Sewa tenda adalah pekerjaan setahun yang dipadatkan dalam satu musim panas. Sebuah pernikahan yang dipesan delapan belas bulan lalu dan sebuah festival yang dikonfirmasi minggu lalu jatuh pada akhir pekan yang sama di bulan Agustus, dan keduanya membutuhkan kru, truk, dan struktur lengkap yang tidak diam-diam dijanjikan kepada orang lain. Peralatan ini besar dan datang dalam bentuk bagian-bagian: rangka, kanvas atap, lapisan, lantai, pemanas, pencahayaan. Setengah dari lokasi adalah ladang tanpa alamat yang berguna. Perangkat lunak mendapatkan tempatnya di sini dengan memegang buku ke depan dengan jujur, memesan seluruh struktur daripada komponen lepas, merencanakan pembangunan dan pembongkaran sesuai ketersediaan kru yang sebenarnya, dan memastikan apa yang kembali kurang di bulan Oktober dikenakan biaya.
Kategori peralatan yang kami dukung
Tantangan umum dalam penyewaan tenda
Musim yang datang sekaligus
Dua pertiga dari pekerjaan setahun jatuh antara Mei dan September. Setiap truk, setiap kru, dan setiap clearspan terikat pada beberapa Sabtu yang sama, sementara stok yang sama duduk di gudang dari November hingga Maret.
Penawaran yang bertahan setahun
Permintaan pernikahan datang dua belas hingga delapan belas bulan sebelumnya, lalu diam. Memegang tanggal sementara tanpa menghalangi pemesanan nyata, dan mengingat penawaran mana yang masih perlu dikejar, adalah tempat banyak pekerjaan yang dikonfirmasi diam-diam hilang.
Struktur keluar sebagai bagian
Sebuah tenda bukan satu item. Ini adalah rangka, kanvas atap, dinding samping, lapisan, lantai, pemanas, dan rangkaian lampu. Pesan rangka dan lupakan lapisan, dan kru mengetahuinya di lokasi.
Kru dan truk, bukan hanya stok
Sebuah pembangunan membutuhkan empat orang selama enam jam, truk yang dapat membawa beban, dan slot pembongkaran dua hari kemudian. Ketersediaan stok tidak memberi tahu Anda apakah ada yang bebas untuk memasangnya.
Lokasi tanpa alamat yang dapat digunakan
Setengah dari pemasangan Anda adalah ladang, padang rumput, atau bagian belakang taman hotel. Kode pos menurunkan pengemudi seperempat mil dari gerbang, dan kondisi tanah hanya ada di kepala seseorang.
Kerusakan ditemukan beberapa minggu kemudian
Kanvas kembali basah, digulung, dan robekan muncul pada pembangunan berikutnya. Pasak, ratchet, dan panel lapisan hilang satu per satu. Pada saat Anda menghitung dengan benar, acara sudah lama difakturkan.
Bagaimana Renttix membantu
Kalender pemesanan ke depan
Kalender pemesanan menunjukkan reservasi beberapa minggu dan bulan ke depan, sehingga Anda dapat melihat Sabtu mana yang sudah terikat sebelum Anda memberikan penawaran lain. Ketersediaan diperiksa terhadap tanggal yang Anda masukkan, bukan terhadap spreadsheet.
Penawaran yang berubah tanpa mengetik ulang
Buat penawaran di Renttix dengan struktur, tambahan, dan tanggal sewa, tetapkan berapa lama penawaran tersebut berlaku, dan ubah menjadi pesanan ketika deposit masuk. Riwayat status menunjukkan apa yang dikirim dan kapan.
Paket yang berkembang menjadi setiap bagian
Tentukan paket tenda sekali — rangka, kanvas, lapisan, lantai, pencahayaan, dengan jumlah untuk masing-masing — dan tambahkan ke pesanan dalam satu tindakan. Renttix mengembangkannya menjadi baris terpisah per komponen, masing-masing membawa jumlah, tarif, dan pajaknya sendiri, dengan diskon paket dicap pada baris tersebut. Tidak ada yang tersembunyi di dalam item utama, sehingga setiap bagian dipilih, dikirim, dan dikenakan biaya dengan sendirinya.
Papan pengiriman untuk pembangunan dan pembongkaran
Setiap pesanan mengangkat pekerjaan pengiriman di papan pengiriman. Tetapkan kendaraan dan pengemudi, bagi beban besar di dua truk, dan sematkan pemberhentian yang sangat penting waktu sehingga pengoptimal rute tidak dapat memindahkannya.
Rota kru dengan pemeriksaan bentrok
Rota tenaga kerja menjadwalkan shift terhadap ketersediaan staf yang sebenarnya dan memperingatkan Anda sebelum Anda memesan ganda seseorang. Liburan dan ketidaktersediaan dicatat, sehingga kru yang Anda komitmenkan untuk pembangunan Sabtu benar-benar ada.
Laporan kerusakan dan biaya kekurangan
Off-hire membandingkan apa yang kembali dengan apa yang keluar dan menandai perbedaannya. Laporan kerusakan membawa foto, keputusan tanggung jawab, dan biaya, dan melalui langkah persetujuan sebelum apa pun mencapai faktur pelanggan.
Alur kerja utama
Permintaan dan penawaran
Ambil permintaan, buat penawaran dengan struktur, lantai, pencahayaan, dan furnitur, dan tetapkan tanggal berlaku. Ketersediaan diperiksa pada tanggal acara sebelum apa pun dijanjikan.
Kunjungan lokasi dan konfirmasi
Pesan survei sebagai pekerjaan di papan pengiriman. Catat alamat lokasi, kode akses, persyaratan khusus, dan kontak lokasi pada pesanan, lalu ambil deposit dan dapatkan perjanjian sewa yang ditandatangani.
Daftar muatan dan persiapan
Pesanan muncul di antrian pengambilan gudang, yang paling cepat terlebih dahulu. Gudang memindai setiap bagian rangka, tas lapisan, dan palet lantai terhadap baris pesanan, lalu menandai muatan siap untuk dikirim.
Hari pembangunan
Kru bekerja dari pekerjaan di papan pengiriman dengan lokasi situs, kontak, dan catatan. Bukti pengiriman menangkap foto, tanda tangan, dan nama penerima ketika struktur diserahkan.
Pembongkaran, pemesanan, dan faktur
Pekerjaan pengumpulan berjalan pada tanggal yang disepakati. Peralatan dipindai kembali dengan kondisinya, dan sewa masuk ke putaran faktur berikutnya.
Integrasi terkait
HubSpot
Pelanggan didorong sebagai kontak dan perusahaan HubSpot, dan setiap pesanan menjadi kesepakatan yang membawa nilainya, ringkasan baris, dan tahap yang telah dicapai. Setelah faktur ada terhadap pesanan, total yang difakturkan dan jumlah yang masih harus dibayar dicap pada kesepakatan juga.
Google Maps
Pencarian alamat dan geocoding pada pesanan, dan peta di balik perencanaan rute. Koordinat pengiriman disimpan pada pesanan, sehingga perjalanan direncanakan dari titik nyata daripada kode pos kasar.
Twilio
SMS dikirim melalui akun Twilio Anda sendiri. Ketika pengemudi menandai pekerjaan dalam perjalanan, pelanggan dikirim ETA dan tautan pelacakan langsung.
Calendar feed
Berlangganan jadwal pengiriman Anda sebagai umpan iCal, sehingga pekerjaan pembangunan dan pembongkaran muncul di kalender Google atau Outlook kru bersama dengan yang lainnya.
Xero
Dorong faktur sewa, nota kredit, dan catatan pelanggan ke Xero sehingga faktur musim panas masuk ke buku tanpa harus diketik dua kali.
Stripe
Terima pembayaran kartu pada deposit dan saldo. Pelanggan dapat membayar faktur dari portal, yang penting ketika saldo pernikahan jatuh tempo seminggu sebelum pembangunan.
Pertanyaan umum
Bukan sebagai satu baris, tetapi sebagai satu tindakan. Anda mendefinisikan paket — rangka, kanvas atap, lapisan, lantai, pencahayaan, pemanas — dengan jumlah untuk setiap bagian, dan menambahkan paket itu ke pesanan mengembangkannya menjadi baris terpisah per komponen. Setiap baris membawa jumlah, tarif, dan pajaknya sendiri, dan diskon paket dicap padanya dengan nama paket sebagai alasan, sehingga dokumen menjelaskan harga paket daripada menyembunyikannya. Menjaga bagian-bagian sebagai baris nyata adalah intinya: lapisan dipesan, dipilih, dan dikembalikan dengan sendirinya daripada bersembunyi di dalam struktur utama. Definisi kit adalah fitur terpisah — mereka mencatat apa yang terkandung dalam kit lengkap, dan komponen yang terpasang pada aset diperiksa terhadap daftar itu pada inspeksi pengembalian.
Sejauh yang Anda butuhkan. Penawaran membawa tanggal berlaku dan riwayat status, sehingga permintaan yang diambil delapan belas bulan sebelumnya masih dapat dilacak ketika pelanggan kembali. Sewa yang dikonfirmasi duduk di kalender pemesanan dengan tanggal mereka, dan ketersediaan diperiksa terhadap tanggal tersebut setiap kali seseorang memberikan penawaran untuk akhir pekan yang sama.
Ya, melalui rota tenaga kerja. Anda menjadwalkan shift terhadap setiap anggota staf, dan Renttix memeriksa bentrok sebelum shift disimpan. Ketersediaan staf dan liburan dicatat, sehingga rota mencerminkan siapa yang benar-benar bebas. Secara terpisah, papan pengiriman memegang pekerjaan pengiriman dan pengumpulan, dengan kendaraan dan pengemudi ditugaskan untuk masing-masing.
Anda menyewa silang. Renttix memiliki catatan sub-sewa yang menghubungkan pemasok, peralatan yang disewa, tarif yang disepakati, dan periode sewa, serta pesanan yang ditutupinya. Perjalanan transit antara pemasok, gudang Anda, dan pelanggan dilacak dengan bukti pengiriman, sehingga Anda tahu di mana stok pinjaman berada dan berapa biayanya.
Setiap pesanan membawa nama tempat pengiriman, alamat, kontak situs, dan catatan pengemudi, plus koordinat. Pilih situs dari pencarian alamat dan koordinat yang kembali disimpan pada pesanan; ketik alamat secara manual dan itu di-geocode ketika pesanan disimpan. Koordinat tersebut, nama situs, nama dan nomor kontak, serta catatan kode akses dan persyaratan khusus semuanya disalin ke pekerjaan pengiriman dan pengumpulan, sehingga kru membuka pekerjaan dengan apa yang dicatat kantor daripada menelepon untuk itu.
Ketika sewa di-off-hire, jumlah yang dikembalikan dibandingkan dengan apa yang keluar dan setiap kekurangan ditandai. Laporan kerusakan mencatat item, foto, deskripsi, dan apakah pelanggan bertanggung jawab, dengan biaya yang perlu disetujui sebelum diterapkan. Semuanya tetap terhadap pesanan dan muncul dalam daftar dokumen.
Siap memodernisasi operasi penyewaan Anda?
Pembayaran + deposit diaktifkan • Penyiapan cepat • Uji coba tanpa kartu kredit