converte diretamente em um pedido.
Confirmar e alocar
Datas firmes, janela de entrega e endereço do local vão no pedido, com um contato no local e instruções especiais para o motorista — código do portão, horário do cais, notas de acesso. Ativos são alocados para linhas, e o trabalho aparece no calendário de reservas e no quadro de despacho.
Preparar e embalar
O pedido chega à fila de preparação do armazém. Cada item é escaneado contra sua linha, e a lista de coleta e a nota de entrega são impressas. Completar a coleta marca o trabalho como pronto para carregar.
Carregar e entregar
O quadro de despacho mostra as corridas do dia. Motoristas seguem a rota, capturam fotografias e uma assinatura como prova de entrega, e o cliente pode acompanhar o trabalho em um link de rastreamento.
Desmontagem, check-in e faturamento
Equipamento é escaneado de volta no portão de triagem com condição registrada. Danos levantam um relatório contra o pedido. O trabalho então entra na execução de faturas, com custos de sublocação e qualquer cobrança por danos anexada.
Integrações relevantes
Xero
Faturas e notas de crédito são enviadas para o Xero contra códigos de conta mapeados, então o que seu escritório gera para um show é o que seu contador vê, sem redigitação.
QuickBooks
O mesmo caminho de envio para QuickBooks, com registros de clientes e códigos fiscais sincronizados entre os dois sistemas para que os detalhes da conta não se desalinhem.
Google Maps
Geocodifica endereços de locais e sites para que os pontos de entrega fiquem corretamente no mapa de despacho e o planejamento de rotas funcione a partir de coordenadas reais em vez de um código postal digitado.
Twilio
Quando o motorista marca uma corrida em rota, o contato no local recebe um SMS com o ETA e um link de rastreamento ao vivo, para que alguém esteja no cais quando o caminhão chegar.
Calendar feed
Assine a programação de despacho como um feed iCal no Google, Outlook ou Apple Calendar, para que os gerentes de projeto vejam as corridas da semana sem fazer login no sistema.
HubSpot
Clientes são transferidos como contatos e empresas, e cada pedido se torna um negócio cujo estágio segue o trabalho até pago, para que consultas e trabalhos de shows repetidos permaneçam no CRM sem redigitação.
Perguntas frequentes
Sim. Pacotes são pacotes de nível de catálogo: você constrói o pacote uma vez, e adicioná-lo a um pedido escreve cada produto filho como sua própria linha, precificado a partir de sua própria taxa com o desconto do pacote aplicado e rotulado com o pacote de onde veio. Definições de kits são uma coisa separada — elas registram o que uma unidade completa contém, e a composição ao vivo é verificada contra essa lista quando a unidade é inspecionada de volta. Você ajusta as linhas expandidas para o show específico em vez de digitar a lista novamente.
A disponibilidade é verificada contra as datas do pedido, e a visualização de disponibilidade no calendário de reservas mostra uma grade por produto, por dia, para o período que você escolher, filtrada por depósito ou categoria. Estoque já comprometido com um trabalho não está livre para outro. Unidades com inspeção atrasada também podem ser excluídas da disponibilidade.
Sim. Uma sublocação registra o fornecedor, produto, quantidade, taxa de locação, custo acordado e período de locação contra a linha do pedido que cobre. Você define se ela vem para o seu depósito ou vai direto para o local, vincula uma ordem de compra e a move por Confirmado, Em locação e Retornado com registros de movimento para rastreamento e prova de entrega.
Sim. Tipos de inspeção são configurados com um intervalo, um escopo e uma política para unidades atrasadas — ignorar, avisar na reserva ou bloquear a unidade da disponibilidade. PAT e LOLER são enviados como predefinições junto com outros regimes regionais. Lembretes são disparados antes do vencimento, e o relatório de manutenção devida lista o que está por vir por depósito.
Uma fila de preparação de pedidos classificados por entrega mais próxima. Coletores escaneiam códigos de barras, etiquetas RFID ou números de ativos, e cada escaneamento é validado contra a linha do pedido, para que o item errado falhe na prateleira em vez de no local. Completar uma coleta marca o pedido como pronto para despacho. Retornos são escaneados de volta com condição e fotografias registradas.
Linhas de serviço ficam ao lado das linhas de locação no mesmo pedido e podem ser cobradas por visita, por hora, por dia, por semana ou como um valor fixo, para que o tempo do técnico e as taxas de entrega sejam cotados com o equipamento, levados para o pedido quando a cotação se converte e totalizados com seu imposto no pró-forma. A execução de faturas programada cobra as linhas de locação — cobranças de serviço não fluem para ela por conta própria. Escalas de equipe, disponibilidade e folhas de ponto são tratadas separadamente sob Workforce.
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