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Setor

Renttix para empresas de locação de equipamentos médicos e de saúde

Gestão de locação para fornecedores de equipamentos de mobilidade, hospitalares e clínicos, onde a rastreabilidade e a higiene são essenciais.

O aluguel de equipamentos médicos e de mobilidade funciona com unidades individuais, não lotes. Uma cama hospitalar vai para um endereço específico, fica por meses e volta precisando de limpeza antes de ser usada por outra pessoa. Lojas de equipamentos comunitários, varejistas de mobilidade e empresas de aluguel clínico possuem centenas de dispositivos com número de série espalhados por casas, enfermarias e ambientes de cuidado, cada um com suas próprias datas de serviço e teste elétrico. A cobrança raramente é uma semana certinha: é um aluguel longo e aberto, cobrado mensalmente de um conselho, uma fundação, um segurador ou uma família. O software ganha seu lugar em três tarefas. Saber onde cada dispositivo está e quem o teve. Manter estoque inadequado fora do sistema de reservas. Cobrar aluguéis que nunca terminam.

Categorias de equipamento suportadas

  • Camas hospitalares com perfil
  • Colchões e bombas de alívio de pressão
  • Guinchos móveis e de teto para pacientes
  • Cintas e auxiliares de transferência
  • Cadeiras de rodas manuais e motorizadas
  • Scooters de mobilidade
  • Poltronas elevatórias e assentos especializados
  • Camas e guinchos bariátricos
  • Bombas de infusão e seringa
  • Concentradores de oxigênio e nebulizadores
  • Monitores de pacientes e unidades de ECG
  • Comadres, elevadores de banheira e cadeiras de banho

Desafios comuns na locação de equipamentos médicos

  1. Rastrear um dispositivo após o fato

    Avisos de recall nomeiam uma faixa de série, não um cliente. Se o histórico de aluguel está em uma planilha, responder quais dos seus estão afetados e quem os possui leva um dia que você não tem, e produz uma resposta na qual você não pode confiar totalmente.

  2. Limpeza antes da reemissão

    Um dispositivo volta de uma casa e vai direto para a prateleira porque a área de devolução está cheia. Ninguém registra a limpeza. Semanas depois, não há evidência de que o item estava apto para reemissão, e não há como provar o contrário.

  3. Datas de serviço e teste por unidade

    Guinchos precisam de exame minucioso, dispositivos de rede precisam de teste elétrico, bombas precisam de calibração. Acompanhar esses intervalos série por série em um diário significa que algo sempre falha, geralmente enquanto o dispositivo está em um aluguel longo.

  4. Aluguéis longos que saem da cobrança

    Equipamentos comunitários ficam fora por meses ou anos. A faturação mensal manual escorrega para ambos os lados: um item é coletado e ainda cobrado, ou fica fora e para de ser cobrado silenciosamente. Ambos surgem em uma auditoria em vez de em um relatório.

  5. Entregas em casas, não em depósitos

    Motoristas entregam em apartamentos, habitações protegidas e endereços rurais sem entrada óbvia. Uma entrega perdida para uma cama dependente de alta não é um problema de reprogramação, e o telefone começa a tocar antes que o motorista saia da rua.

  6. Falhas relatadas e depois perdidas

    Uma enfermaria ou cuidador liga para dizer que a bomba do colchão está alarmando. A mensagem chega em uma caixa de entrada, é retransmitida para a oficina de memória, e ninguém pode mais tarde dizer quando foi relatada, quem a recebeu ou o que foi feito a respeito.

Como o Renttix ajuda

  1. Histórico de aluguel por número de série

    Cada dispositivo é um ativo com seu próprio registro: histórico de aluguel por cliente e datas, histórico de manutenção, transferências de depósito e uma linha do tempo de custódia. Perguntado quais unidades foram para onde, você filtra o registro de ativos em vez de reconstruí-lo a partir de papelada.

  2. Recalls e bloqueios de quarentena

    Bloqueios ficam no ativo — recall de segurança, quarentena, conformidade, legal, administrativo. Um bloqueio que impede o aluguel torna a unidade não reservável no momento em que é aplicado, para que um dispositivo suspeito não possa entrar no próximo pedido enquanto você investiga.

  3. Inspeção e roteamento de devoluções

    Devoluções passam por um portão de triagem. O inspetor trabalha uma lista de verificação, classifica a condição e escolhe uma disposição: pronto, limpar, inspecionar, reparar ou quarentena. Qualquer coisa roteada para a área de lavagem ou oficina fica fora da disponibilidade até ser assinada como pronta novamente.

  4. Intervalos de teste que bloqueiam reservas

    Tipos de inspeção têm seus próprios intervalos, lembretes e políticas. Defina um tipo para avisar e a reserva passa sinalizada. Defina para bloquear e o Renttix recusa a reserva, nomeando os ativos cuja certificação expirou.

  5. Cobrança recorrente para aluguéis longos

    Aluguéis podem ser abertos sem coleta agendada, e assinaturas de aluguel são cobradas em um ciclo através de sua própria conta Stripe, gerando uma fatura normal do Renttix a cada vez. Pause a cobrança sem coletar, ou cancele e deixe o trabalho de coleta ser gerado.

  6. Um portal para enfermarias e cuidadores

    Clientes fazem login para ver aluguéis ao vivo, relatar uma falha diretamente na fila da oficina, solicitar desativação ou uma extensão, ler relatórios de visitas de serviço concluídas e pagar faturas, sem outra ligação para o seu escritório.

Acompanhe uma locação

O mesmo ciclo de locação para empresas de locação de equipamentos médicos e de saúde

Um exemplo entre muitos. A Renttix segue o mesmo ciclo para locação de eventos, audiovisual, festas, móveis, veículos, ferramentas e equipamentos.

Registro da locaçãoExemplo

R-2417

Etapa 8 de 9 · Inspecionar

  1. Orçamento
  2. Reservar
  3. Assinar e pagar
  4. Separar
  5. Entregar
  6. Em locação
  7. Devolução
  8. Inspecionar
  9. Faturar
  1. DepósitoDM-1157: danos registrados com fotos
  2. Balcão de locaçãoRelatório de danos aprovado como cobrável
  3. OficinaOrdem de serviço WJ-0519 aberta; DM-1157 em quarentena

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Fluxos de trabalho principais

  • Referência ou pedido recebido

    Um prescritor, equipe de cuidados ou cliente privado solicita equipamento. A disponibilidade é verificada em relação ao estoque real para as datas, o endereço de entrega e o contato do local são registrados, e o pedido é gerado.

  • Preparar, verificar e separar

    O pedido chega na fila de preparação do armazém com uma lista de separação numerada. Separadores escaneiam cada unidade — código de barras do produto, etiqueta RFID ou número do ativo — e a contagem separada aumenta em relação à linha. Um código que não está no pedido é rejeitado na prateleira, a separação excessiva de uma linha é recusada, e fechar a separação enquanto uma linha ainda está curta requer uma substituição deliberada.

  • Entrega, instalação e transferência

    A entrega aparece no quadro de despacho com uma janela de tempo. O motorista navega até o endereço, instala e captura uma assinatura e fotos. O cliente recebe uma mensagem em rota com um link de rastreamento ao vivo.

  • Aluguel em andamento e faturado

    Aluguéis abertos são faturados em seu ciclo. Falhas relatadas através do portal abrem trabalhos na oficina. Visitas de serviço são agendadas a partir do calendário de manutenção enquanto o dispositivo ainda está em uso.

  • Coleta e retorno ao estoque

    A desativação é solicitada pelo cliente ou gerada no escritório e um trabalho de coleta é agendado. No retorno, a unidade é inspecionada, classificada, roteada para limpeza ou reparo, e só então disponibilizada novamente.

Integrações relevantes

  • Xero

    Faturas, notas de crédito e pagamentos sincronizam com o Xero em vez de serem redigitados, e compras de ativos podem ser postadas como diários de ativos fixos. Sage e QuickBooks conectam da mesma forma se esse for o seu livro-razão.

  • Stripe

    Cartão em arquivo para aluguéis que duram meses. Assinaturas de aluguel são cobradas através de sua própria conta Stripe, e os clientes podem liquidar faturas pelo portal sem ligar para contas.

  • Calendar feed

    Entregas, coletas, manutenções e visitas de inspeção são publicadas como um feed iCal assinado — uma URL para tudo, uma por rota — para que um coordenador veja cada trabalho com sua janela de tempo, endereço do local e número de contato no Outlook, Google ou Apple Calendar. É apenas de saída, e girar o segredo revoga todas as URLs já emitidas.

  • Google Maps

    Endereços de locais e entregas são escolhidos na pesquisa de endereços do Google e fixados em coordenadas, para que o quadro de despacho e o motorista trabalhem a partir de um local real em vez de uma linha digitada.

  • Twilio

    SMS no dia. Quando o motorista está em rota, o cliente recebe uma mensagem de texto com um link de rastreamento ao vivo, e uma mensagem de conclusão com o recibo assinado depois.

  • SSO

    Funcionários fazem login através do seu provedor de identidade existente, para que o acesso ao escritório seja concedido e revogado centralmente quando as pessoas entram, mudam de departamento ou saem.

Perguntas frequentes

Podemos rastrear qual instalação ou paciente teve um dispositivo específico?

Sim, a nível de série. Cada ativo carrega seu próprio histórico de aluguel com o pedido, o cliente e as datas de saída e retorno, juntamente com o histórico de manutenção, transferências de depósito e uma linha do tempo de custódia mostrando para onde a unidade se moveu. Quando um aviso de recall nomeia uma faixa de série, você filtra o registro de ativos em vez de reconstruir a imagem a partir de notas de entrega.

Como o Renttix lida com a limpeza e descontaminação entre aluguéis?

Devoluções passam por um portão de inspeção. O inspetor registra uma lista de verificação, classifica a condição e escolhe uma disposição: pronto, limpar, inspecionar, reparar ou quarentena. Qualquer coisa enviada para a área de lavagem ou oficina é mantida lá no sistema, e a quarentena adiciona um bloqueio de aluguel, para que a unidade não possa ser reservada até ser assinada como pronta novamente.

Isso nos impedirá de alugar um dispositivo com um teste vencido?

Essa é sua escolha por tipo de inspeção. Defina o tipo para avisar e a reserva prossegue com uma bandeira na tela. Defina para bloquear e o Renttix recusa a reserva e nomeia os ativos falhos, para que um teste elétrico vencido ou exame minucioso interrompa o pedido em vez de ser notado depois.

Podemos cobrar aluguéis de longo prazo mensalmente sem redigitar?

Sim. Aluguéis podem ser abertos sem coleta agendada, e assinaturas de aluguel são cobradas em um ciclo através de sua própria conta Stripe, gerando uma fatura normal no Renttix a cada vez. A cobrança pode ser pausada enquanto o equipamento permanece com o cliente, e cancelar uma assinatura gera o trabalho de coleta.

Como enfermarias e cuidadores relatam uma falha?

Através do portal do cliente. Um relatório de falha submetido contra um pedido ou número de ativo abre um trabalho na fila da oficina com a própria redação do cliente como descrição da falha, e notifica seu escritório. O cliente então vê a visita de serviço agendada e pode ler o relatório de visita concluída no mesmo lugar.

Precisamos relabelar toda a frota antes de começar?

Não. Ativos podem ser importados com seus números de ativos existentes, juntamente com clientes, produtos, depósitos e categorias. A digitalização de código de barras e RFID oferece a melhor precisão no armazém, mas itens não rotulados ainda são separados e verificados manualmente, para que você possa passar a digitalizar dispositivo por dispositivo.

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