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Settore

Renttix per le aziende di noleggio di attrezzature mediche e sanitarie

Gestione del noleggio per fornitori di attrezzature per la mobilità, ospedali e cliniche, dove la tracciabilità e l'igiene sono fondamentali.

Il noleggio di attrezzature mediche e per la mobilità si basa su unità singole, non su lotti. Un letto profilato va a un indirizzo specifico, rimane per mesi e torna indietro necessitando di pulizia prima di essere riutilizzato. I magazzini di attrezzature comunitarie, i rivenditori di mobilità e le aziende di noleggio clinico gestiscono centinaia di dispositivi con numero di serie sparsi tra case, reparti e strutture di cura, ognuno con le proprie date di servizio e test elettrici. La fatturazione raramente è settimanale: è un noleggio a lungo termine fatturato mensilmente a un comune, un trust, un assicuratore o una famiglia. Il software si guadagna il suo posto su tre lavori. Sapere dove si trova ogni dispositivo e chi lo ha avuto. Tenere fuori dal sistema di prenotazione le scorte non idonee. Fatturare noleggi che non finiscono mai.

Categorie di attrezzature supportate

  • Letti ospedalieri profilati
  • Materassi e pompe antidecubito
  • Sollevatori mobili e a soffitto per pazienti
  • Imbracature e ausili per il trasferimento
  • Sedie a rotelle manuali e motorizzate
  • Scooter per la mobilità
  • Poltrone alzapersona e sedute specialistiche
  • Letti e sollevatori bariatrici
  • Pompe per infusione e siringhe
  • Concentratori di ossigeno e nebulizzatori
  • Monitor per pazienti e unità ECG
  • Comode, sollevatori da bagno e sedie da doccia

Sfide comuni nel noleggio di attrezzature mediche

  1. Tracciare un dispositivo dopo il fatto

    Gli avvisi di richiamo nominano un intervallo di serie, non un cliente. Se la storia del noleggio è in un foglio di calcolo, rispondere a quali dei tuoi sono interessati e chi li detiene richiede un giorno che non hai, e produce una risposta di cui non puoi essere completamente sicuro.

  2. Pulizia prima della riemissione

    Un dispositivo torna da una casa e va direttamente sullo scaffale perché l'area di ritorno è piena. Nessuno registra la pulizia. Settimane dopo non c'è prova che l'oggetto fosse idoneo per la riemissione, e non c'è modo di dimostrare il contrario.

  3. Date di servizio e test per unità

    I sollevatori necessitano di un esame approfondito, i dispositivi a corrente necessitano di test elettrici, le pompe necessitano di calibrazione. Tracciare quegli intervalli seriale per seriale in un diario significa che qualcosa scade sempre, di solito mentre il dispositivo è fuori per un noleggio lungo.

  4. Noleggi lunghi che sfuggono alla fatturazione

    Le attrezzature comunitarie rimangono fuori per mesi o anni. La fatturazione mensile manuale scivola in entrambi i sensi: un oggetto viene raccolto e ancora addebitato, o rimane fuori e smette silenziosamente di essere addebitato. Entrambi emergono in un audit piuttosto che in un rapporto.

  5. Consegne a case, non a depositi

    I conducenti consegnano a appartamenti, alloggi protetti e indirizzi rurali senza un ingresso evidente. Una consegna mancata per un letto dipendente dalla dimissione non è un problema di riprogrammazione, e il telefono inizia a squillare prima che il conducente abbia lasciato la strada.

  6. Guasti segnalati e poi persi

    Un reparto o un assistente chiama per dire che la pompa del materasso sta allarmando. Il messaggio arriva in una casella di posta, viene trasmesso al laboratorio a memoria, e nessuno può poi dire quando è stato segnalato, chi l'ha preso, o cosa è stato fatto al riguardo.

Come Renttix aiuta

  1. Storia del noleggio a livello seriale

    Ogni dispositivo è un bene con il proprio record: storia del noleggio per cliente e date, storia della manutenzione, trasferimenti di deposito e una cronologia di custodia. Chiesto quali unità sono andate dove, filtri il registro dei beni piuttosto che ricostruirlo dalla documentazione.

  2. Richiami e blocchi di quarantena

    I blocchi si applicano al bene — richiamo di sicurezza, quarantena, conformità, legale, amministrativo. Un blocco che impedisce il noleggio rende l'unità non prenotabile nel momento in cui viene applicato, quindi un dispositivo sospetto non può scivolare nel prossimo ordine mentre indaghi.

  3. Ispezione e instradamento al ritorno

    I ritorni passano attraverso un cancello di triage. L'ispettore lavora una lista di controllo, valuta la condizione e sceglie una disposizione: pronto, pulire, ispezionare, riparare o mettere in quarantena. Qualsiasi cosa instradata al lavaggio o al laboratorio rimane fuori disponibilità fino a quando non viene firmata come pronta.

  4. Intervalli di test che bloccano la prenotazione

    I tipi di ispezione hanno i propri intervalli, promemoria e politiche. Imposta un tipo per avvisare e la prenotazione procede segnalata. Impostalo per bloccare e Renttix rifiuta la prenotazione, nominando i beni la cui certificazione è scaduta.

  5. Fatturazione ricorrente per noleggi lunghi

    I noleggi possono essere aperti senza raccolta programmata, e gli abbonamenti di noleggio fatturano su un ciclo attraverso il tuo account Stripe, emettendo una normale fattura Renttix ogni volta. Metti in pausa la fatturazione senza raccogliere, o annulla e lascia che il lavoro di raccolta venga sollevato.

  6. Un portale per reparti e assistenti

    I clienti accedono per vedere i noleggi attivi, segnalare un guasto direttamente nella coda del laboratorio, richiedere la fine del noleggio o un'estensione, leggere i rapporti di visita di servizio completati e pagare le fatture, senza un'altra chiamata al tuo ufficio.

Segui un noleggio

Lo stesso ciclo di noleggio per le aziende di noleggio di attrezzature mediche e sanitarie

Un esempio tra tanti. Renttix segue lo stesso ciclo per il noleggio di eventi, audio-video, feste, arredi, veicoli, utensili e attrezzature.

Scheda noleggioEsempio

R-2417

Passo 8 di 9 · Ispeziona

  1. Preventivo
  2. Prenota
  3. Firma e paga
  4. Prepara
  5. Consegna
  6. A noleggio
  7. Rientro
  8. Ispeziona
  9. Fattura
  1. MagazzinoDM-1157: danni segnalati con foto
  2. Banco noleggioSegnalazione danni approvata come addebitabile
  3. OfficinaOrdine di lavoro WJ-0519 aperto; DM-1157 bloccato

Vedi questa fase nel percorsoGuarda questa schermata nella demo live

Flussi di lavoro chiave

  • Riferimento o ordine preso

    Un prescrittore, un team di assistenza o un cliente privato richiede attrezzature. La disponibilità viene verificata rispetto allo stock reale per le date, l'indirizzo di consegna e il contatto del sito vengono registrati, e l'ordine viene sollevato.

  • Preparazione, controllo e prelievo

    L'ordine arriva nella coda di preparazione del magazzino con una lista di prelievo numerata. I prelevatori scansionano ogni unità — codice a barre del prodotto, tag RFID o numero di bene — e il conteggio prelevato aumenta rispetto alla linea. Un codice che non è nell'ordine viene rifiutato allo scaffale, il sovraprelievo di una linea è rifiutato, e chiudere il prelievo mentre una linea è ancora corta richiede un override deliberato.

  • Consegna, installazione e consegna

    La consegna appare sulla bacheca di spedizione con una finestra temporale. Il conducente naviga all'indirizzo, installa e cattura una firma e foto. Il cliente riceve un messaggio in arrivo con un link di tracciamento live.

  • Il noleggio si svolge ed è fatturato

    I noleggi aperti fatturano sul loro ciclo. I guasti segnalati tramite il portale aprono lavori di laboratorio. Le visite di servizio sono programmate dal calendario di manutenzione mentre il dispositivo è ancora in uso.

  • Raccolta e ritorno a stock

    La fine del noleggio è richiesta dal cliente o sollevata in ufficio e un lavoro di raccolta è programmato. Al ritorno l'unità è ispezionata, valutata, instradata per pulizia o riparazione, e solo allora resa nuovamente prenotabile.

Integrazioni rilevanti

  • Xero

    Fatture, note di credito e pagamenti si sincronizzano con Xero invece di essere reinseriti, e gli acquisti di beni possono essere registrati come giornali di beni fissi. Sage e QuickBooks si connettono allo stesso modo se quello è il tuo libro contabile.

  • Stripe

    Carta in archivio per noleggi che durano mesi. Gli abbonamenti di noleggio fatturano attraverso il tuo account Stripe, e i clienti possono saldare le fatture dal portale senza chiamare i conti.

  • Calendar feed

    Consegne, raccolte, manutenzione e visite di ispezione pubblicano come un feed iCal firmato — un URL per tutto, uno per percorso — così un coordinatore vede ogni lavoro con la sua finestra temporale, indirizzo del sito e numero di contatto in Outlook, Google o Apple Calendar. È solo in uscita, e ruotare il segreto revoca ogni URL già emesso.

  • Google Maps

    Gli indirizzi del sito e di consegna sono scelti dalla ricerca indirizzi di Google e fissati a coordinate, così la bacheca di spedizione e il conducente lavorano da una posizione reale piuttosto che da una linea digitata.

  • Twilio

    SMS il giorno stesso. Quando il conducente è in rotta il cliente riceve un messaggio con un link di tracciamento live, e un messaggio di completamento con la ricevuta firmata successivamente.

  • SSO

    Il personale accede tramite il tuo provider di identità esistente, quindi l'accesso all'ufficio è concesso e revocato centralmente quando le persone si uniscono, cambiano dipartimento o lasciano.

Domande frequenti

Possiamo tracciare quale struttura o paziente ha avuto un dispositivo specifico?

Sì, a livello seriale. Ogni bene porta la propria storia di noleggio con l'ordine, il cliente e le date di uscita e ritorno, insieme alla storia della manutenzione, ai trasferimenti di deposito e a una cronologia di custodia che mostra dove si è mosso l'unità. Quando un avviso di richiamo nomina un intervallo di serie, filtri il registro dei beni invece di ricostruire l'immagine dalle note di consegna.

Come gestisce Renttix la pulizia e la decontaminazione tra i noleggi?

I ritorni passano attraverso un cancello di ispezione. L'ispettore registra una lista di controllo, valuta la condizione e sceglie una disposizione: pronto, pulire, ispezionare, riparare o mettere in quarantena. Qualsiasi cosa inviata al lavaggio o al laboratorio è trattenuta lì nel sistema, e la quarantena aggiunge un blocco di noleggio, quindi l'unità non può essere prenotata fino a quando non viene firmata come pronta.

Ci impedirà di noleggiare un dispositivo con un test scaduto?

Questa è la tua scelta per tipo di ispezione. Imposta il tipo per avvisare e la prenotazione procede con un avviso sullo schermo. Impostalo per bloccare e Renttix rifiuta la prenotazione e nomina i beni falliti, quindi un test elettrico scaduto o un esame approfondito ferma l'ordine piuttosto che essere notato successivamente.

Possiamo fatturare i noleggi a lungo termine mensilmente senza reinserire i dati?

Sì. I noleggi possono essere aperti senza raccolta programmata, e gli abbonamenti di noleggio fatturano su un ciclo attraverso il tuo account Stripe, emettendo una normale fattura in Renttix ogni volta. La fatturazione può essere messa in pausa mentre l'attrezzatura rimane con il cliente, e annullare un abbonamento solleva il lavoro di raccolta.

Come segnalano un guasto i reparti e gli assistenti?

Attraverso il portale clienti. Un rapporto di guasto inviato contro un ordine o un numero di bene apre un lavoro nella coda del laboratorio con le parole del cliente come descrizione del guasto, e notifica il tuo ufficio. Il cliente poi vede la visita di servizio programmata e può leggere il rapporto di visita completato nello stesso posto.

Dobbiamo rietichettare l'intera flotta prima di iniziare?

No. I beni possono essere importati con i tuoi numeri di bene esistenti, insieme a clienti, prodotti, depositi e categorie. La scansione di codici a barre e RFID offre la migliore precisione in magazzino, ma gli articoli non etichettati sono ancora prelevati e controllati manualmente, quindi puoi passare alla scansione dispositivo per dispositivo.

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