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Settore

Renttix per le aziende di noleggio veicoli

Gestione dei noleggi pensata per le operazioni di noleggio veicoli — dai noleggi giornalieri alla gestione di flotte a lungo termine.

Il noleggio veicoli vive e muore sulla rapidità. Un furgone torna alle quattro, ha bisogno di un lavaggio, un controllo del carburante e un'ispezione, ed è prenotato di nuovo alle otto del mattino successivo. Tra questi due momenti ci sono una lettura del chilometraggio, un livello di carburante, un registro delle condizioni e un deposito che qualcuno deve rilasciare. Aggiungi revisioni, manutenzioni e lavori di riparazione, e il banco sta facendo tre lavori contemporaneamente. Il software è importante qui perché un record del veicolo deve contenere il noleggio, le letture, le date dei test e la storia dei danni — e perché la persona al banco ha bisogno della risposta a "hai un Luton per giovedì" in pochi secondi, non dopo aver chiamato il deposito.

Categorie di attrezzature supportate

  • Furgoni piccoli e derivati da auto
  • Furgoni a pannello SWB e LWB
  • Furgoni Luton con sponda idraulica
  • Camion ribaltabili e dropside
  • Rigidi da 7,5 tonnellate e 18 tonnellate
  • Tendoni e casse mobili
  • Furgoni refrigerati e frigoriferi
  • Minibus, da 9 a 17 posti
  • Auto e pickup 4x4
  • Furgoni per equipaggio e benessere
  • Furgoni elettrici e cavi di ricarica

Sfide comuni nel noleggio veicoli

  1. Disponibilità cieca al banco

    Due dipendenti che citano dallo stesso tabellone prometteranno alla fine lo stesso furgone due volte. Prenotazioni provvisorie, veicoli tenuti per un cliente abituale e unità in officina sono tutte fuori dalla lista da cui il banco sta citando.

  2. Dispute su chilometraggio e carburante

    Il noleggiatore dice che il serbatoio era a tre quarti. Il foglio di check-in dice metà, e nessuno ha scritto il contachilometri al momento della consegna. Il chilometraggio in eccesso non viene fatturato perché la lettura iniziale non è mai stata catturata correttamente.

  3. Reclami per danni senza prove

    Un davanzale graffiato o uno specchio rotto si trasforma in due settimane di email. Senza fotografie datate scattate alla consegna e di nuovo al ritorno, il deposito viene rimborsato per intero e la riparazione esce dal tuo margine.

  4. Controlli al banco rallentano la consegna

    Foto ID, deposito, termini di credito e un accordo firmato devono avvenire prima che le chiavi si muovano. Farlo su carta con una fila dietro significa che si tagliano angoli proprio sui noleggi che più necessitano di controllo.

  5. Date di test e manutenzione in avvicinamento

    Revisioni, manutenzioni e rettifiche di difetti hanno tutte date. Saltarne una e un veicolo esce quando non dovrebbe, o viene ritirato da una prenotazione confermata con breve preavviso mentre un cliente aspetta.

  6. Veicoli che non guadagnano mai il loro mantenimento

    Alcuni furgoni non si fermano mai; altri restano in fondo alla fila per settimane. Senza un record per veicolo dei giorni di noleggio rispetto ai giorni di proprietà, le decisioni di sostituzione e acquisto vengono prese sull'impressione del manager.

Come ti aiuta Renttix

  1. Disponibilità per gruppo di veicoli

    Il calendario delle prenotazioni e il controllo della disponibilità mostrano ciò che è realmente libero per le date richieste, per deposito. Le prenotazioni sono verificate contro la flotta al momento dell'impegno, quindi due persone non possono vendere lo stesso furgone due volte.

  2. Chilometraggio e carburante catturati alla consegna

    Una definizione di tariffa può includere un'impostazione del contatore di chilometraggio o ore motore, con unità incluse al giorno e una tariffa per unità in eccesso. Le letture vengono prese al momento del noleggio e del rientro, digitate o lette da telematica.

  3. Registri delle condizioni con foto datate

    La consegna e la raccolta catturano una firma, foto con timbro GPS, una checklist, livello del carburante in ottavi e una lettura del contatore per veicolo. I rapporti sui danni portano quelle immagini fino a una risoluzione registrata e un importo.

  4. Controlli e depositi prima della consegna

    La verifica dell'ID fotografico, l'accordo di noleggio firmato e il deposito sono tutti sull'ordine. Un controllo di prontezza alla spedizione dice al banco se l'accordo è firmato, il denaro è in cassa e il conto è chiaro.

  5. Date di test, manutenzione e difetti

    Test e ispezioni ti permettono di definire i tuoi regimi con un intervallo e una modalità di avviso o blocco. Il programma di manutenzione, il rapporto di manutenzione dovuta e il pannello di pianificazione dell'officina gestiscono il lavoro stesso.

  6. Rapporti di utilizzo e veicoli inattivi

    L'utilizzo delle risorse mostra il tempo di noleggio rispetto al tempo di proprietà. I beni inattivi elencano tutto ciò che è sotto il venti per cento. La redditività per prodotto sottrae i costi di manutenzione dai ricavi, così sai cosa tenere e cosa vendere.

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Lo stesso ciclo di noleggio per le aziende di noleggio veicoli

Un esempio tra tanti. Renttix segue lo stesso ciclo per il noleggio di eventi, audio-video, feste, arredi, veicoli, utensili e attrezzature.

Scheda noleggioEsempio

R-2417

Passo 7 di 9 · Rientro

  1. Preventivo
  2. Prenota
  3. Firma e paga
  4. Prepara
  5. Consegna
  6. A noleggio
  7. Rientro
  8. Ispeziona
  9. Fattura
  1. ClienteFine noleggio richiesta nel portale
  2. AutistaRitirato: firma e foto
  3. MagazzinoRientro registrato al Deposito Nord

Flussi di lavoro chiave

  • Richiesta e gruppo di veicoli

    Il banco controlla la disponibilità per le date e il gruppo richiesto — Luton, ribaltabile, nove posti — attraverso i depositi. Un preventivo viene inviato con la tariffa, l'indennità di chilometraggio e il deposito indicati.

  • Controlli del noleggiatore e accordo

    La verifica dell'identità viene eseguita dove la tua politica lo richiede, i termini di credito sono controllati rispetto al conto, e l'accordo di noleggio è firmato elettronicamente prima che il veicolo venga rilasciato.

  • Check-out

    Alla consegna il veicolo è prenotato contro l'ordine con la lettura del contachilometri. Dove un autista consegna, la prova di consegna aggiunge il livello del carburante, una checklist di ispezione, foto e la firma del ricevente. Il deposito viene effettuato contemporaneamente.

  • In noleggio

    Il cliente estende o termina il noleggio dal portale invece di chiamare. Dove la telematica è collegata, il contachilometri e la posizione rimangono aggiornati e gli avvisi di geofence segnalano un veicolo che ha lasciato il sito previsto.

  • Check-in e fatturazione

    Il check-in cattura il contatore finale, l'ispezione di ritorno registra una checklist, il grado di condizione e le foto, i danni vengono segnalati dove necessario, il deposito viene rilasciato e l'esecuzione della fattura prende il noleggio.

Integrazioni rilevanti

  • Stripe

    Pagamenti con carta, più controlli documentali di Stripe Identity — passaporto, patente di guida o carta d'identità, con un'opzione di confronto selfie — che possono bloccare il pagamento, la firma elettronica o la raccolta in deposito.

  • Airwallex

    Il binario live per i depositi di sicurezza. Effettua una trattenuta o un addebito sull'ordine, quindi catturalo o rilascialo una volta che il veicolo è stato controllato e ispezionato.

  • Samsara

    Raccoglie contachilometri, ore motore, posizione e stato di accensione su ogni record del veicolo, alimenta la lettura del contatore al momento del noleggio e del rientro, e solleva avvisi di geofence quando un noleggio lascia il suo sito.

  • Xero

    Trasmette fatture, note di credito e pagamenti, così il banco noleggio e l'ufficio contabilità smettono di inserire le stesse cifre due volte.

  • Google Maps

    Completamento automatico degli indirizzi su clienti, depositi, ordini e lavori di spedizione, così il banco sceglie un indirizzo invece di digitarlo. Gli indirizzi di consegna sono geocodificati sull'ordine, il che consente a un noleggio consegnato di cadere nel percorso il cui geofence lo copre.

  • Shopify

    Prenotazione online contro disponibilità live con depositi presi al checkout. Le fatture di noleggio a lungo termine vengono addebitate come un costo ricorrente invece di essere reinserite ogni mese.

Domande frequenti

Renttix può gestire limiti di chilometraggio e addebiti per chilometraggio in eccesso?

Sì. Una definizione di tariffa può includere un'impostazione del contatore di chilometraggio o ore motore, con le unità incluse al giorno e una tariffa addebitata per unità in eccesso. Le letture vengono prese al momento del noleggio e di nuovo al rientro — digitate da chiunque sia al veicolo, o lette da un dispositivo telematico mappato. Il numero del bene è memorizzato con la lettura, quindi la fattura indica quale veicolo è stato letto.

Renttix controlla le patenti di guida?

Esegue la verifica dell'identità documentale tramite Stripe Identity, che accetta un passaporto, una patente di guida o una carta d'identità e può aggiungere un confronto selfie. Imposti quando si applica — per valore dell'ordine, clienti in contanti o a conto, solo nuovi clienti — e se un noleggiatore non verificato è bloccato dal pagamento, firma elettronica, raccolta in deposito o consegna del conducente. Non si collega alla DVLA, quindi i controlli di idoneità e sanzioni rimangono un passaggio separato.

Come vengono gestiti i depositi e i danni?

I depositi vengono effettuati, catturati o rilasciati contro l'ordine stesso, con lo stato live sul record, e i clienti possono autorizzare i loro dal portale. La condizione è catturata alla consegna e al ritorno come foto, una checklist, livello del carburante e una lettura del contatore. I rapporti sui danni possono essere sollevati dal tuo team o dal cliente con foto allegate, quindi risolti con un importo registrato contro l'ordine.

Possiamo impedire a un veicolo di uscire con una revisione o manutenzione dovuta?

Sì. Test e ispezioni ti permettono di definire i tuoi regimi — revisione, ispezione di sicurezza, qualunque cosa tu gestisca — ciascuno con il proprio intervallo e una modalità di avviso o blocco. Il blocco impedisce al veicolo di essere noleggiato fino a quando l'ispezione non è registrata. La manutenzione è pianificata sul programma di manutenzione, il rapporto di manutenzione dovuta elenca ciò che è in ritardo per deposito, e il pannello di pianificazione dell'officina programma il lavoro.

Gestiamo diverse filiali. La disponibilità funziona tra di esse?

Lo stock è tenuto per deposito, e la disponibilità, il rapporto di stock del deposito e il localizzatore di beni sono tutti consapevoli del deposito, quindi il banco può vedere se un veicolo è in questa filiale o nella successiva. Spostare un veicolo tra filiali è registrato come un trasferimento di stock con un controllo delle condizioni al ricevimento. Non c'è un modulo di prezzo dedicato per noleggi a senso unico.

I clienti possono terminare il noleggio, estendere e pagare online?

Sì. Il portale clienti accetta richieste di termine noleggio e richieste di estensione, che arrivano in una coda per l'approvazione del tuo team piuttosto che essere applicate automaticamente. I clienti possono vedere i loro noleggi live, scaricare accordi e fatture, visualizzare estratti conto, pagare online e sollevare un rapporto di guasto o danno con foto, che raggiunge il tuo team con le immagini allegate.

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