Il noleggio per catering è una questione di conteggi. Un matrimonio significa novecento pezzi di stoviglie, quattrocento bicchieri, una serie di posate, tovaglie e una cella frigorifera mobile, tutto in partenza con lo stesso carico e tutto da restituire martedì. Parte dello stock è costituito da attrezzature serializzate che valgono migliaia di euro — forni combinati, armadi caldi, lavabicchieri — e parte è conteggiata a dozzine e registrata per scatola. Le consegne devono avvenire nella finestra di accesso del luogo, non nella tua, e la differenza tra ciò che è uscito e ciò che è tornato è un numero reale che deve essere dimostrato prima di poterlo addebitare. Renttix gestisce entrambi i tipi di stock in un unico ordine.
Categorie di attrezzature supportate
Sfide comuni nel noleggio di catering
Conteggi in centinaia, due volte
Ogni ordine viene conteggiato all'uscita dal magazzino e al rientro. Sei casse di bicchieri e una dozzina di scatole di piatti richiedono un'ora del tempo di qualcuno a ciascuna estremità, e i numeri raramente coincidono al primo tentativo.
Due tipi di stock, un solo ordine
Un singolo ordine per un evento mescola un forno combinato con numero di serie con seicento bicchieri conteggiati per quantità. Necessitano di logiche di disponibilità diverse, gestione dei resi diversa e addebiti diversi, ma escono sullo stesso furgone.
Finestre di accesso al luogo
L'attrezzatura deve essere dentro prima del servizio e fuori dopo l'ultimo ospite. Le baie di carico, gli ascensori di servizio e l'accesso al terreno del tendone restringono tutti lo slot, e un furgone in ritardo è un problema che il cliente vede immediatamente.
Rotture discusse in seguito
Quattordici bicchieri rotti e un piatto scheggiato si trasformano in una telefonata tre settimane dopo l'evento. Senza un reso conteggiato e fotografie, l'addebito è una negoziazione piuttosto che una voce di fattura.
Stock che si disperde dal magazzino
Le casse tornano sullo scaffale sbagliato, vengono prese per un altro lavoro all'ultimo minuto, o non tornano mai. La cifra del libro e quella dello scaffale si allontanano silenziosamente fino a quando un grande ordine non può essere evaso.
Documentazione elettrica e gas
Forni, frigoriferi e lavabicchieri necessitano di test a ciclo, e i luoghi richiedono il certificato. Tenere traccia di quale unità è stata testata l'ultima volta, e impedire che una fuori data esca, è facile da perdere in un'estate intensa.
Come Renttix aiuta
Linee di quantità conteggiate in entrata e uscita
Stoviglie, bicchieri e posate sono configurati come prodotti basati sulla quantità. L'ordine registra ciò che è uscito; il reso registra ciò che è tornato. Renttix confronta i due e segnala la carenza per linea piuttosto che come un unico blocco.
Attrezzature serializzate e stock all'ingrosso insieme
Un forno combinato può essere tracciato come un bene individuale con il proprio numero e storia, mentre i bicchieri accanto ad esso nello stesso ordine sono tracciati per quantità. Disponibilità e resi funzionano correttamente per entrambi.
Picking e registrazione guidati da scansione
La coda del magazzino elenca gli ordini per data di consegna. Il personale scansiona codici a barre o numeri di asset per selezionare la linea giusta, e scansiona al ritorno con una condizione. Registrare un asset come danneggiato o mancante ne cambia lo stato immediatamente, quindi smette di essere offerto come disponibile fino a quando non viene gestito.
Addebiti per rotture o esonero
I rapporti di danno includono foto, una descrizione, una decisione di responsabilità e un addebito che necessita di approvazione. Se preferisci vendere una copertura, i livelli di esonero per danni possono essere configurati con un premio e un importo di copertura, e le richieste tracciate contro di essi.
Fasce di consegna accettate dal luogo
Gli ordini includono una finestra di tempo per la consegna e un contatto sul sito. La bacheca di spedizione programma la consegna e il ritiro separatamente, e i veicoli possono avere limiti di peso e volume in modo che un carico non venga pianificato su un furgone che non può prenderlo.
Inventari che risolvono la disputa
Esegui un inventario su tutto, una categoria o un deposito. Renttix mostra la cifra prevista rispetto a quella conteggiata con la variazione per linea, e confermare il conteggio regola il libro. I livelli di stock basso segnalano le linee prima che si esauriscano.
Flussi di lavoro chiave
Richiesta e preventivo
Prendi il brief dell'evento — coperture, stile di servizio, data — e costruisci un preventivo con stoviglie, bicchieri, biancheria e attrezzature da cucina. La disponibilità viene verificata alle date di noleggio prima di inviarlo.
Conferma e programma la consegna
Converti il preventivo in un ordine, registra l'indirizzo del luogo, la finestra di tempo per la consegna e il contatto sul sito, e lascia che la bacheca di spedizione sollevi il lavoro di consegna alla data giusta.
Prepara e conta in uscita
L'ordine arriva nella coda del magazzino. Il personale scansiona o conta ogni linea, la quantità selezionata viene registrata contro l'ordine, e il carico viene contrassegnato come pronto in modo che la spedizione possa vedere che è pronto per partire.
Consegna nella finestra
Il conducente esegue il giro dal lavoro di spedizione, con il contatto del luogo, le note di accesso e la finestra di tempo sullo schermo. La prova di consegna cattura una firma, il nome del ricevente e le foto di ciò che è stato lasciato.
Raccogli, riconcilia e fattura
Il lavoro di raccolta riporta tutto indietro. I resi conteggiati vengono confrontati con l'ordine linea per linea, le carenze e le rotture sollevano un rapporto di danno con un addebito, e il noleggio va nel ciclo di fatturazione.
Integrazioni rilevanti
Xero
Invia fatture di noleggio, addebiti per rotture e note di credito a Xero, in modo che la documentazione dell'evento si chiuda nel libro mastro senza essere riscritta.
Stripe
Accetta pagamenti con carta su fatture e depositi, anche dal portale clienti, in modo che un luogo o un cliente privato possa saldare senza una telefonata.
Google Maps
Ricerca indirizzi sugli ordini e mappatura dietro la pianificazione del percorso, in modo che gli indirizzi dei luoghi siano geocodificati correttamente e le consegne del giorno siano sequenziate in modo sensato.
Twilio
Collega il tuo account Twilio. Quando un conducente segna un lavoro in transito, il contatto del luogo può ricevere un SMS con un ETA e un link di tracciamento live.
WooCommerce
Vendi online noleggi per feste più piccole e consumatori con disponibilità in tempo reale, e fai in modo che quegli ordini entrino nello stesso stock e spedizione del tuo lavoro commerciale.
Calendar feed
Iscriviti al programma di spedizione come feed iCal in modo che le consegne e le raccolte della settimana appaiano nel calendario Google o Outlook del team operativo.
Domande frequenti
Sì. Configurali come prodotti basati sulla quantità e l'ordine registra la quantità che è uscita. Quando il noleggio è terminato, inserisci il reso conteggiato, e Renttix lo confronta linea per linea con la quantità originale e segnala eventuali carenze. La carenza rimane sull'ordine, quindi l'addebito per rottura si basa su un conteggio registrato piuttosto che su un ricordo.
Sì. I prodotti sono o basati su asset, dove ogni unità ha il proprio numero e storia di servizio, o basati su quantità, dove si tiene un pool. Entrambi i tipi si trovano nello stesso ordine con la giusta logica di disponibilità applicata a ciascuno. Un singolo ordine per un evento può quindi mescolare un forno combinato serializzato con casse di bicchieri e biancheria.
Due modi. Puoi sollevare un rapporto di danno contro l'ordine con gli articoli, le foto, una descrizione e se il cliente è responsabile, quindi impostare un addebito che passa attraverso un passaggio di approvazione. Oppure puoi gestire livelli di esonero per danni, ciascuno con un premio e un importo di copertura, e registrare le richieste contro la copertura acquistata dal cliente.
Gli ordini includono una finestra di tempo per la consegna, un contatto sul sito e note di accesso, e la bacheca di spedizione programma la consegna e il ritiro come lavori separati. Le fermate possono essere fissate in modo che l'ottimizzatore di percorso non sposti una consegna critica per il tempo, e i veicoli possono avere limiti di peso e volume in modo che un carico sia pianificato su un furgone che può prenderlo.
Sì. Definisci regimi di ispezione con un intervallo — PAT è il più comune per gli apparecchi elettrici da catering — e li delimiti a una categoria o prodotto. Renttix traccia ciò che è dovuto e ciò che è scaduto, e ogni regime ha una politica: ignora, avvisa o blocca l'asset dall'uscita fino a quando non viene ritestato.
Noleggialo da terzi. Renttix ha un registro di sub-noleggi che collega il fornitore, l'attrezzatura, la tariffa concordata, il periodo di noleggio e l'ordine che copre, insieme alle tratte di transito tra fornitore, deposito e cliente. Mantieni il costo dello stock noleggiato visibile contro il lavoro piuttosto che trovarlo su una fattura del fornitore in seguito.
Pronto a modernizzare le tue operazioni di noleggio?
Pagamenti + cauzioni attivati • Configurazione rapida • Prova senza carta di credito