Locação de catering é contagem. Um casamento são novecentas peças de louça, quatrocentos copos, uma série de talheres, toalhas de mesa e uma câmara fria móvel, tudo saindo na mesma carga e tudo para voltar na terça-feira. Parte do estoque é equipamento serializado que vale milhares — fornos combinados, armários aquecidos, lavadoras de copos — e parte é contada em dúzias e descartada por caixa. As entregas acontecem na janela de acesso do local, não na sua, e a diferença entre o que saiu e o que voltou é um número real que precisa ser comprovado antes de você poder cobrar por isso. Renttix lida com ambos os tipos de estoque em um único pedido.
Categorias de equipamento suportadas
Desafios comuns no aluguel de catering
Contagem em centenas, duas vezes
Cada pedido é contado ao sair do estoque e ao retornar. Seis caixas de vidraria e uma dúzia de caixas de pratos consomem uma hora do dia de alguém em cada ponta, e os números raramente batem de primeira.
Dois tipos de estoque, um pedido
Um único pedido de evento mistura um forno combinado com número de série com seiscentos copos contados por quantidade. Eles precisam de lógica de disponibilidade diferente, manuseio de retorno diferente e cobranças diferentes, mas saem na mesma van.
Janelas de acesso do local
O equipamento precisa estar no local antes do serviço e sair após o último convidado. Docas de carga, elevadores de serviço e acesso ao solo da tenda estreitam o horário, e uma van atrasada é um problema que o cliente vê imediatamente.
Quebras discutidas depois
Quatorze copos quebrados e uma travessa lascada se transformam em uma ligação três semanas após o evento. Sem um retorno contado e fotografias, a cobrança é uma negociação em vez de uma linha de fatura.
Estoque que desaparece do pátio
Caixas voltam para a prateleira errada, são puxadas para outro trabalho no último minuto ou nunca voltam. O número no livro e o número na prateleira se afastam silenciosamente até que um grande pedido não possa ser atendido.
Documentação elétrica e de gás
Forno, geladeiras e lavadoras de copos precisam ser testados em um ciclo, e os locais pedem o certificado. Acompanhar qual unidade foi testada por último e impedir que uma fora de validade saia é fácil de perder em um verão movimentado.
Como a Renttix ajuda
Linhas de quantidade contadas na entrada e saída
Louça, vidraria e talheres são configurados como produtos baseados em quantidade. O pedido registra o que saiu; o registro de devolução registra o que voltou. Renttix compara os dois e sinaliza a falta por linha em vez de como um todo.
Equipamento serializado e estoque a granel juntos
Um forno combinado pode ser rastreado como um ativo individual com seu próprio número e histórico, enquanto a vidraria ao lado no mesmo pedido é rastreada por quantidade. Disponibilidade e retornos funcionam corretamente para ambos.
Coleta e devolução guiadas por escaneamento
A fila do armazém lista pedidos por data de entrega. Funcionários escaneiam códigos de barras ou números de ativos para coletar na linha certa e escaneiam no retorno com uma condição. Registrar um ativo como danificado ou faltando altera seu status imediatamente, para que ele deixe de ser oferecido como disponível até ser resolvido.
Cobranças por quebra ou isenção
Relatórios de danos incluem fotos, uma descrição, uma decisão de responsabilidade e uma cobrança que precisa de aprovação. Se preferir vender cobertura, níveis de isenção de danos podem ser configurados com um prêmio e valor de cobertura, e as reivindicações são rastreadas contra eles.
Janelas de entrega que o local aceitará
Pedidos incluem uma janela de tempo de entrega e um contato no local. O quadro de despacho agenda a entrega e a coleta separadamente, e os veículos podem ter limites de peso e volume para que uma carga não seja planejada em uma van que não a suporte.
Inventários que resolvem a discussão
Realize um inventário em tudo, uma categoria ou um depósito. Renttix mostra o número esperado contra o contado com a variação por linha, e confirmar a contagem ajusta o livro. Níveis baixos de estoque sinalizam linhas antes que acabem.
Fluxos de trabalho principais
Consulta e cotação
Receba o briefing do evento — coberturas, estilo de serviço, data — e construa uma cotação com a louça, vidraria, toalhas e equipamentos de cozinha. A disponibilidade é verificada nas datas de locação antes de você enviar.
Confirme e agende a entrega
Converta a cotação em um pedido, registre o endereço do local, janela de tempo de entrega e contato no local, e deixe o quadro de despacho levantar o trabalho de entrega na data certa.
Coletar e contar na saída
O pedido chega na fila do armazém. Funcionários escaneiam ou contam cada linha, a quantidade coletada é registrada contra o pedido, e a carga é marcada como preparada para que o despacho veja que está pronta para ir.
Entregar na janela
O motorista executa a rota a partir do trabalho de despacho, com o contato do local, notas de acesso e janela de tempo na tela. A prova de entrega captura uma assinatura, o nome do receptor e fotos do que foi deixado.
Coletar, reconciliar e faturar
O trabalho de coleta traz tudo de volta. Retornos contados são comparados com o pedido linha por linha, faltas e quebras geram um relatório de danos com uma cobrança, e a locação entra na execução da fatura.
Integrações relevantes
Xero
Envie faturas de locação, cobranças por quebras e notas de crédito para o Xero, para que a papelada do evento se feche no livro sem ser redigitada.
Stripe
Aceite pagamento com cartão em faturas e depósitos, inclusive pelo portal do cliente, para que um local ou cliente privado possa quitar sem uma ligação.
Google Maps
Busca de endereço em pedidos e mapeamento por trás do planejamento de rotas, para que endereços de locais sejam geocodificados corretamente e as entregas do dia sejam sequenciadas de forma sensata.
Twilio
Conecte sua própria conta Twilio. Quando um motorista marca um trabalho a caminho, o contato do local pode receber um SMS com um ETA e um link de rastreamento ao vivo.
WooCommerce
Venda locações menores para festas e consumidores online com disponibilidade ao vivo, e tenha esses pedidos integrados no mesmo estoque e despacho do seu trabalho comercial.
Calendar feed
Assine o cronograma de despacho como um feed iCal para que as entregas e coletas da semana apareçam no calendário do Google ou Outlook da equipe de operações.
Perguntas frequentes
Sim. Configure-os como produtos baseados em quantidade e o pedido registra a quantidade que saiu. Quando a locação é encerrada, você insere o retorno contado, e o Renttix compara linha por linha com a quantidade original e sinaliza qualquer falta. A falta fica no pedido, então a cobrança por quebra é baseada em uma contagem registrada em vez de uma memória.
Sim. Os produtos são baseados em ativos, onde cada unidade tem seu próprio número e histórico de serviço, ou baseados em quantidade, onde você mantém um pool. Ambos os tipos estão no mesmo pedido com a lógica de disponibilidade correta aplicada a cada um. Um único pedido de evento pode, portanto, misturar um forno combinado serializado com caixas de vidraria e toalhas.
De duas maneiras. Você pode levantar um relatório de danos contra o pedido com os itens, fotos, uma descrição e se o cliente é responsável, depois definir uma cobrança que passa por uma etapa de aprovação. Ou você pode executar níveis de isenção de danos, cada um com um prêmio e um valor de cobertura, e registrar reivindicações contra a cobertura que o cliente comprou.
Os pedidos incluem uma janela de tempo de entrega, um contato no local e notas de acesso, e o quadro de despacho agenda a entrega e a coleta como trabalhos separados. As paradas podem ser fixadas para que o otimizador de rotas não mova uma entrega crítica no tempo, e os veículos podem ter limites de peso e volume para que uma carga seja planejada em uma van que possa suportá-la.
Sim. Você define regimes de inspeção com um intervalo — PAT é o comum para elétricos de catering — e os aplica a uma categoria ou produto. Renttix rastreia o que está devido e o que está atrasado, e cada regime tem uma política: ignorar, avisar ou bloquear o ativo de sair até ser retestado.
Subloque. Renttix tem um registro de sublocações que vincula o fornecedor, o equipamento, a taxa acordada, o período de locação e o pedido que cobre, junto com as etapas de trânsito entre fornecedor, depósito e cliente. Você mantém o custo do estoque alugado visível contra o trabalho em vez de encontrá-lo em uma fatura de fornecedor mais tarde.
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